CRM atau akuntansi terlebih dahulu?

Pertanyaan “Apakah Anda memerlukan CRM?” biasanya muncul ketika jumlah permintaan masuk bertambah, percakapan tersebar di berbagai aplikasi pesan, dan sebagian permintaan terlewat. Ini adalah tahap pertumbuhan yang wajar.

Jika perusahaan Anda belum memiliki akuntansi manajemen yang tertata, merapikan penjualan saja mungkin belum cukup: Anda juga perlu melihat apa yang terjadi pada uang di dalam proyek. Tanpa akuntansi manajemen yang baik, Anda berisiko mempercepat penjualan sekaligus memperparah kesenjangan arus kas.

Berikut ini kita akan membahas skenario ketika pencatatan ditata terlebih dahulu, baru kemudian diputuskan apakah CRM diperlukan, serta melihat cara mengelola pencatatan tersebut dengan Aplikasi 101.

Apa yang dapat dan tidak dapat diselesaikan oleh CRM?

CRM digunakan untuk mengelola penjualan: menyimpan kontak, mencatat kesepakatan, mengelola peluang penjualan di setiap tahap, menghitung konversi, dan memantau pekerjaan tim penjualan.

CRM tidak mendatangkan calon pelanggan dengan sendirinya. Permintaan masuk berasal dari pemasaran dan saluran mitra; CRM membantu menanganinya agar tidak terlewat.

Dalam usaha konstruksi dan renovasi, masalah yang sering muncul cukup sederhana: pemilik sibuk mengurus proyek dan pengadaan, permintaan masuk ke telepon pribadi, sebagian pesan tidak terjawab, dan kemudian riwayatnya tidak dapat ditelusuri lagi. Dalam situasi seperti ini, CRM memang dapat mengurangi beban pikiran.

Mengapa CRM sering kurang berdampak sebelum akuntansi tertata?

Penerapan CRM hampir selalu membutuhkan waktu: menyiapkan tahap, peran, prosedur dan integrasi, serta mengajarkan cara kerja yang seragam kepada tim. Di tengah pekerjaan sehari-hari, semua ini menyita sumber daya pemilik dan tim.

Jika disiplin keuangan sedang lemah, Anda akan sibuk menangani masalah yang terus muncul. Tim mengandalkan intuisi, sementara keputusan dibuat tanpa data: berapa banyak uang yang sudah terserap oleh proyek, bagaimana profitabilitas pekerjaannya, siapa yang menerima dana untuk dipertanggungjawabkan, dan kapan pembayaran material berikutnya jatuh tempo.

Situasi yang kerap terjadi adalah Anda berinvestasi dalam penjualan, merekrut orang dan membayar penerapan sistem, lalu pada akhir bulan mengetahui bahwa uang tidak cukup untuk gaji dan uang muka proyek. Dalam skenario ini, penerapan CRM saja tidak cukup: pertanyaan tentang uang dan laba membutuhkan data akuntansi manajemen.

Akuntansi seperti apa yang diperlukan sebelum menggunakan CRM?

Jika akuntansi manajemen belum tertata, mulailah dengan menentukan data yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Fungsinya adalah menunjukkan kondisi usaha “hari ini” dan memberi Anda alat untuk mengelola laba, pengeluaran, pergerakan uang dan kinerja proyek.

Dalam usaha berbasis proyek, pencatatan ini hampir selalu berpusat pada pekerjaan atau proyek dan data aktualnya: penerimaan, pengeluaran, utang, saldo dan hasil. Penjelasan mengenai struktur pencatatan ini tersedia dalam artikel “Akuntansi manajemen dalam bisnis berbasis proyek: cara menatanya”.

Hal-hal minimum yang sebaiknya ditata sebelum menggunakan CRM:

• Saldo setiap proyek: penerimaan dikurangi pengeluaran yang telah dicatat. Nilailah laba proyek secara terpisah dengan membandingkan harga untuk pelanggan dan biaya.
• Pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan: siapa yang menerima, bagaimana penggunaannya telah dipertanggungjawabkan, dan berapa yang masih harus dikembalikan atau dilaporkan.
• Rencana dan realisasi untuk pos-pos utama: material, pekerjaan, pengiriman, sewa dan kontraktor.
• Jadwal pengendalian yang rutin: pemeriksaan singkat setiap minggu dan rangkuman setiap bulan.
• Dokumen pendukung digital yang tertata: struk, berita acara, kontrak dan laporan proyek.

Cara menerapkan akuntansi di Aplikasi 101: rencana singkat

Aplikasi 101 membantu mengumpulkan data akuntansi manajemen langsung dari lapangan: mencatat aktivitas per proyek, memindai kode QR pada struk, menyimpan dokumen dan melihat analisis proyek.

Urutan penerapannya sederhana: pertama tetapkan struktur, lalu terapkan aturan bahwa data aktual harus masuk ke sistem pada hari terjadinya kegiatan tersebut, kemudian bangun jadwal pengendalian yang rutin.

1. Langkah 1. Tentukan apa yang dianggap sebagai proyek di perusahaan Anda (pekerjaan, kontrak atau pesanan), lalu buat proyek-proyek tersebut di sistem.
   Antarmuka berbahasa Rusia. Kartu proyek menampilkan pelanggan dan penanggung jawab proyek. Di sebelah kiri terlihat saldo kas: 4 200 000 − 3 712 400 = 487 600. Ini adalah sisa dana, bukan laba yang dihitung.
2. Langkah 2. Tetapkan penanggung jawab proyek dan tambahkan peserta yang membelanjakan uang serta melaporkannya, seperti kepala proyek lapangan, petugas pengadaan atau mandor.
   Antarmuka berbahasa Rusia. Bagian “Участники” (Peserta) menampilkan para pihak dalam proyek beserta perannya. Saldo proyek dan jumlah dana yang harus dipertanggungjawabkan terlihat di bagian atas; penanggung jawab proyek tercantum di sebelah kiri.
3. Langkah 3. Tentukan pos pengeluaran yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan manajemen. Mulailah dengan 10–15 pos, kemudian tambahkan rinciannya.
4. Langkah 4. Tetapkan aturan: pengeluaran dicatat segera, struk dilampirkan melalui kode QR atau foto, dan entri tersebut dikaitkan dengan proyek.
   Antarmuka berbahasa Rusia. Laporan tersimpan untuk proyek “56 | ЖК Северный парк” menggunakan pos pengeluaran “Работы” (Pekerjaan), dan bagian “Файлы” (Berkas) menampilkan gambar mini foto demonstrasi. Status entri adalah “Ожидает подтверждения” (Menunggu konfirmasi).
5. Langkah 5. Atur pengelolaan dana yang harus dipertanggungjawabkan: penyerahan dana, penyelesaian pertanggungjawaban, dan pemantauan jumlah yang masih belum diselesaikan untuk setiap orang.
   Antarmuka berbahasa Rusia. Tab “Балансы” (Saldo) menampilkan saldo dana sendiri, saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan, jumlah per proyek, serta indikator “Переплата или не созданы отчёты” (Kelebihan pembayaran atau laporan belum dibuat). Indikator ini dapat menunjukkan kelebihan pembayaran atau laporan yang belum dibuat; periksa penyebabnya secara terpisah.
6. Langkah 6. Tinjau saldo setiap proyek dan daftar pertanyaan untuk tim setiap minggu; catat hasil laba dan profitabilitas setiap bulan.
   Tangkapan layar 1 dari 2. Antarmuka berbahasa Rusia. Pada bagan Gantt proyek “56 | ЖК Северный парк”, menu “План-факт” (Rencana dan realisasi) terbuka dengan opsi “Прибыль” (Laba) disorot. Tangkapan layar berikutnya menampilkan informasi angka dari mode ini.
   Tangkapan layar 2 dari 2, proyek yang sama setelah memilih “Прибыль” (Laba). Antarmuka berbahasa Rusia. Informasi yang muncul menunjukkan “План: 1 491 000,00” (Rencana), “Факт: 60 000,00” (Realisasi), dan “Факт от плана: 4,02%” (Persentase realisasi terhadap rencana). Indikator terakhir adalah rasio realisasi terhadap rencana.

Jika Anda ingin segera memahami bagaimana pencatatan ini dapat diterapkan pada proses Anda, ikuti presentasi gratis. Kami akan menunjukkan tempat untuk melihat pengeluaran, laba per proyek dan laporan bagi pemilik usaha di Aplikasi 101.

Kapan perlu mempertimbangkan CRM kembali? Tanda-tanda kesiapan

Sebaiknya pertimbangkan kembali pertanyaan “Apakah Anda memerlukan CRM?” ketika pencatatan sudah berjalan stabil dan kondisi keuangan proyek dapat dilihat tanpa menggabungkan lembar kerja secara manual. Pada saat itu, CRM akan memperkuat pekerjaan Anda, bukan menjadi proyek tersendiri yang diterapkan hanya sebagai formalitas.

Periksa kesiapan Anda berdasarkan tanda-tanda berikut:

• Anda dapat melihat profitabilitas setiap proyek dan memahami faktor yang membentuknya.
• Dana yang harus dipertanggungjawabkan tidak dibiarkan tertunda selama berbulan-bulan, posisi utang jelas, dan keputusan dibuat berdasarkan data.
• Jumlah permintaan masuk sudah melampaui kemampuan ingatan dan aplikasi pesan: ada beberapa saluran dan beberapa orang yang menanganinya.
• Ada peran khusus yang bertanggung jawab atas penjualan dan kualitas penanganan permintaan masuk.
• Anda siap menetapkan aturan yang seragam: apa yang dianggap sebagai calon pelanggan, kapan peluang penjualan dinyatakan gagal, dan berapa lama waktu tanggapan yang dapat diterima.

Cara menggunakan CRM dan akuntansi tanpa pencatatan ganda

Salah satu alur kerja yang dapat dipilih adalah mengelola pelanggan dan peluang penjualan di CRM hingga kontrak ditandatangani, lalu mengelola proyek setelah kontrak serta data aktual tentang uang dan pelaksanaan pekerjaan di Aplikasi 101. Aplikasi 101 memiliki peluang dan corong penjualannya sendiri. Pembagian kerja ini hanya salah satu pilihan; saat memilih, pertimbangkan kemampuan dan pengaturan sistem Anda.

Untuk menghindari pencatatan ganda, tentukan sejak awal sistem mana yang menjadi acuan untuk setiap jenis data. Kontak dan riwayat komunikasi disimpan di CRM, sedangkan catatan keuangan dan dokumen proyek disimpan dalam sistem akuntansi. Hal ini juga menjadi titik awal untuk memilih CRM berdasarkan kriteria yang jelas; blog kami memiliki panduan terperinci tentang cara memilih CRM untuk perusahaan konstruksi atau renovasi (dalam bahasa Rusia).

Jika Anda masih ragu apakah perlu menangani CRM sekarang, bacalah artikel “Apakah Anda memerlukan CRM? Alasan untuk menunda penerapannya” (dalam bahasa Rusia). Artikel ini membantu menghilangkan perasaan bahwa usaha Anda “tertinggal” karena tidak menggunakan CRM.