როგორ ვმართოთ პერსონალის ხარჯები

რას ნიშნავს პერსონალის ხარჯების ოპტიმიზაცია

პერსონალის ხარჯების ოპტიმიზაცია ნიშნავს გუნდის საერთო დანახარჯის სისტემურ შემცირებას — ხელფასების, გადასახადების, დაქირავების, სწავლების, მოცდენისა და ზეგანაკვეთური სამუშაოს ჩათვლით — საჭირო პროდუქტიულობისა და კანონის დაცვით.

მთავარია სისტემური მიდგომა. თუ ერთ თანამშრომელს გაათავისუფლებთ და მის საქმეებს სხვებს გადაანაწილებთ, ხარჯი შეიძლება გაიზარდოს: გაჩნდება ზეგანაკვეთური სამუშაო, შეცდომები, კლიენტების პრეტენზიები, ვადების დარღვევისთვის ჯარიმები და კადრების გადინება.

ხარჯები დაყავით მუდმივ ნაწილად (ხელფასები და აუცილებელი ფუნქციები) და ცვლად ნაწილად (პრემიები, ნამუშევრის მიხედვით ანაზღაურება, დროებითი სამუშაო და კონტრაქტორები). ცვლადი ნაწილის მართვა ხშირად უფრო მოქნილია.

საიდან დავიწყოთ: ხარჯების ანალიზი

პერსონალის ხარჯებს მხოლოდ თვის ბოლოს ერთი ჯამით ნუ შეაფასებთ. გადახდები დაყავით ადამიანების, ამოცანების, პროექტებისა თუ პროდუქტების მიხედვით. გამოყავით სავალდებულო გადახდები და შედეგზე დამოკიდებული ნაწილი.

პროექტულ ბიზნესში — მშენებლობაში, რემონტში, შეკვეთით წარმოებასა თუ სააგენტოში — შრომის ხარჯები კონკრეტულ პროექტებს მიაკუთვნეთ და მათ მარჟას შეადარეთ. ასე გამოჩნდება, სად ამცირებს გუნდი მოგებას და სად ქმნის მას.

შემდეგ შეასრულეთ ოთხი მოკლე ნაბიჯი. ერთი საღამოც შეიძლება საკმარისი იყოს პირველი გადაწყვეტილებებისთვის საჭირო მონაცემების მისაღებად.

1. შეაგროვეთ ბოლო ორი-სამი თვის გადახდები: ხელფასები, პრემიები, ნამუშევრის მიხედვით ანაზღაურება, დროებითი სამუშაო, კონტრაქტორები და კომპენსაციები.
2. გადახდები გადაანაწილეთ როლებისა და ფუნქციების მიხედვით: გაყიდვები, წარმოება ან ობიექტები, მხარდაჭერა და მართვა.
3. გამოყავით ძვირადღირებული საათები: ზეგანაკვეთური სამუშაო, მოცდენა, მასალების ან ხელმძღვანელის გადაწყვეტილების ლოდინი.
4. აირჩიეთ ორი-სამი ცვლილება თანამშრომლების გათავისუფლების გარეშე: გრაფიკი, ამოცანების განაწილება, პრემიის წესები ან კონტრაქტორებთან მუშაობის ფორმატი.

ხარჯების მართვის შვიდი გზა

ეს იდეები მცირე და საშუალო ბიზნესს გამოადგება. ყოველი გადაწყვეტილება შეამოწმეთ თქვენი ქვეყნის შრომის კანონმდებლობით და სამუშაო პირობებისა თუ ანაზღაურების ცვლილებები წერილობით გააფორმეთ.

• 1) დაგეგმვით შეამცირეთ ზეგანაკვეთური სამუშაო. ის ხშირად ცუდი დაგეგმვის ფასიანი შედეგია. რუსეთში ზეგანაკვეთურ ანაზღაურებას შრომის კოდექსის 152-ე მუხლი არეგულირებს; გადაამოწმეთ მოქმედი პირობები და გამონაკლისები. თუ ერთ როლში სამუშაო დღე მუდმივად გრძელდება, მოძებნეთ ზედმეტი ანგარიშგება, შეთანხმებების გაჭიანურება და ხელით შესასრულებელი საქმეები.
• 2) სეზონური დატვირთვისას გამოიყენეთ არასრული სამუშაო დრო. საათები მხარეთა შეთანხმებით განისაზღვრება, ანაზღაურება კი ნამუშევარი დროის ან სამუშაოს მოცულობის პროპორციულია. დაბალ სეზონზე ადმინისტრაციულ ან დამხმარე როლებს შესაძლოა 0,5–0,75 განაკვეთი ეყოთ; პიკზე სრული დატვირთვა ახალი შეთანხმებით აღდგება.
• 3) გააერთიანეთ გაფანტული ფუნქციები. ზოგჯერ ორი ადამიანი თითო ფუნქციის მხოლოდ ნაწილს ასრულებს და ჩნდება ზედმეტი პროცესები და გადაბარებები. რუსეთში დამატებით სამუშაოს თანამშრომლის წერილობითი თანხმობა და დამატებითი ანაზღაურება სჭირდება; სხვა ქვეყნებში ადგილობრივი წესები შეამოწმეთ. კომპეტენტური თანამშრომლის უფრო ფართო როლის ანაზღაურებამ შეიძლება შეამციროს დუბლირებული შეხვედრები, ანგარიშები და გადაბარებები.
• 4) შესაბამისი როლები დისტანციურ სამუშაოზე გადაიყვანეთ, თუ ადგილზე ყოფნა აუცილებელი არ არის. რუსეთში ეს შრომის კოდექსის 49.1 თავით რეგულირდება; სხვაგან წესები განსხვავდება. დისტანციურმა მუშაობამ შეიძლება შეამციროს საოფისე ხარჯი და გაზარდოს კანდიდატების არჩევანი ისეთ როლებში, რომელთა შედეგი ამოცანებითა და ვადებით იზომება: ბუღალტერია, მომარაგება, გაყიდვების ნაწილი და პროექტების მართვა.
• 5) არაპროფილური ამოცანები მკაფიო მომსახურების დონის შეთანხმებით გარე შემსრულებლებს გადასცეთ. დასუფთავება, დაცვა, IT მხარდაჭერა, დიზაინი და მარკეტინგის ნაწილი შესაძლო კანდიდატებია. ხელშეკრულებაში განსაზღვრეთ შედეგი და საზომები; შიგნით დანიშნეთ პასუხისმგებელი სამუშაოს მისაღებად.
• 6) პრემიები ბიზნესისთვის მნიშვნელოვან შედეგებს დაუკავშირეთ. ბუნდოვანი პრემია შეიძლება ხელფასის მოსალოდნელ ნაწილად იქცეს და ქცევა აღარ შეცვალოს. ცვლადი ანაზღაურება დაუკავშირეთ ვადებს, გადაკეთებების არარსებობას, პროექტის მარჟას, შესრულებული სამუშაოს მიღების აქტების დახურვის სისწრაფესა და დებიტორული დავალიანების ამოღებას. 101-ის სტატია მოგების განაწილებისა და გადახდის ვადების შესახებ (რუსულად) ხსნის ამ კავშირს.
• 7) შეამცირეთ კადრების გადინების ფასი. ახალი ადამიანის დაქირავება და ადაპტაცია შეიძლება ძლიერი თანამშრომლისთვის ხელფასის გაზრდაზე ძვირი დაჯდეს. მნიშვნელოვანი სპეციალისტის წასვლას მოჰყვება მოცდენა, ახალბედის შეცდომები და ხელმძღვანელის დატვირთვა. გააუმჯობესეთ ადაპტაცია, მკაფიოდ ჩამოაყალიბეთ ანაზღაურების წესები და დაალაგეთ ამოცანების განაწილება. ზოგჯერ გადახდების ერთი წერილობითი წესი და წესების ერთი არხი გადინების შესამცირებლად საკმარისია.

როგორ ავიცილოთ დავები და სამართლებრივი რისკები

მთავარი რისკია დაზოგვის არასწორად გაფორმებულ შრომით ურთიერთობასთან აღრევა. რუსეთში თვითდასაქმებულ პირთან სამოქალაქო ხელშეკრულება რეალურ შრომით ურთიერთობას არ უნდა ფარავდეს: თუ საქმიანობა ფაქტობრივად დასაქმებაა, ურთიერთობა შეიძლება ხელახლა დაკვალიფიცირდეს. სხვა ქვეყნებში ადგილობრივი დასაქმებისა და საგადასახადო წესები შეამოწმეთ.

რუსეთში მიმდინარე დამსაქმებლისგან ან სამსახურიდან წასვლიდან ორი წლის განმავლობაში ყოფილი დამსაქმებლისგან მიღებული შემოსავალი თვითდასაქმებულთა პროფესიული შემოსავლის გადასახადის რეჟიმში არ ექცევა. აუთსორსინგამდე შეაფასეთ ურთიერთობის რეალური შინაარსი და საგადასახადო შედეგები.

კიდევ ერთი რისკია ანაზღაურების შეცვლა გასაგები წესების გარეშე. შესაბამის დოკუმენტებსა და შეთანხმებებში ჩაწერეთ, რისთვის, როდის და რა შედეგის მიხედვით იხდით. სხვაგვარად ნდობა იკარგება.

პერსონალის ხარჯების მართვა 101-ით

ამ იდეების უმეტესობა აღრიცხვას ეყრდნობა: საჭიროა პერსონალის ხარჯების დანახვა პროექტის, როლისა და კატეგორიის მიხედვით, ასევე გადახარჯვის, დავალიანებისა და „გზაში“ მყოფი ფულის კონტროლი.

101 შექმნილია პროექტების, ფულისა და მონაწილეების ერთ სივრცეში აღსარიცხად. აქ შეგიძლიათ შექმნათ პროექტები, ხარჯები ობიექტებს მიაკუთვნოთ, მონაწილეებს როლები მიანიჭოთ და რეალური ხარჯები და ანგარიშები შეაგროვოთ.

განსაკუთრებით გამოსადეგია სამი სცენარი:

• შრომის ხარჯები ცალკე კატეგორიებად. ხელფასები, ნამუშევრის მიხედვით ანაზღაურება, ბრიგადებისა და კონტრაქტორების გადახდები ცალ-ცალკე აღირიცხება და პროექტისა და კომპანიის ჭრილში ჩანს.
• კომპანიის ფონდი PRO+-ში. საერთო ხარჯები — მართვა, ოფისი, მხარდაჭერა — შეგიძლიათ კომპანიის ფონდში აღრიცხოთ, ხოლო ობიექტთან დაკავშირებული ხარჯები პროექტში დატოვოთ.
• დოკუმენტები ზეპირი ახსნა-განმარტებების ნაცვლად. ხარჯი პროექტში ფიქსირდება, QR კოდით წაკითხული ქვითრები და კომენტარები მასთან ერთად ინახება. ასე ფულის მოძრაობის გარკვევა მარტივდება.

საკმარისი მონაცემების დაგროვების შემდეგ PRO+ იძლევა მმართველობით ანგარიშებს ხარჯების სტრუქტურისა და დინამიკის, პროექტების ეკონომიკისა და კომპანიის ფონდის შესახებ.

ფასიანი აღრიცხვის სერვისის სარგებლიანობის შესაფასებლად წაიკითხეთ სტატია ფასიან ინსტრუმენტებზე გადასვლის შესახებ (რუსულად): ის სერვისის ფასსა და დაზოგილ დროს ადარებს.

ასევე შეგიძლიათ უფასო ონლაინ პრეზენტაცია დაჯავშნოთ და განიხილოთ, როგორ გაიყოს 101-ში პერსონალის ხარჯები პროექტსა და კომპანიას შორის.

დოკუმენტაციაში მოცემულია საწყისი ნაბიჯები: პროექტის შექმნა, ხარჯების კატეგორიების გამართვა და კომპანიის ფონდის გამოყენება.

ერთკვირიანი გეგმა

ამ შვიდდღიანი გეგმით განხილვა კონკრეტულ გადაწყვეტილებად აქციეთ.

1. შეაგროვეთ თანამშრომლებისა და კონტრაქტორებისთვის ბოლო თვეების გადახდები და ცვლადი ნაწილი გამოყავით.
2. ჩამოწერეთ ზეგანაკვეთური საათები და მიზეზები: ლოდინი, გადაკეთება, ხელით კონტროლი ან მომარაგების დაგვიანება.
3. იპოვეთ სამი როლი დუბლირებული ფუნქციებით და დამატებითი ანაზღაურებით მათი გაერთიანება შეაფასეთ.
4. შეამოწმეთ, რომელ როლს სჭირდება სრული განაკვეთი და სად გამოდგება არასრული სამუშაო დრო.
5. პრემიებისთვის აირჩიეთ შედეგზე მოქმედი ორი-სამი მაჩვენებელი, ერთი შეფასების პერიოდი და გადახდის თარიღი.
6. აღრიცხვაში პერსონალის ხარჯები პროექტებსა და კომპანიაზე გადაანაწილეთ.
7. ციფრებზე დაყრდნობით მიიღეთ ერთი გადაწყვეტილება: შეამციროთ ზეგანაკვეთური სამუშაო, შეცვალოთ გრაფიკი, გადააკეთოთ პრემიის წესი ან ამოცანა გარე შემსრულებელს გადასცეთ.

უსასრულო ცხრილების გარეშე ამ ჩვევის შესაქმნელად დაიწყეთ 101-ით და გუნდში დაამკვიდრეთ წესი: ხარჯი იქვე ჩაიწეროს, სადაც წარმოიშობა.