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Ventajas de usar Excel
Excel es popular por su versatilidad y flexibilidad. Con él puede:
- crear hojas de cálculo para registrar todos los gastos;
- utilizar fórmulas para calcular los totales automáticamente;
- crear gráficos y diagramas para visualizar los gastos.
Si está empezando y gestiona 1–2 proyectos, una sola hoja de cálculo puede ser suficiente. A medida que aumentan el número de obras, el equipo y la facturación, conviene evaluar la carga del registro y del control de datos. Por ejemplo, tener más de 10 empleados y una facturación de siete cifras puede ser motivo para revisar el proceso. Son referencias orientativas: no existe un umbral universal para dejar de usar Excel.
Desventajas de usar Excel
Estos inconvenientes pueden salirle caros:
El factor humano
En Excel es fácil cometer errores al introducir datos o realizar cálculos. Una sola cifra incorrecta puede producir totales erróneos y, en consecuencia, pérdidas económicas.
Dificultades para gestionar los datos
Con grandes cantidades de datos, las hojas de cálculo se vuelven difíciles de manejar. Cuesta más encontrar la información necesaria y aumenta el riesgo de perder o alterar los datos.
Configuración de la automatización
Excel permite automatizar tareas. Por ejemplo, Office Scripts (documentación en inglés) permite repetir acciones grabadas y conectarlas con Power Automate. Para controlar los gastos, estos procesos requieren configuración y mantenimiento. La disponibilidad de las herramientas depende de la versión de Excel y de las condiciones de la suscripción.
Imagine que controla los gastos en Excel y que tres de sus empleados pueden editar la hoja de cálculo.
¿Quién responde si una hoja de Excel contiene datos incorrectos?
Veamos una situación ficticia con Anton, un constructor que registraba los gastos de su proyecto en Excel.
Anton estaba construyendo una casa de campo. Creó una hoja para registrar todas las cantidades de obra y los materiales consumibles. Cada día anotaba la compra de cemento, la entrega de ladrillos, el pago de los trabajadores y otros gastos.
Al cabo de unas semanas, Anton observó que el anticipo se estaba agotando y empezó a preparar un informe de gastos para el cliente. El total de los recibos no coincidía con los datos de la hoja. Al revisarlos, encontró un error en una celda con la cantidad de cemento necesaria: se habían introducido 100 kg en lugar de 1000 kg. Por eso, el responsable creía que todavía quedaba dinero y que aún no era necesario pedir otra transferencia al cliente.
El error provocó una disputa con el cliente. Este tenía previsto enviar el siguiente anticipo dentro de un mes, pero el dinero hacía falta de inmediato. La situación generó descontento y perjudicó la reputación de la empresa.
¿Qué puede sustituir a Excel?
Para organizar los registros, puede controlar el dinero en la aplicación 101. El sistema está organizado para que cada participante reciba fondos cuya utilización debe justificar y responda por esos fondos. Si un empleado gasta dinero, debe registrar el gasto y respaldarlo con documentos. Este procedimiento ayuda a vincular los gastos con la persona responsable, pero por sí solo no elimina los errores: es necesario comprobar los datos y los documentos justificativos.
La persona que ha gastado el dinero debe informar sobre su utilización. Al formar a sus colaboradores en el registro de fondos y asignar responsabilidades, explique que el dinero entregado para gastos está destinado a los desembolsos acordados y exige justificar su uso.
