Многие компании поначалу живут в одном общем чате: руководитель, прорабы, мастера, бухгалтер. В переписке лежат чеки, фото актов, голосовые с обсуждениями и «финальный» отчет в виде таблицы, к которой у всех разная версия доступа. Какое‑то время такая схема работает — пока заказов мало и все участники процесса помнят, что где лежит.
Проблема появляется в тот момент, когда к вам приходит рост: больше объектов, больше людей, больше денег. Вместе с этим увеличиваются ошибки, а возня с отчетами незаметно превращается в отдельную работу, которую никто не считает и не оценивает.
В этой статье разберем простой и честный способ ответить на вопрос: выгодно ли вам внедрять платный инструмент для учета и отчетности. Логика такая: сначала вы считаете стоимость часа своего времени (и времени ключевых сотрудников), затем — сколько часов реально экономит сервис, и только после этого сравниваете с ценой подписки.
Признаки того, что пора выйти из чата
Переход на платный сервис учета — это не про «лишний платеж», а про этап развития компании. До какого‑то уровня действительно хватает Excel и мессенджеров. Но дальше появляются характерные сигналы, которые говорят: стихийный учет начал тянуть бизнес назад.
Представьте: вы ведете несколько объектов. Чеки мастера присылают в чат, где они перемешаны с перепиской, фото ремонта и шутками. Раз в месяц вы садитесь сводить таблицу: ищете фотографии чеков, спрашиваете, что за сумма «12 480» в истории перевода и к какому объекту она относится. На это без преувеличения может уходить целый день.
Современные системы учета избавляют руководителя от необходимости «жить в чате»: данные собираются и показываются в прозрачной программе, где видно сметы, отчеты и траты онлайн, а не по запросу раз в неделю. Такие возможности, в том числе, есть у Приложения 101, где руководитель видит отчеты и движения средств по объектам без постоянных ручных проверок переписок. fileciteturn3file0turn1file5
- Ошибки в расчетах и отчетах участились. Чеки теряются, суммы путаются, в таблице появляются дубли и «зависшие» платежи.
- Сводный отчет по компании за месяц занимает у вас от половины дня до нескольких дней. По сути, это уже отдельная работа.
- Невозможно в любой момент ответить на простые вопросы: сколько свободных денег у компании прямо сейчас, какая прибыль по каждому объекту, кто кому должен.
- Каждое подключение нового сотрудника — мини‑стресс. Делиться с ним файлами, правами в таблицах и переписками небезопасно и неудобно.
- Приближается аудит, налоговая отчетность или заявка на кредит, а документы раскиданы по чатам, папкам и флешкам.
Если вы узнали в этом описании себя хотя бы по двум пунктам — технически ваш бизнес уже перерос бесплатные и «полубесплатные» решения. Вопрос не «пора или нет», а «какой инструмент выбрать и когда его окупит ваше же время».
Экономика времени: сколько стоит ваш час
Пока стоимость своего часа не посчитана, любой сервис кажется дорогим. 1 890 ₽ или 2 500 ₽ в месяц воспринимаются как «еще один платеж», хотя на фоне дохода 300 000 ₽ это очень небольшая доля.
Начнем с базового — посчитаем стоимость рабочего часа. Для простоты возьмем сотрудника, который занимается учетом: помощника, офис‑менеджера или бухгалтера. Если вы пока делаете все сами, подставьте вместо него себя и ту сумму, которую считаете честной оплатой своего труда.
Шаг первый — посчитать полную месячную стоимость человека для компании. Это не только зарплата на руки, но и налоги с взносами.
Предположим, специалист получает 70 000 ₽ на руки. Налоговая нагрузка и страховые взносы в сумме примерно 30%. Тогда общие месячные затраты компании составят: 70 000 ₽ + 70 000 ₽ × 0,3 = 91 000 ₽.
Шаг второй — разделить эти 91 000 ₽ на количество рабочих часов в месяце. При стандартной пятидневке это около 22 рабочих дней по 8 часов, то есть 176 часов.
Стоимость часа = 91 000 ₽ / 176 ≈ 517 ₽. Каждый час такого сотрудника обходится компании примерно в 500–520 ₽. И если в это время он не создает ценность, а занимается рутиной, это прямые потери.
Теперь перенесите это на себя как на руководителя. Если вы выводите из бизнеса 200 000–300 000 ₽ в месяц и реально работаете те же 160–180 часов, то ваш час стоит уже 1 100–1 900 ₽. То есть час, проведенный в сверке чеков или ручном составлении отчетов, — это не «просто час», а примерно тысяча‑две рублей.
Критический рубеж: когда ручной учет становится убыточным
Когда вы знаете стоимость часа, можно честно посчитать цену ручной работы. Допустим, на ручное сведение отчетов уходит 10 часов в месяц.
Умножаем 10 часов на 517 ₽ — получаем 5 170 ₽. Это минимальная ежемесячная стоимость ручного учета только по трудозатратам одного человека. Если в процесс вовлечены и вы, и сотрудники, сумма легко вырастет в пару раз.
При этом эти часы могли быть потрачены на другие задачи: переговоры с заказчиками, анализ прибыльности объектов, поиск новых подрядчиков или обучение мастеров. То есть реальная потеря для бизнеса еще выше, чем просто 5 170 ₽ в строчке «зарплата».
Критический рубеж наступает, когда сумма, которую вы «сжигаете» на ручной учет, становится сопоставимой или выше стоимости автоматизированного решения. Если сервис может сократить эти 10 часов хотя бы наполовину — уже есть прямой финансовый смысл рассматривать его всерьез.
Как посчитать окупаемость платного сервиса
Теперь добавим в картину стоимость подписки. Формула простая: сколько часов нужно сэкономить, чтобы сервис себя окупил.
Время для окупаемости (в часах) = Стоимость сервиса в месяц / Стоимость рабочего часа.
Возьмем условный сервис за 2 500 ₽ в месяц и нашего сотрудника со стоимостью часа 517 ₽. Делим 2 500 ₽ на 517 ₽, получаем примерно 4,84 часа. То есть если сервис экономит этому человеку хотя бы 5 часов в месяц — он окупился.
Теперь пример ближе к реальным возражениям: «1890 ₽ — дорого», при том что вы зарабатываете 300 000 ₽ в месяц. Если разделить 300 000 ₽ на те же 176 часов, получаем примерно 1 700 ₽ за час вашего труда. Делим 1 890 ₽ на 1 700 ₽ — выходит около 1,1 часа. То есть достаточно сэкономить чуть больше одного часа в месяц, чтобы абонентская плата перестала быть расходом и превратилась в инвестицию, которая уже вернулась.
Если смотреть на ситуацию через такую призму, вопрос «дорого или нет» звучит иначе: готов ли я отдать один‑два часа из своего рабочего месяца в обмен на то, что сервис возьмет на себя рутину, снизит ошибки и даст прозрачные цифры по компании.
Такой подход хорошо работает не только для сервисов учета, но и для любых платных инструментов: CRM, сервиса для электронного документооборота, обучающей программы для команды. Вы всегда опираетесь не на эмоции, а на понятный расчет.
Именно так, кстати, оценивают расходы и в крупных компаниях: считают не цену подписки, а стоимость сэкономленного времени и уменьшенных рисков.
Практический алгоритм расчета для своего бизнеса
Чтобы не ограничиваться теорией, соберем все в короткий алгоритм, который вы сможете использовать каждый раз, когда сомневаетесь: покупать сервис или нет.
Шаг 1. Посчитайте стоимость часа для себя и ключевых сотрудников, которые будут работать в системе учета. Формула та же: полная месячная стоимость (зарплата плюс налоги и взносы) делится на количество рабочих часов.
Шаг 2. Оцените, сколько времени сейчас уходит на задачу, которую сервис должен взять на себя. Например, сбор чеков и внесение в таблицу, подготовка сводного отчета, сверка платежей по каждому объекту, подготовка P&L и отчета по движению денег.
Шаг 3. Посмотрите, как работает сервис. Что он делает автоматически, какие отчеты формирует в один‑два клика, насколько проще становится контроль по проектам. Здесь полезно смотреть живые примеры: в Приложении 101 отчеты по прибыли и убыткам, денежному потоку и балансу формируются на основании уже введенных событий по объектам и фонду компании. fileciteturn0file5turn1file18turn0file11
Шаг 4. Оцените, сколько часов в месяц сервис реально сэкономит. Лучше считать консервативно: даже если кажется, что экономия будет 10 часов, в расчет подставьте 5–6.
Шаг 5. Умножьте сэкономленные часы на стоимость часа человека, который будет делать эту работу без сервиса. Это ваша экономия в рублях.
Шаг 6. Сравните экономию с ценой сервиса. Если экономия заметно выше (в 2–3 раза и более), решение очевидно. Если примерно в ноль — смотрите на дополнительные эффекты: качество данных, снижение ошибок, меньше конфликтов с заказчиками и налоговых рисков. Например, когда учет ведется по объектам, а не «одним котлом», вам проще управлять кассовыми разрывами и не перекладывать деньги с прибыльных объектов на проблемные. fileciteturn0file5turn1file18
Если вы один раз пройдете этот путь на реальных цифрах, любые разговоры про «дорогой сервис» станут гораздо спокойнее. У вас на руках будет конкретный расчет, а не ощущение.
Переход на новый уровень: как здесь помогает Приложение 101
Когда ручной учет дорастает до критического объема, нужен инструмент, который одновременно разгружает людей и дает собственнику прозрачную картину по деньгам. Один из примеров такого решения для строительных и отделочных компаний — Приложение 101.
101 закрывает несколько задач сразу: учет по объектам, контроль подотчетных средств, отчеты по доходам и расходам компании, а также работа с фондом компании. В нем можно видеть прибыльность каждого объекта, сравнивать план и факт, формировать основные финансовые отчеты по бизнесу и быстро готовить документы для заказчиков. fileciteturn0file5turn1file18turn0file11
Важно, что система изначально заточена именно под управленческий учет, а не под бухгалтерию. Это значит: вы в первую очередь видите реальную маржинальность проектов, движения денег и остатки по объектам, а уже затем — налоговые последствия. Так проще принимать решения: какие объекты выгодны, какие типы работ нужно пересчитать по цене, а от каких заказов лучше отказаться. fileciteturn1file3turn2file12
По тарифам. У Приложения 101 есть бесплатная версия, где можно создать ограниченное количество событий и спокойно «пощупать» систему. Для полноценной работы компании используются тарифы PRO и PRO+, которые дают безлимит по событиям, согласование с заказчиком, работу с фондом компании и расширенную аналитику. Стоимость тарифа PRO на сайте 101 начинается примерно с 1 400 ₽ в месяц при оплате за год, PRO+ — с 3 800 ₽ в месяц. fileciteturn1file13turn2file4
Вернемся к нашей формуле. Если стоимость часа сотрудника, который сейчас занимается учетом, — те же 500–600 ₽, то окупить тариф PRO можно, сэкономив всего около 2,5–3 часов в месяц. Практика показывает, что перевод учета из чатов и таблиц в специализированный сервис экономит в разы больше: ускоряется подготовка смет, отчетов, сверок и акта для заказчика. fileciteturn2file6turn2file13turn3file11
Если вы пока сомневаетесь, имеет смысл сделать два шага: во‑первых, посчитать свои цифры по времени и стоимости часа, во‑вторых, посмотреть, как работает сервис вживую. Для этого у 101 есть бесплатные презентации, где вам покажут реальные сценарии использования под вашу компанию, а не абстрактные демо. fileciteturn0file6turn1file6turn2file6
Кстати, в блоге 101 много материалов о том, как выстраивать финансовый учет и не терять деньги на стройке. Посмотрите, например, статьи «Финансовый учет доходов и расходов организации» и «Как правильно вести учет расходов в строительстве?» — они помогут глубже понять, какие отчеты вам реально нужны и как их получать без лишних усилий. fileciteturn0file5turn2file16
Итог: решение без эмоций
Если свести все к одному предложению, оно будет таким: платный инструмент учета выгоден тогда, когда сумма сэкономленного времени (в рублях) заметно превышает стоимость подписки, а побочные эффекты вроде снижения ошибок и рисков доначислений налогов для вас важны.
Чтобы понять это для своей компании, вам нужно сделать всего три шага: честно посчитать стоимость своего часа, оценить время на ручной учет и применить простую формулу окупаемости. После этого разговоры про «дорого» переходят в другую плоскость: вы либо видите, что сервис объективно окупается, либо честно признаете, что пока не доросли до него по объему задач.
Когда вы начнете думать в логике стоимости часа и экономии времени, многие управленческие решения станут проще: станет понятнее, во что стоит вкладываться, а что действительно лишнее. И это уже само по себе шаг к более взрослому и устойчивому бизнесу.
Еще по теме
Ниже — несколько направлений, которые логично посмотреть после того, как вы разберетесь с окупаемостью платных сервисов.
Как оценивать выгоду от обучения и консультаций
Примените ту же логику: посчитайте, сколько времени и денег вы теряете из‑за ошибок в управлении и учете, и сравните это с ценой программы. В блоге 101 есть материалы про обучение по управленческому учету, которые показывают, как компании после внедрения учета начинают зарабатывать больше на тех же объемах. fileciteturn2file12turn2file4
Когда Excel перестает быть удобным для учета
Хороший критерий — когда в таблице уже страшно что‑то править, а любой новый сотрудник тратит дни, чтобы разобраться в формулах. В этот момент переход на специализированный сервис обычно окупается очень быстро. Подробно о плюсах и минусах Excel по сравнению с системой учета разобрано в статье «Что использовать для составления сметы и ведения финансового учета: Excel или Приложение 101».
Как выстроить аналитику по проектам
Следующий шаг после автоматизации базового учета — настройка аналитики: какие объекты приносят больше прибыли, какие мастера эффективнее, какие статьи расходов раздуваются. Об этом подробно рассказывают материалы 101 по бизнес‑аналитике в строительных компаниях и работе с фондами. fileciteturn2file12turn2file16turn1file18
Как управлять оборотным капиталом и не жить от аванса до аванса
Когда у вас есть система учета и отчеты по движениям денег, становится проще планировать оборотный капитал: понимать, сколько денег должно быть на счетах, чтобы спокойно переживать задержки оплат и сезонные провалы. В блоге 101 есть отдельные статьи про управление предоплатами и резервными фондами, которые помогут выстроить этот контур. fileciteturn2file16turn1file10