ओवरहेड लागतों को नजरअंदाज करना आसान है: कंपनी को चालू रखने के लिए पैसा खर्च किया जाता है, लेकिन ये लागतें किसी व्यक्तिगत परियोजना के अनुमान या ग्राहक के बिल में दिखाई नहीं देती हैं। परिणाम हैरान करने वाला हो सकता है: प्रत्येक प्रोजेक्ट में मार्जिन लगता है, फिर भी खाते में बहुत कम उपलब्ध नकदी बची होती है।
यह आलेख ओवरहेड खर्चों को स्पष्ट रूप से गिनने के लिए एक सरल प्रणाली प्रदान करता है: पहचानें कि इसमें क्या शामिल है, टीम के भीतर नियमों पर सहमत हों, इसे लगातार रिकॉर्ड करें, और इसे परियोजनाओं में आवंटित करें।
फोकस प्रोजेक्ट-आधारित व्यवसायों जैसे नवीनीकरण, निर्माण, फिनिशिंग, डिजाइन और इंजीनियरिंग पर है। यही तर्क अन्य सेवाओं पर भी लागू होता है: ओवरहेड किसी कंपनी को किसी एक परियोजना से अलग कंपनी को चलाते रहने की लागत है।
विषय-सूची:
- सरल शब्दों में ओवरहेड लागत क्या हैं?
- ओवरहेड के रूप में क्या गिना जाता है?
- ओवरहेड की अनदेखी लाभ का भ्रम क्यों पैदा करती है?
- आपको ओवरहेड लागतों को कैसे ट्रैक करना चाहिए?
- आप परियोजनाओं के लिए ओवरहेड कैसे आवंटित करते हैं और पूरी लागत की गणना कैसे करते हैं?
- सामान्य गलतियाँ और त्वरित जाँच
- आप 101 ऐप में ट्रैकिंग को कैसे सरल बना सकते हैं?
सरल शब्दों में ओवरहेड लागत क्या हैं?
ओवरहेड लागत पूरी तरह से कंपनी का समर्थन करती है और इसे उचित रूप से एक परियोजना या सेवा को नहीं सौंपा जा सकता है। वे उन दिनों भी उत्पन्न होते हैं जब कोई भी किसी विशेष निर्माण स्थल पर काम नहीं कर रहा होता है: कार्यालय लागत, प्रबंधन और सॉफ़्टवेयर सेवाएँ। बिक्री व्यय, कर और अनिवार्य भुगतान को उनके उद्देश्य के अनुसार अलग से ट्रैक करें।
प्रत्यक्ष परियोजना लागत में श्रमिक, सामग्री, वितरण और उपठेकेदार शामिल हैं। आप इनके दस्तावेज़ रखकर इन्हें किसी खास परियोजना से जोड़ सकते हैं। ओवरहेड उस बुनियादी ढांचे को कवर करता है जो कंपनी को परियोजनाएं शुरू करने और प्रबंधित करने की सुविधा देता है।
दो परियोजनाओं वाली एक कंपनी पर विचार करें। पहली परियोजना को बड़ा अग्रिम भुगतान मिला है और दूसरी को छोटा। यदि आप कार्यालय के किराये को उसी परियोजना के खर्च में दर्ज करते हैं जिसका पैसा उस समय खाते में है, तो वह परियोजना अलाभकारी प्रतीत होगी जबकि दूसरी अत्यंत लाभदायक प्रतीत होगी। तब निर्णय परियोजना अर्थशास्त्र के बजाय संयोग पर निर्भर होंगे।
ओवरहेड के रूप में क्या गिना जाता है?
ओवरहेड की संरचना आपके व्यवसाय मॉडल पर निर्भर करती है, लेकिन कई श्रेणियां सामान्य हैं:
- कार्यालय और प्रबंधन: किराया, संचार, इंटरनेट, कार्यालय उपकरण, और प्रशासकों, लेखा कर्मचारियों, प्रबंधकों और कानूनी कर्मचारियों के लिए वेतन।
- सेवाएँ और सॉफ्टवेयर: सीआरएम, टेलीफोनी, फाइल स्टोरेज, टास्क ट्रैकर, सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन और अकाउंटिंग टूल (101 ऐप अक्सर इस समूह में आता है)।
- बिक्री और विपणन: विज्ञापन, वेबसाइट, सामग्री उत्पादन, मार्केटप्लेस का कमीशन और बिक्री कर्मचारियों का वेतन। ये बिक्री व्यय के करीब हैं और एक अलग श्रेणी में सबसे अच्छे तरीके से ट्रैक किए जाते हैं।
- साझा व्यवसाय सेवा शुल्क: बैंकिंग शुल्क और अन्य लागतें जो सीधे एक परियोजना से संबंधित नहीं हैं। करों और योगदानों को उनकी प्रकृति और लागू नियमों के अनुसार अलग से ट्रैक करें; भुगतान प्रसंस्करण शुल्क किसी विशिष्ट बिक्री से संबंधित हो सकता है।
- विकास: प्रशिक्षण, प्रमाणन, और मानकों और प्रक्रियाओं का विकास। आरक्षित निधि में पैसा स्थानांतरित करना अपने आप में कोई खर्च नहीं है।
कुछ खर्चों का वर्गीकरण परिस्थितियों पर निर्भर करता है। कई साइटों पर उपयोग किए जाने वाले उपकरण को ओवरहेड माना जा सकता है, या इसकी किराये की लागत या मूल्यह्रास को परियोजनाओं को सौंपा जा सकता है जब आप ऐसा विश्वसनीय रूप से कर सकते हैं। मुख्य बात किसी नियम पर सहमत होना और उसे लगातार लागू करना है। यदि नियम बदलते रहें तो आंकड़े अपना अर्थ खो देते हैं।
ओवरहेड की अनदेखी लाभ का भ्रम क्यों पैदा करती है?
प्रबंधन गणना के लिए, पहले किसी प्रोजेक्ट की प्रत्यक्ष लागत को उसके राजस्व से घटाएं यह देखने के लिए कि यह साझा लागत में कितना योगदान देता है। फिर अंतिम परिणाम का अनुमान लगाने के लिए अवधि के लिए ओवरहेड आवंटित करें और बिक्री व्यय और करों के लिए अलग से हिसाब लगाएं। यदि आप परियोजना की पूरी लागत में आवंटित ओवरहेड शामिल करते हैं, तो इसे दोबारा न घटाएं। ओवरहेड के बिना, प्रत्येक परियोजना लाभदायक लग सकती है, भले ही पूरी कंपनी वित्तीय दबाव में हो।
इस तरह छिपी हुई लागतें जमा होती हैं: कार्यालय का खर्च परियोजनाओं के हिसाब से दर्ज नहीं होता, छोटे भुगतान कार्डों में फैल जाते हैं, सॉफ़्टवेयर सदस्यताओं का हिसाब छूट जाता है, और परिवहन खर्च अलग जगह दर्ज होते हैं। प्रबंधन लेखांकन के बिना, इन राशियों को एक साथ देखना कठिन है।
एक त्वरित परीक्षण: कंपनी के आवर्ती मासिक भुगतान को देखें और पूछें कि उन्हें कवर करने के लिए कितनी सक्रिय परियोजनाओं की आवश्यकता है। यदि आप उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो साझा लागतों की संरचना और टीम के कार्यभार की जांच करें।
आपको ओवरहेड लागतों को कैसे ट्रैक करना चाहिए?
कार्य सीधा है: कंपनी की लागतों को एक स्थान पर एकत्र करना, उन्हें स्पष्ट श्रेणियां सौंपना, और यह स्थापित करना कि उन्हें कौन और कब रिकॉर्ड करता है। परियोजना व्यवसाय अक्सर परियोजना लागत को कंपनी की लागत से अलग करते हैं। बिक्री व्यय को ओवरहेड से भी अलग रखें, ताकि आप बिक्री प्राप्त करने की लागत और प्रबंधन की लागत देख सकें।
एक ऐसी प्रक्रिया जो छोटी टीम के लिए भी काम करती है:
- श्रेणियों की एक छोटी सूची से प्रारंभ करें: कार्यालय, प्रशासन, सेवाएँ, कंपनी परिवहन और विकास। बिक्री व्यय और करों को अलग से ट्रैक करें। व्यवसाय बढ़ने पर सूची का विस्तार करें। निर्माण और नवीकरण में व्यय श्रेणियों पर लेख एक प्रारंभिक बिंदु प्रदान करता है।
- उपकरण, संचार, वाहन और यात्रा जैसी ऐसे खर्चों जिनका वर्गीकरण परिस्थिति पर निर्भर हो के लिए एक नियम निर्धारित करें। सुनिश्चित करें कि टीम को पता है कि एक ही प्रकार का खर्च हमेशा एक ही श्रेणी में आता है।
- मूल दस्तावेज़ तुरंत एकत्र करें: रसीदें, चालान और कार्य पूरा होने के दस्तावेज़। यदि दस्तावेज़ देर से पहुँचेंगे तो विश्लेषण और निर्णय में भी देरी होगी। यही सिद्धांत प्रत्यक्ष लागतों पर भी लागू होता है: एक दस्तावेज़, एक व्यय श्रेणी और एक परियोजना पता उन्हें पता लगाने योग्य बनाता है।
- महीने का हिसाब बंद करें: कुल ओवरहेड निकालें और उसकी तुलना पिछले महीने से करें और नोट करें कि क्या बढ़ा और क्यों। प्रबंधन लेखांकन में नियमित, अद्यतन रिकॉर्ड मायने रखते हैं।
आप परियोजनाओं के लिए ओवरहेड कैसे आवंटित करते हैं और पूरी लागत की गणना कैसे करते हैं?
प्रबंधन लेखांकन में, किसी सेवा या परियोजना की पूरी लागत में प्रत्यक्ष लागत और ओवरहेड का उचित हिस्सा शामिल हो सकता है। विक्रय व्यय और करों का अलग-अलग आकलन करें। लागत पर लेख में वर्णित एक सरल विधि मासिक निश्चित खर्चों को उस महीने पूरे किए गए कार्य की वास्तविक मात्रा से विभाजित करना है। नवीनीकरण कार्य के लिए, क्षेत्र (वर्ग मीटर) अक्सर उपयोगी आधार होता है।
| आवंटन का आधार | कब उपयुक्त है |
|---|---|
| पूर्ण कार्य का वर्ग मीटर | नवीनीकरण, फिनिशिंग और इसी तरह की परियोजनाएं जहां क्षेत्र कार्यभार को अच्छी तरह से दर्शाता है |
| काम के घंटे या व्यक्ति-दिन | अलग-अलग जटिलता की परियोजनाएं जहां क्षेत्र की तुलना में टीम का समय अधिक मायने रखता है |
| राजस्व | बहुत भिन्न कीमतों लेकिन समान बिक्री और प्रबंधन प्रक्रियाओं वाली परियोजनाएं |
| परियोजनाओं की संख्या | जब आपको त्वरित अनुमान की आवश्यकता हो तो समान नौकरियों का एक छोटा पोर्टफोलियो |
लंबी कार्यप्रणाली के बिना शुरुआत करने का एक व्यावहारिक तरीका:
- कार्यालय, सॉफ़्टवेयर और प्रबंधन लागत जैसे मासिक ओवरहेड जोड़ें। करों और विक्रय व्ययों को अलग से ट्रैक करें।
- ऐसा आधार चुनें जिसे आप वास्तव में हर महीने माप सकें, जैसे कि m², घंटे, या राजस्व।
- ओवरहेड दर की गणना करें, जैसे ओवरहेड प्रति वर्ग मीटर या प्रति घंटा।
- प्रत्येक परियोजना के लिए, उसके आवंटन आधार को दर से गुणा करें। पूर्ण लागत की गणना करने के लिए उस ओवरहेड शेयर को प्रत्यक्ष लागत में जोड़ें।
- मौजूदा कीमतों के साथ पूरी लागत की तुलना करें और उन परियोजनाओं की पहचान करें जहां कीमत लागत के करीब है।
यह मॉडल केवल एक अनुमान है, लेकिन यह पहली बार दिखाता है कि कंपनी को प्रति यूनिट काम चालू रखने में कितनी लागत आती है। आप बाद में आधार और दरों को परिष्कृत कर सकते हैं और नियोजित बनाम वास्तविक परिणामों का विश्लेषण जोड़ सकते हैं।
सामान्य गलतियाँ और त्वरित जाँच
ओवरहेड के हिसाब में कठिनाई अक्सर अंकगणित से अधिक नियमित रिकॉर्ड और एक जैसे नियमों से जुड़ी होती है। सामान्य समस्याओं में शामिल हैं:
- मिश्रित श्रेणियां: आंकड़ों को साफ-सुथरा दिखाने के लिए कंपनी की लागत परियोजनाओं को सौंपी जाती है, और परियोजना रिपोर्ट निर्णयों के लिए अविश्वसनीय हो जाती है।
- बहुत सारी श्रेणियां: 60 व्यय श्रेणियां जिनका कोई भी लगातार उपयोग नहीं करता है। साझा नियमों वाली आठ से बारह श्रेणियां अक्सर कागज पर सटीक विवरण की तुलना में अधिक उपयोगी होती हैं।
- खर्च देर से दर्ज करना: रसीदें एक महीने बाद सामने आती हैं, खर्च छूट जाते हैं, और प्रबंधन लेखांकन मौजूदा फैसलों का साधन बनने के बजाय केवल पुराने रिकॉर्ड बनकर रह जाता है।
- कोई मासिक समापन नहीं: पैसा खर्च किया गया है, लेकिन कोई निष्कर्ष नहीं निकालता है, इसलिए अगला महीना पिछले को दोहराता है।
एक त्वरित जांच: जैसे-जैसे काम की मात्रा बढ़ती है, समय के साथ अपने चुने हुए आधार (1 वर्ग मीटर या एक घंटा) की प्रति इकाई ओवरहेड की तुलना करें। वृद्धि उच्च साझा लागत, कम उपयोग, या काम के मिश्रण में बदलाव को दर्शा सकती है; निष्कर्ष निकालने से पहले कारण की जाँच करें।
आप 101 ऐप में ट्रैकिंग को कैसे सरल बना सकते हैं?
जब दो या तीन से अधिक प्रोजेक्ट हों तो स्प्रेडशीट को प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है। संस्करण अलग-अलग हो जाते हैं, कोई नहीं जानता कि कौन सी फ़ाइल अद्यतन है, और श्रेणियां असंगत हो जाती हैं। इसलिए कई टीमें ऐसी प्रणाली की ओर बढ़ती हैं जो लागतों को रिकॉर्ड किए जाने पर उन्हें सही श्रेणी में निर्दिष्ट करती है और उन्हें विश्लेषण के लिए एक साथ लाती है।
101 ऐप में, परियोजना लागत आम तौर पर परियोजनाओं और व्यय श्रेणियों के विरुद्ध दर्ज की जाती है, जबकि कंपनी के खर्च अलग दर्ज किए जाते हैं (PRO+ में, कंपनी फंड इस दृष्टिकोण का समर्थन कर सकता है)। इससे आपको व्यक्तिगत परियोजनाओं और संपूर्ण व्यवसाय के वित्तीय परिणाम देखने में मदद मिलती है।
व्यय श्रेणियाँ स्थापित करने और हर भुगतान को किस श्रेणी में रखें, यह तय करने के लिए, ये ब्लॉग लेख पढ़ें: व्यय श्रेणियाँ (रूसी में) और श्रेणी के अनुसार खर्चों का आवंटन (रूसी में)।
प्रबंधन लेखांकन फिर लागत संरचना पर नियमित रिपोर्ट, विश्लेषण और नियंत्रण जोड़ता है। अलग से पढ़ें: प्रबंधन लेखांकन का परिचय (रूसी में), और यह लेख भी: व्यावसायिक राजस्व और व्यय पर नज़र रखना (रूसी में)।
अंततः, ओवरहेड प्रबंधन में तीन क्रियाएं शामिल होती हैं: लागतों का योग करना, उन्हें लगातार वर्गीकृत करना, और चुने हुए आधार का उपयोग करके उन्हें परियोजनाओं में आवंटित करना। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो मूल्य निर्धारण और टीम की क्षमता का आकलन करना आसान हो जाता है।
