المحتويات:
ما المقصود بتحسين تكاليف الموظفين؟
يعني تحسين تكاليف الموظفين خفض إجمالي تكلفة الفريق بطريقة منهجية، بما يشمل الرواتب والضرائب والتوظيف والتدريب والتوقف عن العمل والساعات الإضافية، مع الحفاظ على الإنتاجية المطلوبة والامتثال للقانون.
النهج المنهجي هو الأساس. إذا استغنيت عن موظف ووزعت مهامه على الآخرين، فقد ترتفع التكاليف بسبب الساعات الإضافية والأخطاء وشكاوى العملاء وغرامات التأخير ومغادرة الموظفين.
قسّم التكاليف إلى جزء ثابت، مثل الرواتب والوظائف الضرورية، وجزء متغير، مثل المكافآت والأجر حسب الإنجاز والعمل المؤقت والمتعاقدين. غالبًا ما تكون إدارة الجزء المتغير أكثر مرونة.
من أين تبدأ: تحليل التكاليف
لا تنظر إلى تكلفة الموظفين كمبلغ إجمالي واحد في نهاية الشهر. صنّف المدفوعات حسب الشخص والمهمة والمشروع أو المنتج، وافصل المدفوعات الإلزامية عما يرتبط بالنتيجة.
في الأعمال القائمة على المشاريع، مثل البناء والترميم والتصنيع حسب الطلب والوكالات، اربط تكلفة العمل بالمشروع المعني وقارنها بهامش ربحه. هكذا يتضح أين يخفض الفريق الربح وأين يسهم في تحقيقه.
بعد ذلك اتبع أربع خطوات قصيرة. قد تكفي أمسية واحدة لجمع بيانات تساعدك على اتخاذ القرارات الأولى.
- اجمع مدفوعات الشهرين أو الأشهر الثلاثة الماضية: الرواتب والمكافآت والأجر حسب الإنجاز والعمل المؤقت والمتعاقدين والتعويضات.
- وزع المدفوعات حسب الأدوار والوظائف: المبيعات والإنتاج أو مواقع العمل والدعم والإدارة.
- حدد الساعات المكلفة: العمل الإضافي والتوقف وانتظار المواد أو قرارات المدير.
- اختر تغييرين أو ثلاثة من دون تسريح موظفين: الجدول الزمني أو توزيع المهام أو قواعد المكافآت أو طريقة التعامل مع المتعاقدين.
سبع طرق لضبط الإنفاق على الموظفين
تناسب هذه الأفكار الشركات الصغيرة والمتوسطة. تحقق من توافق كل قرار مع قوانين العمل المعمول بها في بلدك، ووثّق أي تغيير في شروط العمل أو الأجر كتابةً.
- 1) قلل الساعات الإضافية بالتخطيط. فهي غالبًا ثمن مدفوع لضعف التخطيط. في روسيا، تنظم المادة 152 من قانون العمل أجر العمل الإضافي؛ راجع الشروط والاستثناءات السارية. إذا استمر العمل إلى وقت متأخر في دور واحد، فابحث عن التقارير غير الضرورية وتأخر الموافقات والعمل اليدوي.
- 2) استخدم دوامًا جزئيًا عندما يتغير حجم العمل موسميًا. تُحدد الساعات باتفاق الطرفين، ويكون الأجر متناسبًا مع ساعات العمل أو حجم العمل المنجز. في الموسم الهادئ، قد تكفي نسبة 0.5–0.75 من الدوام الكامل لبعض الأدوار الإدارية أو المساندة؛ ويمكن العودة إلى الدوام الكامل باتفاق جديد عند زيادة الطلب.
- 3) اجمع الوظائف المتفرقة. أحيانًا يتقاسم شخصان أجزاءً من الوظيفة نفسها، فتتكرر العمليات وتسليم المهام. في روسيا، يتطلب العمل الإضافي موافقة الموظف الخطية وأجرًا إضافيًا؛ تحقق من القواعد المحلية في البلدان الأخرى. ويمكن توسيع دور موظف مؤهل وتعويضه بصورة مناسبة لتقليل الاجتماعات والتقارير وتسليم المهام المتكرر.
- 4) انقل الأدوار المناسبة إلى العمل عن بُعد عندما لا يكون الحضور الفعلي ضروريًا. ينظم الفصل 49.1 من قانون العمل الروسي هذا النوع من العمل في روسيا؛ وقد تختلف القواعد في البلدان الأخرى. قد يقلل ذلك تكاليف المكتب ويوسع نطاق المرشحين. ومن الأدوار التي يمكن قياس نتائجها بالمهام والمواعيد المحاسبة والمشتريات وبعض أعمال المبيعات وإدارة المشاريع.
- 5) أسند المهام غير الأساسية إلى مزودين خارجيين باتفاق واضح لمستوى الخدمة. تشمل الأمثلة التنظيف والحراسة والدعم التقني والتصميم وبعض أعمال التسويق. حدد النتيجة ومقاييسها في العقد، وعيّن مسؤولًا داخل الشركة لاستلام العمل.
- 6) اربط المكافآت بنتائج تؤثر في المال. قد تصبح المكافأة الغامضة جزءًا متوقعًا من الراتب من دون أن تغير السلوك. اربط الأجر المتغير بالالتزام بالمواعيد وتقليل إعادة العمل وهامش ربح المشروع وسرعة إغلاق محاضر استلام الأعمال وتحصيل الذمم المدينة. توضح مقالة 101 عن توزيع الأرباح ومواعيد الدفع (بالروسية) هذه العلاقة.
- 7) خفّض تكلفة دوران الموظفين. قد يكون توظيف شخص جديد وتهيئته أغلى من زيادة راتب موظف قوي. تؤدي مغادرة مختص أساسي إلى تعطل العمل وأخطاء الوافد الجديد وزيادة عبء المدير. حسّن تهيئة الموظفين، ووضح قواعد الأجر، ونظم توزيع المهام. وأحيانًا يساعد وجود قاعدة مكتوبة واحدة للدفع وقناة واحدة لإبلاغ القواعد في تقليل المغادرة.
كيف تتجنب النزاعات والمخاطر القانونية
الخطر الرئيسي هو تقديم علاقة العمل بصورة غير صحيحة باسم التوفير. في روسيا، يجب ألا يخفي عقد مدني مع عامل مستقل علاقة عمل فعلية؛ وإذا كانت العلاقة في الواقع علاقة توظيف، فقد يعاد تصنيفها. وفي البلدان الأخرى، تحقق من قواعد التوظيف والضرائب المحلية.
في روسيا، لا تخضع إيرادات العامل المستقل من صاحب عمله الحالي، أو من صاحب عمل سابق خلال عامين من ترك الوظيفة، لنظام ضريبة الدخل المهني الخاص بالعاملين المستقلين. قبل الاستعانة بمزود خارجي، تحقق من طبيعة العلاقة الفعلية وآثارها الضريبية.
ثمة خطر آخر يتمثل في تغيير شروط الأجر من دون قواعد واضحة. اكتب في المستندات والاتفاقات المعنية ما الذي يُدفع مقابله الأجر، ومتى يُدفع، وعلى أي نتيجة يعتمد. وإلا فقد تتراجع الثقة.
إدارة تكاليف الموظفين باستخدام 101
تعتمد معظم الأفكار السابقة على تسجيل البيانات: يجب أن ترى تكلفة الموظفين حسب المشروع والدور وفئة المصروف، وأن تتابع تجاوز الميزانية والمبالغ المستحقة والأموال قيد التحويل.
صُمم 101 لتسجيل المشاريع والأموال والمشاركين في مكان واحد. يمكنك إنشاء المشاريع وربط المصروفات بمواقع العمل وتعيين أدوار المشاركين وجمع المصروفات الفعلية والتقارير.
هناك ثلاثة استخدامات مفيدة على وجه الخصوص:
- سجّل تكاليف العمل في فئات منفصلة. افصل الرواتب والأجر حسب الإنجاز ومدفوعات فرق العمل والمتعاقدين، حتى تتمكن من رؤيتها على مستوى المشروع والشركة.
- استخدم صندوق الشركة في PRO+. يمكن تسجيل المصروفات المشتركة، مثل الإدارة والمكتب والدعم، في صندوق الشركة، وإبقاء المصروفات المرتبطة بموقع عمل معين داخل المشروع.
- احتفظ بالمستندات بدل الاكتفاء بالتفسير الشفهي. يُسجّل المصروف في المشروع، وتُحفظ معه الإيصالات المقروءة برمز QR والتعليقات. يسهل ذلك معرفة أين ذهبت الأموال.
بعد تراكم بيانات كافية، يوفر PRO+ تقارير إدارية عن بنية المصروفات وتغيرها واقتصاديات المشاريع وصندوق الشركة.
لمعرفة ما إذا كانت خدمة تسجيل مدفوعة مجدية، اقرأ المقالة عن الانتقال إلى الأدوات المدفوعة (بالروسية)؛ فهي تقارن بين تكلفة الخدمة والوقت الذي توفره.
يمكنك أيضًا حجز عرض تقديمي مجاني عبر الإنترنت ومناقشة كيفية توزيع تكاليف الموظفين بين المشاريع والشركة في 101.
توضح الوثائق خطوات البداية: إنشاء مشروع، وإعداد فئات المصروفات، واستخدام صندوق الشركة.
خطة عمل لأسبوع واحد
حوّل النقاش إلى قرار ملموس باتباع خطة الأيام السبعة هذه.
- اجمع مدفوعات الموظفين والمتعاقدين خلال الأشهر الماضية، وافصل الجزء المتغير.
- سجّل الساعات الإضافية وأسبابها: الانتظار أو إعادة العمل أو الرقابة اليدوية أو تأخر التوريد.
- حدد ثلاثة أدوار تتكرر فيها الوظائف، وقيّم إمكانية جمعها مع تعويض إضافي مناسب.
- تحقق من الأدوار التي تحتاج إلى دوام كامل، وتلك التي يناسبها الدوام الجزئي.
- اختر للمكافآت مؤشرين أو ثلاثة تؤثر في النتائج، وفترة تقييم وتاريخ دفع.
- وزع تكاليف الموظفين في السجلات بين المشاريع والشركة.
- اتخذ قرارًا واحدًا اعتمادًا على الأرقام: قلل الساعات الإضافية، أو غيّر الجدول، أو عدّل قاعدة المكافآت، أو أسند مهمة إلى جهة خارجية.
لبناء هذه العادة من دون جداول لا تنتهي، ابدأ باستخدام 101 واتفق مع فريقك على تسجيل المصروف حيث ينشأ.
