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¿Qué entendemos aquí por contabilidad financiera?
En este artículo, llamamos contabilidad financiera a la recopilación y el análisis de datos sobre los ingresos, los gastos, los movimientos de efectivo, los activos y las obligaciones de la empresa. Estos datos ayudan a la dirección a conocer la situación del negocio y a decidir sobre cada proyecto. Recibir dinero de un cliente aún no equivale a obtener beneficios: también hay que considerar los gastos y las obligaciones del trabajo.
En Rusia, la contabilidad obligatoria se rige por la Ley federal n.º 402-FZ (en ruso). Las sociedades deben llevarla conforme a las normas aplicables; los empresarios individuales pueden quedar exentos de llevar contabilidad si cumplen las condiciones del artículo 6. La contabilidad fiscal y los informes internos de gestión tienen otras finalidades. La aplicación 101 ayuda a registrar datos para gestionar proyectos, pero no sustituye la contabilidad obligatoria ni la fiscal. Las normas de otros países son diferentes.
Para una empresa de construcción o reformas, es especialmente importante vincular los cobros y gastos con cada obra. El presupuesto cambia: el cliente modifica el alcance, los materiales suben de precio y los plazos se desplazan. Si la información queda solo en mensajes, resulta más difícil conciliar los anticipos, los importes entregados a empleados para gastos y los costes de cada proyecto.
¿Por qué registrar ingresos y gastos por proyecto?
El control separado permite comparar los ingresos y gastos de las obras, detectar desviaciones del presupuesto y planificar pagos. No garantiza beneficios, pero ofrece una base para decidir si conviene revisar una compra, acordar trabajos adicionales o cambiar el calendario de pagos.
Una pregunta clave es qué proyecto produce resultados una vez considerados los gastos que le corresponden. En la captura, la sección «Analítica» muestra el beneficio total por proyectos. Es un ejemplo de la interfaz, no una prueba de los resultados de una empresa concreta.
Ejemplo de la interfaz de 101 en ruso: beneficio total por proyectos.
Otra pregunta es si habrá dinero suficiente para los próximos pagos. La pantalla «Proyectos con posible falta de liquidez» señala un riesgo con datos de prueba. No demuestra que vaya a producirse una falta de liquidez ni que la aplicación pueda evitarla sin decisiones y acciones del equipo.
Ejemplo de la interfaz de 101 en ruso con datos de prueba: posible falta de liquidez por proyectos.
Ejemplo hipotético: una empresa reforma un piso, construye una casa y remodela una oficina. En una obra el cliente paga a tiempo, en otra retrasa el pago y en la tercera hacen falta materiales adicionales. Sin separar los datos por proyecto, el saldo total de la cuenta no muestra qué obligaciones habrá que pagar en cada obra.
¿Qué informes necesita la dirección?
Para la gestión interna son útiles tres perspectivas relacionadas: el resultado de un período, los movimientos de efectivo y la situación de activos y obligaciones en una fecha concreta. Sus formatos internos y contenido no deben presentarse como estados financieros obligatorios, que se rigen por otras normas.
Cuenta de pérdidas y ganancias
Una cuenta interna de pérdidas y ganancias compara los ingresos con los gastos correspondientes de un período. Puede llevarse para toda la empresa y para cada proyecto si los datos son suficientemente completos. La facturación, los cobros y el beneficio son cifras distintas. La captura de 101 muestra por separado facturación, gastos y beneficio; la pantalla no es un modelo de cuenta de pérdidas y ganancias obligatoria.
Ejemplo de la interfaz de 101 en ruso: facturación, gastos y beneficio; no es un estado financiero obligatorio.
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo muestra los cobros y pagos reales por períodos. Comparar esos importes con los pagos previstos ayuda a detectar una posible falta de liquidez (artículo en ruso). Incluso un proyecto rentable según los cálculos puede quedarse sin dinero un día determinado si el cliente paga después de la fecha en que hay que pagar al contratista.
Ejemplo de la interfaz de 101 en ruso: flujo de efectivo por meses.
Balance
El balance refleja los activos y las obligaciones en una fecha determinada. Para la gestión interna, conviene saber cuánto dinero y otros recursos tiene disponible la empresa y qué pagos ya ha prometido. Un gráfico de confirmación de informes por parte del cliente no muestra por sí mismo un balance, por eso no lo utilizamos aquí.
¿Con qué herramientas llevar el control?
Al empezar, un equipo pequeño puede utilizar una hoja de cálculo con categorías uniformes de ingresos y gastos, fechas, proyectos y responsables. A medida que aumenta el número de obras, es importante registrar las operaciones con regularidad y respaldarlas con documentos. El software de contabilidad debe evaluarse por separado: el control interno por proyectos no sustituye los requisitos contables ni fiscales.
En 101 se pueden vincular registros a proyectos y analizar los indicadores guardados. Abajo aparecen pantallas de la aplicación: el collage de escritorio muestra la sección «Proyectos», la ficha de una obra y las categorías de gastos; la captura móvil muestra «Proyectos» con un indicador de beneficio. Son ejemplos de la interfaz, no imágenes de la sección «Analítica».
Ejemplo de la interfaz de 101 en ruso: el collage de escritorio muestra proyectos, la ficha de una obra y categorías de gastos; la captura móvil muestra el indicador de beneficio en «Proyectos».
¿Cómo organizar la recopilación de datos?
Primero definan qué se considera un proyecto, qué categorías de ingresos y gastos necesitan y quién registra cada operación. Después acuerden los plazos de registro y una conciliación semanal. Si un recibo o pago no está vinculado a una obra, aclaren su finalidad antes de calcular el resultado del proyecto.
- Anoten los cobros y pagos previstos de cada obra.
- Registren las operaciones reales y adjunten los documentos justificativos.
- Comparen lo previsto con lo real, revisen las obligaciones y actualicen la previsión de efectivo.
En 101, para una compra de materiales pueden escanear el código QR del recibo (ayuda en ruso), comprobar los artículos y vincular el informe al proyecto. Si no hay código QR, se introducen los artículos manualmente y se adjunta una foto del recibo o el albarán. Los trabajos realizados se registran en un informe aparte (ayuda en ruso); después de guardarlo, comprueben el estado de aprobación de la operación.
Este procedimiento puede llevarse en una hoja de cálculo o en un sistema adecuado. Si quieren ver cómo funcionan el registro de operaciones por proyecto y la analítica en 101, soliciten una demostración de la aplicación.
Pueden leer sobre la experiencia de otros equipos en el canal de opiniones de usuarios de 101 (en ruso).
