Как выйти из операционки и начать зарабатывать?

Что значит «выйти из операционки»?

Почему большинство предпринимателей не может выйти из операционки?

Алгоритм выхода из операционки

Как понять, что вы реально вышли из операционки?

Что значит «выйти из операционки»?

Операционкой называют задачи бизнеса, которые приходится решать каждый день: это может быть закупка строительных материалов, контроль выполнения различных работ, общение с подрядчиками в чатах и по телефону, решение различных мелких проблем, которые постоянно возникают. Мы называем все это «тушением пожаров» — когда одни и те трудности приходится преодолевать из недели в неделю (рабочие опять не вышли на объект, прораб снова забыл отчитаться о потраченных средствах и нужно как-то оправдываться перед заказчиком).

Бизнес там, где собственник не тушит пожары, а думает о том, как масштабировать свое дело. Подробнее об этом и других принципах эффективного ведения бизнеса в статье с советами по развитию строительной или отделочной компании.

Выход из операционки — это переход от роли «всё сам» к роли управляющего системой. Это первый шаг к тому, чтобы стать предпринимателем, а не просто председателем хаоса. До тех пор, пока вы лично управляете каждым шагом ваших сотрудников (то есть практикуете микроменеджмент), вы тратите свои усилия лишь на то, чтобы успокоить свою тревожность, а не на то, чтобы развивать бизнес, повышать качество и вкладываться в команду.

Тревожность, гиперответственность, недоверие команде, неумение подбирать нужных сотрудников — все это лечится либо у психолога, либо на опыте, либо и там, и там. Если вы психологически не можете сжиться с мыслью, что вы должны строить бизнес, который работает без вас, то вам будет очень тяжело. В момент, когда нужно дать сотрудникам больше свободы и довериться им, вы будете снова и снова нависать над ними с контролем, заполняя свое дорогое рабочее время ненужными действиями. И все продолжит копиться как снежный ком: бесконечные согласования, ошибки, которые нужно срочно исправлять, задержки по сдаче объектов, неудовлетворенность своей работой и выгоранием.

Операционка убивает в вас желание работать. Руководитель должен заниматься стратегическими планами, а не топтаться на месте ежедневных типовых задач.

Почему большинство предпринимателей не может выйти из операционки?

Операционка обычно настолько плотно держит в своих оковах, что у человека даже нет времени подумать о том, что что-то идет не так. Каждый день он просыпается, на него налетает ворох непрочитанных сообщений в чатах, еще в машине его вызванивают, чтобы что-то уточнить, в офисе он погружается в ворох согласований, поездок, общения с заказчиками и мастерами — он завершает (если так можно сказать) работу поздно, видит жену и детей спящими и сам забывается тревожным сном. Затем все по-новой, с небольшой передышкой на выходных, чтобы не сойти с ума.

Есть ли при таком графике время на стратегическое планирование, то есть попытку предотвратить какие-то «пожары» вместо того, чтобы бесконечно заниматься их тушением? Конечно, нет. Человек настолько быстро крутится в колесе задач подобно хомячку или белке из знакомого каждому выражения, что у него времени на на отдых, ни на мысли о том, что что-то идет не так. Он не может остановиться, ведь ему кажется, что все развалится, если он не будет каждый день залатывать дыры в лодке, которая в шторм штурмует океан.

Это и есть главная сложность — человек не осознает свое положение. Ему кажется, что все так живут, что бизнес — это сложно и он требует недюжинных вложений сил, денег и времени. А как еще? Да, надо попотеть. Но не любое «попотеть» = эффективное ведение бизнеса. И иногда для вашей компании может быть полезно, если вы остановитесь, возьмете паузу, откажатесь от очередного проекта и займетесь наведением порядка. То, насколько на это бывает непросто решиться, мы даже говорить не будем.

Есть и другие причины, которые не выпускают человека из «операционки»:

Система, построенная вокруг энтузиазма одного человека. Владелец сам делает сметы, закупки, выезды, приёмку. Это умеет делать только он, больше он никому не доверяет и сотрудникам приходится делать вид, что они усердно работают, или долго ждать очередного согласования по закупке саморезов.

Нет стандарта. Каждый объект — уникален, нет шаблонов, нет типовых решений. Так думают ремесленники, а не бизнесмены. Но даже у крутых мишленовских поваров есть заготовки: они что-то нарезали заранее, расписали этапы тех или иных действий, обучили помощников и даже определенным образом разложили посуду, чтобы быстро брать что-то в процессе готовки и не пережарить мясо даже на секунду. Почему так не можете вы?

Слабая аналитика. Руководители, которые живут в вечной операционке, как правило даже не знают, что такое управленческий учет и как его вести. У них на это нет времени, однако это именно то действие, которое способно сэкономить время на ненужные действия.

Нет управленческой структуры. Все звонят руководителю, потому что только он «всё знает». Он становится узким горлышком, через которое проходят все вопросы: от оплат до разрешения конфликтов. Руководитель не делит задачи на стратегические и типовые, он берется за все.

Страх делегировать. «Если я не проверю — точно будет косяк» — печальный опыт в прошлом, как правило, оставляет на нас существенный след.

Операционка — это когда бизнес есть, деньги крутятся, но человек постоянно «в работе» и не растёт.

Алгоритм выхода из операционки

Обсудим конкретные действия, которые помогают осознать свое положение и выйти из операционки:

Шаг 1. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Первое, что освобождает владельца — цифровизация типовых процессов. В ремонте повторяются 80% задач: расчёт сметы, составление списка материалов, фотоотчёты, учёт затрат, отчётность по объекту.

Решением может стать найм дополнительных специалистов. Например, сметчика или ассистентов, которые забирают на себя заполнение табличек, общение с прорабами, которые забывают про отчеты, или снабженца, берущего на себя ответственность за всю работу с материалами.

Если пока что вы не готовы существенно расширять штат или хотите более стратегически подойти к этой задаче, то мы рекомендуем начать с внедрения инструментов вроде Приложения 101. Оно позволяет создать систему, в которой ответственность за отчетность и траты средств по проекту распределяется между всеми участниками ремонта, строительства или любого другого проекта. Благодаря приложению руководители могут избежать найма дополнительных ассистентов за счет автоматизации множества процессов — сбора данных, отслеживания баланса проектов или создания важных документов.

В Приложении 101 вы сможете:

• создавать сметы за 5–10 минут по шаблонам;
• автоматически подбирать наценку за счет подсчета рентабельности;
• контролировать выполнение и расходы по каждому объекту;
• видеть всю картину по проектам в одном окне.

Если до внедрения приложения руководитель, фирма которого ведет 4 проекта, тратит ~4 часа в день на сбор данных, отчёты и переписку. С приложением он может сократить это время до рекордных 30 минут. Освободившиеся часы он может потратить на развитие или поиск новых заказов.

Узнайте больше о возможностях Приложения 101 на бесплатной консультации с экспертом приложения. Запишитесь на любое удобное время, чтобы получить ответы на все вопросы.

Шаг 2. Делегируйте исполнение, но оставьте контроль

Многие не делегируют, потому что не доверяют. А не доверяют — потому что не понимают, как можно контролировать сотрудников так, чтобы быть уверенными в их честности и старательности, но не тратить на «слежку» все рабочее время.

Мы рекомендуем сделать плановый контроль стратегических задач системой, а не включаться во все задачи бездумно:

1. назначать ответственным за каждый этап (демонтаж, черновая отделка, чистовая);
2. требовать фотоотчёт через приложение (без вашего подтверждения события в приложении или подтверждения прораба подрядчик просто не получит оплату);
3. отслеживать прогресс не с помощью личных поездок на объекты, а по отчетам (фото + видео в 101 и фотопотоке).

Это вполне рабочий метод, позволяющий владельцу стать «дирижёром», перескочив роль «исполнителя».

Шаг 3. Создайте шаблоны и инструкции

Без регламентов и инструкций невозможно делегировать и масштабировать компанию. Если вы задали определенный стандарт по выполнению гипсокартонных работ или внешнему виду электрического щита, то его следует описать достаточно подробно и передать сотрудникам, которые будут заниматься данным этапом работ на других объектах.

Минирегламент по созданию регламентов:

1. Храните все регламенты в одном месте. В идеале, это могут быть файлы в Notion или любое облачное хранилище. Ссылку на тот или иной регламент можно будет быстро прикрепить к позициям прайс-листа, чтобы новые сотрудники могли быстро к нему обратиться.
2. Дайте правильное название файла. Пусть оно совпадает с наименованием прайс-листа.
3. Пишите достаточно подробно, но создавать поэму не нужно (это просто никто не будет читать). Используйте пункты с подпунктами, чтобы создать визуально читаемый текст.
4. Добавьте фото, схемы или даже видео. Иногда слова излишни.

Начните с описания самых базовых процессов — закупки (лишь кажется, что это легко, новый сотрудник со стороны может не знать множества нюансов), затем углубитесь в детали. Главное — не переусердствовать. Создавайте регламент, когда повторяющиеся запросы накапливаются.

Шаг 4. Наймите помощника или администратора

Да, различные цифровые решения помогают оптимизировать множество повторяющихся задач. Но все же полностью снять их с себя возможно, если на подхвате есть «человечек». Кто вам сейчас нужен в первую очередь? Решайте сами:

Накопилось много офисной работы? Нанимайте ассистента, который будет звонить, заполнять таблицы, запрашивать данные у поставщиков и быть на связи с мастерами.

Нужны свободные руки на стройке и хочется скинуть со своих плеч пару проектов? Наймите прораба или руководителя проектов.

Но помните: важно не просто нанять человека, а встроить его в систему. Если все идет наперекосяк, то найм нового сотрудника лишь все усложнит: вам потребуется время на его анбординг. Но если все ваши процессы уже идут через Приложение 101 или похожий инструмент — вы сможете быстро обучить нового сотрудника.

Шаг 5. Считать цифры и управлять по показателям

Без цифр невозможно понять, работает ли бизнес без вас. Что важно отслеживать каждому руководителю:

• рентабельность по объекту;
• прибыль;
• загрузку прорабов и их заработок.

Если все эти показатели собираются автоматически — у вас появляется управленческий отчёт, а не «я сам знаю».

Шаг 6. Сфокусируйтесь на развитии

Когда операционные процессы работают, можно заниматься тем, что действительно приносит рост:

• маркетингом (продвижение компании, создание сайта или ведение соцсетей);
• партнёрствами (дизайнеры, поставщики, застройщики);
• упаковкой продукта (ремонт под ключ, апартаменты, франшиза);
• финансовой стратегией или масштабированием.

Главная идея: перестаньте быть частью системы — станьте её архитектором.

Как понять, что вы реально вышли из операционки?

5 признаков, что вы двигаетесь в верном направлении:

1. Бригады и прорабы работают без ежедневных звонков.
2. Сметы и отчёты формируются автоматически.
3. Вы знаете прибыль по каждому объекту
4. Компания приносит прибыль даже без вашего участия в каждой сделке.
5. У вас есть время на развитие и стратегию.

Еще один признак — у вас нашлось время на чтение данной статьи. Если вы пропустили ее «по диагонали», потому что дела горят, значит нужно отдышаться, сделать 50 отжиманий, выпить кофе и прочитать ее снова. Возможно, вас психологически не отпускает рутина и вы застряли в ней.