CRM თუ ჯერ აღრიცხვა?

კითხვა „გჭირდებათ CRM?“ ჩვეულებრივ მაშინ ჩნდება, როცა განაცხადების რაოდენობა იზრდება, მიმოწერა სხვადასხვა მესენჯერში ნაწილდება, მიმართვების ნაწილი კი იკარგება. ეს ზრდის ბუნებრივი ეტაპია.

თუ კომპანიაში სტაბილური მმართველობითი აღრიცხვა ჯერ არ არის გამართული, მხოლოდ გაყიდვების მოწესრიგება შეიძლება საკმარისი არ აღმოჩნდეს: ცალკე უნდა ხედავდეთ, რა ხდება ფულთან პროექტების შიგნით. თუ მმართველობითი აღრიცხვა არ გაქვთ გამართული, შეიძლება გაყიდვები დააჩქაროთ და პარალელურად ფულადი დეფიციტიც გაამწვავოთ.

ქვემოთ განვიხილავთ სცენარს, რომელშიც ჯერ აღრიცხვას აწესრიგებენ, შემდეგ კი CRM-ის საკითხს წყვეტენ, და ვნახავთ, როგორ შეიძლება აღრიცხვის წარმოება 101 აპლიკაციით.

რას აგვარებს CRM და რას ვერ აგვარებს?

CRM გაყიდვების მართვისთვის გჭირდებათ: საკონტაქტო მონაცემების შესანახად, შეთანხმებების დასაფიქსირებლად, გარიგებების ეტაპების მიხედვით სამართავად, კონვერსიის დასათვლელად და მენეჯერების მუშაობის გასაკონტროლებლად.

ამასთან, CRM თავისთავად ლიდებს არ მოიზიდავს. განაცხადები მარკეტინგსა და პარტნიორულ არხებს მოაქვს, CRM კი მათ დანაკარგების გარეშე დამუშავებაში გეხმარებათ.

მშენებლობასა და მოპირკეთებაში ხშირად ერთი მარტივი პრობლემა იჩენს თავს: მფლობელი ობიექტებითა და მომარაგებით არის დაკავებული, შემოსული მიმართვები პირად ტელეფონზე მიდის, შეტყობინებების ნაწილი უპასუხოდ რჩება, მოგვიანებით კი მიმოწერის ისტორიის აღდგენა შეუძლებელი ხდება. ასეთ სიტუაციაში CRM მართლაც ამცირებს გონებრივ დატვირთვას.

რატომ იძლევა CRM ხშირად სუსტ შედეგს, როცა აღრიცხვა ჯერ არ არის გამართული?

CRM-ის დანერგვა თითქმის ყოველთვის დროს მოითხოვს: საჭიროა ეტაპების, როლების, სამუშაო წესებისა და ინტეგრაციების გამართვა, ადამიანებისთვის ერთიანი ლოგიკით მუშაობის სწავლება. მიმდინარე ამოცანების ფონზე ეს მფლობელისა და გუნდის რესურსს ხარჯავს.

თუ ამ დროს ფინანსური დისციპლინა სუსტდება, გადაუდებელი პრობლემების მოგვარებაზე გადადიხართ. გუნდი „შეგრძნებებზე დაყრდნობით“ მუშაობს, გადაწყვეტილებები კი ფაქტების გარეშე მიიღება: რამდენი თანხა უკვე დაიხარჯა ობიექტზე, როგორია სამუშაოების რენტაბელობა, ვის გადაეცა თანხა ანგარიშვალდებულად, როდის არის მასალებისთვის შემდეგი გადახდა.

ხშირად ასეთი სურათი იქმნება: გაყიდვებში ინვესტიციას დებთ, ადამიანებს ქირაობთ, დანერგვის საფასურს იხდით, თვის ბოლოს კი ირკვევა, რომ ხელფასებისა და ობიექტების ავანსებისთვის ფული არ გყოფნით. ასეთ სცენარში მხოლოდ CRM-ის დანერგვა საკმარისი არ არის: ფულისა და მოგების საკითხის გასარკვევად მმართველობითი აღრიცხვის მონაცემები გჭირდებათ.

რა აღრიცხვა გჭირდებათ CRM-მდე?

თუ მმართველობითი აღრიცხვა ჯერ არ არის გამართული, დაიწყეთ გადაწყვეტილებებისთვის საჭირო მონაცემების განსაზღვრით. მისი ამოცანაა ბიზნესის „დღევანდელი“ მდგომარეობა დაგანახოთ და მართვის ბერკეტები მოგცეთ: მოგება, ხარჯები, ფულის მოძრაობა და პროექტების ეფექტიანობა.

პროექტებზე მომუშავე ბიზნესში ეს თითქმის ყოველთვის ობიექტებისა (პროექტებისა) და მათ შესახებ ფაქტობრივი მონაცემების გარშემო ეწყობა: შემოსული თანხები, ხარჯები, დავალიანებები, ნაშთი და შედეგი. აღრიცხვის სტრუქტურა დეტალურად არის განხილული მასალაში „მმართველობითი აღრიცხვა პროექტებზე მომუშავე ბიზნესში: როგორ მოვაწყოთ“.

მინიმალური ჩამონათვალი, რომლის გამართვაც CRM-მდე ღირს:

• თითოეული ობიექტის ბალანსი: შემოსულ თანხებს გამოკლებული აღრიცხული ხარჯები. პროექტის მოგება ცალკე შეაფასეთ, დამკვეთისთვის დადგენილი ფასისა და თვითღირებულების შედარებით.
• ანგარიშვალდებულად გაცემული თანხების აღრიცხვა: ვის მიეცა, რით დაიხურა, რა უნდა დაბრუნდეს ან რაზე უნდა წარადგინონ ანგარიში.
• გეგმა და ფაქტი ძირითად მუხლებზე: მასალები, სამუშაოები, მიწოდება, ქირა და კონტრაქტორები.
• კონტროლის რეგულარული რიტმი: კვირაში ერთხელ მოკლე შემოწმება და თვის შემაჯამებელი შედეგი.
• პირველადი დოკუმენტაციის ციფრულად მოწესრიგება: ქვითრები, აქტები, ხელშეკრულებები და ობიექტის ანგარიშები.

როგორ დანერგოთ აღრიცხვა 101 აპლიკაციაში: მოკლე გეგმა

101 აპლიკაცია მმართველობითი აღრიცხვის მონაცემების უშუალოდ სამუშაო ადგილიდან შეგროვებაში გეხმარებათ: ობიექტებზე მოვლენების დაფიქსირებაში, ქვითრების QR-კოდით სკანირებაში, დოკუმენტების შენახვასა და პროექტების ანალიტიკის ნახვაში.

დანერგვის ლოგიკა მარტივია: ჯერ სტრუქტურას ქმნით, შემდეგ ამკვიდრებთ წესს — „ფაქტობრივი მონაცემი სისტემაში ოპერაციის დღესვე ხვდება“, ბოლოს კი კონტროლის რეგულარულ რიტმს ამყარებთ.

1. ნაბიჯი 1. განსაზღვრეთ, რას მიიჩნევთ პროექტად (ობიექტს, ხელშეკრულებას, შეკვეთას), და შექმენით პროექტები სისტემაში.
   პროექტის ბარათში ჩანს დამკვეთი და ხელმძღვანელი. მარცხნივ ნაჩვენებია ფულადი ბალანსი: 4 200 000 − 3 712 400 = 487 600. ეს თანხის ნაშთია; მას გამოთვლილ მოგებად ნუ ჩათვლით. ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.
2. ნაბიჯი 2. დანიშნეთ პროექტებზე პასუხისმგებელი პირები და დაამატეთ მონაწილეები, რომლებიც ფულს ხარჯავენ და ანგარიშს აბარებენ (სამუშაოთა მწარმოებელი, მომარაგებაზე პასუხისმგებელი პირი, ოსტატი).
   განყოფილებაში «Участники» (მონაწილეები) თავმოყრილია პროექტის კონტრაგენტები და მათი როლები. ზემოთ ნაჩვენებია პროექტის ბალანსი და ანგარიშვალდებულად გაცემული თანხები; პროექტის ხელმძღვანელი მარცხნივ არის მითითებული. ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.
3. ნაბიჯი 3. განსაზღვრეთ ხარჯის მუხლები, რომლებიც მმართველობითი გადაწყვეტილებებისთვის გჭირდებათ. დაიწყეთ 10–15 მუხლით, შემდეგ კი უფრო დეტალურად დაყავით.
4. ნაბიჯი 4. დანერგეთ წესი: ხარჯები მაშინვე შეიტანეთ, ქვითარი QR-კოდით ან ფოტოთი მიამაგრეთ, მოვლენა კი ობიექტს დაუკავშირეთ.
   პროექტის «56 | ЖК Северный парк» შენახულ ანგარიშში არჩეულია ხარჯის მუხლი «Работы» (სამუშაოები), განყოფილებაში «Файлы» (ფაილები) კი ჩანს სადემონსტრაციო ფოტოს მინიატურა. ჩანაწერის სტატუსია «Ожидает подтверждения» (დადასტურების მოლოდინში). ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.
5. ნაბიჯი 5. გამართეთ ანგარიშვალდებულად გაცემულ თანხებთან მუშაობა: გაცემა, ანგარიშვალდებულების დახურვა და თითოეულ ადამიანზე დარჩენილი ღია თანხების კონტროლი.
   ჩანართში «Балансы» (ბალანსები) ჩანს საკუთარი სახსრებისა და ანგარიშვალდებულად გაცემული თანხების ნაშთები, თანხები პროექტების მიხედვით და მაჩვენებელი «Переплата или не созданы отчёты» (ზედმეტი გადახდა ან ხარჯის ანგარიშები არ არის შექმნილი). ეს მაჩვენებელი შეიძლება მიანიშნებდეს როგორც ზედმეტ გადახდაზე, ისე ჯერ შეუქმნელ ანგარიშებზე; მიზეზი ცალკე შეამოწმეთ. ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.
6. ნაბიჯი 6. კვირაში ერთხელ გადახედეთ ობიექტების ბალანსსა და „კითხვები გუნდისთვის“ სიას, თვეში ერთხელ კი დააფიქსირეთ მოგებისა და რენტაბელობის შედეგი.
   კადრი 1 — 2 კადრიდან. პროექტის «56 | ЖК Северный парк» განტის გრაფიკში გახსნილია მენიუ «План-факт» (გეგმა–ფაქტი), რომელშიც გამოყოფილია პუნქტი «Прибыль» (მოგება). ამ რეჟიმის რიცხვითი მაჩვენებლების ამომხტარი მინიშნება შემდეგ კადრშია ნაჩვენები. ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.
   კადრი 2 — 2 კადრიდან: იგივე პროექტი «Прибыль» (მოგება) არჩევის შემდეგ. ამომხტარ მინიშნებაში ჩანს «План: 1 491 000,00» (გეგმა), «Факт: 60 000,00» (ფაქტი) და «Факт от плана: 4,02%» (ფაქტის გეგმასთან თანაფარდობა). ბოლო მაჩვენებელი ფაქტობრივი მნიშვნელობის გეგმურთან თანაფარდობაა. წინა კადრი ამ რეჟიმის მენიუს აჩვენებს. ინტერფეისი რუსულ ენაზეა.

თუ გსურთ სწრაფად გაიგოთ, როგორ მოერგება აღრიცხვა თქვენს პროცესებს, მობრძანდით უფასო პრეზენტაციაზე: გაჩვენებთ, სად არის 101 აპლიკაციაში ხარჯები, ობიექტების მოგება და მფლობელისთვის განკუთვნილი ანგარიშები.

როდის დაუბრუნდეთ CRM-ის საკითხს: მზადყოფნის ნიშნები

კითხვას „გჭირდებათ CRM?“ სასარგებლოა მაშინ დაუბრუნდეთ, როცა აღრიცხვა სტაბილურად მუშაობს და პროექტების ეკონომიკას ცხრილების ხელით გაერთიანების გარეშე ხედავთ. მაშინ CRM თქვენს საქმიანობას გააძლიერებს და ფორმალობისთვის დაწყებულ ცალკე პროექტად აღარ დარჩება.

შეამოწმეთ თქვენი მზადყოფნა შემდეგი ნიშნებით:

• ხედავთ თითოეული ობიექტის მომგებიანობას და გესმით, რისგან ყალიბდება ის.
• ანგარიშვალდებულად გაცემული თანხები თვეობით დაუხურავი არ რჩება, დავალიანებები გარკვეულია, გადაწყვეტილებები ფაქტებზე დაყრდნობით მიიღება.
• მიმართვების ნაკადს მხოლოდ „მეხსიერებითა და მესენჯერებით“ ვეღარ უმკლავდებით: რამდენიმე არხია და დამუშავებაში რამდენიმე ადამიანი მონაწილეობს.
• გამოყოფილია როლი, რომელიც გაყიდვებსა და შემოსული მიმართვების დამუშავების ხარისხზეა პასუხისმგებელი.
• მზად ხართ ერთიანი წესები შემოიღოთ: რა ითვლება ლიდად, როდის ითვლება გარიგება წაგებულად, პასუხის რა ვადაა მისაღები.

როგორ გამოიყენოთ CRM და აღრიცხვა მონაცემების დუბლირების გარეშე?

ერთ-ერთი შესაძლო სამუშაო სცენარია: CRM-ში კლიენტისა და გარიგების მართვა ხელშეკრულებამდე, 101 აპლიკაციაში კი — ხელშეკრულების შემდეგ პროექტისა და ფულთან თუ შესრულებასთან დაკავშირებული ფაქტობრივი მონაცემების აღრიცხვა. 101 აპლიკაციას საკუთარი გარიგებები და გაყიდვების ძაბრები აქვს. აღწერილი სამუშაო განაწილება ერთ-ერთი ვარიანტია; არჩევისას თქვენი სისტემების შესაძლებლობები და პარამეტრები გაითვალისწინეთ.

მონაცემების ორჯერ შეტანის თავიდან ასაცილებლად წინასწარ გადაწყვიტეთ, სად იქნება მონაცემთა თითოეული ტიპის სანდო პირველწყარო. კონტაქტები და კომუნიკაციის ისტორია CRM-ში ინახება, ობიექტის ფინანსური მოვლენები და დოკუმენტები კი — აღრიცხვაში. აქედან იწყება CRM-ის კრიტერიუმებით გააზრებული შერჩევაც — ბლოგში დეტალურად არის განხილული, როგორ აირჩიოთ CRM სამშენებლო ან მოსაპირკეთებელი კომპანიისთვის (რუსულ ენაზე).

თუ ეჭვი გეპარებათ, ღირს თუ არა CRM-ზე მუშაობის დაწყება სწორედ ახლა, წაიკითხეთ მასალა „გჭირდებათ CRM: დანერგვის გადადების მიზეზები“ (რუსულ ენაზე). ის დაგეხმარებათ, მოიშოროთ განცდა, რომ CRM-ის გარეშე ბიზნესი „ჩამორჩება“.