प्राप्य और देय खाते: बकाया और भुगतान का प्रबंधन कैसे करें?

लाभदायक परियोजना भी भुगतान की तारीख पर कंपनी को पैसे की कमी में डाल सकती है: ग्राहक ने स्वीकार किए गए चरण का भुगतान अभी नहीं किया है, जबकि आपूर्तिकर्ता और टीम को पैसे देने का समय आ गया है। जोखिम पहले से देखने के लिए प्राप्य खाते, देय खाते और नकदी का वास्तविक शेष अलग-अलग समझें।

प्राप्य खाते उन लोगों से भुगतान के दावों को दिखाते हैं जिन्हें कंपनी को पैसे देने हैं; देय खाते कंपनी की अपनी अधूरी देनदारियों को दिखाते हैं। दोनों राशियों का आधार और देय तारीख होना चाहिए। इनमें से कोई भी राशि अपने आप बैंक खाते में मौजूद पैसे के बराबर नहीं होती।

नीचे बकाया का रजिस्टर बनाने, उसे रिपोर्टों और भुगतान कैलेंडर से मिलाने, समय-सीमाओं पर सहमति करने और 101 के रिकॉर्ड इस्तेमाल करने का तरीका दिया गया है। इन रिकॉर्डों को बैंक विवरण या अनुबंध का विकल्प न मानें। इस लेख के कानूनी उदाहरण विशेष रूप से रूस से संबंधित हैं; वे दूसरे अधिकार-क्षेत्रों के लिए भुगतान या काम रोकने के नियम तय नहीं करते।

प्राप्य और देय खाते क्या हैं?

प्राप्य खाते कंपनी के दस्तावेजों से पुष्ट भुगतान दावे हैं: उदाहरण के लिए, ग्राहक ने अनुबंध की शर्तों के अनुसार काम का एक चरण स्वीकार कर लिया है, लेकिन पैसे अभी नहीं भेजे हैं। रजिस्टर में देनदार, राशि, आधार, देय तारीख और पहले से मिले आंशिक भुगतान लिखें। जारी किया गया बिल या मौखिक वादा अपने आप यह साबित नहीं करता कि काम स्वीकार किया गया है और बकाया विवादरहित है।

देय खाते प्राप्त वस्तुओं या काम के लिए आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के प्रति कंपनी की अधूरी देनदारियां हैं। अर्जित लेकिन अभी न दिए गए वेतन, कर और अल्पकालिक ऋण भी देनदारियों के कुल रजिस्टर में शामिल करें, लेकिन उनके कानूनी आधार और समय-सीमाएं अलग पहचानें। ऐसी नियोजित खरीद जिस पर अभी सहमति नहीं हुई है, भविष्य में पैसे की जरूरत है, पहले से उत्पन्न बकाया नहीं।

बकाया के कारण नकदी की कमी कैसे होती है?

नकदी की कमी तब होती है जब अनिवार्य भुगतान की तारीख पर उपलब्ध पैसे पर्याप्त नहीं होते। गणना के अनुसार परियोजना लाभदायक हो सकती है, लेकिन ग्राहक कंपनी के सामग्री, किराए और काम करने वालों को भुगतान करने के बाद पैसे देगा। प्राप्य खाते वास्तविक भुगतान मिलने से पहले नकदी नहीं बनते।

हर परियोजना की भुगतान समय-सीमाओं और कंपनी के कुल नकदी शेष की तुलना करें। अनिश्चित प्राप्तियों के लिए विलंब का अलग परिदृश्य बनाएं। कारणों और कदमों का विस्तृत विश्लेषण निर्माण में नकदी की कमी पर लेख में दिया गया है।

कौन से आंकड़े और रिपोर्ट जांचें?

भुगतान का निर्णय लेने के लिए चार तरह की जानकारी चाहिए: तारीखों सहित प्राप्य खातों और देनदारियों का रजिस्टर, वास्तविक नकदी, वित्तीय परिणाम और किसी तारीख पर परिसंपत्तियों तथा देनदारियों की स्थिति। एक रिपोर्ट बाकी रिपोर्टों की जगह नहीं लेती।

नकदी प्रवाह रिपोर्ट किसी अवधि में वास्तव में प्राप्त और भुगतान की गई राशियां दिखाती है; लाभ और हानि रिपोर्ट चुने गए मान्यता मॉडल के अनुसार आय, लागत और परिणाम दिखाती है; प्रबंधन तुलन पत्र किसी तारीख पर परिसंपत्तियां और देनदारियां दिखाता है। तुलन पत्र में प्राप्य और देय खाते दिखाए जा सकते हैं, लेकिन उसकी मदें आपकी लेखांकन व्यवस्था पर निर्भर करती हैं। तीनों रिपोर्टों का उद्देश्य नकदी प्रवाह, लाभ और हानि तथा तुलन पत्र पर लेख (रूसी भाषा में) में विस्तार से समझाया गया है।

नकद आधार और उपार्जन पद्धति को अलग समझें। प्रबंधन मिलान में पहली पद्धति वास्तविक प्राप्ति और भुगतान की तारीखें दिखाती है; दूसरी पद्धति चुने गए नियमों के अनुसार आय और लागत को उनके उत्पन्न होने की अवधि में दर्ज करती है। भुगतान की तारीख और काम पूरा होने की तारीख अलग हो सकती हैं; वित्तीय और कर संबंधी मान्यता लागू नियमों के अनुसार जांचें। काल्पनिक उदाहरण में ग्राहक का अग्रिम मिलने के बाद उपलब्ध नकदी बढ़ाता है, लेकिन अपने आप अर्जित लाभ नहीं बन जाता। पद्धतियों का अंतर नकद आधार और उपार्जन पद्धति पर लेख (रूसी भाषा में) में समझाया गया है।

सप्ताह में एक बार बकाया रजिस्टर का स्वीकृति दस्तावेजों, अनुबंधों, बैंक विवरण और हाथ में नकदी से मिलान करें। विवादित राशियां और बिना पुष्टि के वादा किए गए भुगतान अलग दिखाएं, ताकि पूर्वानुमान वास्तविक तथ्यों से ज्यादा विश्वसनीय न लगे।

प्राप्य खातों का प्रबंधन कैसे करें?

अनुबंध की शर्तों से शुरुआत करें: बिल किस काम के लिए जारी किया जाता है, चरण कैसे स्वीकार किया जाता है, उसके भुगतान का दायित्व कब बनता है और दस्तावेज किसे भेजने हैं। अग्रिम, चरणों के अनुसार भुगतान और अंतिम निपटान से अपने पैसे लगाने की जरूरत कम हो सकती है, यदि तारीखें तथा राशियां काम के अनुरूप तय हों और ग्राहक वास्तव में समय पर भुगतान करे।

रजिस्टर में हर दावे की देय तारीख दर्ज करें और विलंब को समूहों में बांटें, उदाहरण के लिए 7 दिन तक, 8–14 दिन, 15–30 दिन और 30 दिन से अधिक। ये अंतराल निगरानी की व्यावहारिक व्यवस्था हैं, कानून द्वारा तय समय-सीमाएं नहीं। जिम्मेदार व्यक्ति आधार जांचता है, छूटे हुए दस्तावेज भेजता है, भुगतान याद दिलाता है और पुष्ट तारीख दर्ज करता है। विवादित स्वीकृति दस्तावेज को गारंटीशुदा नकदी प्राप्ति न मानें।

• अनुबंध में भुगतान कार्यक्रम और चरणों की स्वीकृति प्रक्रिया तय करें।
• स्वीकृति दस्तावेज पर हस्ताक्षर और भुगतान के लिए अलग नियंत्रण तारीखें तय करें; 1–3 और 3–5 दिन के लक्ष्य केवल सहमति वाली शर्तों के रूप में स्वीकार्य हैं, सार्वभौमिक नियम के रूप में नहीं।
• आंशिक भुगतान दर्ज करें और हर बैंक विवरण के बाद शेष बकाया की फिर से गणना करें।
• यदि ग्राहक भुगतान में देर करे, तो अगले चरण पर पहले ही चर्चा करें। काम रोकना केवल अनुबंध और कानून में उपयुक्त आधार तथा उचित सूचना होने पर संभव है; रिकॉर्ड में एक नकारात्मक आंकड़ा अपने आप काम रोकने का अधिकार नहीं देता। रूसी कानूनी उदाहरण में कार्य-अनुबंध की पारस्परिक देनदारियों की शर्तें रूसी संघ की नागरिक संहिता के अनुच्छेद 719 (रूसी भाषा में) से जांचें।

इस तरह आपको कुल प्राप्य राशि के साथ हर विलंब के लिए एक ठोस कदम भी दिखता है और आप बिना पुष्टि वाले वादे के आधार पर नए चरण का वित्तपोषण जारी नहीं रखते।

देय खातों का प्रबंधन कैसे करें?

पुष्ट देनदारियां एक रजिस्टर में जुटाएं: संबंधित पक्ष, राशि, आधार, भुगतान की तारीख, जिम्मेदार व्यक्ति और विलंब के संभावित परिणाम। नियोजित लेकिन अभी प्रतिबद्धता न बनी खरीद अलग रखें। ठेकेदार के भुगतान को सहमत चरण और दस्तावेजों से जोड़ें; अनुबंध में न मौजूद आंतरिक नियम के कारण पहले से देय राशि न रोकें।

देय तारीख, कानूनी आवश्यकताओं और परिणामों के अनुसार प्राथमिकता तय करें। रूस में वेतन भुगतान की तारीखें मनमाने ढंग से नहीं बदली जा सकतीं: श्रम नियम और अनुबंध उन्हें रूसी संघ की श्रम संहिता के अनुच्छेद 136 के अनुरूप तय करते हैं; रूसी श्रम मंत्रालय की व्याख्या (रूसी भाषा में) देखें। प्रबंधक का निर्णय कर की समय-सीमा नहीं बदलता: रूसी उदाहरण में स्थगन या किस्तों में भुगतान के लिए आधार, आवेदन और रूस की संघीय कर सेवा की प्रक्रिया (रूसी भाषा में) के अनुसार निर्णय चाहिए।

• कानून द्वारा तय समय-सीमाओं वाले भुगतान उनकी वास्तविक तारीखों के साथ कैलेंडर में दर्ज करें।
• आपूर्तिकर्ता या ठेकेदार के भुगतान की तारीख में बदलाव उससे सहमत करें और अनुबंध के अनुसार दस्तावेजित करें; समझौता होने तक पूर्वानुमान में मूल तारीख बनाए रखें।
• वैकल्पिक भावी खरीद और सेवाओं की समीक्षा पहले से उत्पन्न बकाया से अलग करें।

यदि पैसे फिर भी पर्याप्त न हों, तो बाहरी वित्तपोषण की लागत, अवधि और वापसी का स्रोत पहले से परखें। यथार्थवादी पुनर्भुगतान योजना के बिना नया ऋण नकदी की कमी को केवल आगे टाल सकता है।

भुगतान कैलेंडर कैसे बनाएं?

भुगतान कैलेंडर वास्तविक नकदी, अपेक्षित प्राप्तियों और भुगतानों को तारीख के अनुसार जोड़ता है। हर दिन का अनुमानित शेष निकालें: दिन की शुरुआत में उपलब्ध नकदी में अपेक्षित प्राप्तियां जोड़ें और अनिवार्य भुगतान घटाएं। एक दिन का अंतिम शेष अगले दिन का शुरुआती शेष बनता है; पुष्ट और अनिश्चित प्राप्तियों को अलग रखें।

ऐसी अवधि चुनें जिसमें निकट की देनदारियां दिखें, उदाहरण के लिए 14 दिन, और उसे बैंक विवरण तथा नए समझौतों के अनुसार अद्यतन करें। कैलेंडर जोखिम दिखाता है, लेकिन भुगतान की कानूनी देय तारीख नहीं बदलता। एक परियोजना की प्राप्तियां दूसरी की देनदारियों के लिए इस्तेमाल करने से पहले अनुबंध, धन के निर्धारित उपयोग और कंपनी के कुल पूर्वानुमान की जांच करें।

1. शुरुआती तारीख पर बैंक खातों और हाथ में नकदी का उपलब्ध शेष जुटाएं।
2. वेतन, कर, किराया, ऋण और तय समय-सीमाओं वाले अन्य भुगतान दर्ज करें।
3. परियोजनाओं की देनदारियां जोड़ें: आपूर्तिकर्ता, ठेकेदार, सामग्री और परिवहन; वैकल्पिक भावी खरीद अलग रखें।
4. ग्राहकों के अपेक्षित भुगतान तारीखों के अनुसार रखें और हर राशि की पुष्टि का स्तर बताएं।
5. हर तारीख के शेष और विवादित या बिना पुष्टि की प्राप्तियों में विलंब के अलग परिदृश्य की गणना करें।
6. हर सप्ताह और महत्वपूर्ण बदलाव के बाद पूर्वानुमान का वास्तविक स्थिति से मिलान करें; शेष नकारात्मक होने पर वसूली तेज करने, अनुमत स्थगन पर सहमति करने या नियोजित रिजर्व इस्तेमाल करने के लिए पहले से कदम उठाएं।

परियोजनाओं और भुगतान की निगरानी के लिए 101 का उपयोग कैसे करें?

101 में परियोजना की घटनाएं प्रारंभिक अनुमान, पूरे किए गए काम या सामग्री की रिपोर्ट, पैसे की प्राप्ति और अंतरण को अलग पहचानने में मदद करती हैं। इन प्रकारों के लेखांकन प्रभाव अलग हैं; उनका उद्देश्य घटनाओं पर 101 की सहायता सामग्री (रूसी भाषा में) में बताया गया है। रिपोर्ट दर्ज करना भुगतान का प्रमाण नहीं है। ग्राहक का वादा भी पैसे की प्राप्ति दर्ज नहीं करता।

101 में परियोजना का शेष (रूसी भाषा में) दर्ज प्राप्तियों और दर्ज खर्चों का अंतर दिखाता है। यह लाभ, बैंक शेष या कानूनी रूप से दस्तावेजित प्राप्य राशि के बराबर नहीं है। कुछ जानकारी तक पहुंच भूमिका, अनुमतियों और सदस्यता योजना पर निर्भर करती है। परियोजना की घटनाओं का अनुबंधों, स्वीकृति दस्तावेजों, बैंक विवरण और अलग बकाया रजिस्टर से मिलान करें; यह न मानें कि 101 अपने आप प्राप्य और देय खातों का पूरा रजिस्टर या कंपनी का भुगतान कैलेंडर बनाए रखता है।

खर्च का हिसाब देने वाले व्यक्तियों को दी गई राशि कंपनी के पैसे और परियोजना के शेष से अलग दर्ज करें: धन किसे दिया गया, कौन से खर्च दस्तावेजों से पुष्ट हैं और किस शेष का मिलान करना है। सिद्धांत हिसाब देने के दायित्व के साथ दिए गए धन के लेखांकन पर लेख (रूसी भाषा में) में समझाए गए हैं।

तरलता का मूल्यांकन करने के लिए उपलब्ध नकदी और शुद्ध कार्यशील पूंजी को अलग समझें। इस लेख में शुद्ध कार्यशील पूंजी का अर्थ चालू परिसंपत्तियों में से अल्पकालिक देनदारियां घटाने पर प्राप्त राशि है; परिसंपत्तियों में नकदी के साथ प्राप्य राशि, भंडार और अन्य चालू परिसंपत्तियां भी आती हैं। सकारात्मक अंतर का अर्थ यह नहीं कि आज पूरी राशि खर्च की जा सकती है। सूत्र और समय-सीमाएं कार्यशील पूंजी पर लेख में दी गई हैं।

यदि आप अपनी परियोजनाओं के रिकॉर्ड व्यवस्थित करने और संकेतकों का मिलान करने पर चर्चा करना चाहते हैं, तो प्रस्तुति में 101 देख सकते हैं। फिर भी अलग बकाया रजिस्टर और देय तारीखों का कैलेंडर अपने अनुबंधों के अनुरूप बनाएं।