Proyek yang menguntungkan pun dapat membuat perusahaan kekurangan uang pada tanggal pembayaran: pelanggan belum membayar tahap pekerjaan yang telah diterima, sementara pemasok dan tim sudah harus dibayar. Agar risikonya terlihat lebih awal, bedakan piutang, utang usaha, dan saldo kas yang sebenarnya.
Piutang menunjukkan hak tagih terhadap pihak yang berutang kepada perusahaan; utang usaha menunjukkan kewajiban perusahaan sendiri yang belum diselesaikan. Kedua jumlah tersebut membutuhkan dasar dan tanggal jatuh tempo. Keduanya tidak dengan sendirinya sama dengan uang dalam rekening bank.
Berikut kerangka untuk menyusun daftar utang, mencocokkannya dengan laporan dan kalender pembayaran, menyepakati tenggat, serta menggunakan catatan 101 tanpa menjadikannya pengganti rekening koran atau kontrak. Contoh hukum dalam artikel ini secara khusus merujuk pada Rusia; contoh tersebut tidak menetapkan aturan pembayaran atau penghentian pekerjaan untuk yurisdiksi lain.
Daftar isi:
Apa itu piutang dan utang usaha?
Piutang adalah hak perusahaan untuk menerima pembayaran yang memiliki dasar terdokumentasi: misalnya, pelanggan telah menerima suatu tahap pekerjaan sesuai ketentuan kontrak, tetapi belum mentransfer uangnya. Dalam daftar, catat pihak yang berutang, jumlah, dasar, jatuh tempo, dan pembayaran sebagian yang sudah diterima. Faktur yang diterbitkan atau janji lisan saja tidak membuktikan bahwa pekerjaan telah diterima dan utangnya tidak disengketakan.
Utang usaha adalah kewajiban perusahaan yang belum diselesaikan kepada pemasok dan kontraktor atas barang atau pekerjaan yang sudah diterima. Masukkan pula gaji yang telah menjadi kewajiban, pajak, dan pinjaman jangka pendek ke dalam daftar kewajiban keseluruhan, tetapi bedakan dasar hukum dan jatuh temponya. Pembelian yang baru direncanakan dan belum disepakati merupakan kebutuhan kas di masa mendatang, bukan utang yang sudah timbul.
| Indikator | Hal yang perlu diperiksa | Risiko |
|---|---|---|
| Piutang | Siapa yang berutang kepada perusahaan, untuk apa, dan sampai tanggal berapa; apa yang sudah dibayar | Pembayaran yang diharapkan dianggap sebagai uang yang tersedia hari ini |
| Utang usaha dan kewajiban lain | Kepada siapa perusahaan berutang, atas dasar apa, dan kapan jatuh temponya | Pembayaran tidak masuk ke kalender atau menjadi lewat jatuh tempo |
Bagaimana utang menimbulkan kesenjangan arus kas?
Kesenjangan arus kas terjadi ketika uang yang tersedia tidak mencukupi pada tanggal pembayaran wajib. Berdasarkan perhitungan, proyek mungkin menguntungkan, tetapi pelanggan baru membayar setelah perusahaan membayar bahan, sewa, dan pekerjaan para pelaksana. Piutang tidak menjadi kas sebelum uangnya benar-benar diterima.
Bandingkan tanggal pembayaran setiap proyek dan saldo kas keseluruhan perusahaan. Buat skenario keterlambatan terpisah untuk penerimaan yang meragukan. Penjelasan terperinci mengenai penyebab dan tindakan tersedia dalam artikel tentang kesenjangan arus kas dalam konstruksi.
Angka dan laporan apa yang perlu diperiksa?
Untuk memutuskan pembayaran, Anda memerlukan empat jenis data: daftar piutang dan kewajiban beserta tanggalnya, kas yang sebenarnya, hasil keuangan, serta posisi aset dan kewajiban pada tanggal tertentu. Satu laporan tidak menggantikan yang lain.
Laporan arus kas menunjukkan penerimaan dan pembayaran yang benar-benar terjadi selama suatu periode; laporan laba rugi menunjukkan pendapatan, biaya, dan hasil menurut model pengakuan yang dipilih; neraca manajemen menunjukkan aset dan kewajiban pada tanggal tertentu. Piutang dan utang dapat tercermin dalam neraca, tetapi susunan posnya bergantung pada sistem akuntansi Anda. Fungsi ketiga laporan dijelaskan lebih lanjut dalam artikel tentang arus kas, laba rugi, dan neraca (dalam bahasa Rusia).
Bedakan pendekatan kas dari metode akrual. Dalam rekonsiliasi manajemen, pendekatan pertama menunjukkan tanggal penerimaan dan pembayaran yang sebenarnya, sedangkan metode kedua mengalokasikan pendapatan dan biaya ke periode saat timbul menurut aturan yang dipilih. Tanggal pembayaran dan penyelesaian pekerjaan dapat berbeda; periksa pengakuan akuntansi dan perpajakan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Uang muka pelanggan dalam contoh hipotetis menambah kas yang tersedia setelah diterima, tetapi tidak otomatis menjadi laba yang sudah diperoleh. Perbedaannya dijelaskan dalam artikel tentang metode kas dan akrual (dalam bahasa Rusia).
Seminggu sekali, cocokkan daftar utang dengan dokumen serah terima, kontrak, rekening koran, dan uang tunai. Tampilkan jumlah yang disengketakan dan pembayaran yang dijanjikan tanpa konfirmasi secara terpisah agar perkiraan tidak tampak lebih dapat diandalkan daripada fakta.
Bagaimana mengelola piutang?
Mulailah dari ketentuan kontrak: apa yang ditagihkan, bagaimana suatu tahap diterima, kapan kewajiban membayarnya timbul, dan kepada siapa dokumen dikirim. Uang muka, pembayaran per tahap, dan pelunasan akhir dapat mengurangi kebutuhan dana sendiri apabila jumlah dan tanggalnya selaras dengan pekerjaan serta pelanggan benar-benar membayar tepat waktu.
Catat jatuh tempo setiap tagihan dan kelompokkan keterlambatan, misalnya hingga 7 hari, 8–14 hari, 15–30 hari, dan lebih dari 30 hari. Rentang tersebut merupakan pengaturan pemantauan operasional, bukan tenggat yang ditetapkan undang-undang. Penanggung jawab memeriksa dasar tagihan, mengirim dokumen yang kurang, mengingatkan pembayaran, dan mencatat tanggal yang telah dikonfirmasi. Jangan menganggap dokumen serah terima yang disengketakan sebagai penerimaan kas yang terjamin.
- Tetapkan jadwal pembayaran dan prosedur penerimaan tahap dalam kontrak.
- Tetapkan tanggal kontrol yang berbeda untuk penandatanganan dokumen serah terima dan pembayaran; acuan 1–3 dan 3–5 hari hanya dapat digunakan sebagai ketentuan yang disepakati, bukan aturan universal.
- Catat pembayaran sebagian dan hitung ulang sisa utang setelah setiap rekening koran.
- Jika pelanggan terlambat membayar, bahas tahap berikutnya sejak awal. Pekerjaan hanya dapat dihentikan apabila ada dasar kontraktual dan hukum yang sesuai, dengan pemberitahuan yang semestinya; satu angka negatif dalam catatan tidak otomatis memberikan hak untuk menghentikan pekerjaan. Untuk contoh hukum Rusia, periksa ketentuan kewajiban timbal balik dalam kontrak pekerjaan pada Pasal 719 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Federasi Rusia (dalam bahasa Rusia).
Dengan demikian, Anda melihat total piutang sekaligus tindakan khusus untuk setiap keterlambatan, tanpa terus membiayai tahap baru berdasarkan janji yang belum dikonfirmasi.
Bagaimana mengelola utang usaha?
Satukan kewajiban yang terdokumentasi dalam satu daftar: pihak terkait, jumlah, dasar, tanggal pembayaran, penanggung jawab, dan kemungkinan akibat keterlambatan. Pisahkan pembelian yang direncanakan tetapi belum menjadi komitmen. Kaitkan pembayaran kontraktor dengan tahap dan dokumen yang disepakati, tanpa menahan jumlah yang sudah wajib dibayar karena aturan internal yang tidak tercantum dalam kontrak.
Tentukan prioritas berdasarkan jatuh tempo, persyaratan hukum, dan akibatnya. Di Rusia, tanggal pembayaran gaji tidak boleh dipindahkan sesuka hati: peraturan ketenagakerjaan dan kontrak menetapkannya dengan mematuhi Pasal 136 Kitab Undang-Undang Ketenagakerjaan Federasi Rusia; lihat penjelasan Kementerian Tenaga Kerja Rusia (dalam bahasa Rusia). Keputusan pimpinan tidak mengubah tenggat pajak: dalam contoh Rusia, penangguhan atau pembayaran bertahap membutuhkan dasar, permohonan, dan keputusan sesuai prosedur Layanan Pajak Federal Rusia (dalam bahasa Rusia).
- Masukkan pembayaran dengan tenggat menurut undang-undang ke dalam kalender menggunakan tanggal yang sebenarnya.
- Sepakati perubahan tanggal pembayaran kepada pemasok atau kontraktor dengan pihak tersebut dan dokumentasikan sesuai kontrak; sebelum ada kesepakatan, pertahankan tanggal awal dalam perkiraan.
- Tinjau pembelian dan layanan opsional di masa mendatang secara terpisah dari utang yang sudah timbul.
Jika uang masih tidak cukup, nilai terlebih dahulu biaya dan jangka waktu pembiayaan eksternal serta sumber pelunasannya. Pinjaman baru tanpa rencana pelunasan yang realistis mungkin hanya menunda kesenjangan arus kas.
Bagaimana menyusun kalender pembayaran?
Kalender pembayaran menggabungkan kas yang sebenarnya, penerimaan yang diharapkan, dan pembayaran berdasarkan tanggal. Hitung saldo perkiraan setiap hari: kas yang tersedia pada awal hari ditambah penerimaan yang diharapkan dikurangi pembayaran wajib. Saldo akhir suatu hari menjadi saldo awal hari berikutnya; pisahkan penerimaan yang telah dikonfirmasi dari yang belum pasti.
Pilih cakupan waktu yang menunjukkan kewajiban terdekat, misalnya 14 hari, lalu perbarui berdasarkan rekening koran dan kesepakatan baru. Kalender menunjukkan risiko, tetapi tidak mengubah jatuh tempo hukum suatu pembayaran. Sebelum menggunakan penerimaan satu proyek untuk kewajiban proyek lain, periksa kontrak, peruntukan dana, dan perkiraan perusahaan secara keseluruhan.
- Kumpulkan saldo yang tersedia dalam rekening bank dan kas pada tanggal awal.
- Masukkan gaji, pajak, sewa, pinjaman, dan pembayaran lain dengan tenggat yang telah ditetapkan.
- Tambahkan kewajiban proyek: pemasok, kontraktor, bahan, dan logistik; pisahkan pembelian opsional di masa mendatang.
- Tempatkan pembayaran pelanggan yang diharapkan menurut tanggal dan tunjukkan tingkat kepastian setiap jumlah.
- Hitung saldo untuk setiap tanggal serta skenario keterlambatan terpisah untuk penerimaan yang disengketakan atau belum dikonfirmasi.
- Setiap minggu dan setelah perubahan penting, cocokkan perkiraan dengan kenyataan; jika saldonya negatif, bertindaklah lebih awal untuk mempercepat penagihan, menyepakati penundaan yang diperbolehkan, atau menggunakan cadangan yang telah direncanakan.
Bagaimana menggunakan 101 untuk memantau proyek dan pembayaran?
Di 101, peristiwa proyek membantu membedakan estimasi awal, laporan pekerjaan selesai atau bahan, penerimaan uang, dan transfer. Jenis-jenis tersebut memiliki dampak akuntansi berbeda; fungsinya dijelaskan dalam artikel bantuan 101 tentang peristiwa (dalam bahasa Rusia). Pencatatan laporan tidak membuktikan pembayaran. Janji pelanggan juga tidak menciptakan penerimaan uang.
Saldo proyek di 101 (dalam bahasa Rusia) menunjukkan selisih penerimaan yang dicatat dan pengeluaran yang diperhitungkan. Saldo itu tidak sama dengan laba, saldo bank, atau piutang yang memiliki dasar hukum terdokumentasi. Akses ke data tertentu bergantung pada peran, izin, dan paket langganan. Cocokkan peristiwa proyek dengan kontrak, dokumen serah terima, rekening koran, dan daftar utang terpisah; jangan menganggap 101 otomatis menyusun daftar piutang dan utang lengkap atau kalender pembayaran perusahaan.
Catat uang yang diberikan kepada pihak yang harus mempertanggungjawabkan penggunaannya secara terpisah dari uang perusahaan dan saldo proyek: kepada siapa dana diberikan, pengeluaran apa yang didukung dokumen, dan saldo mana yang perlu dicocokkan. Prinsipnya dijelaskan dalam artikel tentang pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan (dalam bahasa Rusia).
Untuk menilai likuiditas, bedakan uang yang tersedia dari modal kerja bersih. Dalam artikel ini, modal kerja bersih berarti aset lancar dikurangi kewajiban jangka pendek; aset mencakup kas, piutang, persediaan, dan aset lancar lainnya. Selisih positif tidak berarti seluruhnya dapat dibelanjakan hari ini. Rumus dan waktunya dibahas dalam artikel tentang modal kerja.
Jika Anda ingin membahas cara menyusun catatan proyek dan mencocokkan indikatornya, Anda dapat mengenal 101 melalui presentasi. Tetap susun daftar utang dan kalender jatuh tempo terpisah sesuai kontrak Anda sendiri.
