Un desfase de tesorería se produce cuando la empresa no tiene suficiente dinero disponible para un pago a su vencimiento, aunque espera recibir fondos más adelante. En construcción, el riesgo resulta especialmente visible por los anticipos a proveedores, los pagos por etapas, los retrasos de los clientes y la ejecución simultánea de varias obras.
Contenido:
¿Qué es un desfase de tesorería, explicado de forma sencilla?
Un desfase de tesorería es una falta temporal de coincidencia entre las fechas de cobro y de pago. Por ejemplo, el cliente debe pagar una etapa dentro de diez días, pero hoy vencen los salarios del equipo y la factura del proveedor. El proyecto puede ser rentable y, aun así, no haber suficiente dinero disponible en la fecha necesaria.
Para evaluar la situación, distinga el dinero real en las cuentas bancarias de los saldos calculados de los proyectos. En un ejemplo hipotético, la empresa tiene 1.000.000 RUB en sus cuentas y otro proyecto presenta un saldo calculado de −500.000 RUB. No puede sumar mecánicamente ambas cifras y llamar al resultado dinero disponible. Primero debe comprobar las fechas de los cobros futuros, los pagos obligatorios y el destino de los fondos de cada proyecto.
¿Por qué se produce un desfase de tesorería en una empresa constructora?
La causa suele estar relacionada con un desajuste entre los flujos de dinero. Un error de planificación es solo uno de los factores posibles. También puede surgir por retrasos en el cobro, trabajos no previstos, subidas del precio de los materiales o varios pagos importantes que vencen a la vez.
Cobro después de completar una etapa
El contratista puede pagar primero los materiales y el trabajo del equipo y recibir después el dinero del cliente. Un anticipo o los pagos por etapas reducen la necesidad de capital de trabajo si esas condiciones se acuerdan en el contrato y el cliente cumple los plazos. No garantizan la ausencia de desfases, por lo que sigue siendo necesario planificar los pagos.
Compromisos fijos demasiado elevados
El alquiler, los sueldos, las suscripciones y el mantenimiento de equipos exigen pagos regulares con independencia de los cobros actuales. Conviene distinguir los costos fijos y variables para conocer el importe mínimo que necesita la empresa cada mes.
Usar los fondos de un proyecto para otros fines
Si se redistribuyen fondos sin comprobar el saldo restante y el vencimiento de las obligaciones, el proyecto de origen puede quedarse sin dinero suficiente en la fecha de pago. Por ello, las decisiones de transferir fondos deben tomarse después de revisar el saldo de cada proyecto y los pagos próximos.
Retrasos de los clientes y gastos imprevistos
Incluso un plan cuidadoso cambia cuando el cliente aplaza un pago, el proveedor exige un anticipo o surgen trabajos adicionales en la obra. Para estas situaciones se necesita una reserva de liquidez y un procedimiento de actuación definido de antemano.
¿Qué hacer si no hay dinero suficiente en la fecha de pago?
Primero determine el importe del déficit y cuánto tiempo durará. Después prepare una lista de pagos obligatorios y cobros previstos, ordenados por fecha.
- Compruebe los saldos reales y las obligaciones. Concilie las cuentas bancarias, el efectivo, los fondos entregados a personas que deben rendir cuentas y los saldos calculados de los proyectos.
- Aclare los cobros. Contacte con los clientes y confirme el importe y una fecha realista de pago. No incluya cobros sin confirmar en el dinero disponible.
- Establezca prioridades. Separe los pagos obligatorios de aquellos cuyo vencimiento puede aplazarse de acuerdo con la contraparte.
- Acuerde los cambios. Negocie un aplazamiento, un pago fraccionado o un pago parcial y deje constancia del acuerdo.
- Evalúe la financiación externa. Antes de recurrir a un descubierto o préstamo, compare el importe y la duración del déficit, los intereses, las comisiones, las condiciones de aprobación y la fuente de devolución. Endeudarse solo se justifica cuando la empresa comprende el coste total y cómo devolverá el dinero.
Las operaciones registradas en 101 ayudan a controlar la situación actual de los proyectos, del Fondo de la empresa y de los fondos sujetos a rendición de cuentas. El déficit futuro se evalúa por separado: se distribuyen los cobros y pagos previstos por fechas en un calendario de pagos.
¿Cómo reducir el riesgo de futuros desfases de tesorería?
Mantenga un calendario de pagos
Registre los cobros y pagos previstos con fechas, importes y responsables. Actualice la previsión cuando cambie el cliente, el proveedor o el calendario de trabajo. Así podrá detectar la falta de dinero antes del vencimiento y elegir una respuesta con antelación.
Separe los fondos por proyecto
Registre por separado los ingresos, gastos y obligaciones de cada obra. Si se transfieren fondos entre proyectos o entre un proyecto y el Fondo de la empresa, refleje la transferencia efectiva. Un apunte interno no sustituye el movimiento de dinero en la cuenta bancaria.
Distribuya la responsabilidad del registro
Asigne responsables para registrar puntualmente las operaciones, aportar los justificantes y conciliar los fondos sujetos a rendición de cuentas. 101 refleja las operaciones reales y sus participantes, por lo que los datos deben introducirse y comprobarse según el procedimiento de la empresa.
Controle la estructura de costos
La frecuencia del pago y la dependencia de los costos respecto al volumen de trabajo son características distintas. En lugar de limitarse a cambiar la etiqueta de un costo fijo a variable, evalúe si puede modificar el contrato o el modelo de pago y compare después el coste total, la fiabilidad del suministro y los riesgos.
Cree una reserva de liquidez
Determine el importe objetivo de la reserva teniendo en cuenta los gastos obligatorios y los retrasos que realmente se dan en la empresa. El Fondo de la empresa en 101 ayuda a llevar el registro de gestión de esos fondos. Registre las aportaciones reales a la reserva mediante transferencias separadas y concílielas con el saldo bancario; el acceso a la sección depende del plan contratado y de los permisos del usuario.
El registro regular, el calendario de pagos y la revisión de las obligaciones de cada proyecto ayudan a decidir antes de los vencimientos y a reducir el riesgo de otro desfase de tesorería.