რეკვიზიტების შეცვლა ხშირად წვრილმანად ჩანს: ბანკმა ანგარიში განაახლა, ბუღალტერმა ახალი მონაცემები გამოგიგზავნათ და მხოლოდ წერილის გაგზავნა დარჩა. პრაქტიკაში სწორედ აქ ჩნდება შეფერხებული გადახდები, „დაკარგული“ ანგარიშები და დავები: „თანხა ხელშეკრულებაში მითითებული რეკვიზიტებით გადავრიცხეთ“.
რეკვიზიტების შეცვლის შეტყობინება ორი რისკის შემცირებაში გეხმარებათ: თანხის არასწორ მისამართზე გადარიცხვასა და იმის დამტკიცების სირთულეში, რომ კონტრაგენტმა ახალი მონაცემები იცოდა. დოკუმენტი მარტივია; მისი ძალა სიზუსტეშია: რა დაწერეთ, ვის გაუგზავნეთ და როგორ დაადასტურეთ მიღება.
სტატიაში მოყვანილია რუსეთის ორგანიზაციებისა და ინდივიდუალური მეწარმეების მაგალითები. INN — გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი, KPP — საგადასახადო რეგისტრაციის მიზეზის კოდი, OGRN/OGRNIP — ორგანიზაციის/ინდივიდუალური მეწარმის სახელმწიფო რეგისტრაციის ნომრები, BIK — ბანკის საიდენტიფიკაციო კოდი, საკორესპონდენტო ანგარიში და EGRUL-ის — რუსეთის იურიდიულ პირთა რეესტრის — დოკუმენტები რუსეთის კონტექსტს ეკუთვნის. სხვა ქვეყანაში რეკვიზიტების შემადგენლობა და შეტყობინების წესი ადგილობრივი ნორმებისა და ხელშეკრულების პირობების მიხედვით გადაამოწმეთ.
ქვემოთ განვიხილავთ, როდის გჭირდებათ შეტყობინება, რა უნდა შეიტანოთ მასში, როგორ გაგზავნოთ და როგორ შეინარჩუნოთ რეკვიზიტების წესრიგი დოკუმენტებსა და 101 აპლიკაციაში.
შინაარსი:
როდის არის საჭირო შეტყობინება და ვის უნდა აცნობოთ?
შეტყობინება საჭიროა ყოველ ჯერზე, როდესაც იცვლება მონაცემები, რომლებითაც კონტრაგენტი თანხას გირიცხავთ: საანგარიშსწორებო ანგარიში, ბანკი, BIK ან საკორესპონდენტო ანგარიში. მშენებლობაში ეს მოსალოდნელზე ხშირად ხდება: ტარიფების გამო ცვლიან ბანკს, პროექტისთვის ცალკე ანგარიშს ხსნიან ან ანგარიშსწორებას ინდივიდუალური მეწარმიდან იურიდიულ პირზე გადააქვთ.
აცნობეთ ყველას, ვინც ხელშეკრულების ან ანგარიშების საფუძველზე გიხდით: დამკვეთებს, გენერალურ კონტრაქტორს, პარტნიორებს, დიზაინერებს, მმართველ კომპანიას, ტექნიკის დამქირავებელს და სხვა გადამრიცხველებს. თუ დამკვეთის ბუღალტერიასთან მუშაობთ, შეტყობინება გაუგზავნეთ საკონტაქტო პირსაც და ბუღალტერიის საერთო მისამართსაც, რათა წერილი შესაბამის სამუშაო რიგში მოხვდეს.
ცალკე შემთხვევაა, როდესაც თქვენი კონტრაქტორი ან მომწოდებელი ცვლის რეკვიზიტებს. მოითხოვეთ შეტყობინება და დააფიქსირეთ თარიღი, საიდანაც ახალი მონაცემები მოქმედებს. ეს გადახდების კონტროლსა და დაბრუნებული გადარიცხვების შემცირებაში გეხმარებათ.
რა უნდა შეიტანოთ შეტყობინებაში?
შინაარსი დამოკიდებულია ცვლილებაზე. თუ იმავე ბანკში მხოლოდ საანგარიშსწორებო ანგარიში შეიცვალა, წერილი მოკლე იქნება. თუ ბანკი და იურიდიული მონაცემებიც შეიცვალა, ცვლილებები ცალკე პუნქტებად ჩამოწერეთ და დაურთეთ დამადასტურებელი დოკუმენტები: საწარმოს მონაცემების ბარათი, ბანკის წერილი ან EGRUL-ის ჩანაწერის ფურცელი.
მთავარი მიზანია, კონტრაგენტის ბუღალტერიამ დამატებითი მიმოწერის გარეშე შეიტანოს ახალი რეკვიზიტები აღრიცხვის სისტემაში და სწორად შეავსოს გადახდის დავალება. ამიტომ მონაცემები ბუღალტერიისთვის ნაცნობ ფორმატში მიაწოდეთ.
ფიზიკურ პირებთან მუშაობისას გაითვალისწინეთ პერსონალური მონაცემები. რეკვიზიტები, INN, მისამართი და ტელეფონი შეიძლება პერსონალური მონაცემები იყოს, როდესაც ისინი განსაზღვრულ ან განსაზღვრად ფიზიკურ პირს, მათ შორის ინდივიდუალურ მეწარმეს, უკავშირდება. ეს გამომდინარეობს რუსეთის 2006 წლის 27 ივლისის №152-FZ კანონის „პერსონალური მონაცემების შესახებ“ მე-3 მუხლის განმარტებიდან (რუსულად). ინფორმაცია მხოლოდ იმ მონაწილეებს გადასცით, ვისაც გადახდისა და დოკუმენტებთან მუშაობისთვის სჭირდება.
შეტყობინებაში შეიტანეთ:
- ვის აცნობებთ: კონტრაგენტის დასახელება, ხელშეკრულების ნომერი და თარიღი, პროექტი, თუ არსებობს.
- ახალი რეკვიზიტების ამოქმედების თარიღი, სასურველია კონკრეტული კალენდარული თარიღი.
- სრული ახალი რეკვიზიტები: მიმღები, იურიდიული პირებისთვის INN/KPP, OGRN/OGRNIP, საანგარიშსწორებო ანგარიში, ბანკი, BIK და საკორესპონდენტო ანგარიში.
- როგორ მოიქცეთ გზაში მყოფ გადახდებთან: რა მოხდება, თუ თანხა უკვე ძველი რეკვიზიტებით გაიგზავნა.
- დანართები: ორგანიზაციის მონაცემების ბარათი, ბანკის წერილი და იურიდიული პირის შეცვლისას დამატებითი მტკიცებულებები.
მასობრივი გაგზავნისას შეადგინეთ განაწილების ცხრილი: ვის, როდის და როგორ გაუგზავნეთ, ვინ დაადასტურა მიღება. ის დაგეხმარებათ, როცა ერთი თვის შემდეგ ვინმე იტყვის, რომ „არაფერი მოსვლია“.
როგორ გააფორმოთ წერილი?
შეტყობინება მოსახერხებელია ოფიციალურ წერილად, ბლანკზე შეადგინოთ, თუ ბლანკი გაქვთ. ინდივიდუალური მეწარმისთვის გამოდგება უბრალო ხელმოწერილი დოკუმენტი და ბეჭედი, თუ ბეჭედი გამოიყენება. მნიშვნელოვანია, წერილი ცალსახად უკავშირდებოდეს ხელშეკრულებას, ობიექტსა და კონტრაგენტს.
მოერიდეთ ორაზროვნებას. ფრაზა „გთხოვთ, გამოიყენოთ შემდეგი რეკვიზიტები“ მუშაობს, როდესაც მითითებულია ამოქმედების თარიღი და მონაცემების სრული ნაკრები. ასევე პირდაპირ მოითხოვეთ მიღების დადასტურება, განსაკუთრებით ელექტრონული ფოსტით გაგზავნისას.
ქვემოთ მოცემული შაბლონი რუსეთის მაგალითია და შეგიძლიათ საკუთარ მონაცემებს მოარგოთ. მისი მიზანია ბუღალტერიას ყველაფერი საჭირო მიაწოდოს და ამოქმედების თარიღი დააფიქსიროს.
თემა: საბანკო რეკვიზიტების შეცვლის შეტყობინება
ვის: [კონტრაგენტის დასახელება], [მიმღების სრული სახელი/თანამდებობა]
ხელშეკრულება: №[ნომერი], [თარიღი]
გაცნობებთ [კომპანიის/ინდივიდუალური მეწარმის დასახელება]-ის საბანკო რეკვიზიტების შეცვლას. გთხოვთ, [თარიღი]-დან გადახდები შემდეგი რეკვიზიტებით განახორციელოთ:
მიმღები: [სრული დასახელება]
INN/KPP (რუსეთის საგადასახადო იდენტიფიკატორები): [მნიშვნელობები]
საანგარიშსწორებო ანგარიში: [ნომერი]
ბანკი: [დასახელება]
BIK (რუსეთის ბანკის საიდენტიფიკაციო კოდი): [მნიშვნელობა]
საკორესპონდენტო ანგარიში: [ნომერი]
[თარიღი]-მდე გაგზავნილი გადახდებისთვის გთხოვთ გამოიყენოთ ანგარიშის გამოწერის დროს მოქმედი რეკვიზიტები, თუ თქვენი პროცესი ასეა მოწყობილი, ან წესი ბუღალტერიასთან ცალკე შეათანხმოთ.
გთხოვთ, შეტყობინების მიღება საპასუხო წერილით დაადასტუროთ.
დანართები: [საწარმოს მონაცემების ბარათი / ბანკის წერილი / EGRUL-ის ჩანაწერის ფურცელი]
ხელმოწერა: [სრული სახელი, თანამდებობა, ტელეფონი, ელექტრონული ფოსტა]
როგორ გაგზავნოთ ისე, რომ მტკიცებულება დარჩეს?
წერილი აზრს კარგავს, თუ მოგვიანებით ვერ ადასტურებთ გაგზავნასა და მიღებას. მშენებლობაში ეს კრიტიკულია: დამკვეთის ბუღალტერიამ შესაძლოა გადახდა შეთანხმებიდან რამდენიმე დღის შემდეგ განახორციელოს და „წერილი სადღაც ჩატში“ სანდო წყარო არ არის.
აირჩიეთ მეთოდი, რომელიც კვალს ტოვებს: ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა, რეგისტრირებული წერილი, კურიერი მიღების აღნიშვნით ან ელექტრონული ფოსტა პასუხით. რთული ურთიერთობისა და დიდი თანხის შემთხვევაში მეთოდები შეათავსეთ: ელექტრონული ფოსტა სისწრაფისთვის და რეგისტრირებული წერილი დასაფიქსირებლად.
- მოამზადეთ შეტყობინება და დანართები PDF ფორმატში.
- გაგზავნეთ შეთანხმებული არხით — ელექტრონული დოკუმენტბრუნვით ან ელექტრონული/ჩვეულებრივი ფოსტით, როგორც ხელშეკრულებაშია მითითებული.
- მოითხოვეთ მიღების დადასტურება. ელექტრონული ფოსტისთვის სთხოვეთ პასუხი „მივიღეთ, სამუშაოდ მივიღეთ“ და შეინახეთ ის საწყის წერილთან ერთად. ასეთი პასუხი თავისთავად შესაძლო დავის შედეგს არ იძლევა გარანტირებულად.
- შეინახეთ მტკიცებულებები: გაგზავნილი წერილი, ქვითარი, თვალთვალის ნომერი, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ოქმი და საპასუხო წერილი.
- შეამოწმეთ ახალი რეკვიზიტებით პირველი გადახდა: უმჯობესია შეცდომა ერთ გადახდაზე აღმოაჩინოთ, ვიდრე ანგარიშების მთელ სერიაზე.
რუსეთის კონტექსტში ელექტრონული ფოსტა დასაშვებია იურიდიული მნიშვნელობის გზავნილისთვის, თუ კანონი, ხელშეკრულება ან დამკვიდრებული პრაქტიკა სხვა წესს არ ადგენს და გამგზავნისა და მიმღების სანდოდ დადგენა შესაძლებელია. გაგზავნისა და მიწოდების მტკიცება გამგზავნის მოვალეობაა. ეს პირობები განმარტებულია რუსეთის უზენაესი სასამართლოს პლენუმის 2015 წლის 23 ივნისის №25 დადგენილების 65-ე და 67-ე პუნქტებში (რუსულად).
თუ პროექტის საკომუნიკაციო არხით მუშაობთ, რეკვიზიტები პროექტის მიმოწერაში ცალკე დოკუმენტად შეინახეთ და ანგარიშების შაბლონები განაახლეთ. ასე გუნდი დამკვეთს ჩვევით ძველ ვერსიას აღარ გაუგზავნის.
რა უნდა განაახლოთ პროცესებსა და 101 აპლიკაციაში?
შეტყობინებების გაგზავნის შემდეგ იწყება მეორე ნაწილი — საკუთარი პროცესების მოწესრიგება. სხვაგვარად წერილები გაიგზავნება, დოკუმენტები კი ძველი რეკვიზიტებით შეიქმნება.
მინიმუმ განაახლეთ ანგარიშის შაბლონი, ხელშეკრულების შაბლონი ახალი ხელშეკრულებებისთვის, საწარმოს მონაცემების ბარათი, ელექტრონული ფოსტის ხელმოწერები, CRM-ის რეკვიზიტები და მენეჯერებისთვის ხელმისაწვდომი ცხრილები. მშენებლობაში აქტები და ანგარიშგებაც არის: მათი მონაცემები უნდა ემთხვეოდეს დამკვეთებისთვის გაგზავნილს.
101 აპლიკაციაში შეგიძლიათ საკუთარი რეკვიზიტები პროექტებსა და დოკუმენტებში გამოსაყენებლად შეინახოთ. ვებვერსიაში გახსენით „ჩემი პროფილი“, შემდეგ „კონტრაგენტის შესახებ“ და „რეკვიზიტების“ ჩანართი. Forge Construction-ის მფლობელის შემოწმებულ ანგარიშში ხელმისაწვდომია რეკვიზიტების დამატების ღილაკი; სხვა როლებისთვის მოქმედებები შეიძლება განსხვავდებოდეს. ქვემოთ მოცემული ეკრანის სურათები რუსულენოვან ინტერფეისს აჩვენებს.
თუ პროექტში დამკვეთი მონაწილეობს, სთხოვეთ მას დოკუმენტების მომზადებამდე საკუთარი რეკვიზიტები თავად შეავსოს და გადაამოწმოს. პირადი და საბანკო მონაცემები მხოლოდ იმ მონაწილეებს გაუზიარეთ, ვისაც სამუშაოდ სჭირდება.
გახსენით თქვენი პროფილის ინფორმაცია 101-ის ვებვერსიაში და აირჩიეთ „რეკვიზიტების“ ჩანართი. თითოეულ ნაკრებში შეგიძლიათ რამდენიმე საბანკო რეკვიზიტი მიუთითოთ და კონკრეტული პროექტის ან დოკუმენტისთვის შესაბამისი აირჩიოთ — ეს ინტერფეისში პირდაპირ არის აღწერილი.
რეკვიზიტების დამატების ფორმაში აირჩიეთ ტიპი: „კომპანია“, „ინდივიდუალური მეწარმე“, „ფიზიკური პირი“ ან „თვითდასაქმებული“. კომპანიისა და ინდივიდუალური მეწარმისთვის ძიება შესაძლებელია დასახელებით ან INN-ით, ბანკისთვის — დასახელებით ან BIK-ით. შენახვამდე საბოლოო მნიშვნელობები გადაამოწმეთ.
ფიზიკური პირისთვის ფორმაში პირადი მონაცემებისა და საბანკო რეკვიზიტების ცალკე ველებია. შეავსეთ მხოლოდ საჭირო მონაცემები და შენახვამდე გადაამოწმეთ. ქვემოთ ნაჩვენებია შეუვსებელი სადემონსტრაციო ფორმა; მითითებული ელექტრონული ფოსტა გამოგონილია.
თუ გსურთ პროცესი, სადაც რეკვიზიტები, ანგარიშები და დოკუმენტები ერთმანეთს ემთხვევა, სასარგებლოა 101 აპლიკაციის დემოს ნახვა და იმის განხილვა, როგორ მართავს გუნდი პროექტებს, ქმნის დოკუმენტებს და ინახავს სახელშეკრულებო მონაცემებს ერთ ადგილას.
ხშირი შეცდომები
შეცდომა №1: საკონტაქტო პირის ინფორმირება და ბუღალტერიის დავიწყება. საკონტაქტო პირი სამუშაოებს ათანხმებს, გადახდას კი ბუღალტერი ასრულებს. შეტყობინება გადახდის დავალებების შემდგენლებთან უნდა მოხვდეს.
შეცდომა №2: ახალი რეკვიზიტების ამოქმედების თარიღის გამოტოვება. თარიღის გარეშე კონტრაგენტი თავად გადაწყვეტს წერილის ინტერპრეტაციას: ზოგი მაშინვე გამოიყენებს, ზოგი — შემდეგი თვიდან. თარიღი კითხვებს ხსნის.
შეცდომა №3: რეკვიზიტების „სიტყვიერად“ შეცვლა მესენჯერში. ეს სისწრაფისთვის გამოდგება, მაგრამ მტკიცებულებასა და წესრიგს ვერ უზრუნველყოფს. დაადასტურეთ ოფიციალური წერილით და შეინახეთ გაგზავნის კვალი.
შეცდომა №4: რეკვიზიტების ერთ ადგილას განახლება და დოკუმენტების დავიწყება. შედეგად ანგარიშში ერთი მონაცემია, აქტში — მეორე, პროექტის ანგარიშგებაში — მესამე. თუ დოკუმენტები აპლიკაციაში იქმნება, PDF-ის გამოტანამდე გადაამოწმეთ თქვენი რეკვიზიტებისა და ხელშეკრულების მონაცემების აქტუალობა.
შეცდომა №5: დამკვეთის რეკვიზიტების ხელით შეყვანა „მოხერხებულობისთვის“. ეს პერსონალურ მონაცემებს ეხება. უფრო საიმედოა, დამკვეთს თავად სთხოვოთ მათი შევსება, ვიდრე შემდეგ გაარკვიოთ, ვინ და რა საფუძველზე შეიყვანა სხვისი მონაცემები.
თუ გადახდებისა და გადახდის დისციპლინის თემა აქტუალურია, წაიკითხეთ „წინასწარი გადახდით მუშაობა“ (რუსულად): იქ განხილულია, როგორ მოაწყოთ გადახდები, რომ ფულადი ნაკადის წყვეტამ მშენებლობა არ შეაჩეროს.
