Когда пора нанять бухгалтера?

1. Что считается бухгалтерией в малом бизнесе?
2. Когда бухгалтер нужен по закону?
3. Сигналы, что пора нанять бухгалтера
4. Когда можно вести учёт самому?
5. Как выбрать формат: штат, аутсорс, частичная занятость?

Что считается бухгалтерией в малом бизнесе?

Если коротко, бухгалтер нужен там, где появляются обязанности и документы. Пока бизнес держится на одном счёте, паре платежей в месяц и простом режиме налогообложения, часть задач реально закрыть руками. Как только возникает зарплата, НДС, несколько направлений, субподряд, авансы, регулярные сверки с контрагентами — «вести учёт по вечерам» перестаёт быть рабочей моделью.

В быту бухгалтерию часто сводят к декларации. Это ошибка: декларация — финальный слой. До неё есть первичка (счета, акты, накладные, чеки), правила, по которым эти документы собираются, сверяются и хранятся, и регулярные расчёты с бюджетом и людьми.

Для владельца полезно держать в голове простой список зон ответственности бухгалтера:

• налоги и отчётность по выбранному режиму
• зарплата, НДФЛ, страховые взносы, отчётность по сотрудникам
• документы с контрагентами: акты, накладные, сверки, закрытие периодов
• касса и эквайринг, требования по онлайн‑кассам (если применимо)
• учётная политика и порядок хранения документов

Ответ на вопрос «когда нужен бухгалтер?» звучит так: «когда я рискую деньгами из‑за учёта и документов больше, чем экономлю на бухгалтере».

Когда бухгалтер нужен по закону?

С точки зрения закона логика такая: бухгалтерский учёт должен быть организован, ответственность лежит на руководителе.

Дальше включается развилка. Руководитель организации обязан либо возложить ведение бухучёта на главного бухгалтера (или другое должностное лицо), либо заключить договор на бухгалтерские услуги. Для субъектов малого и среднего предпринимательства есть возможность принять ведение бухгалтерского учёта на себя.

Отдельные виды компаний живут по более жёстким правилам. В законе прямо указано, что руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учёта на главного бухгалтера.

Для ИП ситуация мягче: при ведении налогового учёта доходов (или доходов и расходов) по НК РФ бухгалтерский учёт по 402‑ФЗ можно не вести.

Если у тебя ООО, вопрос «нужен ли бухгалтер» быстро превращается в выбор формата: человек в штате или договор на бухгалтерское обслуживание.

Сигналы, что пора нанять бухгалтера

Бывает, что формально ты имеешь право вести учёт сам, при этом бизнес уже упирается в риски и время. Тут лучше опираться на признаки, которые видно в реальной работе.

Первый признак — сотрудники. Как только появляется найм, добавляются НДФЛ, страховые взносы, кадровые документы, отчётность и сроки. Ошибка тут стоит дороже, чем «разобраться в выходные». Если тема актуальна, держи под рукой разбор, какие налоги платит ИП за работника: https://101-app.com/blog/taxes-employer-pays-for-employee.

Второй признак — рост оборота и числа операций. Когда платежей становится много, начинает ломаться дисциплина первички: чеки теряются, акты подписываются с задержкой, закрытие месяца превращается в марафон. В проектном бизнесе это проявляется быстро: оплаты идут вперёд работ, затем догоняют закупки и субподряд, и в какой‑то момент уже трудно восстановить картину по памяти.

Третий признак — НДС и работа с крупными заказчиками. Даже разговоры о переходе в НДС обычно означают, что без бухгалтера (или сильного аутсорса) бизнес будет жить в постоянных «пожарах». На 2026 год обсуждаются изменения по лимитам и НДС, поэтому тему лучше отслеживать системно: https://101-app.com/blog/big-tax-reform-in-2026.

Четвёртый признак — несколько направлений или объектов, где деньги смешиваются. Тут часто путают бухгалтерию с управленческими цифрами. Бухгалтер закроет отчётность, при этом вопрос «какой проект зарабатывает» останется. Поэтому в растущей компании связка выглядит так: бухгалтерия закрывает обязательства, управленческий учёт даёт владельцу опору для решений.

Пятый признак — регулярные сверки и споры с контрагентами. Когда бизнес работает через подрядчиков и подотчёт, важно видеть, кому сколько выдано, кто отчитался, где зависли авансы. Иначе деньги начинают теряться в «мелочах», потом всплывают в самый неудобный момент.

Когда можно вести учёт самому?

Своими силами чаще всего справляется микробизнес с простыми вводными: один собственник, минимум операций, понятные поступления, без сотрудников, без НДС, без сложных договорных конструкций. Это похоже на режим «сам себе финансовый администратор».

Хорошая новость: даже в таком режиме можно держать порядок. Плохая новость: порядок — это регулярность, а не героические ночи перед сдачей отчётов.

Если хочешь вести учёт сам, помогает короткий регламент. Его можно уложить в такую схему:

1. Собери календарь обязательных платежей и отчётов под свой режим налогообложения.
2. Сделай правило «день оплаты = день фиксации» и не откладывай первичку.
3. Раз в неделю сверяй остатки денег, долги клиентов, долги подрядчикам и подотчёт.
4. Раз в месяц закрывай период: подписанные акты, собранные чеки, понятная прибыль по работам или проектам.

Чтобы это работало, нужны инструменты, которые снижают ручной труд. В Приложении 101 управленческий учёт построен вокруг проектов: у каждого объекта есть свой финансовый баланс, оплаты, расходы, прибыль и долги, а документы можно хранить в цифре вместе с операциями.

Даже когда бухгалтер ведёт отчётность, владельцу полезно видеть управленческие цифры по проектам. Иначе бизнес легко уходит в режим «работа есть, денег нет».

Как выбрать формат: штат, аутсорс, частичная занятость?

Нанять бухгалтера — это не всегда «взять человека на полный день». В малом бизнесе чаще выигрывает формат, который совпадает с нагрузкой: часть задач закрывает внешний специалист, часть — администратор или сам владелец, плюс нормальный учётный ритм.

Ниже — ориентир по форматам. Он не заменяет расчёт под твою ситуацию, зато помогает быстро прикинуть, куда смотреть.

Отдельный совет, который экономит нервы: при любом формате договорись, где живёт первичка и кто за неё отвечает. Если документы разбросаны по почте, мессенджерам и папкам «на потом», бухгалтер (в штате или на аутсорсе) будет тратить время на поиски, а бизнес — платить за хаос.