Daftar isi:
Kelebihan menggunakan Excel
Excel populer karena serbaguna dan fleksibel. Anda dapat menggunakannya untuk:
- membuat lembar kerja untuk mencatat semua pengeluaran;
- menggunakan rumus untuk menghitung total secara otomatis;
- membuat grafik dan diagram untuk memvisualisasikan pengeluaran.
Jika Anda baru memulai dan mengelola 1–2 proyek, satu lembar kerja mungkin cukup. Seiring bertambahnya lokasi proyek, anggota tim, dan omzet, Anda perlu menilai beban pencatatan serta pemeriksaan data. Misalnya, lebih dari 10 karyawan dan omzet tujuh digit dapat menjadi alasan untuk meninjau proses. Angka tersebut hanyalah patokan ilustratif; tidak ada batas universal untuk beralih dari Excel.
Kekurangan menggunakan Excel
Kekurangan berikut dapat menimbulkan kerugian besar:
Faktor manusia
Kesalahan mudah terjadi saat memasukkan data atau melakukan perhitungan di Excel. Satu angka yang salah dapat menghasilkan total yang keliru dan menyebabkan kerugian keuangan.
Kesulitan mengelola data
Dengan volume data yang besar, lembar kerja menjadi sulit dikelola. Informasi yang dibutuhkan semakin sulit ditemukan, sementara risiko kehilangan atau perubahan data yang keliru meningkat.
Menyiapkan otomatisasi
Excel mendukung otomatisasi. Misalnya, Office Scripts (dokumentasi dalam bahasa Inggris) memungkinkan Anda mengulang tindakan yang direkam dan menghubungkannya dengan Power Automate. Untuk pencatatan pengeluaran, proses ini perlu disiapkan dan dipelihara. Ketersediaan alat bergantung pada versi Excel dan ketentuan langganan.
Bayangkan Anda mencatat pengeluaran di Excel dan tiga karyawan Anda memiliki akses untuk mengedit lembar kerja.
Siapa yang bertanggung jawab jika data dalam lembar Excel salah?
Mari kita lihat situasi fiktif tentang Anton, seorang pembangun yang mencatat pengeluaran proyeknya di Excel.
Anton sedang mengerjakan pembangunan rumah di luar kota. Ia membuat lembar kerja di Excel untuk mencatat seluruh volume pekerjaan dan bahan habis pakai. Setiap hari, ia memasukkan data seperti pembelian semen, pengiriman batu bata, dan pembayaran upah pekerja.
Beberapa minggu kemudian, Anton menyadari bahwa uang muka hampir habis dan mulai menyusun laporan penggunaan dana untuk klien. Jumlah pada kuitansi ternyata tidak cocok dengan data dalam lembar kerja. Saat memeriksa data, ia menemukan kesalahan pada salah satu sel yang mencantumkan jumlah semen yang diperlukan: 100 kg dimasukkan alih-alih 1000 kg. Akibatnya, pengelola proyek mengira masih ada uang dan belum perlu meminta transfer berikutnya dari klien.
Kesalahan ini memicu perselisihan dengan klien. Klien telah merencanakan uang muka berikutnya sebulan kemudian, tetapi dana dibutuhkan saat itu juga. Situasi tersebut menimbulkan ketidakpuasan dan merusak reputasi perusahaan.
Apa yang dapat menggantikan Excel?
Untuk mengatur pencatatan, Anda dapat mencatat dana di aplikasi 101. Sistem disusun agar setiap peserta menerima dana yang penggunaannya harus dilaporkan dan bertanggung jawab atas dana tersebut. Jika karyawan membelanjakan uang, ia harus mencatat pengeluaran dan mendukungnya dengan dokumen. Cara ini membantu menghubungkan pengeluaran dengan peserta yang bertanggung jawab, tetapi tidak otomatis menghilangkan kesalahan: data dan dokumen pendukung tetap perlu diperiksa.
Orang yang membelanjakan uang harus melaporkan penggunaannya. Saat Anda melatih mitra untuk mencatat dana dan menetapkan tanggung jawab, jelaskan bahwa uang yang dipercayakan kepada mereka ditujukan untuk pengeluaran yang disepakati dan penggunaannya harus dilaporkan.
