Как вести учет НДС на УСН в 2026?

Что изменилось с НДС для УСН в 2025–2026?

С 1 января 2025 года бизнес на УСН признали плательщиками НДС. При этом работало автоматическое освобождение, если доход за 2024 год не превышал 60 млн. В 2026 году ключевой лимит стал ниже: теперь ориентир для освобождения от НДС на старте года — доход за 2025 год до 20 млн.

То есть в январе 2026 логика такая: если доход за 2025 год больше 20 млн, НДС нужно платить уже с 1 января 2026. Если доход за 2025 год уложился в 20 млн, освобождение действует автоматически, затем его легко потерять в течение 2026 года, если доход с начала года превысит 20 млн. Тогда обязанности по НДС включаются с 1-го числа следующего месяца.

Если нужна отдельная расшифровка лимита и момента перехода по датам, пригодится материал про лимит без НДС в 2026 год.

Как выбрать ставку НДС на УСН: освобождение, 5%, 7%, 22%?

Выбор ставки — это то, что влияет на маржу и на деньги в кассе. В 2026 у предпринимателя на УСН четыре сценария поведения по НДС: сохранить освобождение, работать по 5%, работать по 7%, либо считать НДС по общеустановленным ставкам (включая базовую 22%) и забирать входной НДС вычетом.

По спецставкам важно помнить два ограничения, которые часто «всплывают» уже после выбора:

• На 5% и 7% входной НДС к вычету не принимается. Он становится частью себестоимости (материалов, аренды, субподряда).
• Выбранные спецставки обычно фиксируются надолго: применять их нужно последовательно в течение 12 кварталов. В отдельных ситуациях для тех, кто впервые вошел в спецставку, могут быть послабления по сроку отказа.

Если хочется глубже разобраться именно в выборе ставки и лимитах на УСН, у 101 есть отдельный материал: Лимиты НДС на УСН в 2026 и выбор ставки. По льготным режимам ставок тоже есть разбор: Льготные ставки НДС в 2026 году: какие бывают, в чем разница и что выгоднее малому бизнесу.

Как поправить договоры и цены, чтобы НДС не съел маржу?

Почему денег стало меньше при той же выручке? Ответ часто в том, что НДС поставили внутрь цены молча и не перестроили договоры/цены.

Нужно выбрать и зафиксировать в договорной логике один из двух подходов: цена включает НДС или цена указана без НДС и налог идет сверху. Это решает, кто несет нагрузку при изменении ставки и что делать с авансами и этапами.

Для подрядчика критично описать три вещи человеческим языком в приложении к договору или в счете:

• какая ставка НДС применяется по договору;
• как считается цена по этапам: с НДС или без НДС;
• как оформляются авансы и закрывающие документы: УПД/акты/счета-фактуры, в какие сроки.

Если бизнес работает с юрлицами и им важны документы, полезно заранее проговорить: что меняется в счетах и закрывающих, как выделяется НДС, в какие даты будет декларация, как выглядит график платежей. В проектных работах это снижает риск кассового разрыва, когда НДС уже пора платить, а деньги за этап еще не пришли.

Когда нужно быстро показать, как устроены деньги по объекту (авансы, расходы, остатки, что относится к марже, что к налогу), помогает связка: бухгалтерский учет + управленческий учет. Про разницу двух подходов есть понятный текст: Финансовый и управленческий учет: в чём разница и как вести оба вида учета без хаоса.

Если хочешь разложить учет по объектам и увидеть, где НДС срезает маржу по этапам, проще сделать это на данных, которые уже живут в проектах. Иногда достаточно 30 минут, чтобы понять, какие настройки и правила нужны команде.

Как вести учет НДС?

Учет НДС держится на дисциплине документов. Ставка сама по себе не спасает: при 5% и 7% проще расчет, но счета-фактуры и декларации никуда не исчезают. При общеустановленных ставках добавляется контроль вычетов и правильности входного НДС.

База, без которой учет НДС развалится:

• счета-фактуры по реализации (или УПД, если работаешь через него);
• счета-фактуры от поставщиков и подрядчиков (если планируешь вычеты по входному НДС на общеустановленных ставках);
• книга продаж (фиксирует начисленный НДС);
• книга покупок (нужна, если есть вычеты);
• учет авансов: НДС с аванса часто становится сюрпризом, если авансы идут пачкой в конце месяца;
• раздельный учет операций, если есть освобожденные операции и облагаемые (история редкая в стройке, но встречается в смежных услугах).

Дальше начинается рутина, в которой важнее контрольные точки, чем теория.

• Контрольная точка 1. Каждый аванс привязан к договору и ставке НДС, понятно, как будет оформляться счет-фактура на аванс и как потом закрывать реализацию.
• Контрольная точка 2. По каждому этапу есть дата подписания акта/УПД и дата выставления счета-фактуры. Это снижает риск, что НДС попадет в «не тот» квартал.
• Контрольная точка 3. Перед сдачей декларации сверяется книга продаж и база по поступлениям/реализации, чтобы не было «потерянных» документов.
• Контрольная точка 4. После сдачи декларации планируется уплата НДС тремя долями, чтобы платежи не совпали с пиковыми закупками по объектам.

По срокам в 2026 ориентир такой: декларация по НДС сдается поквартально, после окончания квартала. Уплата НДС обычно идет равными долями в течение трех месяцев после квартала. Если параллельно ведешь ИП-отчетность по другим налогам, удобно держать календарь в одном месте: Отчетность ИП в 2026 году: календарь по режимам, чтобы ничего не забыть.

Подробный алгоритм: что сделать, чтобы начать вести учет НДС?

Ниже представлен алгоритм, чтобы с первого квартала учет НДС работал ровно: документы сходятся, ставка понятна, цена в договорах не спорная.

1. Зафиксируй, возникает ли НДС в 2026 году по твоей ситуации: доход за 2025 год и доход с начала 2026 года. Отметь дату, с которой появляется обязанность по НДС (1 января 2026 или 1-е число месяца после превышения лимита).
2. Собери структуру расходов, где сидит входной НДС: материалы, аренда, техника, субподряд, сервисы. Пойми, много ли входного НДС в себестоимости.
3. Сравни два сценария по деньгам: спецставка (НДС как процент от базы без вычетов) и общеустановленные ставки (НДС с продаж минус входной НДС при вычетах). Выбери ставку, которая сохраняет маржу на типовом объекте.
4. Приведи в порядок прайс и коммерческие условия: где цена с НДС, где без НДС, как считаются этапы, как оформляются авансы.
5. Обнови шаблоны документов: счет, акт/УПД, счет-фактура, приложения к договору с формулировкой про ставку НДС и цену.
6. Настрой учетную схему: кто и когда выписывает счета-фактуры, кто собирает входящие, где хранятся оригиналы/сканы, кто отвечает за книгу продаж и книгу покупок.
7. Введи правило «закрытие месяца»: сверка реализаций, авансов, счетов-фактур, контроль попадания документов в нужный квартал.
8. Запланируй кассовые выплаты: после сдачи декларации НДС платится частями. Заложи это в платежный календарь, чтобы налог не конфликтовал с закупками на объекте.
9. Отдельно проверь исключения: импорт и ситуации налогового агента. Даже при освобождении от НДС по лимитам такие обязанности могут возникать.

Если бизнес растет и команда впервые проходит через НДС на УСН, часто ломается не расчет, а дисциплина: кто собирает счета-фактуры, кто «дожимает» поставщика на корректные документы, кто контролирует квартал. Тут полезно пройти обучение, где настраиваются правила учета и ответственности внутри компании.

Частые ошибки в учете НДС на УСН

Эти ошибки встречаются чаще всего, когда предприниматель впервые пытается понять, как вести учет НДС, и переносит старые привычки с УСН «без НДС» на новый режим.

• Ошибка 1. Цена в договоре не определяет, включен НДС или идет сверху. Дальше начинается спор на этапе оплаты.
• Ошибка 2. Авансы получают, документы откладывают «на потом». Потом превращается в другой квартал и лишние корректировки.
• Ошибка 3. Выбрали 5% или 7% и продолжают считать «входной» НДС как вычет. На спецставках вычета нет, НДС уходит в себестоимость.
• Ошибка 4. Не заложили график уплаты НДС в платежный календарь. В стройке это быстро превращается в кассовый разрыв на закупках.
• Ошибка 5. Не определили владельца процесса: документы разъезжаются по чату, бухгалтер видит их в конце квартала, исправления идут в пожарном режиме.