Время прочтения: 15 минут
2 октября 2024
Как автоматизировать управленческий учет?
Любой бизнес проходит через этот этап во время роста и развития: то, что раньше можно было сделать в одной небольшой табличке, теперь требует более современных решений. В статье мы расскажем способы автоматизации управленческого учета
Содержание:
Управленческий учет в компании
Управленческий учет — это особая система сбора, систематизации и анализа данных о финансовых операциях компании, которая помогает владельцу бизнеса принимать решения.
Управленческий учет дает возможности для оценки эффективности работы компании: например, увидеть, куда сливается доход, и какие услуги приносят наибольшую прибыль. Ведение учета позволяет предпринимателям перестать действовать «вслепую» и начать делать шаги к масштабированию бизнеса более осознанно.
Это миф, что учет нужен бизнесу только на определенном этапе развития. Качественную систему сбора и анализа данных можно (и нужно!) внедрить буквально в первые месяцы работы компании. Это поможет предпринимателю объективно оценивать свои действия без лишних эмоций и надежд.
Когда нужно автоматизировать учет?
Ведение управленческого учета вручную представляет собой следующую картину:
- каждый менеджер или управленец в компании ежемесячно собирает какие-то отчеты;
- приносит их руководителю;
- он открывает таблицы в Excel и вбивает данные из различных документов (или копирует в общую таблицу);
- пытается свести цифры (что не всегда получается) и построить диаграммы.
В этой схеме есть сразу несколько слабых мест: время и люди. Во-первых, достаточно сложно организовать получение отчетов от всех участников вовремя и в корректном виде (мастера любят отдавать отчеты на куске обоев и терять чеки). Во-вторых, человеческий фактор рано или поздно приводит к ошибкам — можно опечататься в отчете или ввести не ту формулу в Excel.
Важно автоматизировать учет, чтобы сэкономить как можно больше времени и сил на принятие решение. Автоматизация чаще всего заключается во внедрении в работу компании какого-либо ПО. Как правило, это приложение для смартфона или программа для ПК. Подобные сервисы помогают ускорить и упростить создание отчетов, сбор и анализ данных.
Сервисы автоматизации управленческого учета
Существует достаточно много систем, которые позволяют так или иначе автоматизировать управленческий учет. Давайте обсудим основные преимущества и недостатки некоторых программ и сервисов.
Excel или Google Таблицы
Это классика, через которую проходили почти все строительные компании.
Преимущества:
- не требует каких-либо навыков (можно просто взять и начать выписывать данные в табличку);
- есть возможности для автоматизации (различные формулы и макросы);
- существует множество финансовых функций, которые могут быть полезны для вашей компании.
Недостатки:
- требуется много времени (все делается вручную, хотя и с некой оптимизацией) на заполнение таблиц;
- нет интеграции с другими сервисами;
- возможно, нужно будет нанимать специалиста для ведения таблиц;
- велика вероятность ошибки или опечатки.
1C и другие программы для ПК
Системы сбора и анализа информации типа 1C помогают крупным компаниям обеспечить слаженную работу внутри разных подразделений. Например, контролировать отгрузку товаров, обучать сотрудников или вести учет.
Преимущества:
- большое количество конфигураций, которые можно настроить под нужды компании;
- возможности для составления различных отчетов;
- создание пространства, куда можно подключить сотрудников различных подразделений.
Недостатки:
- требуется помощь программиста, чтобы настроить сервис под себя;
- большое количество времени на внедрение;
- обслуживание программы обходится довольно дорого.
Приложение 101 для строителей
Приложение 101 разработано специально для строительных или отделочных компаний, которые хотят упростить управленческий и финансовый учет.
Преимущества:
- быстрое подключение всех сотрудников в единую систему;
- работа со смартфона (телефон всегда под рукой, поэтому не нужно ждать вечера, чтобы сделать отчет с компьютера);
- разделение финансовой ответственности между участниками команды;
- быстрое создание отчетов.
Недостатки:
- требует определенной перестройки работы компании (не получится эффективно работать по системе из приложения в одиночку, придется подключать всех участников);
- нет возможностей для самостоятельной доработки приложения под себя (однако система тегов позволяет гибко разметить различные категории для последующего анализа).
Алгоритм автоматизации управленческого учета
Выделим 5 основных шагов:
1. Определить, откуда вы будете собирать данные, и проверить их корректность
Требуется понять, насколько качественная информация о реальном движении денежных средств поступает к вам.
2. Оценить текущие процессы
Нужно проанализировать, как сейчас устроен процесс получения информации: кто ответственен за создание отчетов, кто их проверяет и вносит в систему. Вам предстоит найти болевые точки, в которых происходит сбой: возможно, сотрудники не соблюдают сроки или вносят данные некорректно.
3. Выбрать систему для автоматизации учета
Попробуйте приложение 101 для ведения управленческого учета. С помощью приложения на смартфоне мастера всегда будут своевременно вносить актуальные данные, а руководители проектов смогут своевременно проверять их отчеты и создавать все необходимые документы в несколько кликов.
4. Назначить ответственных
Система приложения 101 позволяет разделить финансовую ответственность: больше нет ничейных денег, которые легко можно забрать себе в карман — каждый рубль заказчика выдается под отчет и учитывается в общем балансе проекта.
5. Анализировать данные
С помощью расширенной статистики в тарифе PRO+ вы сможете анализировать важные показатели эффективности вашего бизнеса — чистую прибыль, выручку и поступления. Мы поможем вам выгрузить любые данные из приложения и создать графики в DataLens.
