Что такое оптимизация расходов на персонал
Оптимизация расходов на персонал — это системная работа, которая снижает совокупные затраты на команду (ФОТ, налоги, подбор, обучение, простои, переработки), при этом сохраняет нужную производительность и соблюдение закона.
Ключевое слово тут «системная». Если ты убрал одного сотрудника и раскидал его задачи на остальных, расходы могут даже вырасти: начнутся переработки, ошибки, рекламации, штрафы за срывы сроков, текучесть.
Оптимизация расходов на персонал всегда начинается с ответа на вопрос: какие задачи создают деньги, а какие только создают занятость.
Есть удобная рамка для решений: раздели расходы на «постоянные» (оклады, обязательные функции) и «переменные» (премии, сдельщина, подработки, подрядчики). Оптимизация чаще происходит в переменной части, потому что там больше управляемости и меньше боли.
С чего начинать оптимизацию: диагностика без «таблиц ради таблиц»
Первый шаг — перестать смотреть на персонал как на одну сумму в конце месяца. Нужна разбивка: кто, за что, к какому проекту или продукту относится, какая часть выплаты обязательна, какая зависит от результата.
Если бизнес проектный (стройка, ремонт, производство под заказ, агентство), диагностика проще: привяжи затраты на людей к конкретным проектам и сравни с маржой. Там быстро видно, где команда «съедает» прибыль на одном объекте, при этом приносит прибыль на другом.
Дальше делай короткий цикл из четырёх действий. Он занимает один вечер и уже даёт материал для решений.
- Собери выплаты за 2–3 месяца: оклад, премии, сдельщина, подработки, подрядчики, компенсации.
- Разнеси выплаты по ролям и функциям: продажи, производство/объекты, поддержка, управление.
- Отметь «дорогие часы»: переработки, простои, ожидание материалов, ожидание решений руководителя.
- Выбери 2–3 точки, где можно менять процесс без увольнений: график, распределение задач, правила премий, формат привлечения подрядчиков.
Если в цифрах нет привязки к проектам и статьям расходов, оптимизация превращается в спор «кто много получает».
7 законных идей оптимизации расходов на персонал
Ниже — идеи, которые работают в малом и среднем бизнесе. Все способы законные, но требуют аккуратного оформления: допсоглашения, положения об оплате труда, понятные правила премий.
- 1) Сократи переработки через планирование и нормирование. Переработки часто выглядят как героизм, по факту это платная компенсация за провалы в планировании. Сверхурочная работа по ТК РФ оплачивается повышенно (первые два часа — минимум в полуторном размере, дальше — минимум в двойном). Если ты видишь «вечные» переработки у одной роли, проверь: нет ли там лишней отчётности, ожиданий согласований, ручных операций.
- 2) Используй неполное рабочее время там, где нагрузка сезонная. Неполное рабочее время можно установить по соглашению сторон, а оплата идёт пропорционально отработанному времени или объёму работ. Это частая история для админов, офис-менеджеров, помощников, диспетчеров: в «низкий сезон» бизнесу хватает 0,5–0,75 ставки, в пик — возвращается полная занятость через допсоглашение.
- 3) Введи совмещение и расширение зон обслуживания, когда функции распылены. Иногда в штате есть два человека на полфункции: у каждого своя зона, отдельные процессы, отдельные ошибки. ТК РФ допускает поручить сотруднику дополнительную работу за доплату при письменном согласии. Логика тут простая: оставить одного сильного исполнителя, доплатить за совмещение, убрать дублирование встреч, отчётов и передач задач.
- 4) Переведи часть ролей на дистанционный формат, если физическое присутствие не даёт ценности. Дистанционная работа в ТК РФ описана отдельной главой 49.1. Для бизнеса это часто экономия на рабочем месте и «скрытых» расходах офиса, плюс расширение воронки найма. Обычно хорошо переводятся роли, где результат измерим задачами и сроками: бухгалтерия, снабжение, часть продаж, часть проектного управления.
- 5) Вынеси непрофильные задачи в аутсорсинг с понятным SLA. Уборка, охрана, IT-поддержка, дизайн, отдельные блоки маркетинга — типичные кандидаты. Тут экономия рождается из простой вещи: ты покупаешь результат, а не содержание ставки. Важно закрепить KPI в договоре и назначить внутри ответственного за приёмку.
- 6) Пересобери систему премий: плати за результат, который влияет на деньги. В компаниях часто живут премии «за всё хорошее»: они становятся частью оклада и перестают управлять поведением. Привяжи переменную часть к показателям, которые реально важны: соблюдение сроков, отсутствие переделок, маржа проекта, скорость закрытия актов, сбор дебиторки. В блоге 101 есть разбор про мотивацию через распределение прибыли — там полезная логика, как связывать выплату с финансовым итогом. Статья
- 7) Снизь стоимость текучести: найм и адаптация часто дороже повышения сильным. Один уход ключевого специалиста почти всегда тянет за собой простой, ошибки новичка и перегруз руководителя. В оптимизации расходов на персонал есть «тихий» резерв: улучшить адаптацию, сделать прозрачные правила оплаты, убрать хаос в постановке задач. Иногда достаточно одного регламента по выплатам и одного канала с правилами, чтобы остановить отток.
Если нужно выбрать две идеи для начала: наведи порядок в переработках и привяжи переменную часть выплат к измеримому результату.
Как оптимизировать и не попасть на конфликты, проверки и штрафы
Главный риск — перепутать «экономию» с нарушением оформления. В 2024 году ФНС отдельно напоминала: самозанятых нельзя привлекать на трудовые функции по договорам ГПХ, есть риск переквалификации отношений в трудовые и запрет принуждать людей становиться самозанятыми вместо трудоустройства.
Это критично, если ты планируешь «перевести штат в подряд». Такая схема иногда легальна, когда человек действительно оказывает услугу как самостоятельный исполнитель. Если он встроен в график, подчиняется правилам внутреннего распорядка, работает под контролем руководителя, получает регулярные выплаты — риски растут.
Второй риск — менять условия оплаты без прозрачных правил. Любые перестройки ФОТ проще проводить через локальные документы и допсоглашения, с понятной логикой: за что платишь, когда платишь, что считается результатом. Иначе оптимизация расходов на персонал превращается в переговоры «на эмоциях», там редко остаётся доверие.
Если в компании нет «источника правды» по выплатам и затратам на людей, люди спорят с руководителем, руководитель спорит с бухгалтером, бухгалтер спорит с таблицей.
Оптимизация расходов на персонал через Приложение 101
Большая часть идей выше упирается в учёт: нужно видеть расходы на персонал по проектам, по ролям и по статьям, понимать, где перерасход, где задолженности, где деньги «в пути».
Приложение 101 задумывали как центр учёта вокруг проектов, денег и участников: ты заводишь проекты, привязываешь расходы к конкретным объектам, выдаёшь роли участникам, собираешь фактические траты и отчётность.
Для оптимизации расходов на персонал особенно полезны три сценария:
- Расходы на людей как статьи. Зарплаты, сдельщина, выплаты бригадам и подрядчикам становятся отдельными статьями расходов. Дальше их можно смотреть в разрезе проекта и компании.
- Фонд компании в PRO+. Когда часть расходов относится к компании в целом (управление, офис, поддержка), удобно вести это в отдельном контуре — Фонде компании, а по проектам оставлять только то, что относится к объекту.
- Фактура вместо пересказов. В 101 расходы фиксируются сразу в проекте, чеки сканируются по QR-коду и хранятся вместе с комментариями. Это сокращает время на выяснение «куда ушли деньги».
Когда данные накопились, в PRO+ появляется управленческий уровень: отчёты по структуре расходов, динамике, экономике проектов и Фонду компании.
Если хочется оценить, окупится ли платный сервис учёта, посмотри статью «Когда пора переходить на платные сервисы учёта» — там есть логика расчёта окупаемости и стоимости времени.
Дальше проще: запишись на бесплатную онлайн-презентацию и разберись на своём кейсе, как в 101 разнести расходы на людей по проектам и компании, чтобы оптимизация расходов на персонал стала регулярной практикой, а не «антикризисной кампанией».
Начать можно с базовых шагов из документации: создание проекта, настройка статей расходов, правила учёта Фонда компании.
Чек-лист на неделю
Чтобы оптимизация расходов на персонал не зависла в обсуждениях, зафиксируй короткий план на 7 дней.
- Собери выплаты по людям и подрядчикам за последние месяцы и выдели переменную часть.
- Отдельно выпиши переработки и причины: ожидания, переделки, ручной контроль, срывы поставок.
- Выдели 3 роли, где дублируются функции, и проверь вариант совмещения с доплатой.
- Проверь, где реально нужна полная ставка, и где подходит неполное рабочее время.
- Пересобери премии: 2–3 показателя, которые влияют на деньги, один период оценки, один день выплаты.
- Разнеси затраты на персонал по проектам и компании в учёте, чтобы видеть фактическую картину.
- Прими одно управленческое решение на основе цифр: убрать переработку, поменять график, переписать премию, вынести задачу в аутсорсинг.
Оптимизация расходов на персонал работает, когда её видно в цифрах: до и после, по ролям, по проектам, по результату.
Если хочешь выстроить такой «режим цифр» без бесконечных таблиц, начни с Приложения 101 и подключи команду к простому правилу: расходы фиксируются сразу там, где они возникают.