Daftar isi:
Mengapa Anda membutuhkan aplikasi manajemen proyek?
Pencarian “aplikasi manajemen proyek” sering muncul ketika jumlah proyek sudah lebih dari satu dan komunikasi sulit ditampung dalam aplikasi pesan. Di lapangan, situasinya terasa akrab: mandor mengingat semua tenggat, bagian pengadaan bertanya apa yang harus dibeli, pekerja mengirim laporan melalui percakapan grup, dan klien meminta ringkasan perkembangan suatu tahap.
Dalam situasi ini, aplikasi pengelola tugas menyediakan hal utama: satu daftar tugas dengan penanggung jawab dan tenggat. Aplikasi tersebut membantu mencatat kesepakatan dan mengurangi alasan “saya tidak melihatnya”.
Fitur layanan dalam daftar ini diperiksa berdasarkan materi resminya pada 13 September 2026. Pertimbangkan pola kerja yang ingin Anda bangun: kanban berdasarkan tahapan, rencana kalender, pemantauan beban kerja, atau persetujuan dengan klien.
Bagaimana memilih aplikasi manajemen proyek?
Tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua karena setiap proyek berbeda. Renovasi apartemen dan pembangunan rumah memiliki tahapan serupa, tetapi berbeda dalam jumlah peserta, volume pembelian, dan frekuensi perubahan kebutuhan.
Mulailah dengan pemeriksaan singkat: masalah apa yang ingin Anda bereskan dengan alat ini? Ada tim yang kesulitan memenuhi tenggat, ada yang kehilangan tugas, dan ada yang keputusannya tenggelam dalam percakapan.
Perencanaan juga perlu dipertimbangkan. Jika pekerjaan Anda mengikuti jadwal kalender, pikirkan sejak awal apakah Anda membutuhkan diagram Gantt dan hubungan antar-tugas. Kami membahas jadwal secara terpisah dalam artikel Cara menyusun jadwal pekerjaan konstruksi.
- Mobilitas. Dapatkah Anda dan tim bekerja melalui ponsel di lokasi tanpa harus selalu membawa laptop?
- Peran dan akses. Apa yang dilihat pekerja, apa yang dilihat pimpinan, dan apa yang ditampilkan kepada klien?
- Tampilan tugas. Apakah Anda membutuhkan kanban, daftar, kalender, atau Gantt?
- Berkas dan diskusi. Di mana foto, dokumen, dan percakapan tentang tugas disimpan?
- Pelaporan. Apakah tersedia laporan tenggat, beban kerja, dan keterlambatan?
- Penerapan. Berapa lama waktu yang dibutuhkan agar tim mulai mencatat tugas secara rutin?
Setelah kriteria ini membentuk gambaran layanan yang Anda butuhkan, pemilihan menjadi lebih mudah. Uji layanan pilihan Anda pada proyek yang mewakili pekerjaan tim sehari-hari.
Trello
Di Trello (dalam bahasa Inggris), pekerjaan dapat dibagi ke dalam kolom: “direncanakan”, “dikerjakan”, “diperiksa”, dan “selesai”. Untuk proyek renovasi, susunan ini cocok untuk tahap dan subtahap seperti pembongkaran, pekerjaan dasar, instalasi utilitas, penyelesaian permukaan, dan pekerjaan akhir.
Bayangkan situasi yang umum: Anda menangani tiga lokasi, pekerja bertanya jenis campuran yang harus digunakan, bagian pengadaan menuju toko, dan Anda sekaligus menyepakati perubahan dengan klien. Papan berisi kartu membantu Anda melihat pekerjaan yang masih menggantung dan segera menemukan hambatan.
Tim mudah memahami Trello karena logika kartunya dapat dilihat sekilas. Jika Anda ingin memulai dengan kanban yang sederhana, layanan ini dapat dipilih selama tersedia bagi tim Anda. Di Rusia dan Belarus, Trello memblokir pembuatan akun baru (dalam bahasa Inggris); aplikasinya juga telah dihapus dari toko aplikasi di wilayah tersebut.
Asana
Asana memungkinkan Anda mengelola tugas dengan tenggat dan penanggung jawab serta menghubungkan pekerjaan yang saling bergantung. Perencanaan pada lini masa dan pengelolaan ketergantungan tugas (dalam bahasa Inggris) tersedia pada paket Starter dan yang lebih tinggi; periksa fitur paket Anda sebelum menerapkannya.
Dalam pekerjaan konstruksi, hal ini membantu manajer proyek yang menangani beberapa lokasi dan sering berpindah fokus. Pada pagi hari ia memeriksa pekerjaan mendesak, siang hari mencatat penugasan baru setelah rapat jarak jauh, dan malam hari menyusun daftar tugas untuk besok.
Asana dapat menjadi pusat kendali untuk pekerjaan kantor dalam proyek. Jika Anda memiliki fungsi manajemen yang kuat dan tugas melewati proses persetujuan, alat ini sesuai dengan pola kerja tersebut.
ClickUp
Di ClickUp, Anda dapat mengelola tugas, daftar periksa dan templat (dalam bahasa Inggris), serta basis pengetahuan (dalam bahasa Inggris). Ini berguna jika Anda mempunyai metode kerja sendiri dan ingin menyatukannya dalam satu antarmuka.
Contohnya, Anda memiliki alur renovasi standar, tetapi setiap klien meminta perubahan. Di ClickUp, Anda dapat menyimpan templat proyek dan menambahkan cabang untuk kebutuhan khusus tanpa membuat semuanya berantakan di berbagai percakapan.
Jika Anda bersedia menyiapkan struktur sekali lalu menggunakannya pada lokasi baru, ClickUp dapat menjadi alat utama untuk tugas dan prosedur internal, selama tersedia bagi tim Anda. Menurut aturan ClickUp (dalam bahasa Inggris), akses bagi pengguna di Rusia dihentikan sejak 12 September 2024.
Jira
Di Jira, Anda dapat mengatur alur kerja dengan status dan transisi (dalam bahasa Inggris). Untuk membuat alur yang kompleks, diperlukan hak administrator yang sesuai dan waktu untuk menyiapkannya.
Bagi tim konstruksi, alur tersebut dapat menetapkan aturan: kapan tugas dianggap sudah diberikan, kapan pekerjaan diterima, siapa yang boleh mengubah tenggat, dan siapa yang menyetujui perubahan. Ini menyerupai pengendalian mutu dalam proses pengelolaan tugas.
Jika proyek Anda membutuhkan aturan yang ketat dan Anda siap mendukung penerapannya dalam organisasi, Jira dapat digunakan. Tanpa kedisiplinan tim, manfaatnya akan berkurang. Pilihan bagi perusahaan di Rusia dan Belarus terbatas: Atlassian mengumumkan penghentian bertahap kegiatan bisnis di kedua negara mulai 31 Oktober 2022 (dalam bahasa Inggris).
Notion
Di Notion, Anda dapat menyimpan halaman proyek dan tugas terkait (dalam bahasa Inggris) bersama dokumen serta catatan. Ini dapat membantu ketika pengetahuan dan dokumen tersebar di berbagai folder, percakapan, dan catatan pribadi.
Situasi berikut mungkin akrab: detail konstruksi di lokasi berubah, foto dikirim ke percakapan grup, lalu seminggu kemudian tidak ada yang dapat menemukannya. Notion membantu Anda membuat halaman proyek, mengumpulkan materi, mencatat keputusan, dan menyimpan daftar tugas di dekatnya.
Jika Anda ingin menyatukan dokumentasi proyek, catatan manajemen, dan tugas, Notion dapat dipertimbangkan selama layanannya tersedia. Menurut aturan Notion (dalam bahasa Inggris), sejak 9 September 2024 pengguna di Rusia tidak dapat mengakses platform; ruang kerja yang informasi penagihannya sekarang atau sebelumnya terkait dengan Rusia akan ditutup.
Bitrix24
Bitrix24 menggabungkan tugas dan proyek (dalam bahasa Rusia) dengan komunikasi, berkas, dan kalender. Tugas dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk, termasuk kanban dan diagram Gantt, sehingga layanan ini cocok untuk pengelolaan berdasarkan tahapan maupun perencanaan kalender.
Dalam perusahaan konstruksi, contohnya seperti ini: manajer menangani calon pelanggan, manajer proyek memberikan tugas, bagian pengadaan menjalankan penugasan, dan bagian akuntansi menyimpan dokumen dalam sistem bersama. Ketika sebagian proses sudah berjalan di Bitrix24, membawa pengelolaan proyek ke sana menjadi langkah yang masuk akal.
Jika Anda ingin menyatukan manajemen proyek dengan proses manajemen perusahaan lainnya, Bitrix24 dapat dipertimbangkan sebagai solusi dasar.
YouGile
YouGile adalah layanan pengelolaan tugas dan komunikasi proyek dengan papan serta peran pengguna yang dapat diatur (dalam bahasa Rusia).
Ini berguna ketika proyek melibatkan subkontraktor dan pengamat: pengguna dengan peran yang diatur khusus hanya melihat tugas yang diizinkan, sedangkan pengamat melihat tugas dan dapat menulis dalam percakapan, tetapi tidak mengedit tugas atau struktur proyek. Peran standar sendiri tidak membatasi tampilan hanya pada tugas milik pengguna. Pengaturan ini mengurangi risiko perubahan tidak sengaja dan waktu yang dihabiskan untuk membagikan tangkapan layar.
Jika Anda ingin menggunakan komunikasi berbasis kanban untuk setiap lokasi sambil mengendalikan hak akses, YouGile layak dipertimbangkan.
Mengapa aplikasi pengelola tugas belum mencakup seluruh pengelolaan proyek?
Tugas membantu menata tindakan, tetapi penyelesaian proyek konstruksi juga melibatkan uang: pembayaran di muka, uang muka operasional yang harus dipertanggungjawabkan, pembelian, pembayaran kepada pekerja, dan laporan kepada klien. Setelah aplikasi pengelola tugas dipilih, sering terlihat bahwa pimpinan masih belum memiliki gambaran keuangan yang utuh.
Salah satu titik yang sering luput adalah uang muka operasional yang harus dipertanggungjawabkan. Tugas pembelian sudah dibuat dan bukti pembayaran dikirim, tetapi rekap setiap lokasi masih disusun secara manual. Kami membahasnya secara terpisah dalam artikel Cara mencatat uang muka operasional dalam proyek konstruksi atau renovasi (dalam bahasa Rusia).
Salah satu cara mengatur pekerjaan adalah menghubungkan pengelolaan tugas dengan pencatatan keuangan tersendiri. Namun, kebutuhan akan layanan kedua bergantung pada fitur sistem yang dipilih: periksa dahulu tugas dan transaksi keuangan apa yang sudah dicakupnya. Dalam bidang konstruksi, Aplikasi 101 digunakan untuk kebutuhan ini: setiap lokasi dikelola sebagai proyek, peserta melaporkan transaksi, dan pimpinan melihat saldo serta rincian pengeluaran. 101 juga menyediakan tugas dan diagram Gantt, jadi periksa dahulu apakah tim Anda membutuhkan aplikasi pengelola tugas terpisah.
Jika Anda sedang memilih sistem dan ingin membandingkan pendekatan, baca ulasan kami: Gectaro dan Aplikasi 101 (dalam bahasa Rusia) serta Smetter dan Aplikasi 101 (dalam bahasa Rusia). Artikel tersebut membantu Anda memahami batas antara pengelolaan tugas dan akuntansi manajemen.
Ketika terhubung dengan keuangan, perhitungan juga lebih mudah dikelola: bacaan tentang cara cepat menyusun estimasi biaya (dalam bahasa Rusia) dan perhitungan estimasi biaya secara daring (dalam bahasa Rusia) dapat membantu. Konfirmasi peristiwa di Aplikasi 101 membantu mencatat tindakan peserta dan persetujuan. Syarat dan batasannya dibahas dalam artikel Penerimaan pekerjaan tanpa berita acara: bagaimana konfirmasi digital membantu dalam sengketa (dalam bahasa Rusia).
Jika Anda ingin melihat cara pengelolaan keuangan proyek di Aplikasi 101 dan cara menghubungkannya dengan tugas tim, ikuti presentasi produk.
Jika Anda mengikuti pendekatan manajemen dalam konstruksi dan renovasi, berlanggananlah kanal Telegram kami. Di sana kami menerbitkan ulasan, studi kasus, dan pengamatan tentang proses kerja.