من السهل التغاضي عن النفقات العامة: تذهب الأموال نحو الحفاظ على استمرارية الشركة، ولكن هذه التكاليف لا تظهر في تقدير المشروع الفردي أو فاتورة العميل. يمكن أن تكون النتيجة محيرة: يبدو أن كل مشروع لديه هامش، ومع ذلك يبقى القليل من النقد المتاح في الحساب.
تقدم هذه المقالة طريقة بسيطة لحساب النفقات العامة: تحديد مكوناتها، والاتفاق على قواعدها داخل الفريق، وتسجيلها باستمرار، وتوزيعها على المشاريع.
وينصب التركيز على الأعمال القائمة على المشاريع مثل التجديد والبناء والتشطيب والتصميم والهندسة. وينطبق نفس المنطق على الخدمات الأخرى: النفقات العامة هي تكلفة استمرار عمل الشركة التي لا تخص مشروعًا واحدًا بعينه.
المحتويات:
ما هي النفقات العامة بعبارات بسيطة؟
تدعم النفقات العامة الشركة ككل ولا يمكن تخصيصها بشكل معقول لمشروع أو خدمة واحدة. وهي تنشأ حتى في الأيام التي لا يعمل فيها أحد في موقع مشروع محدد: تكاليف المكتب والإدارة وخدمات البرمجيات. تتبع مصاريف البيع والضرائب والمدفوعات الإلزامية بشكل منفصل حسب الغرض منها.
تشمل تكاليف المشروع المباشرة العمال والمواد والتسليم والمقاولين من الباطن. يمكنك توثيقها وربطها بموقع مشروع محدد. تغطي النفقات العامة البنية التحتية التي تتيح للشركة بدء المشاريع وإدارتها.
فكر في شركة لديها مشروعين. أحدهما حصل على دفعة مقدمة كبيرة، بينما حصل الآخر على دفعة صغيرة. إذا سجلت إيجار المكتب ضمن تكاليف المشروع الذي تتوافر أمواله في الحساب حينها، فسيبدو هذا المشروع غير مربح بينما يبدو الآخر مربحًا بشكل استثنائي. وستعتمد القرارات بعد ذلك على المصادفة وليس على اقتصاديات المشروع.
ما الذي يعتبر النفقات العامة؟
يعتمد تكوين النفقات العامة على نموذج عملك، ولكن توجد عدة فئات شائعة:
- المكاتب والإدارة: الإيجارات والاتصالات والإنترنت والمعدات المكتبية ورواتب الإداريين وموظفي المحاسبة والمديرين والموظفين القانونيين.
- الخدمات والبرامج: إدارة علاقات العملاء، والاتصال الهاتفي، وتخزين الملفات، وتتبع المهام، واشتراكات البرامج، وأدوات المحاسبة (غالبًا ما يقع تطبيق 101 ضمن هذه المجموعة).
- المبيعات والتسويق: الإعلان، والموقع الإلكتروني، وإنتاج المحتوى، وعمولات منصات البيع، وأجور موظفي المبيعات. وهي أقرب إلى نفقات البيع ومن الأفضل تتبعها في فئة منفصلة.
- رسوم خدمات الأعمال المشتركة: الرسوم المصرفية والتكاليف الأخرى التي لا تتعلق مباشرة بمشروع واحد. تتبع الضرائب والاشتراكات الإلزامية بشكل منفصل حسب طبيعتها والقواعد المعمول بها. قد تتعلق رسوم معالجة الدفع بعملية بيع معينة.
- التطوير: التدريب وإصدار الشهادات وتطوير المعايير والإجراءات. إن نقل الأموال إلى صندوق احتياطي لا يعد نفقة في حد ذاته.
يعتمد تصنيف بعض التكاليف على ظروف استخدامها. قد يتم التعامل مع الأداة المستخدمة في عدة مواقع على أنها نفقات عامة، أو يمكن تحميل تكلفة استئجارها أو إهلاكها على المشاريع عندما يمكنك القيام بذلك بشكل موثوق. المفتاح هو الاتفاق على القاعدة وتطبيقها باستمرار. إذا استمرت القاعدة في التغير، تفقد الأرقام معناها.
لماذا يؤدي تجاهل النفقات العامة إلى خلق وهم الربح؟
لإجراء حساب إداري، قم أولاً بطرح التكاليف المباشرة للمشروع من إيراداته لمعرفة مدى مساهمته في التكاليف المشتركة. ثم قم بتخصيص النفقات العامة للفترة وحساب مصاريف البيع والضرائب بشكل منفصل لتقدير النتيجة النهائية. إذا قمت بتضمين النفقات العامة المخصصة في التكلفة الكاملة للمشروع، فلا تقم بطرحها مرة أخرى. بدون النفقات العامة، قد يبدو كل مشروع مربحًا حتى عندما تكافح الشركة ككل.
وهذه هي الطريقة التي تتراكم بها التكاليف الخفية: لا تظهر تكاليف المكتب في حسابات المشاريع، وتوزع المدفوعات الصغيرة عبر البطاقات، وتُنسى اشتراكات البرامج، ويتم تتبع الخدمات اللوجستية بشكل منفصل. وبدون المحاسبة الإدارية، يصعب رؤية هذه المبالغ معًا.
اختبار سريع: انظر إلى الدفعات الشهرية المتكررة للشركة واسأل عن عدد المشاريع النشطة اللازمة لتغطيتها. إذا لم تتمكن من الإجابة، قم بفحص هيكل التكاليف المشتركة وعبء العمل على الفريق.
كيف يجب عليك تتبع النفقات العامة؟
المهمة واضحة ومباشرة: جمع تكاليف الشركة في مكان واحد، وتصنيفها ضمن فئات واضحة، وتحديد من يقوم بتسجيلها ومتى. غالبًا ما تقوم شركات المشاريع بفصل تكاليف المشروع عن تكاليف الشركة. أبقِ نفقات البيع منفصلة عن النفقات العامة أيضًا، حتى تتمكن من رؤية تكلفة الحصول على المبيعات وتكلفة الإدارة.
عملية ناجحة حتى بالنسبة لفريق صغير:
- ابدأ بقائمة قصيرة من الفئات: المكتب، والإدارة، والخدمات، ونقل الشركة، والتطوير. تتبع نفقات البيع والضرائب بشكل منفصل. قم بتوسيع القائمة مع نمو الأعمال. توفر المقالة الخاصة بفئات النفقات في البناء والتجديد نقطة انطلاق.
- ضع قاعدة للنفقات التي يعتمد تصنيفها على استخدامها مثل الأدوات والاتصالات والمركبات والسفر. تأكد من أن الفريق يعرف أن نفس النوع من النفقات يقع دائمًا في نفس الفئة.
- اجمع المستندات الأصلية على الفور: الإيصالات والفواتير ومحاضر إنجاز الأعمال. إذا وصلت الوثائق متأخرة، فسوف يتأخر التحليل والقرارات أيضًا. وينطبق المبدأ نفسه على التكاليف المباشرة: فالوثيقة، وفئة النفقات، وعنوان المشروع تجعلها قابلة للتتبع.
- أغلق حسابات الشهر: احسب إجمالي النفقات العامة وقارنه بالشهر السابق، ولاحظ ما زاد ولماذا. السجلات المنتظمة والمحدثة مهمة في المحاسبة الإدارية.
كيف يمكنك تخصيص النفقات العامة للمشاريع وحساب التكلفة الكاملة؟
في المحاسبة الإدارية، قد تشمل التكلفة الكاملة للخدمة أو المشروع التكاليف المباشرة بالإضافة إلى حصة مبررة من النفقات العامة. قيّم نفقات البيع والضرائب بشكل منفصل. إحدى الطرق البسيطة الموضحة في مقالة التكلفة هي تقسيم النفقات الثابتة الشهرية على الحجم الفعلي للعمل المنجز في ذلك الشهر. بالنسبة لأعمال التجديد، غالبًا ما تكون المساحة (م²) أساسًا مفيدًا.
| أساس التخصيص | متى يناسب |
|---|---|
| متر مربع من العمل المنجز | التجديد والتشطيب والمشاريع المشابهة حيث تعكس المساحة حجم العمل بشكل جيد |
| ساعات عمل أو أيام عمل للفرد | مشاريع متفاوتة التعقيد حيث يكون وقت الفريق أكثر أهمية من المساحة |
| الإيرادات | مشاريع بأسعار مختلفة جدًا ولكن عمليات المبيعات والإدارة متشابهة |
| عدد المشاريع | مجموعة صغيرة من المشاريع المتشابهة عندما تحتاج إلى تقدير سريع |
طريقة عملية للبدء بدون منهجية طويلة:
- قم بإضافة النفقات العامة الشهرية، مثل تكاليف المكتب والبرامج والإدارة. تتبع الضرائب ونفقات البيع بشكل منفصل.
- اختر أساسًا يمكنك قياسه فعليًا كل شهر، مثل المتر المربع أو الساعات أو الإيرادات.
- احسب معدل النفقات العامة، مثل النفقات العامة لكل متر مربع أو لكل ساعة.
- لكل مشروع، اضرب أساس التخصيص الخاص به بالمعدل. أضف تلك الحصة العامة إلى التكاليف المباشرة لحساب التكلفة الكاملة.
- قارن التكلفة الكاملة بالأسعار الحالية وحدد المشاريع التي يقترب سعرها من تكلفتها.
هذا النموذج هو مجرد نموذج تقريبي، ولكنه يوضح لأول مرة تكلفة استمرار الشركة في العمل لكل وحدة عمل. يمكنك تحسين الأساس والمعدلات لاحقًا وإضافة تحليل للنتائج المخططة مقابل النتائج الفعلية.
الأخطاء الشائعة والفحوصات السريعة
غالبًا ما تكمن صعوبة حساب النفقات العامة في الانضباط وتطبيق قواعد ثابتة أكثر من العمليات الحسابية. تشمل المشاكل الشائعة ما يلي:
- خلط الفئات: يتم تخصيص تكاليف الشركة للمشاريع لجعل الأرقام تبدو مرتبة، وتصبح تقارير المشاريع غير موثوقة لاتخاذ القرارات.
- فئات كثيرة جدًا: 60 فئة نفقات لا يستخدمها أحد باستمرار. غالبًا ما تكون ثماني إلى اثنتي عشرة فئة ذات قواعد مشتركة أكثر فائدة من التفاصيل الكاملة على الورق.
- تسجيل التكاليف في وقت متأخر: تصل الإيصالات بعد شهر، وتُغفل بعض النفقات، وتصبح المحاسبة الإدارية تاريخا بدلا من كونها أداة لاتخاذ القرارات الحالية.
- لا يوجد إغلاق شهري: لقد تم إنفاق الأموال، لكن لا أحد يستخلص استنتاجات، وبالتالي فإن الشهر التالي يكرر الشهر الماضي.
فحص سريع: مع نمو حجم العمل، قارن النفقات العامة لكل وحدة من الأساس الذي اخترته (1 متر مربع أو ساعة واحدة) مع مرور الوقت. وقد تعكس الزيادة ارتفاع التكاليف المشتركة، أو انخفاض الاستخدام، أو تغيير في مزيج العمل؛ تحقق من السبب قبل استخلاص النتيجة.
كيف يمكنك تبسيط التتبع في تطبيق 101؟
قد يصبح من الصعب إدارة جداول البيانات عندما يكون هناك أكثر من مشروعين أو ثلاثة مشروعات. تتباين الإصدارات، ولا أحد يعرف الملف الحالي، وتصبح الفئات غير متناسقة. ولذلك تنتقل العديد من الفرق إلى نظام يعين التكاليف للفئة الصحيحة عند تسجيلها ويجمعها معًا للتحليل.
في تطبيق 101، يتم تسجيل تكاليف المشروع بشكل عام مقابل المشاريع وفئات النفقات، بينما تُسجل تكاليف الشركة بصورة منفصلة (في PRO+، يمكن لصندوق الشركة دعم هذا النهج). يساعدك هذا على عرض النتيجة المالية للمشاريع الفردية والعمل ككل.
لتحديد فئات النفقات وحسم كيفية تصنيف كل دفعة، راجع مقالات المدونة هذه: فئات النفقات (بالروسية) و تخصيص النفقات حسب الفئة (بالروسية).
تضيف المحاسبة الإدارية بعد ذلك تقارير منتظمة وتحليلات ومراقبة لهيكل التكلفة. يمكنك أيضًا قراءة مقدمة في المحاسبة الإدارية (باللغة الروسية)، ومقال آخر عن تتبع دخل ونفقات العمل (باللغة الروسية).
في النهاية، تتضمن إدارة النفقات العامة ثلاثة إجراءات: جمع التكاليف وتصنيفها بشكل متسق، وتخصيصها للمشاريع باستخدام أساس مختار. وبعد ذلك يصبح تقييم الأسعار وقدرة الفريق أسهل.
