Как устроены расходы при УСН «доходы минус расходы»
При объекте налогообложения «доходы минус расходы» налог считают с разницы между поступлениями и затратами, которые разрешены Налоговым кодексом. При объекте «доходы» базой служит вся выручка.
Перечень допустимых трат содержится в статье 346.16 НК РФ и считается закрытым: если вида расхода нет в списке, уменьшить налог на него нельзя. Поэтому идея простая: чем точнее вы попадаете в формулировки статьи, тем спокойнее проходите проверку.
Важно, чтобы каждая трата была экономически обоснованной, связанной с вашей деятельностью и подтверждённой документами. Для УСН это особенно критично: налоговая при проверке идёт по простому сценарию — «покажите договор, акт, чек и оплату».
Кроме того, расходы учитываются только после фактической оплаты. То есть пока вы не перевели деньги подрядчику или поставщику, трата не уменьшает налоговую базу, даже если акт уже подписан.
Перечень расходов, которые обычно принимают
Статья 346.16 НК РФ перечисляет десятки позиций. Чтобы не утонуть в формулировках, ниже собраны краткие блоки расходов, которые чаще всего встречаются у строителей, ремонтных компаний и проектных бюро.
Этот материал не заменяет консультацию юриста или бухгалтера. Отнеситесь к нему как к рабочей шпаргалке. В спорных ситуациях всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Налогового кодекса и позицией вашего налогового консультанта.
Основные группы расходов при УСН «доходы минус расходы» выглядят так:
- Основные средства и нематериальные активы. Покупка, строительство, изготовление, модернизация, реконструкция и достройка техники, инструмента, офисов, складов, лицензий на ПО, проектных программ.
- Материальные расходы. Сырьё и материалы, черновые и чистовые отделочные материалы, крепёж, расходники, специнструмент, топливо, электроэнергия, услуги производственного характера (подрядчики по отдельным видам работ).
- Товары для перепродажи. Закупка товаров, которые вы продаёте заказчику, плюс расходы на хранение, транспортировку, упаковку.
- Оплата труда сотрудников. Зарплата по трудовым договорам, премии, закреплённые в системе оплаты труда, выплаты по больничным листам в пределах норм.
- Страховые взносы. Обязательные взносы за сотрудников и за предпринимателя, взносы по обязательному страхованию, часть добровольного страхования, если оно связано с производственной деятельностью и соответствует требованиям НК.
- Аренда имущества. Платежи за офис, склады, производственные помещения, аренду строительной техники и транспорта, если они нужны для получения дохода.
- Коммунальные и эксплуатационные расходы. Отопление, вода, электричество, вывоз мусора, услуги управляющих компаний по объектам и офисам.
- Транспортные и командировочные. Проезд, проживание, суточные в пределах норм, служебные поездки сотрудников на объекты, доставка материалов и оборудования.
- Услуги связи и IT. Телефония, интернет, хостинг, облачные сервисы, электронный документооборот, если используются в бизнесе.
- Банковские услуги и проценты. Комиссии банка за расчётный счёт и эквайринг, проценты по кредитам и займам, полученным для деятельности.
- Налоги и сборы. Государственная пошлина, налог на имущество (если вы его платите), страховые взносы, другие обязательные платежи, кроме самого налога по УСН и штрафов с пенями.
- Реклама и продвижение. Расходы на рекламу услуг и объектов в пределах перечня, который разрешён главой 25 НК РФ: наружная реклама, интернет-реклама, каталоги, листовки. Массовые «праздничные» акции и подарки клиентам чаще всего не проходят.
- Обучение и охрана труда. Повышение квалификации сотрудников, обучение по технике безопасности, обязательные медосмотры, спецодежда и средства защиты.
Как подтвердить расходы и не потерять выгоду от УСН
При проверке ФНС инспектор в первую очередь смотрит на три вещи: договор, первичный документ (акт, накладная, чек) и факт оплаты. Ошибка в одном из этих элементов превращает расход в личную трату предпринимателя с точки зрения инспекции.
Чтобы расходы по УСН работали на вас, удобно выстроить управленческий учёт, который помогает собирать данные по каждому объекту. Подробно это разобрано в статье о финансовом учёте доходов и расходов в строительной компании.
В Приложении 101 вы можете заводить отдельный проект под каждый объект, сразу относить траты к нужной статье расходов и сохранять подтверждающие документы: сканы чеков, акты, фотографии с объекта. Как распределять траты по статьям, подробно показано в материале о распределении расходов по статьям.
Если вы совмещаете УСН с патентом, важно вести раздельный учёт доходов и расходов по режимам. В 2026 году правила и лимиты меняются, этому посвящено отдельное руководство по совмещению ПСН и УСН и разбор налоговой реформы 2026 года. Там показано, как не вылететь из льготных режимов из-за одного удачного сезона.
Чем аккуратнее вы ведёте учёт расходов в управленческой системе, тем проще подготовить налоговую базу для УСН и доказать свою правоту при проверке. По сути, вы экспортируете данные из реальной картины по объектам в бухгалтерию вместо того, чтобы собирать их по мессенджерам и разрозненным файлам.
Хотите увидеть, как управленческий учёт в Приложении 101 помогает держать под контролем доходы и расходы по каждому объекту и упрощает жизнь на УСН? Запишитесь на бесплатную онлайн-экскурсию по сервису и за один созвон поймёте, как встроить 101 в текущую схему работы.