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Qué significa optimizar los gastos de personal
Optimizar los gastos de personal significa trabajar de forma sistemática para reducir el coste total del equipo —salarios, impuestos, contratación, formación, tiempos muertos y horas extra— sin perder la productividad necesaria y cumpliendo la ley.
La palabra clave es «sistemática». Si prescinde de una persona y reparte sus tareas entre las demás, los gastos pueden aumentar por horas extra, errores, reclamaciones de clientes, penalizaciones por incumplir plazos y rotación.
Puede separar los costes fijos, como salarios y funciones imprescindibles, de los variables, como primas, trabajo a destajo, trabajos temporales y contratistas. La parte variable suele ofrecer más margen de maniobra.
Por dónde empezar: un diagnóstico útil
Deje de mirar al personal como una sola cifra mensual. Desglose los pagos por persona, tarea y proyecto o producto. Distinga qué pagos son obligatorios y cuáles dependen del resultado.
En negocios por proyectos —construcción, reformas, fabricación por encargo o agencias—, asigne los costes laborales a cada proyecto y compárelos con su margen. Así verá dónde el equipo consume el beneficio de una obra y dónde lo genera.
Después, siga cuatro pasos breves. El ejercicio puede hacerse en una tarde y ya aporta datos para decidir.
- Reúna los pagos de dos o tres meses: sueldos, primas, destajo, trabajos temporales, contratistas y compensaciones.
- Clasifique los pagos por función: ventas, producción u obras, apoyo y dirección.
- Localice las horas costosas: horas extra, paradas y esperas de materiales o decisiones.
- Elija dos o tres cambios de proceso sin despidos: horarios, reparto de tareas, reglas de primas o contratación externa.
Siete formas de optimizar los gastos de personal
Estas ideas sirven para pequeñas y medianas empresas. Compruebe cada decisión según la legislación laboral de su país y documente los cambios en las condiciones de trabajo y remuneración.
- 1) Reduzca las horas extra mediante planificación y estándares de carga. A menudo compensan fallos de planificación. En Rusia, su pago se rige por el artículo 152 del Código del Trabajo; consulte la versión vigente para las condiciones y excepciones. Si un puesto acumula horas extra constantemente, busque informes innecesarios, retrasos en aprobaciones y tareas manuales.
- 2) Use jornadas parciales cuando la demanda sea estacional. Las horas pueden establecerse de mutuo acuerdo, con pago proporcional al tiempo o al volumen de trabajo. En temporada baja, algunos puestos administrativos o de apoyo pueden requerir 0,5–0,75 jornadas; en temporada alta, el horario completo se restablece mediante un nuevo acuerdo.
- 3) Combine funciones cuando estén demasiado fragmentadas. Dos personas pueden cubrir media función cada una, con procesos y traspasos duplicados. En Rusia, el trabajo adicional exige consentimiento escrito y pago extra; en otros países, revise las reglas locales. La idea es remunerar a una persona capacitada por más responsabilidades y reducir reuniones, informes y traspasos innecesarios.
- 4) Traslade a trabajo remoto los puestos que no necesitan presencia física. En Rusia, el capítulo 49.1 del Código del Trabajo regula esta modalidad; las reglas de otros países pueden ser distintas. Puede reducir costes de oficina y ampliar la búsqueda de candidatos para tareas medibles por resultados y plazos, como contabilidad, compras, parte de ventas y gestión de proyectos.
- 5) Externalice tareas no esenciales con un acuerdo de nivel de servicio claro. Limpieza, seguridad, soporte informático, diseño y parte del marketing pueden encajar. Defina el resultado, los indicadores y una persona interna que acepte el trabajo entregado.
- 6) Vincule las primas a resultados que importan. Las primas vagas pueden convertirse en una parte esperada del sueldo sin orientar el trabajo. Relacione la remuneración variable con plazos, ausencia de retrabajos, margen del proyecto, rapidez en el cierre de actas o cobro de cuentas pendientes. El artículo de 101 sobre reparto de beneficios y plazos de pago (en ruso) explica esa relación.
- 7) Reduzca el coste de la rotación. Contratar y formar a una persona nueva puede costar más que aumentar el sueldo de un empleado eficaz. La salida de una persona clave puede causar paradas, errores del nuevo empleado y sobrecarga de los responsables. Mejore la incorporación, aclare las reglas de pago y ordene la asignación de tareas. A veces bastan una política escrita de pagos y un canal donde consultar las reglas para frenar la rotación.
Cómo evitar conflictos y riesgos legales
Un riesgo importante es confundir ahorro con una relación laboral mal formalizada. En Rusia, un contrato civil con un autónomo no debe ocultar una relación laboral: si el trabajo real es de empleado, puede reclasificarse. En otros países, consulte las normas locales de contratación e impuestos.
En Rusia, los ingresos procedentes del empleador actual o de un antiguo empleador durante los dos años posteriores a la salida no pueden acogerse al régimen fiscal de ingresos profesionales de los autónomos. Antes de externalizar, examine la relación real y sus consecuencias fiscales.
Otro riesgo es cambiar las condiciones de pago sin reglas claras. Documente qué se paga, cuándo y por qué resultado en los acuerdos y documentos de la empresa que correspondan. De otro modo, se pierde la confianza.
Controlar los gastos de personal con 101
Casi todas estas ideas dependen de llevar registros: necesita ver los gastos de personal por proyecto, función y categoría, además de excesos, deudas y dinero en tránsito.
101 se diseñó como centro de seguimiento de proyectos, dinero y participantes. Permite crear proyectos, asignar gastos a obras, dar funciones a los participantes y reunir gastos reales e informes.
Tres usos son especialmente útiles:
- Gastos de personal como categorías. Sueldos, destajo y pagos a equipos o contratistas pueden registrarse por separado y verse por proyecto y empresa.
- Fondo de la empresa en PRO+. Los gastos generales, como dirección, oficina y apoyo, pueden mantenerse en el Fondo de la empresa, mientras los costes de cada obra permanecen en su proyecto.
- Comprobantes en lugar de recuerdos. Los gastos pueden registrarse en el proyecto junto con recibos escaneados mediante código QR y comentarios, para facilitar la búsqueda de adónde fue el dinero.
Con suficientes datos, PRO+ ofrece informes de gestión sobre estructura y evolución de gastos, economía de proyectos y Fondo de la empresa.
Para valorar si compensa un servicio de contabilidad de pago, consulte cuándo pasar a herramientas de contabilidad de pago (en ruso): propone comparar el precio del servicio con el tiempo ahorrado.
También puede reservar una presentación gratuita en línea para analizar cómo separar en 101 los gastos de personal por proyecto y empresa.
La documentación explica los pasos básicos: crear un proyecto, configurar categorías de gasto y usar el Fondo de la empresa.
Plan para una semana
Use este plan de siete días para pasar de la conversación a una decisión.
- Reúna los pagos recientes a empleados y contratistas y separe la parte variable.
- Anote las horas extra y sus causas: esperas, retrabajos, control manual o retrasos de suministros.
- Encuentre tres puestos con funciones duplicadas y evalúe su combinación con una remuneración adicional.
- Compruebe qué puestos necesitan jornada completa y cuáles pueden funcionar a tiempo parcial.
- Elija dos o tres indicadores para las primas, un período de evaluación y una fecha de pago.
- Distribuya los gastos de personal entre proyectos y empresa en sus registros.
- Tome una decisión basada en cifras: reducir horas extra, cambiar un horario, revisar una prima o externalizar una tarea.
Para adquirir ese hábito sin hojas de cálculo interminables, empiece con 101 y haga que el equipo registre los gastos donde se generan.
