गैंट चार्ट समयरेखा पर दिखाई गई कार्य-योजना है। कार्य ऊपर से नीचे और तारीखें बाएँ से दाएँ रखी जाती हैं; पट्टियाँ हर चरण की शुरुआत, अवधि और समाप्ति दिखाती हैं। इससे कार्यों का क्रम, साथ-साथ चलने वाले काम और संभावित देरी जल्दी समझ आती है।
अगर आप जानना चाहते हैं कि गैंट चार्ट क्या है और इसे वास्तविक परियोजना के लिए कैसे बनाएँ, तो पहले कार्यों और उनकी निर्भरताओं की सूची बनाएँ। सुंदर रूप बाद में दिया जा सकता है। शुरुआत में टीम को यह तय करना चाहिए कि क्या काम होगा, किस क्रम में होगा और परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार होगा।
नीचे चरणबद्ध तरीका, मकान की मरम्मत का उदाहरण, निर्भरताओं के नियम और वे गलतियाँ दी गई हैं जिनसे चार्ट कम उपयोगी हो जाता है।
विषय-सूची:
गैंट चार्ट क्या है?
गैंट चार्ट परियोजना को कैलेंडर पर कार्यों के रूप में दिखाने का तरीका है। हर कार्य की शुरू होने की तारीख, पूरी होने की तारीख और अवधि होती है। पट्टी जितनी लंबी होगी, काम में उतना अधिक समय लगेगा।
यह चार्ट पाँच व्यावहारिक सवालों के जवाब देता है:
- परियोजना में कौन-कौन से काम शामिल हैं;
- हर चरण कब शुरू और समाप्त होता है;
- कौन-से कार्य एक साथ किए जा सकते हैं;
- कौन-सा काम अगले कार्य में देरी कर रहा है;
- कहाँ अतिरिक्त समय रखना जरूरी है।
गैंट चार्ट के घटक क्या हैं?
उपयोगी चार्ट में कई घटक होते हैं:
- कार्य। स्पष्ट परिणाम वाले चरण, जैसे तोड़-फोड़ पूरी करना, शुरुआती बिजली की वायरिंग लगाना या प्लास्टर का काम स्वीकार करना।
- समय का पैमाना। दिन, सप्ताह या महीने। मरम्मत के लिए दैनिक या साप्ताहिक पैमाना सुविधाजनक होता है।
- अवधि की पट्टियाँ। ये दिखाती हैं कि हर कार्य को कितना समय दिया गया है।
- निर्भरताएँ। जब अगला कार्य पिछले के पूरा होने के बाद ही शुरू हो सकता है, तो ये कार्यों को जोड़ती हैं।
- जिम्मेदार व्यक्ति। इससे पता चलता है कि चरण पूरा होने की पुष्टि कौन करेगा और तारीख बदलने पर कौन कार्रवाई करेगा।
- महत्वपूर्ण पड़ाव। ये सामग्री की डिलीवरी, किसी चरण की स्वीकृति या अगले कार्य-क्षेत्र के खुलने जैसी घटनाएँ दर्ज करते हैं।
पहले चार्ट के लिए कार्य, तारीखें और मुख्य निर्भरताएँ काफी हैं। परियोजना का तर्क जाँचने के बाद जिम्मेदार लोगों और महत्वपूर्ण पड़ावों को जोड़ें।
सात चरणों में गैंट चार्ट कैसे बनाएँ?
- परियोजना का परिणाम तय करें। लिखें कि अंतिम तारीख तक क्या तैयार होना चाहिए।
- परियोजना को चरणों में बाँटें। ऐसे काम चुनें जिनका परिणाम जाँचा जा सके। “शुरुआती बिजली का काम पूरा” कहना “बिजली का काम करना” से अधिक स्पष्ट है।
- चरणों का क्रम तय करें। अनिवार्य क्रम को उन कार्यों से अलग करें जो एक साथ हो सकते हैं।
- अवधि का अनुमान लगाएँ। काम की मात्रा, टीम का आकार, डिलीवरी और तकनीकी इंतजार को ध्यान में रखें।
- तारीखें और जिम्मेदार व्यक्ति तय करें। हर कार्य की शुरुआत, समाप्ति और उसकी स्थिति अपडेट करने वाला व्यक्ति होना चाहिए।
- निर्भर कार्यों को जोड़ें। यदि एक चरण में देरी से दूसरा आगे खिसकता है, तो चार्ट में यह संबंध दिखाएँ।
- टीम के साथ चार्ट जाँचें। कर्मचारियों की उपलब्धता, सामग्री आने की तारीखें और जोखिम वाले बदलावों पर अतिरिक्त समय सुनिश्चित करें।
तय आवृत्ति पर चार्ट अपडेट करें: छोटी परियोजना में रोज और लंबी परियोजना में सप्ताह में एक बार। तारीख बदलते समय कारण और नया अनुमान भी दर्ज करें।
कार्यों की निर्भरता कैसे काम करती है?
निर्भरता बताती है कि एक काम दूसरे से पहले क्यों शुरू नहीं हो सकता। सबसे आम संबंध “समाप्ति के बाद शुरुआत” है: अंतिम फिनिशिंग तभी शुरू होती है जब शुरुआती कार्य पूरे होकर स्वीकार किए जा चुके हों।
निर्माण परियोजना में तीन सामान्य स्थितियाँ मिलती हैं:
- क्रम से होने वाला काम। तोड़-फोड़ शुरुआती तकनीकी कार्यों के लिए जगह बनाती है।
- समानांतर काम। बिजली और पाइप के काम करने वाली टीमें अलग कमरों में एक साथ काम कर सकती हैं, अगर वे एक-दूसरे के रास्ते में न आएँ।
- तकनीकी विराम। फर्श का आधार डालने या प्लास्टर करने के बाद अगले चरण से पहले समय देना पड़ता है। यह विराम भी चार्ट में काम की तरह समय लेता है।
सबसे कम अतिरिक्त समय वाले जुड़े कार्यों की शृंखला अंतिम समय-सीमा को सबसे अधिक प्रभावित करती है। तारीख बदलने पर इसे जाँचें: इस शृंखला में देरी से अक्सर पूरी परियोजना आगे खिसक जाती है।
मरम्मत परियोजना के लिए गैंट चार्ट का उदाहरण
छह सप्ताह में एक अपार्टमेंट की मरम्मत की कल्पना करें। बड़े चरणों वाली योजना इस तरह हो सकती है:
- तोड़-फोड़ और मलबा हटाना — 3 दिन। इससे माप लेने और तकनीकी कामों के लिए जगह मिलती है।
- शुरुआती बिजली और पाइप का काम — 5 दिन। दो टीमें तय क्षेत्रों में एक साथ काम कर सकती हैं।
- प्लास्टर — 7 दिन। दीवारों के भीतर की लाइनें पूरी होने के बाद शुरू होता है।
- फर्श का आधार और तकनीकी विराम — 6 दिन। अगला चरण आधार तैयार होने पर निर्भर है।
- टाइल और पेंट — 10 दिन। कुछ कमरों में काम एक साथ चल सकता है।
- बिजली और पाइप की अंतिम फिटिंग तथा स्वीकृति — 5 दिन। अंतिम चरण सतहों और उपकरणों के तैयार होने पर शुरू होता है।
इस उदाहरण में तकनीकी काम प्लास्टर को, फर्श की तैयारी अंतिम परतों को और उपकरण की डिलीवरी अंतिम फिटिंग को प्रभावित करती है। अगर दरवाजा या सैनिटरी उपकरण देर से आए, तो डिलीवरी को अलग कार्य के रूप में जोड़ें। जोखिम इंस्टॉलर के आने से पहले दिख जाएगा।
गैंट चार्ट बनाते समय आम गलतियाँ
- बहुत बड़े चरण। “अपार्टमेंट की मरम्मत” जैसा कार्य निर्भरताएँ छिपा देता है और समय-सीमा नियंत्रित करना कठिन बनाता है।
- बहुत अधिक विवरण। सैकड़ों छोटे काम लगातार रखरखाव माँगते हैं। उन्हें जाँचने योग्य परिणाम वाले कार्यों में समूहित करें।
- तकनीकी विराम शामिल नहीं। सामग्री सूखने और डिलीवरी की प्रतीक्षा में भी समय लगता है।
- अपडेट की जिम्मेदारी तय नहीं। पहली तारीख बदलते ही चार्ट पुराना हो जाता है।
- सभी कार्य कड़ाई से जुड़े हैं। टीम एक साथ काम करने के अवसर खो देती है।
- योजना की तुलना वास्तविक प्रगति से नहीं होती। तारीखें और समाप्ति का अनुमान नियमित रूप से अपडेट करें ताकि चार्ट उपयोगी रहे।
101 ऐप में गैंट चार्ट कैसे उपयोग करें?
101 के वेब संस्करण में मूल्य सूची और रिपोर्टों के कामों को परियोजना की समयरेखा पर रखा जा सकता है। चार्ट में समय-सीमाएँ, रकम, काम करने वाले लोग और मौसम दिखाई देते हैं। टीम उन्हीं मदों के आधार पर काम की योजना बनाती है जिनका उपयोग वह लागत-अनुमान और रिपोर्ट में करती है, इसलिए डेटा हाथ से कम स्थानांतरित करना पड़ता है।
कार्य-संरचना और निर्भरताएँ तैयार होने पर उत्पाद की मार्गदर्शिका पढ़ें: 101 ऐप में ऑनलाइन गैंट चार्ट बनाएँ (रूसी भाषा में)।