كيفية حساب تكلفة المنتج أو الخدمة؟

لماذا يجب حساب التكلفة؟

تساعد التكلفة في اتخاذ قرارات يومية: كم يكلف تقديم خدمة، وما السعر المناسب، وأي الأعمال تستحق الاستمرار، وأي مشروع قد يسبب خسارة. ويجب أن يرتبط الرقم بشيء محدد مثل وحدة أو طلب أو مشروع أو مرحلة عمل.

النظر إلى الإيرادات وحدها يعطي صورة ناقصة عن اقتصاد النشاط. يبدأ التحليل بالعلاقة بين الإيرادات والتكاليف المتغيرة وهامش المساهمة، ثم تضاف المصروفات المشتركة للوصول إلى النتيجة على أساس التكلفة الكلية.

ماذا تشمل التكلفة؟

تبدأ العملية بتحديد موضوع الحساب: منتج أو خدمة أو طلب أو دفعة إنتاج أو مشروع. بعد ذلك تُختار وحدة قابلة للقياس، مثل القطعة أو المتر المربع أو الساعة أو الزيارة أو النسخة المطبوعة أو مرحلة العمل.

يمكن ربط التكاليف المباشرة بطلب محدد، مثل المواد وأجور التنفيذ والمقاولين الفرعيين والتوصيل الخاص بالطلب. أما التكاليف غير المباشرة فتخدم عدة أنشطة معًا، مثل المكتب والإدارة وجزء من التسويق والاتصالات والخدمات الرقمية.

من المفيد أيضًا تسجيل المصروفات التي تتكرر وتغيب عن التقدير الأول، مثل التعديلات والتنقل ووقت الانتظار والمرتجعات والتصحيح. ويكشف تسجيلها في بند منفصل أثرها الحقيقي بدل إخفائها داخل المتوسط.

معادلة تكلفة الوحدة

تصلح المعادلة الأساسية للمنتجات والخدمات والمشروعات:

التكلفة الكلية = التكاليف المباشرة + الحصة الموزعة من التكاليف غير المباشرة.

ولحساب تكلفة وحدة واحدة يمكن استخدام العلاقة التالية:

تكلفة الوحدة = التكاليف المباشرة للدفعة ÷ عدد الوحدات + التكاليف غير المباشرة للفترة موزعة وفق الأساس المختار.

تعتمد الحصة غير المباشرة على قاعدة التوزيع. ويمكن توزيعها حسب ساعات العمل أو الأمتار المربعة أو الإيرادات أو عدد المبيعات أو مجموع التكاليف المباشرة. ويجب توثيق القاعدة وتثبيتها عند مقارنة الفترات.

كيف تراقب تغير التكلفة؟

يمكن تكرار الإجراء نفسه كل شهر لمقارنة الخطة بالبيانات الفعلية. وبهذا يصبح الحساب ممارسة إدارية تكشف بسرعة سبب تغير التكلفة.

1. حدد المنتج أو الخدمة أو المشروع أو دفعة الإنتاج أو المرحلة المطلوب حسابها.
2. اختر الوحدة: قطعة أو متر مربع أو ساعة أو زيارة أو نسخة مطبوعة أو مجموعة أعمال.
3. اجمع التكاليف المباشرة: المواد والعمل والمقاولين والتوصيل والعمولات والهدر.
4. اجمع التكاليف غير المباشرة للفترة: المكتب والإدارة والخدمات وجزء التسويق.
5. ثبت أساس التوزيع واحسب الحصة المناسبة من التكاليف غير المباشرة.
6. اجمع البنود لتحصل على التكلفة الكلية للوحدة أو المشروع.
7. قارن النتيجة بالسعر والربح المستهدف، ثم عدل الميزانية أو العملية أو الشروط عند الحاجة.

إذا تجاوزت التكلفة الفعلية الخطة، فابحث عن السبب: ارتفاع أسعار المواد أو ساعات إضافية أو توصيل أو مقاول فرعي أو وقت انتظار أو إعادة عمل. تسجيل السبب يساعد على إصلاح العملية بدل رفع السعر تلقائيًا.

طرق حساب التكلفة

تُختار الطريقة وفق طبيعة النشاط والقرار المطلوب. ويمكن للشركة استخدام أكثر من طريقة بشرط فهم البنود التي تدخل في كل نتيجة.

• حساب التكلفة الكلية: يشمل التكاليف المباشرة وحصة موزعة من غير المباشرة. ويساعد على معرفة تكلفة المشروع كاملة والربح بعد تغطية المصروفات المشتركة.
• حساب التكلفة المباشرة: يشمل التكاليف المتغيرة ويحلل المصروفات الثابتة منفصلة. ويفيد في القرارات التجارية السريعة وحساب هامش المساهمة.
• الحساب على أساس الأنشطة ABC: يوزع المصروفات غير المباشرة عبر محركات مثل ساعات المهندس وعدد عمليات التوصيل أو القياس أو إعداد الآلة.
• التكلفة المعيارية: تحدد كميات متوقعة من المواد والوقت ثم تقارن الاستهلاك الفعلي بالمعيار. وتناسب الإنتاج والأعمال المتكررة.

يكفي في كثير من الشركات الجمع بين التكلفة المباشرة للقرارات التشغيلية والتكلفة الكلية لتحليل الربحية النهائية.

أمثلة عملية

الخدمات

عند حساب خدمة تركيب بالمتر المربع، قد تشمل التكاليف المباشرة أجور التنفيذ والمواد المستهلكة. ثم تضاف الحصة المناسبة من المكتب والإدارة، وتُقارن النتيجة بالسعر لكل متر مربع.

الإنتاج

في دفعة إنتاج تُجمع المواد الخام وأجور الإنتاج والتغليف والتوصيل إلى المستودع وخسائر العيوب. ثم توزع تكلفة الإيجار والإشراف واستهلاك المعدات والخدمات. وبعد قسمة الإجمالي على الوحدات المكتملة تظهر تكلفة الوحدة.

البناء والمشروعات

في الأعمال القائمة على المشروعات من المهم فصل التكاليف المتغيرة عن المصروفات المشتركة. فإذا كانت الإيرادات 1,500,000 وحدة نقدية، وبلغت تكلفة الأعمال والمواد 1,000,000، يكون هامش المساهمة 500,000. وتظهر التكلفة الكلية بعد إضافة الحصة الموزعة من المصروفات المشتركة.

الطباعة

تشمل تكلفة دفعة الطباعة عادة الورق والحبر والإعداد والعمل واستهلاك المعدات والتغليف والتوصيل. ويجب تسجيل تغيير إعدادات الآلات والعيوب منفصلة لتحسين دقة الحساب.

أدوات حساب التكلفة والرقابة عليها

يناسب جدول البيانات حجمًا صغيرًا من المعلومات عندما يسجل الفريق كل عملية بانضباط. ويجب أن يربط الجدول التقدير بالتكاليف الفعلية ويعرض الانحرافات حسب البند.

تساعد الحاسبة عبر الإنترنت على إعداد تقدير أولي. أما الإدارة المستمرة فتحتاج إلى سلسلة كاملة: حساب ثم بيانات فعلية ثم تحليل. وفي شركات المشروعات يفيد ربط الميزانية والمدفوعات والمصروفات داخل مسار واحد.

يمكن لنظام ERP تنظيم المخزون والمشتريات والإنتاج ودليل المنتجات. ويجب أن تجيب طبقة الإدارة عن مقدار الربح وسبب النتيجة. وفي 101 يمكن مراجعة الميزانية وحركات الأموال معًا لمقارنة الخطة بنتيجة المشروع.

لمعرفة موضع التكلفة والهامش والربح في 101، يمكن طلب عرض توضيحي قصير للمنتج.

الخطوة التالية هي مقارنة التكلفة بالربحية ومراجعة التغيرات دوريًا حتى تبقى الأسعار والميزانية مبنية على بيانات فعلية.