Daftar isi:
Apa peran manajer proyek?
Manajer proyek konstruksi mengatur pekerjaan tim sejak perencanaan hingga proyek selesai. Ia menyepakati tujuan, jadwal, dan anggaran, mengoordinasikan para peserta proyek, serta memastikan penyimpangan tidak dibiarkan tanpa tindak lanjut.
Pengelolaan mutu merupakan bagian dari peran ini, tetapi manajemen proyek mencakup lebih dari pengawasan saja. Penjelasan PMI tentang peran manajer proyek (dalam bahasa Inggris) juga menyoroti perencanaan tugas, sumber daya, komunikasi, dan pengelolaan risiko.
Wewenang yang diberikan bergantung pada perusahaan, kontrak, dan susunan organisasi proyek. Pembahasan ini membantu menyepakati tugas dan tanggung jawab; isinya tidak menggantikan uraian jabatan yang disusun untuk organisasi Anda.
Tugas manajer proyek
Dalam pekerjaan konstruksi dan penyelesaian interior, manajer proyek biasanya ditugaskan untuk:
- menyusun rencana kerja, membaginya menjadi tahapan, dan menetapkan penanggung jawab;
- mengendalikan anggaran dan dana yang harus dipertanggungjawabkan sesuai batas wewenangnya;
- menjaga komunikasi dengan kepala tim, kontraktor, dan klien;
- memberikan tugas, memeriksa pelaksanaannya, dan melaporkan keterlambatan;
- mengatur penyiapan dan penyimpanan dokumentasi proyek;
- membahas perselisihan, mengusulkan solusi, dan meneruskan persoalan di luar wewenangnya kepada atasan;
- mengoordinasikan urusan mutu dan keselamatan dengan tenaga ahli yang ditunjuk sebagai penanggung jawab.
Perencanaan, anggaran, koordinasi kontraktor, dan laporan kemajuan pekerjaan juga tercantum dalam uraian profesi manajer konstruksi dari Biro Statistik Tenaga Kerja Amerika Serikat (dalam bahasa Inggris). Uraian tersebut merupakan contoh peran profesional; uraian jabatan dapat berbeda antarnegara.
Delegasikan tugas dengan hasil yang jelas dan batas keputusan yang boleh diambil secara mandiri. Misalnya, sepakati sejak awal pengeluaran apa yang boleh disetujui sendiri oleh manajer dan pengeluaran apa yang perlu dibahas lebih dahulu dengan atasan. Ini merupakan contoh praktis pembagian wewenang, bukan ketentuan wajib.
Sistem imbalan juga sebaiknya dibahas sejak awal. Jika Anda memilih bonus berdasarkan hasil proyek, tentukan hasil yang menjadi dasar pemberian bonus serta cara memperhitungkan jadwal, mutu, dan perubahan yang telah disepakati. Persentase dari nilai proyek saja tidak menggantikan kriteria kerja yang jelas.
Bagaimana memantau pekerjaan manajer proyek?
Sepakati frekuensi laporan dan hal-hal yang perlu dibahas: tahapan yang selesai, penyimpangan jadwal dan anggaran, catatan mutu, serta tugas yang belum tuntas. Manajer perlu memahami masalah apa yang harus segera dilaporkan dan masalah apa yang dapat dimasukkan ke laporan berikutnya.
Laporan kepala tim menyediakan data awal dari lokasi konstruksi. Manajer menyatukan gambaran keseluruhan, memeriksa kelengkapan data, dan menjelaskan keadaan proyek kepada klien atau atasan. Menerima informasi dari tim tidak menghapus keterlibatannya dalam pelaporan.
Untuk memeriksa mutu, tetapkan penanggung jawab dan prosedur penerimaan setiap tahap. Pisahkan pembagian tugas internal dari persoalan tanggung jawab hukum: tanggung jawab hukum tidak dapat ditentukan hanya berdasarkan nama jabatan atau keberadaan bagian mutu.
Jika pembahasan tentang pengelolaan bisnis konstruksi bermanfaat bagi Anda, bergabunglah dengan komunitas 101 di Telegram untuk mengikuti materi terbaru.
Bagaimana membagi tanggung jawab?
Pencarian klien, urusan perpajakan, dan perhitungan pembayaran dapat ditugaskan kepada karyawan lain. Namun, tidak ada daftar universal berisi tugas yang sama sekali tidak pernah dikerjakan manajer proyek. Sepakati pembagian pekerjaan sebelum proyek dimulai.
- Pencarian klien: tentukan apakah bagian penjualan bertanggung jawab atau manajer juga ikut bernegosiasi.
- Laporan dari lokasi konstruksi: tentukan siapa yang menyerahkan data awal, siapa yang memeriksanya, dan siapa yang menyiapkan laporan gabungan.
- Urusan perpajakan: tunjuk tenaga ahli dan jelaskan dokumen apa yang harus diserahkan manajer kepadanya.
- Pembayaran kepada pekerja: sepakati siapa yang menyediakan data pekerjaan selesai, siapa yang memeriksa perhitungan, dan siapa yang menyetujui pembayaran.
Aplikasi 101 menyatukan tugas, akuntansi manajemen, dokumen, dan laporan. Gunakan alat-alat ini untuk mengelola proyek dengan terlebih dahulu menentukan siapa yang memasukkan dan memeriksa data. Keberadaan aplikasi saja tidak membagi tanggung jawab ataupun memastikan semua perhitungan sudah benar.