Как вести учёт на УСН?

1. Что вести и хранить на УСН: документы и регистры
2. Что подавать на УСН: декларация, уведомления, доп. отчётность
3. Календарь УСН на 2026 год: даты для ИП и ООО
4. Правила учёта доходов и расходов на УСН: как не спорить с ФНС
5. Нововведения 2026: лимиты УСН и что контролировать
6. Чек-лист предпринимателя: учёт на УСН без авралов

Что вести и хранить на УСН?

На УСН нет обязанности вести бухучёт «по-взрослому» для ИП (с балансом и проводками), но остаётся налоговый учёт. Его смысл — показать, как получилась налоговая база: откуда взялись доходы, какие расходы заявлены, чем они подтверждены.

Ключевой регистр на УСН — КУДиР (книга учёта доходов и расходов). Её ведут весь год, распечатывают и хранят. В налоговую книгу обычно не отправляют, но инспекция вправе запросить при проверке.

В стройке больше всего вопросов упирается в первичку: договор, счёт/спецификация, акт, платёжка, чек, накладная. По логике ФНС связка выглядит просто: «покажи, что купил, зачем купил, что оплатил и как это связано с доходом»:

• КУДиР за год (в актуальной форме) + расчёты, по которым заполняли книгу.
• Банк: выписки, платёжные поручения, эквайринг, подтверждения переводов.
• Продажи: договоры, счета, акты/КС, закрывающие документы, переписка по согласованию этапов.
• Закупки и субподряд: договор/заказ, накладные/УПД, акты, чеки, путевые/складские документы (если есть), подтверждение оплаты.
• Кадры (если есть сотрудники): трудовые договоры, табели, приказы, расчёт зарплаты, отчётность и платёжки.

Что подавать на УСН: декларация, уведомления, доп. отчётность?

На УСН у вас две «обязательные линии» в ФНС: годовая декларация и уведомления по авансовым платежам (из-за ЕНС). Уведомления нужны, потому что деньги уходят единым платежом, а налоговой важно понимать, в счёт чего их зачесть. Обязанность по уведомлениям действует с 2023 года.

Годовую декларацию по УСН сдают один раз в год. За 2025 год юридические лица отчитываются до 25.03.2026, ИП — до 27.04.2026.

Для отчётности по УСН за 2025 год ФНС рекомендует новую форму по приказу от 26.11.2025 №ЕД-7-3/1017@. При этом принимается и прежняя форма по приказу от 02.10.2024 №ЕД-7-3/813@ — это переходное правило разъяснено письмом ФНС от 30.12.2025 №СД-4-3/11881@. Разъяснение ФНС.

Уведомление об исчисленных суммах по УСН подают по итогам 1 квартала, полугодия и 9 месяцев: срок — до 25-го числа месяца, в котором стоит срок уплаты аванса. Если 25-е выпадает на выходной, дата сдвигается на ближайший рабочий день.

Если есть сотрудники, к УСН добавляется зарплатная отчётность и взносы. Обычно критичные даты там тоже вокруг 25-го (сдача расчётов) и 28-го (уплата в составе ЕНП). Это отдельный календарь, лучше держать его рядом с календарём УСН, чтобы не пропускать квартальные пики.

Отдельная обязанность по НДС возникает в 2026 году, если доход за 2025 год превысил 20 млн ₽; при превышении 20 млн ₽ с начала 2026 года освобождение прекращается с первого числа следующего месяца. Этот порог не индексируется. Плательщики НДС подают электронную декларацию за каждый квартал не позднее 25-го числа следующего месяца и по общему правилу платят налог тремя равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев, с учётом переноса выходных. См. сроки НДС и актуальный порог. У освобождённых плательщиков УСН эти обычные обязанности по НДС не возникают; отдельные правила действуют, например, для импорта, налоговых агентов и выставления счёта-фактуры с НДС.

Календарь УСН на 2026 год: даты для ИП и ООО

Ниже — даты, которые помогают жить спокойно. Советуем ставить их в календарь в начале года и добавлять напоминания за 7 дней: «сверить КУДиР», «посчитать аванс», «проверить ЕНС», «отправить уведомление».

Правила учёта доходов и расходов на УСН

На УСН налог считают нарастающим итогом: в каждом отчётном периоде суммируете доходы (и расходы, если объект «доходы минус расходы»), считаете налог, вычитаете ранее начисленные авансы. Поэтому важно, чтобы доходы и расходы попадали в период верно.

Доходы на УСН признаются по оплате. Пришёл аванс от заказчика — это доход периода, даже если работы пойдут позже. Частая история в ремонтах: деньги пришли в декабре, акт закрыли в январе. Для УСН это доход декабря: он включается в доходы года и влияет на годовой налог. Отдельного авансового платежа УСН за IV квартал нет.

Расходы на УСН «доходы минус расходы» попадают в базу по правилам НК и только после оплаты. В проектном бизнесе это критично: акт от субподрядчика подписан, деньги уйдут через неделю — в текущем периоде расхода для УСН нет. Поэтому в конце квартала полезно сверять не только акты, но и оплаты.

С 2026 года перечень расходов открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает иные расходы по правилам главы 25 при соблюдении условий признания. Источник: ФНС России.

Если работаете по этапам, держите связку «этап → акт → оплата → запись в учёте». Это помогает и в налогах, и в спорах с заказчиком.

Нововведения 2026: лимиты УСН и что контролировать?

Нововведения в учёте на УСН в 2026 году сводятся к двум практичным вещам: контроль лимитов и актуальные формы/коэффициенты. Пропустить тут легко: бизнес растёт, обороты скачут по сезонам, а право на УСН теряется в момент превышения.

Коэффициент-дефлятор для УСН на 2026 год — 1,090 (приказ Минэкономразвития от 06.11.2025 № 734). ФНС: лимиты УСН на 2026 год.

Из-за дефлятора в 2026 году увеличиваются «денежные» лимиты для УСН. В прикладном виде это выглядит так: предельный доход для сохранения УСН в 2026 году — 490,5 млн ₽, лимит по стоимости основных средств — 218 млн ₽, лимит по численности — 130 человек.

Если совмещаете режимы, контроль нужен ежемесячно: один сильный сезон способен утащить к лимитам быстрее, чем кажется по ощущениям.

Отдельно про страховые взносы ИП: фиксированный платёж «за себя» в 2026 году — 57 390 ₽, срок уплаты — до 28 декабря, дополнительный 1% с дохода свыше 300 000 ₽ платится до 1 июля следующего года.

Чек-лист предпринимателя на УСН

1. Шаг 1. В начале года заведите КУДиР и договоритесь с собой, где живёт «истина» по платежам: банк/касса, один файл или одна система.
2. Шаг 2. На каждый доход держите связку: договор → акт/КС → оплата. Для авансов добавьте метку «аванс», чтобы не потерять их в доходах квартала.
3. Шаг 3. На каждый расход держите связку: документ на покупку/работу → подтверждение оплаты → привязка к проекту/деятельности. Для «доходы минус расходы» сверяйте себя по перечню расходов и документам. Полезный разбор — Какие расходы можно учесть на УСН «Доходы минус расходы».
4. Шаг 4. Перед сроками по итогам I квартала, полугодия и девяти месяцев соберите акты, чеки, накладные и оплаты, рассчитайте аванс УСН и подайте уведомление. По итогам года отдельно рассчитайте годовой налог и подготовьте годовую декларацию; годовой расчёт отражается в декларации.
5. Шаг 5. За 2–3 дня до 28-го числа проверьте ЕНС и запланируйте единый платёж, чтобы налог/аванс легли в срок.
6. Шаг 6. Раз в месяц проверяйте лимиты УСН по доходам и численности. Если есть патент, ведите раздельный учёт доходов, чтобы не собирать его задним числом.
7. Шаг 7. Раз в квартал выделяйте час на «санитарную уборку» учёта: сверка КУДиР с банком, проверка комплектности документов, список спорных операций для бухгалтера.

Если хочется держать изменения в законах под контролем, добавьте источники, которые читаете раз в неделю. У 101 есть подборка Telegram-каналов про бизнес и налоги.