Строительный бизнес

Автоматизация управленческого учета | как автоматизировать управленческий учет

иконка часов

Время прочтения: 15 минут

2 октября 2024

Как автоматизировать управленческий учет?

Любой бизнес проходит через этот этап во время роста и развития: то, что раньше можно было сделать в одной небольшой табличке, теперь требует более современных решений. В статье мы расскажем способы автоматизации управленческого учета

Иллюстрация к статье
Содержание:
  1. Что такое управленческий учет?
  2. Когда нужно автоматизировать управленческий учет?
  3. Сервисы для автоматизации управленческого учета
    1. Excel и Google Sheets
    2. Приложение 101
  4. Алгоритм автоматизации управленческого учета в строительной компании

Управленческий учет в компании

Управленческий учет — это особая система сбора, систематизации и анализа данных о финансовых операциях компании, которая помогает владельцу бизнеса принимать решения.
Управленческий учет дает возможности для оценки эффективности работы компании: например, увидеть, куда сливается доход, и какие услуги приносят наибольшую прибыль. Ведение учета позволяет предпринимателям перестать действовать «вслепую» и начать делать шаги к масштабированию бизнеса более осознанно.
Это миф, что учет нужен бизнесу только на определенном этапе развития. Качественную систему сбора и анализа данных можно (и нужно!) внедрить буквально в первые месяцы работы компании. Это поможет предпринимателю объективно оценивать свои действия без лишних эмоций и надежд.
Перевод подотчетных средств
Перевод подотчетных средств

Когда нужно автоматизировать учет?

Ведение управленческого учета вручную представляет собой следующую картину:
  • каждый менеджер или управленец в компании ежемесячно собирает какие-то отчеты;
  • приносит их руководителю;
  • он открывает таблицы в Excel и вбивает данные из различных документов (или копирует в общую таблицу);
  • пытается свести цифры (что не всегда получается) и построить диаграммы.
В этой схеме есть сразу несколько слабых мест: время и люди. Во-первых, достаточно сложно организовать получение отчетов от всех участников вовремя и в корректном виде (мастера любят отдавать отчеты на куске обоев и терять чеки). Во-вторых, человеческий фактор рано или поздно приводит к ошибкам — можно опечататься в отчете или ввести не ту формулу в Excel.
Важно автоматизировать учет, чтобы сэкономить как можно больше времени и сил на принятие решение. Автоматизация чаще всего заключается во внедрении в работу компании какого-либо ПО. Как правило, это приложение для смартфона или программа для ПК. Подобные сервисы помогают ускорить и упростить создание отчетов, сбор и анализ данных.

Сервисы автоматизации управленческого учета

Существует достаточно много систем, которые позволяют так или иначе автоматизировать управленческий учет. Давайте обсудим основные преимущества и недостатки некоторых программ и сервисов.

Excel или Google Таблицы

Это классика, через которую проходили почти все строительные компании.
Преимущества:
  • не требует каких-либо навыков (можно просто взять и начать выписывать данные в табличку);
💡️
Конечно, все далеко не так просто! Продвинутое владение Excel требует обучения и времени на внедрение всех возможных функций. В Excel действительно можно сделать все (таблицы, графики, диаграммы), но важно понять, насколько это целесообразно при ваших объемах задач.
  • есть возможности для автоматизации (различные формулы и макросы);
  • существует множество финансовых функций, которые могут быть полезны для вашей компании.
Недостатки:
  • требуется много времени (все делается вручную, хотя и с некой оптимизацией) на заполнение таблиц;
  • нет интеграции с другими сервисами;
  • возможно, нужно будет нанимать специалиста для ведения таблиц;
  • велика вероятность ошибки или опечатки.

1C и другие программы для ПК

Системы сбора и анализа информации типа 1C помогают крупным компаниям обеспечить слаженную работу внутри разных подразделений. Например, контролировать отгрузку товаров, обучать сотрудников или вести учет.
Преимущества:
  • большое количество конфигураций, которые можно настроить под нужды компании;
  • возможности для составления различных отчетов;
  • создание пространства, куда можно подключить сотрудников различных подразделений.
Недостатки:
  • требуется помощь программиста, чтобы настроить сервис под себя;
  • большое количество времени на внедрение;
  • обслуживание программы обходится довольно дорого.

Приложение 101 для строителей

Приложение 101 разработано специально для строительных или отделочных компаний, которые хотят упростить управленческий и финансовый учет.
Преимущества:
  • быстрое подключение всех сотрудников в единую систему;
  • работа со смартфона (телефон всегда под рукой, поэтому не нужно ждать вечера, чтобы сделать отчет с компьютера);
  • разделение финансовой ответственности между участниками команды;
  • быстрое создание отчетов.
Недостатки:
  • требует определенной перестройки работы компании (не получится эффективно работать по системе из приложения в одиночку, придется подключать всех участников);
  • нет возможностей для самостоятельной доработки приложения под себя (однако система тегов позволяет гибко разметить различные категории для последующего анализа).

Алгоритм автоматизации управленческого учета

Выделим 5 основных шагов:
1. Определить, откуда вы будете собирать данные, и проверить их корректность
Требуется понять, насколько качественная информация о реальном движении денежных средств поступает к вам.
2. Оценить текущие процессы
Нужно проанализировать, как сейчас устроен процесс получения информации: кто ответственен за создание отчетов, кто их проверяет и вносит в систему. Вам предстоит найти болевые точки, в которых происходит сбой: возможно, сотрудники не соблюдают сроки или вносят данные некорректно.
3. Выбрать систему для автоматизации учета
Попробуйте приложение 101 для ведения управленческого учета. С помощью приложения на смартфоне мастера всегда будут своевременно вносить актуальные данные, а руководители проектов смогут своевременно проверять их отчеты и создавать все необходимые документы в несколько кликов.
4. Назначить ответственных
Система приложения 101 позволяет разделить финансовую ответственность: больше нет ничейных денег, которые легко можно забрать себе в карман — каждый рубль заказчика выдается под отчет и учитывается в общем балансе проекта.
💡️
Чтобы получить зарплату, требуется отчитаться в приложении, а значит вам не придется ждать отчетов от мастеров неделями!
5. Анализировать данные
С помощью расширенной статистики в тарифе PRO+ вы сможете анализировать важные показатели эффективности вашего бизнеса — чистую прибыль, выручку и поступления. Мы поможем вам выгрузить любые данные из приложения и создать графики в DataLens.