Incluso un proyecto rentable puede dejar a la empresa sin dinero en la fecha de un pago: el cliente todavía no ha abonado una etapa aceptada, mientras que ya hay que pagar al proveedor y al equipo. Para detectar el riesgo con antelación, distinga las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el saldo real de efectivo.
Las cuentas por cobrar reflejan los derechos de cobro frente a quienes deben dinero a la empresa; las cuentas por pagar, sus propias obligaciones pendientes. Ambos importes necesitan un fundamento y una fecha de vencimiento. Ninguno equivale por sí solo al dinero disponible en la cuenta bancaria.
A continuación encontrará una pauta para mantener un registro de deudas, conciliarlo con los informes y el calendario de pagos, acordar plazos y utilizar los registros de 101 sin sustituir con ellos el extracto bancario ni el contrato. Los ejemplos jurídicos de este artículo se refieren específicamente a Rusia; no establecen reglas de pago ni de suspensión de trabajos para otras jurisdicciones.
Contenido:
- ¿Qué son las cuentas por cobrar y por pagar?
- ¿Cómo provocan las deudas un desfase de tesorería?
- ¿Qué cifras e informes debe comprobar?
- ¿Cómo gestionar las cuentas por cobrar?
- ¿Cómo gestionar las cuentas por pagar?
- ¿Cómo preparar un calendario de pagos?
- ¿Cómo utilizar 101 para controlar proyectos y pagos?
¿Qué son las cuentas por cobrar y por pagar?
Las cuentas por cobrar son derechos de cobro documentados de la empresa: por ejemplo, el cliente ha aceptado una etapa de los trabajos conforme al contrato, pero aún no ha transferido el dinero. Registre el deudor, el importe, el fundamento, el vencimiento y los pagos parciales ya recibidos. Una factura emitida o una promesa verbal no demuestran por sí solas que los trabajos hayan sido aceptados ni que la deuda sea indiscutida.
Las cuentas por pagar son obligaciones pendientes de la empresa frente a proveedores y contratistas por bienes o trabajos recibidos. Incluya también los salarios devengados, los impuestos y los préstamos a corto plazo en el registro general de obligaciones, distinguiendo sus fundamentos jurídicos y sus vencimientos. Una compra prevista que todavía no se ha acordado representa una necesidad futura de dinero, no una deuda ya contraída.
| Indicador | Qué comprobar | Riesgo |
|---|---|---|
| Cuentas por cobrar | Quién debe dinero a la empresa, por qué concepto y para qué fecha; qué se ha pagado ya | Confundir un cobro esperado con dinero disponible hoy |
| Cuentas por pagar y otras obligaciones | A quién debe pagar la empresa, por qué fundamento y cuándo vence el pago | Que un pago quede fuera del calendario o pase a estar vencido |
¿Cómo provocan las deudas un desfase de tesorería?
Un desfase de tesorería surge cuando el dinero disponible no alcanza para un pago obligatorio en su fecha de vencimiento. El proyecto puede ser rentable según los cálculos, pero el cliente pagará después de que la empresa haya abonado materiales, alquileres y el trabajo de los ejecutores. Las cuentas por cobrar solo se convierten en efectivo cuando el dinero se recibe realmente.
Compare los plazos de pago de cada proyecto con el saldo total de la empresa. Para los cobros inciertos, calcule un escenario separado de retraso. Encontrará un análisis detallado de las causas y las medidas en el artículo sobre el desfase de tesorería en la construcción.
¿Qué cifras e informes debe comprobar?
Para decidir un pago necesita cuatro tipos de datos: un registro de cuentas por cobrar y obligaciones con sus fechas, el efectivo real, el resultado financiero y la situación de activos y pasivos en una fecha concreta. Un solo informe no sustituye a los demás.
El informe de flujo de caja muestra los cobros y pagos efectivamente realizados durante un periodo; el informe de pérdidas y ganancias, los ingresos, los costes y el resultado según el modelo de reconocimiento elegido; el balance de gestión, los activos y pasivos en una fecha. El balance puede reflejar cuentas por cobrar y por pagar, pero sus partidas dependen de su sistema contable. La finalidad de los tres informes se explica con más detalle en el artículo sobre flujo de caja, pérdidas y ganancias y balance (en ruso).
Distinga el enfoque de caja del criterio de devengo. En la conciliación de gestión, el primero refleja las fechas de los cobros y pagos reales; el segundo atribuye los ingresos y costes al periodo en que se generan conforme a las reglas elegidas. La fecha de pago y la de ejecución del trabajo pueden diferir; compruebe el reconocimiento contable y fiscal según las normas aplicables. Un anticipo hipotético de un cliente aumenta el dinero disponible una vez recibido, pero no se convierte automáticamente en beneficio obtenido. La diferencia se explica en el artículo sobre el criterio de caja y el de devengo (en ruso).
Una vez por semana, concilie el registro de deudas con los documentos de aceptación, los contratos, el extracto bancario y el efectivo en caja. Muestre por separado los importes discutidos y los pagos prometidos sin confirmar, para que la previsión no parezca más fiable que los hechos.
¿Cómo gestionar las cuentas por cobrar?
Empiece por las condiciones del contrato: qué se factura, cómo se acepta una etapa, cuándo surge la obligación de pagarla y a quién deben enviarse los documentos. Los anticipos, los pagos por etapas y la liquidación final pueden reducir la necesidad de utilizar fondos propios si los importes y fechas se ajustan a los trabajos y el cliente paga realmente a tiempo.
Indique el vencimiento de cada derecho de cobro y agrupe los retrasos, por ejemplo, en hasta 7 días, de 8 a 14, de 15 a 30 y más de 30 días. Estos intervalos son una configuración práctica de control, no plazos establecidos por ley. La persona responsable comprueba el fundamento, envía los documentos que falten, recuerda el pago y registra una fecha confirmada. No considere un documento de aceptación discutido como un cobro garantizado.
- Establezca en el contrato el calendario de pagos y el procedimiento de aceptación de las etapas.
- Fije fechas de control distintas para la firma del documento de aceptación y el pago; las referencias de 1–3 y 3–5 días solo son admisibles como condiciones acordadas, no como una regla universal.
- Registre los pagos parciales y recalcule la deuda pendiente después de cada extracto bancario.
- Si el cliente se retrasa en el pago, hable de la siguiente etapa con antelación. La suspensión de los trabajos requiere un fundamento contractual y legal válido, así como la debida notificación; una cifra negativa en los registros no otorga automáticamente el derecho a detener los trabajos. Para el ejemplo jurídico ruso, compruebe las condiciones de las obligaciones recíprocas en un contrato de obra en el artículo 719 del Código Civil de la Federación de Rusia (en ruso).
Así verá tanto el total de las cuentas por cobrar como una acción concreta para cada importe vencido, evitando seguir financiando una nueva etapa a partir de una promesa sin confirmar.
¿Cómo gestionar las cuentas por pagar?
Reúna las obligaciones documentadas en un registro único: contraparte, importe, fundamento, fecha de pago, responsable y posibles consecuencias del retraso. Mantenga separadas las compras previstas que todavía no se han comprometido. Vincule el pago al contratista con la etapa y los documentos acordados, sin retener un importe ya exigible por una norma interna que no figure en el contrato.
Establezca prioridades según el vencimiento, las exigencias legales y las consecuencias. En Rusia, las fechas de pago del salario no se pueden aplazar arbitrariamente: las fijan las normas laborales y los contratos respetando el artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia; consulte la explicación del Ministerio de Trabajo ruso (en ruso). Una decisión del director no cambia el vencimiento de un impuesto: en el ejemplo ruso, el aplazamiento o fraccionamiento requiere fundamentos, una solicitud y una resolución conforme al procedimiento del Servicio Federal de Impuestos de Rusia (en ruso).
- Introduzca en el calendario los pagos con vencimientos legales utilizando sus fechas reales.
- Acuerde con el proveedor o contratista cualquier cambio de la fecha de pago y documéntelo conforme al contrato; hasta alcanzar un acuerdo, mantenga la fecha original en la previsión.
- Revise las compras y servicios futuros opcionales por separado de las deudas ya contraídas.
Si el dinero sigue sin alcanzar, evalúe de antemano el coste y el plazo de la financiación externa y la fuente de devolución. Un préstamo nuevo sin un plan realista de amortización puede limitarse a desplazar el desfase de tesorería.
¿Cómo preparar un calendario de pagos?
El calendario de pagos reúne el efectivo real, los cobros esperados y los pagos por fechas. Calcule el saldo previsto de cada día: dinero disponible al comienzo del día más cobros esperados menos pagos obligatorios. El saldo final de un día pasa a ser el inicial del siguiente; mantenga separados los cobros confirmados y los inciertos.
Elija un horizonte que muestre las obligaciones próximas, por ejemplo 14 días, y actualícelo con los extractos y los nuevos acuerdos. El calendario muestra el riesgo, pero no modifica el vencimiento legal del pago. Antes de utilizar los cobros de un proyecto para atender las obligaciones de otro, compruebe los contratos, el destino de los fondos y la previsión global de la empresa.
- Reúna el saldo disponible en las cuentas bancarias y en caja en la fecha inicial.
- Introduzca salarios, impuestos, alquileres, préstamos y otros pagos con vencimientos establecidos.
- Añada las obligaciones de los proyectos: proveedores, contratistas, materiales y logística; separe las compras futuras opcionales.
- Coloque los pagos esperados de los clientes por fechas e indique el grado de confirmación de cada importe.
- Calcule el saldo de cada fecha y un escenario separado de retraso para los cobros discutidos o sin confirmar.
- Concilie la previsión con los hechos cada semana y después de un cambio importante; si el saldo es negativo, actúe con antelación para acelerar el cobro, negociar un aplazamiento admisible o utilizar la reserva prevista.
¿Cómo utilizar 101 para controlar proyectos y pagos?
En 101, los eventos del proyecto ayudan a distinguir un presupuesto preliminar, un informe de trabajos ejecutados o materiales, una entrada de dinero y una transferencia. Estos tipos tienen efectos contables distintos; su finalidad se describe en la ayuda de 101 sobre los eventos (en ruso). Registrar un informe no demuestra que se haya pagado. Una promesa del cliente tampoco crea una entrada de dinero.
El saldo del proyecto en 101 (en ruso) muestra la diferencia entre las entradas registradas y los gastos contabilizados. No equivale al beneficio, al saldo bancario ni a cuentas por cobrar jurídicamente documentadas. El acceso a determinados datos depende del rol, los permisos y el plan. Concilie los eventos del proyecto con los contratos, documentos de aceptación, extractos y un registro separado de deudas; no dé por hecho que 101 mantiene automáticamente un registro completo de cuentas por cobrar y por pagar o el calendario de pagos de la empresa.
Registre por separado los fondos entregados a personas que deben rendir cuentas, el dinero de la empresa y el saldo del proyecto: a quién entregó los fondos, qué gastos están documentados y qué saldo pendiente debe conciliarse. Los principios se explican en el artículo sobre el registro de fondos sujetos a rendición de cuentas (en ruso).
Para evaluar la liquidez, distinga el dinero disponible del capital de trabajo neto. En este artículo, el capital de trabajo neto es igual a los activos corrientes menos los pasivos corrientes; los activos incluyen efectivo, cuentas por cobrar, existencias y otros activos corrientes. Una diferencia positiva no significa que pueda gastarla íntegramente hoy. La fórmula y los plazos se analizan en el artículo sobre el capital de trabajo.
Si desea hablar de cómo organizar los registros de sus proyectos y conciliar los indicadores, puede conocer 101 en una presentación. Tendrá que configurar igualmente un registro separado de deudas y un calendario de vencimientos conforme a sus contratos.
