कर्मचारी खर्च कैसे नियंत्रित करें

कर्मचारी खर्च का अनुकूलन क्या है

कर्मचारी खर्च का अनुकूलन टीम पर होने वाली कुल लागत को व्यवस्थित ढंग से घटाना है। इसमें वेतन, कर, भर्ती, प्रशिक्षण, काम रुकने का समय और अतिरिक्त काम के घंटे शामिल हैं। लक्ष्य जरूरी उत्पादकता बनाए रखना और लागू कानूनों का पालन करना है।

इसमें व्यवस्थित दृष्टिकोण अहम है। यदि आप एक कर्मचारी को हटाकर उसका काम बाकी लोगों में बाँट देते हैं, तो खर्च बढ़ भी सकता है: अतिरिक्त घंटे, गलतियाँ, ग्राहक शिकायतें, समयसीमा चूकने के जुर्माने और कर्मचारियों का जाना।

लागत को स्थिर हिस्से (वेतन और आवश्यक कार्य) तथा बदलने वाले हिस्से (बोनस, काम के आधार पर भुगतान, अस्थायी काम और ठेकेदार) में बाँटें। बदलने वाले हिस्से को अक्सर अधिक लचीले ढंग से संभाला जा सकता है।

शुरुआत कहाँ से करें: खर्च का विश्लेषण

महीने के अंत में कर्मचारियों पर हुए खर्च को केवल एक कुल रकम के रूप में न देखें। भुगतान को व्यक्ति, काम, परियोजना या उत्पाद के अनुसार बाँटें। अनिवार्य भुगतान और परिणाम पर निर्भर हिस्से को अलग दिखाएँ।

परियोजना आधारित कारोबार—जैसे निर्माण, मरम्मत, ऑर्डर पर उत्पादन या एजेंसी—में श्रम लागत को संबंधित परियोजना से जोड़ें और उसके लाभ मार्जिन से तुलना करें। इससे पता चलता है कि टीम कहाँ लाभ घटाती है और कहाँ उसे बढ़ाती है।

फिर चार छोटे कदम उठाएँ। शुरुआती फैसलों के लिए आँकड़े जुटाने में एक शाम भी पर्याप्त हो सकती है।

1. पिछले दो से तीन महीनों के भुगतान जुटाएँ: वेतन, बोनस, काम के आधार पर भुगतान, अस्थायी काम, ठेकेदार और मुआवजे।
2. भुगतान को भूमिका और कार्य के अनुसार बाँटें: बिक्री, उत्पादन या कार्यस्थल, सहायता तथा प्रबंधन।
3. महँगे घंटों को पहचानें: अतिरिक्त काम, निष्क्रिय समय, सामग्री या प्रबंधक के निर्णय की प्रतीक्षा।
4. बिना छँटनी के दो या तीन बदलाव चुनें: काम की समयसारणी, कार्य वितरण, बोनस नियम या ठेकेदारों से काम कराने का तरीका।

खर्च नियंत्रित करने के सात तरीके

ये सुझाव छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए हैं। हर निर्णय को अपने देश के मौजूदा श्रम कानूनों के अनुसार जाँचें और काम या भुगतान की शर्तों में बदलाव लिखित रूप में दर्ज करें।

• 1) योजना बनाकर अतिरिक्त काम के घंटे घटाएँ। यह अक्सर खराब योजना की महँगी भरपाई होती है। रूस में अतिरिक्त काम का भुगतान श्रम संहिता की धारा 152 के अधीन है; मौजूदा शर्तें और अपवाद जाँचें। यदि किसी भूमिका में नियमित रूप से देर तक काम चलता है, तो अनावश्यक रिपोर्ट, मंजूरी में देरी और हाथ से किए जाने वाले काम देखें।
• 2) मौसम के अनुसार काम बदलता हो तो अंशकालिक समय अपनाएँ। घंटे पक्षों की सहमति से तय होते हैं और भुगतान काम किए गए समय या मात्रा के अनुपात में होता है। कम व्यस्त मौसम में कुछ प्रशासनिक या सहायक भूमिकाओं के लिए 0.5–0.75 पूर्णकालिक समकक्ष पर्याप्त हो सकता है; व्यस्त समय में नए समझौते से पूर्ण समय बहाल किया जा सकता है।
• 3) बिखरे हुए कार्यों को मिलाएँ। कभी दो लोग एक ही कार्य के अलग हिस्से करते हैं और प्रक्रियाएँ तथा काम सौंपने के चरण दोहराए जाते हैं। रूस में अतिरिक्त काम के लिए कर्मचारी की लिखित सहमति और अतिरिक्त भुगतान जरूरी है; दूसरे देशों में स्थानीय नियम जाँचें। व्यापक जिम्मेदारी लेने वाले सक्षम कर्मचारी को उचित भुगतान देकर दोहराई जा रही बैठकें, रिपोर्ट और हस्तांतरण घटाए जा सकते हैं।
• 4) जहाँ भौतिक उपस्थिति जरूरी नहीं, वहाँ उपयुक्त भूमिकाओं को दूरस्थ काम दें। रूस में इसे श्रम संहिता का अध्याय 49.1 नियंत्रित करता है; अन्य देशों के नियम अलग हो सकते हैं। इससे कार्यालय खर्च घट सकता है और उम्मीदवारों का दायरा बढ़ सकता है। लेखांकन, खरीद, बिक्री के कुछ काम और परियोजना प्रबंधन जैसे कार्यों का परिणाम काम और समयसीमा से मापा जा सकता है।
• 5) गैर-मुख्य कार्य स्पष्ट सेवा स्तर समझौते के साथ बाहरी प्रदाताओं को दें। सफाई, सुरक्षा, आईटी सहायता, डिजाइन और विपणन के कुछ हिस्से इसके उदाहरण हैं। अनुबंध में अपेक्षित परिणाम और मापदंड तय करें तथा काम की स्वीकृति के लिए अपने संगठन में जिम्मेदार व्यक्ति रखें।
• 6) बोनस को व्यावसायिक परिणाम से जोड़ें। अस्पष्ट बोनस अपेक्षित वेतन का हिस्सा बन सकता है और व्यवहार में बदलाव नहीं लाता। परिवर्तनशील भुगतान को समयसीमा, दोबारा काम की कमी, परियोजना मार्जिन, पूर्ण किए गए काम के स्वीकृति दस्तावेज बंद करने की गति और बकाया राशि वसूलने से जोड़ें। 101 का लाभ वितरण और भुगतान समय पर लेख (रूसी में) यह संबंध समझाता है।
• 7) कर्मचारियों के जाने की लागत घटाएँ। नए व्यक्ति की भर्ती और प्रशिक्षण किसी अनुभवी कर्मचारी के वेतन में वृद्धि से महँगा हो सकता है। प्रमुख विशेषज्ञ के जाने से काम रुकता है, नए व्यक्ति से गलतियाँ होती हैं और प्रबंधक पर भार बढ़ता है। नए लोगों को काम सिखाने की प्रक्रिया सुधारें, भुगतान नियम स्पष्ट करें और काम का वितरण व्यवस्थित करें। कभी भुगतान का एक लिखित नियम और जानकारी का एक साझा माध्यम भी कर्मचारियों का जाना कम कर सकता है।

विवाद और कानूनी जोखिम से कैसे बचें

मुख्य जोखिम बचत के नाम पर रोजगार संबंध को गलत रूप देना है। रूस में स्व-रोजगार वाले व्यक्ति के साथ नागरिक अनुबंध से वास्तविक रोजगार संबंध नहीं छिपना चाहिए। यदि काम व्यवहार में नौकरी जैसा है, तो संबंध को रोजगार के रूप में पुनर्वर्गीकृत किया जा सकता है। अन्य देशों में स्थानीय रोजगार और कर नियम जाँचें।

रूस में मौजूदा नियोक्ता से, या नौकरी छोड़ने के बाद दो वर्ष तक पूर्व नियोक्ता से हुई आय, स्व-रोजगार वालों की पेशेवर आय कर व्यवस्था के अंतर्गत नहीं आती। बाहरी प्रदाता चुनने से पहले संबंध की वास्तविक प्रकृति और कर परिणाम जाँचें।

दूसरा जोखिम स्पष्ट नियमों के बिना भुगतान शर्तें बदलना है। संबंधित दस्तावेज और समझौतों में लिखें कि किस काम के लिए, कब और किस परिणाम के आधार पर भुगतान होगा। अन्यथा भरोसा घटता है।

101 से कर्मचारी खर्च का प्रबंधन

ऊपर के अधिकतर उपायों के लिए रिकॉर्ड रखना जरूरी है: परियोजना, भूमिका और खर्च की श्रेणी के अनुसार कर्मचारी लागत देखनी होगी। साथ ही अधिक खर्च, बकाया और रास्ते में मौजूद धन की स्थिति समझनी होगी।

101 को परियोजनाओं, पैसों और प्रतिभागियों का रिकॉर्ड एक जगह रखने के लिए बनाया गया है। इसमें आप परियोजनाएँ बना सकते हैं, खर्च को संबंधित कार्यस्थल से जोड़ सकते हैं, प्रतिभागियों को भूमिकाएँ दे सकते हैं और वास्तविक खर्च तथा रिपोर्ट एकत्र कर सकते हैं।

तीन तरीके विशेष रूप से उपयोगी हैं:

• लोगों पर खर्च को अलग श्रेणियों में रखें। वेतन, काम के आधार पर भुगतान, दलों और ठेकेदारों के भुगतान अलग दर्ज करें ताकि परियोजना और कंपनी स्तर पर उन्हें देख सकें।
• PRO+ में कंपनी फंड का उपयोग करें। प्रबंधन, कार्यालय और सहायता जैसे साझा खर्च कंपनी फंड में रखे जा सकते हैं, जबकि किसी कार्यस्थल से संबंधित खर्च परियोजना में रहें।
• मौखिक विवरण की जगह दस्तावेज रखें। खर्च परियोजना में दर्ज होता है; क्यूआर कोड से पढ़ी गई रसीदें और टिप्पणियाँ उसके साथ रहती हैं। इससे धन कहाँ गया, यह समझना आसान होता है।

पर्याप्त आँकड़े जमा होने पर PRO+ खर्च की संरचना और बदलाव, परियोजनाओं के आर्थिक परिणाम तथा कंपनी फंड की प्रबंधन रिपोर्ट देता है।

सशुल्क रिकॉर्ड सेवा से लाभ होगा या नहीं, इसे समझने के लिए सशुल्क टूल अपनाने पर लेख (रूसी में) पढ़ें। इसमें सेवा की कीमत और बचने वाले समय की तुलना है।

आप मुफ्त ऑनलाइन प्रस्तुति भी बुक कर सकते हैं और देख सकते हैं कि 101 में कर्मचारी खर्च को परियोजनाओं और कंपनी के बीच कैसे बाँटा जाए।

शुरुआती कदम दस्तावेज में दिए गए हैं: परियोजना बनाना, खर्च की श्रेणियाँ तय करना और कंपनी फंड का उपयोग करना।

एक सप्ताह की कार्ययोजना

इस सात दिन की योजना से चर्चा को ठोस निर्णय में बदलें।

1. पिछले महीनों में कर्मचारियों और ठेकेदारों को हुए भुगतान जुटाकर बदलने वाला हिस्सा अलग करें।
2. अतिरिक्त घंटे और कारण लिखें: प्रतीक्षा, दोबारा काम, हाथ से जाँच या आपूर्ति में देरी।
3. दोहराए जा रहे कार्य वाली तीन भूमिकाएँ पहचानें और उचित अतिरिक्त भुगतान के साथ उन्हें मिलाने की संभावना जाँचें।
4. देखें कि कहाँ पूर्णकालिक काम जरूरी है और कहाँ अंशकालिक समय उपयुक्त है।
5. बोनस के लिए परिणाम से जुड़े दो या तीन मापदंड, मूल्यांकन अवधि और भुगतान तिथि तय करें।
6. रिकॉर्ड में कर्मचारी खर्च को परियोजनाओं और कंपनी के बीच बाँटें।
7. आँकड़ों के आधार पर एक निर्णय लें: अतिरिक्त घंटे घटाएँ, समयसारणी बदलें, बोनस नियम सुधारें या कोई कार्य बाहरी प्रदाता को दें।

अंतहीन स्प्रेडशीट के बिना यह आदत बनाने के लिए 101 से शुरू करें और टीम में नियम बनाएँ: खर्च जहाँ पैदा हो, वहीं दर्ज किया जाए।