Многие предприниматели годами живут в Excel и чатах: сметы в одном файле, чеки в переписке, идеи и договорённости — в личных сообщениях. До какого‑то момента это действительно работает. А потом владелец бизнеса смотрит на подписку за 1 890 ₽ в месяц и говорит: «Это дорого», одновременно зарабатывая 300 000 ₽ и не считая, сколько стоит его час.
В этой статье разберёмся, как самому посчитать, когда платные инструменты учёта, контроля денег и отчётности становятся не расходом, а выгодной инвестицией. Логика простая: сначала оцениваем, сколько времени экономит сервис, потом — сколько стоит каждое такое «освобождённое» час, и сравниваем с ценой подписки.
Признаки, что бизнес перерос таблички и чаты
Представьте небольшую компанию: несколько объектов, пара прорабов, бухгалтер на аутсорсе. Все платежи, фото, акты и переписка живут в одном общем чате. Это удобно, пока объём операций небольшой. Но в какой‑то момент владелец ловит себя на том, что половину дня проводит не на объектах и переговорах, а в поиске нужного сообщения с чеком.
Есть несколько типичных сигналов, что компания уже доросла до платной системы учёта, пусть пока и не осознаёт этого.
1. Отчёт за месяц собирается полдня и дольше. Если чтобы подбить итоги месяца вам нужно сесть вечером и провести 4–8 часов, собирая данные из чатов, смс и разных файлов — это уже не управленческий учёт, а ручная работа архивариуса. В нормальной системе отчёт формируется за минуты, а не за половину выходного. В статье про финансовый учёт доходов и расходов мы как раз разбираем, как выглядит более зрелый подход.
2. Ошибки стали нормой. Потерянные чеки, забытые переводы, двойные оплаты подрядчикам, некорректные суммы в отчётах — всё это следствие того, что данные ведутся вручную и в разных местах. Чем больше оборот, тем дороже обходится каждая такая неточность.
3. Вы не можете за 5 минут ответить на простые вопросы. «Сколько свободных денег у нас на сегодня?», «Какая маржинальность по этому объекту?», «Сколько мы должны подрядчикам?» — если для ответа нужно «копнуть табличку» или «собрать данные к вечеру», система учёта уже не справляется.
4. Новые сотрудники долго входят в курс дела. Когда схема работы строится на личных чатах и «священной» таблице, которую понимает только один человек, каждый новый менеджер или прораб долго адаптируется. А значит, вы платите за его время, пока он просто учится ориентироваться в хаосе.
5. Растут риски с налогами и документами. Разрозненные акты, счета и переписка с заказчиками — слабое место на случай проверки или спора. Централизованный учёт с понятными событиями и подтверждениями заметно снижает эти риски, что хорошо видно по компаниям, которые переходят на системный управленческий учёт.
Если вы узнали свой бизнес хотя бы в двух пунктах, технически вы уже переросли бесплатные решения. Дальше вопрос не в том, «дорогой» ли сервис, а в том, сколько часов он способен вам вернуть.
Шаг 1. Считаем, сколько стоит час вашего времени
Чтобы решить, выгоден ли платный сервис, нужно перестать смотреть только на цену подписки. Важно понять, сколько стоит час работы того человека, чьё время вы собираетесь высвободить: владельца, директора по развитию, главного прораба, бухгалтера.
Алгоритм прост. Возьмём для примера сотрудника на УСН «Доходы» с фиксированным окладом.
1. Считаем ежемесячные затраты на человека. Сюда входит оклад «на руки» плюс налоги и взносы, которые платит компания.
Допустим, оплата труда специалиста — 70 000 ₽ в месяц. Страховые взносы и налоги примерно 30 % от суммы. Тогда общие затраты компании составят:
ОМЗ = 70 000 ₽ + 70 000 ₽ × 0,3 = 91 000 ₽ в месяц.
2. Определяем количество рабочих часов в месяце. При стандартной 40‑часовой неделе и 22 рабочих днях это около 176 часов (22 × 8).
3. Считаем стоимость часа.
Стоимость часа = ОМЗ / количество рабочих часов.
В нашем примере:
Стоимость часа ≈ 91 000 ₽ / 176 ч ≈ 517 ₽ за час.
То есть каждый час, который этот человек тратит на рутинные задачи, обходится компании примерно в 500+ рублей. И это без учёта того, что в это время он мог бы заниматься более ценными делами: переговорами, планированием, запуском новых объектов.
Если вы — собственник и формально не платите себе зарплату, возьмите ориентиром желаемый ежемесячный доход от бизнеса и реальные часы, которые вы проводите в нём. Делите одно на другое — получится минимальная оценка стоимости вашего часа. Часто она оказывается сильно выше, чем у сотрудников.
Полезно сделать это упражнение не только для себя, но и для ключевых людей: руководителя проектов, старшего прораба, финансового менеджера. Тогда дальше вы будете считать экономику сервиса уже не «на глаз», а через конкретные ставки.
Если хотите глубже разобрать, как превращать деятельность компании в цифры и метрики, посмотрите материал про анализ эффективности бизнеса в Приложении 101 — там подробно показано, какие показатели фиксировать и как по ним принимать решения.
Вывод этого шага: у вас должно появиться понятное число — стоимость часа каждого ключевого человека.
Шаг 2. Оцениваем, сколько времени действительно экономит сервис
Следующий вопрос: какую часть рутинной работы платный инструмент может снять с вас и команды. Здесь важно не верить слоганам, а честно посмотреть на свой процесс.
Подойдите к оценке как к небольшой ревизии.
1. Выпишите задачи, связанные с учётом и отчётностью. Например:
— сбор чеков и закрывающих документов;
— ручное внесение данных в таблицы;
— сверка платежей по объектам;
— подготовка отчётов для партнёров и заказчиков;
— пересчёт смет при изменении объёма работ;
— подготовка данных для бухгалтера.
2. Оцените, сколько времени сейчас уходит на каждую задачу. Сколько раз в месяц вы это делаете и по сколько минут занимает один цикл. Не страшно, если это будут грубые оценки — главное, чтобы они были реалистичными.
3. Прикиньте, во сколько раз конкретный сервис может сократить эти затраты. Например, один из пользователей 101 рассказывал, что раньше подготовка сметы по дизайнерскому проекту занимала у него два‑три дня: поиск цен, расчёты, сверка материалов, оформление таблиц. После перехода на работу через прайс‑лист и автоматизацию сметы стали делаться за один‑два часа, а типовые — ещё быстрее. Это не рекламная цифра, а реальный пример, который хорошо показывает порядок выигрыша по времени.
4. Сложите часовую экономию по всем задачам. Условный пример:
— сбор чеков: было 4 часа в месяц, стало 1 час → экономия 3 часа;
— сведение таблиц: было 6 часов, стало 2 часа → экономия 4 часа;
— подготовка отчётов: было 5 часов, стало 2 часа → экономия 3 часа.
Итого сервис снимает около 10 часов в месяц только по этим задачам. Умножаете на стоимость часа того, кто этим занимался, — и получаете экономию в деньгах. Но сам по себе этот расчёт мы сделаем в следующем шаге.
Главное на этом этапе — получить честное число: сколько конкретно часов в месяц вы можете перестать тратить на рутину благодаря платному инструменту.
Шаг 3. Сравниваем и находим точку окупаемости
Теперь у вас есть два ключевых показателя:
— стоимость часа (например, 517 ₽);
— количество часов, которое сервис экономит в месяц (например, 10 часов).
1. Считаем экономию в деньгах.
Экономия в рублях = экономия часов × стоимость часа.
В нашем примере это 10 часов × 517 ₽ = 5 170 ₽ в месяц. Это те деньги, которые вы фактически платите сотруднику за рутинную работу, хотя могли бы освободить это время.
2. Сравниваем с ценой подписки. Если платный сервис стоит, допустим, 2 500 ₽ в месяц, он уже разумен экономически, потому что позволяет перестать платить 5 170 ₽ за ручной труд и вместо этого направить это время на задачи, которые приносят прибыль.
3. Находим «точку невозврата» — минимальную экономию времени для окупаемости.
Формула очень простая:
Часы для окупаемости = стоимость тарифа / стоимость часа.
Если стоимость часа — те же 517 ₽, а подписка — 2 500 ₽, получится:
2 500 ₽ / 517 ₽ ≈ 4,8 часа.
То есть сервис окупится, как только он начнёт экономить вам примерно 5 часов в месяц. Всё, что сверху, — уже чистая выгода.
Для собственника с доходом 300 000 ₽ при 200 рабочих часах в месяц час стоит минимум 1 500 ₽. В таком случае сервис за 1 890 ₽ — это чуть больше часа работы владельца. Вопрос перестаёт звучать как «дорого» и превращается в другой: «Сможет ли этот инструмент сэкономить мне хотя бы полтора часа в месяц?» Практика показывает, что в большинстве случаев автоматизация забирает не 1–2, а 5–10+ часов монотонной работы.
Важно помнить и про «скрытую» выгоду: снижение ошибок, более точный учёт, понятная картинка по проектам. Всё это снижает риск потерь, о которых подробно говорим в материале про финансовый учёт доходов и расходов.
Вывод: если экономия времени в рублях выше стоимости подписки (или хотя бы сопоставима с ней), а инструмент действительно используется командой, с точки зрения экономики это уже выгодное решение.
Как это выглядит на примере Приложения 101
Теперь перенесём эту логику на конкретный инструмент — Приложение 101. Это сервис для управленческого учёта, который помогает вести деньги по проектам, видеть прибыль и контролировать расходы без бесконечных табличек и переписок.
Что даёт 101 именно с точки зрения экономии времени:
— Быстрая работа со сметами и предварительными расчётами. Сметы можно собирать прямо с телефона, подтягивать позиции из прайс‑листа и пересчитывать при изменениях буквально за минуты, а не за дни. Этому посвящён отдельный материал про расчёт сметы в приложении со смартфона.
— Учёт по проектам и фонду компании в одном месте. Доходы, расходы, балансы подрядчиков, авансы от заказчиков, внутренняя «коробка» компании — всё собирается в единой системе. Не нужно держать десяток таблиц для разных задач.
— Готовые отчёты для анализа. В несколько кликов формируются отчёты по проектам и по компании в целом, которые можно использовать для анализа эффективности, как это делаем в статье про анализ эффективности бизнеса.
— Минимальный порог входа по деньгам. У 101 есть бесплатная версия, где можно создать до 70 событий и лично проверить, сколько времени экономит новый подход к учёту. А для компаний, которые готовы вести весь бизнес в приложении, есть два платных тарифа: PRO и PRO+. В статье с честным сравнением 101 и других программ для смет приводятся актуальные цифры: при оплате за год тариф PRO стоит 1 400 ₽ в месяц, а PRO+ — 3 800 ₽.fileciteturn2file8turn1file11
Если вернуться к нашему примеру, получается простая картина. Допустим, вы руководитель строительной компании, ваш час стоит 1 500 ₽. Подписка на PRO обходится в 1 400 ₽ в месяц. Точка окупаемости — меньше одного часа вашего времени. Нужно лишь, чтобы приложение сэкономило вам больше 1 часа в месяц. На практике, по опыту пользователей, экономия времени на сметах, отчётах и контроле денег измеряется уже не часами в месяц, а часами в неделю.fileciteturn1file16turn1file13
По сути, покупая платный тариф, вы покупаете не «доступ к сервису», а 5–10 часов своего рабочего времени и времени ключевых сотрудников. Всё, что выше точки окупаемости, — ваша чистая прибыль и меньше хаоса в операционке.
Что сделать уже сегодня: короткий алгоритм
Чтобы не откладывать решение «на потом», можно пройти весь путь за один вечер.
Шаг 1. Определите, для чьего времени вы хотите считать экономику: своё, главного прораба, финменеджера, бухгалтера.
Шаг 2. Посчитайте стоимость часа для каждого из них по схеме «месячные затраты / рабочие часы». Не стесняйтесь округлять, важен порядок цифр, а не идеальная точность.
Шаг 3. Выпишите все задачи по учёту и отчётности, которые сейчас делаются вручную. Прикиньте, сколько часов в месяц они «съедают» у каждого человека.
Шаг 4. Для выбранного платного сервиса (101 или любого другого) честно оцените, какие из этих задач он снимает или ускоряет, и во сколько раз. Не ориентируйтесь только на обещания — попробуйте бесплатный период и посчитайте по факту.
Шаг 5. Сложите экономию времени по каждому человеку, умножьте на стоимость их часа и сравните с ценой подписки. Если получившаяся сумма равна или превышает стоимость сервиса — инструмент уже выгоден.
Шаг 6. Зафиксируйте решение: либо вы сознательно отказываетесь от сервиса (понимая, что платите за ручную работу столько‑то тысяч в месяц), либо подключаете его и через 1–2 месяца ещё раз пересчитываете экономию по реальным данным.
Хорошая система учёта — это не «игрушка» и не модный SaaS, а способ высвободить самое ценное, что есть у собственника и команды, — время. Как только вы начинаете смотреть на любые платные инструменты через призму стоимости часа, вопрос «дорого или нет» исчезает. Остаётся только один критерий: окупается ли это решение именно в вашей компании.
Глубже считать экономику проектов
Если вы уже перешли к управленческому учёту и хотите научиться анализировать прибыльность объектов, полезно внедрить регулярный разбор проектов по плану и факту, опираясь на отчёты и аналитику в Приложении 101.
Когда подключать PRO+
Имеет смысл переходить на PRO+, когда вам становится важна не только оперативная экономия времени, но и расширенная аналитика по фонду компании, брендированные документы и более тонкая настройка финансовых потоков.
Как сравнивать несколько сервисов
Для честного сравнения разных платных инструментов удобно заранее выписать задачи, которые вы хотите закрыть, и по каждому сервису оценить, сколько часов он экономит и во сколько обходится в месяц, как это сделано в обзорах 101 по другим программам.
Стоит ли обучать команду работе в системе
Да, без обучения команда будет использовать сервис на половину возможностей; несколько часов обучения обычно окупаются очень быстро, если сотрудники начинают вносить данные сами, а не перекладывают всё на руководителя.