परियोजना आधारित व्यवसाय में XYZ विश्लेषण

XYZ विश्लेषण तब काम आता है जब तालिकाओं में आँकड़े पहले से मौजूद हों, लेकिन निर्णय फिर भी अंदाज़े से लिए जा रहे हों। पैसे का लेनदेन हो रहा है, परियोजनाएँ चल रही हैं, टीम व्यस्त है, पर आगे की स्थिति का अनुमान लगाना मुश्किल है: आज सामग्री पर्याप्त है, कल कामगारों की टीम खाली बैठी है; एक महीने विज्ञापन से खूब संपर्क मिलते हैं, अगले महीने सन्नाटा है; एक आपूर्तिकर्ता समय पर सामान देता है, दूसरा हर बार कोई नई समस्या सामने लाता है।

XYZ विश्लेषण का मूल विचार सरल है: यह दिखाता है कि किन मदों का व्यवहार स्थिर है और किनमें उतार-चढ़ाव योजना को बिगाड़ता है। निर्माण और नवीनीकरण में इसे सामग्री, ठेकेदारों, खर्च की मदों, काम के प्रकारों, संभावित ग्राहकों के संपर्क स्रोतों और यहाँ तक कि ग्राहकों से मिलने वाले भुगतान पर भी लागू किया जा सकता है।

यदि समयसीमा, पैसे और अपेक्षाओं को नियंत्रण में रखने की चुनौती से आप परिचित हैं, तो विश्लेषण को प्रबंधन के नियमों से जोड़ना उपयोगी होगा। आँकड़ों के आधार पर व्यवसाय की नियमित समीक्षा का सामान्य ढाँचा हमने व्यवसाय की दक्षता के विश्लेषण वाले लेख (रूसी में) में विस्तार से समझाया है।

निर्माण कंपनी को XYZ विश्लेषण की ज़रूरत क्यों है?

परियोजना आधारित व्यवसाय में एक ही नाम वाले कामों का पैटर्न अलग हो सकता है। एक महीने शुरुआती निर्माण कार्य की खरीद अधिक होती है, दूसरे महीने फिनिशिंग की खरीद पूरी होती है और तीसरे में अतिरिक्त काम बढ़ जाते हैं। केवल कुल खर्च देखने पर प्रबंधन कठिन होता है: बड़े खर्च की मदें अपने भीतर की अव्यवस्था को ढक देती हैं।

XYZ विश्लेषण एक व्यावहारिक सवाल का जवाब देने में मदद करता है: कहाँ नियमों और योजना के भरोसे काम चल सकता है और कहाँ सुरक्षा का प्रावधान तथा अलग-अलग परिदृश्य चाहिए? इसका सीधा असर समयसीमा और पैसे पर पड़ता है। निर्माण में बड़ा खर्च अक्सर एक हफ्ते की देरी से शुरू होता है।

एक और लाभ यह है कि XYZ विश्लेषण नियमित प्रबंधन समीक्षा में अच्छी तरह शामिल हो जाता है। आप व्यवस्था को बेहतर बनाते हैं: कहाँ वास्तविक परिणाम दर्ज करने हैं, कहाँ सीमा तय करनी है और कहाँ आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौते बदलने हैं। ध्यान दोषी ढूँढ़ने के बजाय कामकाज की व्यवस्था सुधारने पर रहता है।

XYZ विश्लेषण क्या है और क्या दिखाता है?

XYZ विश्लेषण समय के साथ व्यवहार की स्थिरता के आधार पर विश्लेषण की इकाइयों को तीन समूहों में बाँटने का तरीका है। आम तौर पर किसी अवधि के मासिक आँकड़े लिए जाते हैं और औसत मान के आसपास उनका फैलाव देखा जाता है।

समूह X में स्थिर मदें आती हैं। उनकी खपत या राशि हर महीने औसत के करीब रहती है, इसलिए तुलनीय परिस्थितियों में उनकी योजना बनाना आसान होता है।

समूह Y में ऐसी मदें आती हैं जिनका पैटर्न समझ में आता है, लेकिन बदलता रहता है। अक्सर इसमें मौसमी प्रभाव, काम के चरण और मौसम, आपूर्ति की समयसारणी या संपर्कों की लहरों जैसे बाहरी कारक शामिल होते हैं।

समूह Z में अनियमित व्यवहार वाली मदें आती हैं। आज शून्य, कल अचानक उछाल, फिर शून्य। ऐसी मदों में अलग से यह समझना उपयोगी है कि किन घटनाओं से खर्च या माँग शुरू होती है, और पूर्वानुमान के तरीके की जाँच करना भी ज़रूरी है; केवल औसत मान पर्याप्त नहीं है।

किन चीज़ों का विश्लेषण किया जा सकता है?

पहले विश्लेषण की इकाई चुनें। निर्माण में अक्सर सामग्री और खर्च की मदों से शुरुआत की जाती है: यहाँ जल्दी दिख जाता है कि किसे मानकीकृत किया जा सकता है और किसे परियोजना प्रबंधक के ध्यान की ज़रूरत है।

XYZ विश्लेषण के कुछ व्यावहारिक आयाम:

• सामग्री और सामग्री के समूह। नियमित खपत होने पर चिपकाने वाला पदार्थ, प्राइमर, जिप्सम बोर्ड और कसने-जोड़ने के पुर्ज़े X में आ सकते हैं; डिज़ाइन और आपूर्ति के समय का खास असर होने पर टाइलें और सैनिटरी फिटिंग Y या Z में आ सकती हैं। समूह आपके आँकड़ों से तय होता है, सामग्री के नाम से नहीं।
• परियोजना के खर्च की मदें। लॉजिस्टिक्स, औज़ारों का किराया, मलबा हटाना और उपठेके पर दिया गया काम अक्सर अस्थिर होते हैं और योजना से बाहर निकल जाते हैं।
• ठेकेदार और कामगारों की टीमें। किसी खास टीम के भुगतान और काम की मात्रा की स्थिरता यह दिखाती है कि कहाँ नियमित काम है और कहाँ केवल एक बार के लिए टीम लगाई जाती है।
• संभावित ग्राहकों के संपर्क स्रोत। यदि कभी बहुत संपर्क आते हैं और कभी बिल्कुल नहीं, तो पूछताछ या भुगतान का XYZ विश्लेषण बताएगा कि कहाँ योजना का दूसरा मॉडल चाहिए।

यदि लेखांकन में खर्च की मदों की स्पष्ट संरचना नहीं है, तो XYZ विश्लेषण में बहुत शोर होगा: एक जैसे खर्च अलग-अलग पंक्तियों में पहुँच जाएँगे। इसलिए पहले मदों को व्यवस्थित करना उचित है। खर्च को मदों में बाँटने वाला लेख (रूसी में) इसमें मदद कर सकता है।

XYZ विश्लेषण कैसे करें?

पारंपरिक गणना विचरण गुणांक पर आधारित है: V = σ / x̄ × 100%, जहाँ σ मानक विचलन है और x̄ आँकड़ों की श्रृंखला का औसत मान है। V जितना अधिक होगा, औसत के सापेक्ष फैलाव उतना अधिक होगा। गुणांक अपने आप उतार-चढ़ाव का कारण नहीं बताता और पूर्वानुमान की सटीकता की गारंटी नहीं देता। औसत शून्य होने पर V परिभाषित नहीं होता; यदि सभी मान शून्य हैं, तो उस पंक्ति का वर्गीकरण इस सूत्र से नहीं किया जाता। औसत शून्य के करीब होने पर गुणांक छोटे बदलावों के प्रति संवेदनशील होता है: ऐसी पंक्तियों की अलग से जाँच करें। उपयोग की सीमाएँ विचरण गुणांक पर NIST के संदर्भ दस्तावेज़ (अंग्रेज़ी में) में दी गई हैं।


इसके बाद समूहों की सीमाएँ तय की जाती हैं। अक्सर ये सीमाएँ इस्तेमाल होती हैं: X — V ≤ 10%, Y — 10% < V ≤ 25%, Z — V > 25%। परियोजना आधारित व्यवसाय में इन्हें अपनी परिस्थितियों के अनुसार बदला जा सकता है। मुख्य बात अर्थ बनाए रखना है: X योजना का आधार है और Z अनिश्चितता का क्षेत्र।


प्रक्रिया इस प्रकार है:

चरण 1. अवधि चुनें। निर्माण में मौसमी रुझान और काम के चरणों का प्रभाव देखने के लिए आम तौर पर 6–12 महीने लिए जाते हैं।


चरण 2. हर मद के लिए आँकड़ों की श्रृंखला जुटाएँ: मासिक राशि रूबल में या मात्रा इकाइयों में, और सभी पंक्तियों का प्रारूप एक जैसा रखें।


चरण 3. हर श्रृंखला का औसत और मानक विचलन निकालें।


चरण 4. विचरण गुणांक V की गणना करें।


चरण 5. चुनी हुई सीमाओं के अनुसार मद को X/Y/Z समूह में रखें।


चरण 6. हर समूह की 5–10 पंक्तियाँ जाँचें: इससे जल्दी समझ आएगा कि अवधि सही चुनी गई है या नहीं और आँकड़ों में गलत या अप्रासंगिक प्रविष्टियाँ तो नहीं हैं।

तकनीकी रूप से यह काम Excel में एक शाम में किया जा सकता है। कठिन काम है बिना किसी कमी के मूल आँकड़े जुटाना। इसलिए प्रबंधकीय लेखांकन, सूत्रों से अधिक महत्वपूर्ण है।

नतीजे कैसे लागू करें: X, Y और Z के लिए निर्णय?

हर समूह के लिए प्रबंधन के निर्णय अलग होते हैं: कहाँ मानक तय करना है, कहाँ अतिरिक्त समय और धन रखना है और कहाँ काम को केवल ऑर्डर मिलने पर करने की व्यवस्था अपनानी है।

उदाहरण के लिए, यदि लॉजिस्टिक्स Z में चला गया है, तो इसके दो संकेत हो सकते हैं: आपूर्ति के नियम नहीं हैं और हर कोई जैसे संभव हो परिवहन करवा रहा है, या एक ही मद में अलग-अलग गतिविधियाँ दर्ज हैं। यहाँ XYZ को विचलनों और अधिक खर्च के कारणों की समीक्षा से जोड़ना उपयोगी है। इसे व्यवसाय की दक्षता के विश्लेषण वाले लेख (रूसी में) में समझाया गया है।

XYZ और ABC एक साथ: प्राथमिकताओं की मैट्रिक्स

XYZ स्थिरता दिखाता है और ABC वित्तीय योगदान। दोनों मिलकर 9 खानों की मैट्रिक्स बनाते हैं, जो अनावश्यक चर्चा के बिना प्राथमिकताएँ तय करने में मदद करती है।

व्यवहार में मैट्रिक्स को कैसे समझें:

• A+X. वित्तीय महत्व अधिक और व्यवहार स्थिर। यहाँ नियम, कीमतों का नियंत्रण और स्पष्ट ज़िम्मेदार व्यक्ति चाहिए।
• A+Z. वित्तीय महत्व अधिक और व्यवहार का अनुमान लगाना कठिन। समयसीमा बिगड़ने और नकदी की कमी की समस्याएँ अक्सर यहीं छिपी होती हैं। समाधान लगभग हमेशा संगठन से जुड़ा होता है: मंज़ूरियाँ, आपूर्ति की शर्तें, अग्रिम भुगतान और अतिरिक्त समय का प्रावधान।
• C+Z. वित्तीय महत्व कम और व्यवहार का अनुमान लगाना कठिन। यहाँ सरल व्यवस्था उपयोगी है: कम ध्यान, कम प्रक्रियाएँ और अधिक काम केवल ऑर्डर मिलने पर।

मैट्रिक्स को निर्णयों में उपयोगी बनाए रखने के लिए वित्तीय आधार साथ रखें: नकदी प्रवाह विवरण, लाभ-हानि विवरण और बैलेंस शीट। “व्यवसाय मालिक के लिए तीन प्रमुख वित्तीय रिपोर्ट” वाला लेख एक अच्छा मार्गदर्शक है।

XYZ विश्लेषण को कंपनी के प्रबंधकीय लेखांकन में कैसे शामिल करें?

XYZ विश्लेषण को आदत बनाना उपयोगी है। एक बार गणना करना भी लाभ देता है। नियमित समीक्षा और नियमों में बदलाव उसे वास्तविक प्रबंधन में बदलते हैं।

एक सरल दिनचर्या जिसे अधिकतर टीमें निभा सकती हैं:

• महीने में एक बार: किसी एक आयाम के लिए XYZ अपडेट करें, जैसे प्रमुख परियोजनाओं की सामग्री या खर्च की मदें।
• तिमाही में एक बार: सीमाओं की समीक्षा करें और जाँचें कि व्यवसाय का मॉडल बदला तो नहीं है, जैसे नई तरह की परियोजनाएँ, नए संपर्क स्रोत या नई टीम।
• हर सप्ताह: Y और Z समूह के विचलनों की संक्षिप्त समीक्षा करें: क्या हुआ, कारण को दूर करने की ज़िम्मेदारी किसकी है और किन नियमों की ज़रूरत है।

यदि लेखांकन अलग-अलग जगहों पर होता है, तो आँकड़े जुटाने में समय लगने लगता है और संख्याओं में गलतियाँ सामान्य हो जाती हैं। इसलिए परियोजना आधारित काम में हर निर्माण कार्य को अलग परियोजना के रूप में चलाना और हर घटना को खर्च की मद व दस्तावेज़ से जोड़ना अधिक सुविधाजनक है। यही तरीका 101 ऐप और परियोजना विश्लेषण का आधार है। कंपनी में विश्लेषण की व्यवस्था बनाने के बारे में व्यवसाय विश्लेषण प्रणाली वाला अलग लेख (रूसी में) उपलब्ध है।

क्या आप अपनी स्थिति को आँकड़ों के आधार पर समझना चाहते हैं और जानना चाहते हैं कि विश्लेषण के कौन-से आयाम इसी महीने लाभ दे सकते हैं? डेमो में शामिल हों: वहाँ आपकी परियोजनाओं के मॉडल और लेखांकन के उपयुक्त आयामों पर चर्चा करना आसान होगा।

XYZ विश्लेषण में आम गलतियाँ

गलती 1. अलग-अलग चीज़ों को मिला देना। एक ही तालिका में सामग्री, काम, आपूर्ति और अन्य खर्च आ गए। XYZ केवल शोर बन जाएगा। हर तालिका में विश्लेषण का एक ही आयाम रखें।

गलती 2. बहुत छोटी अवधि चुनना। तीन महीने आम तौर पर मौसमी प्रभाव नहीं दिखाते। निर्माण में 6–12 महीने लेना बेहतर है, खासकर यदि सर्दियों में गिरावट या गर्मियों में तेज़ बढ़ोतरी होती हो।

गलती 3. शून्य वाले महीनों का गलत अर्थ निकालना। एक बार किए जाने वाले कामों में शून्य सामान्य हो सकता है। ऐसे में Z सही तस्वीर दिखाता है और समाधान प्रबंधन का निर्णय है: ऑर्डर पर काम, अग्रिम भुगतान और अलग शर्तें।

गलती 4. तालिका बनाने के बाद कोई कदम न उठाना। XYZ प्रबंधन का हिस्सा होना चाहिए और नियमों को बदलना चाहिए: सीमाएँ, मंज़ूरियाँ, आपूर्ति की शर्तें, खर्च की मदों की संरचना और चरणों की योजना।

अंततः XYZ विश्लेषण दो कामों में आपकी मदद करता है: स्थिर छोटी मदों पर ध्यान खर्च करना बंद करना और उन क्षेत्रों को पहले देख लेना जहाँ योजना अक्सर बिगड़ती है। इसके बाद लेखांकन का अनुशासन और नियमित विश्लेषण काम आते हैं। व्यवसाय की दक्षता के विश्लेषण वाला आधारभूत लेख (रूसी में) मददगार है; इसमें योजना और वास्तविक परिणामों की तुलना करने, कारण खोजने और बदलावों को स्थायी रूप से लागू करने का सिद्धांत अच्छी तरह समझाया गया है।