Cara mengoptimalkan biaya karyawan

Apa itu optimasi biaya karyawan

Optimasi biaya karyawan adalah upaya sistematis untuk menurunkan seluruh pengeluaran tim—gaji, pajak, perekrutan, pelatihan, waktu menganggur, dan lembur—sambil mempertahankan produktivitas yang dibutuhkan dan mematuhi hukum.

Kuncinya adalah pendekatan sistematis. Jika Anda mengurangi satu karyawan lalu membagikan tugasnya kepada yang lain, biaya justru bisa naik karena lembur, kesalahan, keluhan pelanggan, denda akibat tenggat yang terlewat, dan pergantian karyawan.

Kelompokkan biaya menjadi biaya tetap, seperti gaji dan fungsi wajib, serta biaya variabel, seperti bonus, upah per hasil, pekerjaan sementara, dan kontraktor. Komponen variabel biasanya lebih mudah dikelola.

Mulai dari mana: diagnosis yang berguna

Jangan melihat biaya karyawan hanya sebagai satu angka di akhir bulan. Uraikan pembayaran menurut orang, tugas, proyek atau produk. Pisahkan pembayaran wajib dari pembayaran yang bergantung pada hasil.

Dalam bisnis berbasis proyek—konstruksi, renovasi, produksi sesuai pesanan, atau agensi—hubungkan biaya tenaga kerja dengan tiap proyek lalu bandingkan dengan margin proyek. Anda dapat melihat di mana tim menghabiskan laba pada satu proyek dan menghasilkan laba pada proyek lain.

Selanjutnya, lakukan empat langkah singkat. Satu malam untuk mengerjakannya dapat memberi bahan bagi keputusan awal.

1. Kumpulkan pembayaran dua hingga tiga bulan: gaji, bonus, upah per hasil, pekerjaan sementara, kontraktor, dan penggantian biaya.
2. Kelompokkan pembayaran menurut peran dan fungsi: penjualan, produksi atau lokasi proyek, dukungan, dan manajemen.
3. Tandai jam yang mahal: lembur, waktu menganggur, menunggu bahan, atau menunggu keputusan manajer.
4. Pilih dua atau tiga perubahan proses tanpa pemutusan kerja, misalnya jadwal, pembagian tugas, aturan bonus, atau cara menggunakan kontraktor.

Tujuh cara mengelola biaya karyawan

Gagasan berikut dapat membantu usaha kecil dan menengah. Periksa setiap keputusan menurut hukum ketenagakerjaan di negara Anda dan dokumentasikan perubahan kondisi kerja atau pembayaran.

• 1) Kurangi lembur melalui perencanaan dan standar beban kerja. Lembur sering menjadi biaya dari rencana yang buruk. Di Rusia, pembayaran lembur diatur dalam Pasal 152 Kode Ketenagakerjaan; periksa aturan dan pengecualian yang berlaku saat ini. Jika satu peran terus bekerja sampai larut, cari laporan yang tidak perlu, persetujuan yang lambat, dan pekerjaan manual.
• 2) Gunakan jam kerja paruh waktu saat beban bersifat musiman. Waktu kerja dapat ditetapkan atas kesepakatan, dengan pembayaran sebanding dengan waktu atau volume pekerjaan. Pada musim sepi, beberapa peran administrasi atau pendukung mungkin cukup dengan 0,5–0,75 posisi penuh; pada musim sibuk, jam penuh dapat dipulihkan melalui kesepakatan baru.
• 3) Gabungkan tanggung jawab yang terpecah. Dua orang terkadang masing-masing menjalankan separuh fungsi, dengan proses dan serah terima terpisah. Di Rusia, pekerjaan tambahan memerlukan persetujuan tertulis karyawan dan tambahan upah; periksa aturan setempat di negara lain. Memberi imbalan kepada seorang pekerja yang mampu untuk peran lebih luas dapat mengurangi rapat, laporan, dan serah terima yang berulang.
• 4) Pindahkan peran yang cocok ke kerja jarak jauh jika kehadiran fisik tidak memberi nilai. Di Rusia, Bab 49.1 Kode Ketenagakerjaan mengatur kerja jarak jauh; aturan di tempat lain bisa berbeda. Langkah ini dapat mengurangi biaya kantor dan memperluas pilihan kandidat untuk pekerjaan yang hasilnya diukur dengan tugas dan tenggat, seperti akuntansi, pengadaan, sebagian penjualan, dan manajemen proyek.
• 5) Alihdayakan tugas di luar kegiatan inti dengan perjanjian tingkat layanan yang jelas. Kebersihan, keamanan, dukungan TI, desain, dan sebagian pemasaran bisa cocok. Tetapkan hasil dan indikator dalam kontrak, lalu tunjuk penanggung jawab internal untuk menerima hasil kerja.
• 6) Hubungkan bonus dengan hasil yang memengaruhi bisnis. Bonus yang samar dapat menjadi bagian gaji yang selalu diharapkan tanpa mengubah cara kerja. Kaitkan pembayaran variabel dengan ketepatan waktu, tidak adanya pekerjaan ulang, margin proyek, kecepatan penyelesaian dokumen penerimaan pekerjaan, atau penagihan piutang. Artikel 101 mengenai pembagian laba dan waktu pembayaran (berbahasa Rusia) menjelaskan hubungan ini.
• 7) Turunkan biaya pergantian karyawan. Merekrut dan melatih orang baru bisa lebih mahal daripada menaikkan gaji karyawan yang kuat. Kepergian tenaga ahli utama dapat menimbulkan waktu menganggur, kesalahan pegawai baru, dan beban tambahan bagi manajer. Perbaiki orientasi, jelaskan aturan pembayaran, dan rapikan pemberian tugas. Terkadang satu kebijakan pembayaran tertulis dan satu saluran untuk membaca aturan cukup untuk menahan keluarnya karyawan.

Menghindari sengketa dan risiko hukum

Risiko utama adalah mencampuradukkan penghematan dengan hubungan kerja yang salah bentuk. Di Rusia, kontrak perdata dengan pekerja mandiri tidak boleh menyamarkan hubungan kerja: jika praktiknya merupakan pekerjaan karyawan, hubungan itu dapat diklasifikasikan ulang. Di negara lain, periksa aturan perekrutan dan pajak setempat.

Di Rusia, pendapatan dari pemberi kerja saat ini atau dari mantan pemberi kerja dalam dua tahun setelah berhenti tidak termasuk dalam rezim pajak pendapatan profesional bagi pekerja mandiri. Sebelum mengalihdayakan pekerjaan, nilai hubungan sebenarnya dan akibat pajaknya.

Risiko lain adalah mengubah ketentuan pembayaran tanpa aturan yang jelas. Catat apa yang dibayar, kapan, dan untuk hasil apa dalam dokumen perusahaan dan kesepakatan yang berlaku. Tanpa itu, kepercayaan dapat hilang.

Mengelola biaya karyawan dengan 101

Sebagian besar gagasan di atas membutuhkan pencatatan: Anda perlu melihat biaya karyawan menurut proyek, peran, dan kategori, serta kelebihan biaya, utang, dan dana yang masih dalam perjalanan.

101 dirancang sebagai tempat mencatat proyek, uang, dan peserta. Anda dapat membuat proyek, mengaitkan biaya dengan lokasi kerja, menetapkan peran peserta, serta mengumpulkan pengeluaran aktual dan laporan.

Tiga skenario berikut sangat berguna:

• Biaya tenaga kerja sebagai kategori. Gaji, upah per hasil, serta pembayaran kepada tim dan kontraktor dapat dicatat terpisah dan dilihat menurut proyek dan perusahaan.
• Dana Perusahaan pada PRO+. Pengeluaran umum untuk manajemen, kantor, dan dukungan dapat dicatat di Dana Perusahaan, sedangkan biaya yang terkait lokasi kerja tetap di proyek.
• Bukti, bukan ingatan. Pengeluaran dapat dicatat langsung di proyek bersama kuitansi yang dipindai melalui kode QR dan komentar. Ini mempermudah penelusuran ke mana uang pergi.

Setelah data terkumpul, PRO+ menyediakan laporan manajemen tentang struktur dan tren pengeluaran, ekonomi proyek, serta Dana Perusahaan.

Untuk menilai apakah layanan pencatatan berbayar sepadan, baca kapan menggunakan alat pencatatan berbayar (berbahasa Rusia): artikel itu membandingkan biaya layanan dengan waktu yang dihemat.

Anda juga dapat memesan presentasi daring gratis untuk membahas cara memisahkan biaya karyawan menurut proyek dan perusahaan di 101.

Dokumentasi menjelaskan langkah dasar: membuat proyek, mengatur kategori pengeluaran, dan menggunakan Dana Perusahaan.

Rencana satu minggu

Gunakan rencana tujuh hari ini untuk mengubah diskusi menjadi keputusan.

1. Kumpulkan pembayaran terbaru untuk karyawan dan kontraktor, lalu pisahkan komponen variabel.
2. Catat jam lembur dan penyebabnya: menunggu, pekerjaan ulang, pemeriksaan manual, atau keterlambatan bahan.
3. Temukan tiga peran dengan fungsi berulang dan nilai kemungkinan menggabungkannya dengan bayaran tambahan.
4. Periksa peran mana yang benar-benar memerlukan waktu penuh dan mana yang cocok untuk paruh waktu.
5. Pilih dua atau tiga indikator bonus yang memengaruhi hasil, satu periode evaluasi, dan satu tanggal pembayaran.
6. Alokasikan biaya karyawan menurut proyek dan perusahaan dalam pencatatan.
7. Ambil satu keputusan berdasarkan angka: kurangi lembur, ubah jadwal, perbaiki bonus, atau alihdayakan tugas.

Untuk membangun kebiasaan ini tanpa lembar kerja tanpa akhir, mulailah dengan 101 dan minta tim mencatat biaya di tempat biaya itu muncul.