प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के विकल्प

आपको प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत क्यों है?

“प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर” की तलाश अक्सर तब शुरू होती है, जब एक से अधिक प्रोजेक्ट चल रहे हों और संदेशों में पूरा संवाद संभालना मुश्किल हो जाए। निर्माण स्थल पर यह स्थिति परिचित है: साइट पर्यवेक्षक समय-सीमाएँ याद रखता है, खरीद विभाग पूछता है कि क्या खरीदना है, कारीगर चैट में रिपोर्ट भेजते हैं और ग्राहक किसी चरण की प्रगति का सार माँगता है।

ऐसी स्थिति में कार्य प्रबंधन उपकरण एक अहम चीज़ देता है: ज़िम्मेदार व्यक्तियों और समय-सीमाओं सहित कार्यों की एक साझा सूची। इससे सहमतियों को दर्ज करने में मदद मिलती है और “मैंने देखा ही नहीं” जैसे जवाब कम होते हैं।

इस सूची की सेवाओं की सुविधाएँ 13 सितंबर 2026 को आधिकारिक सामग्री के आधार पर जाँची गईं। यह समझना ज़्यादा उपयोगी है कि आप किस तरह काम करना चाहते हैं: चरणों के अनुसार कानबान, कैलेंडर आधारित योजना, लोगों के कार्यभार की निगरानी या ग्राहक से स्वीकृतियाँ।

प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें?

सभी के लिए एक ही समाधान उपयुक्त नहीं होता, क्योंकि प्रोजेक्ट अलग-अलग होते हैं। फ़्लैट के नवीनीकरण और मकान निर्माण के चरण मिलते-जुलते हो सकते हैं, लेकिन भाग लेने वाले लोगों की संख्या, खरीद की मात्रा और आवश्यकताओं में बदलाव की आवृत्ति अलग होती है।

एक संक्षिप्त आकलन से शुरू करें: उपकरण की मदद से आप किस समस्या को सुलझाना चाहते हैं? किसी टीम की समय-सीमाएँ बिगड़ती हैं, किसी के कर्मचारी कार्य भूल जाते हैं और किसी के निर्णय संदेशों में खो जाते हैं।

योजना बनाना भी एक आधार है। यदि आप काम की कैलेंडर आधारित समय-सारणी के अनुसार चलते हैं, तो पहले सोचें कि आपको गैंट चार्ट और कार्यों के बीच निर्भरताओं की ज़रूरत है या नहीं। समय-सारणी पर हमने अलग से लिखा है: निर्माण कार्यों की समय-सारणी कैसे बनाएँ।

• मोबाइल पर काम। क्या आप और आपकी टीम साइट पर फ़ोन से काम कर सकते हैं, बिना हर समय लैपटॉप के?
• भूमिकाएँ और पहुँच। कारीगर क्या देखता है, प्रबंधक क्या देखता है और ग्राहक को क्या दिखाया जाता है?
• कार्य देखने के तरीके। क्या आपको कानबान, सूची, कैलेंडर या गैंट चार्ट चाहिए?
• फ़ाइलें और चर्चा। कार्य से जुड़ी तस्वीरें, दस्तावेज़ और बातचीत कहाँ रखी जाती हैं?
• रिपोर्ट। क्या समय-सीमाओं, कार्यभार और देरी की रिपोर्ट उपलब्ध हैं?
• अपनाने में लगने वाला समय। टीम को नियमित रूप से कार्य दर्ज करने में कितना समय लगेगा?

इन बिंदुओं से अपनी ज़रूरत की तस्वीर साफ़ हो जाए, तो सेवा चुनना आसान होता है। चुनी हुई सेवा को अपनी टीम के किसी सामान्य प्रोजेक्ट पर आज़माएँ।

Trello

Trello (अंग्रेज़ी में) में काम को “योजनाबद्ध”, “चल रहा है”, “जाँच में” और “पूरा” जैसे स्तंभों में बाँटा जा सकता है। नवीनीकरण में यह मुख्य और छोटे चरणों के लिए उपयोगी है: तोड़-फोड़, शुरुआती निर्माण कार्य, विद्युत और पाइपलाइन जैसी सेवाएँ, फ़िनिशिंग और अंतिम काम।

एक सामान्य स्थिति की कल्पना करें: आपके तीन निर्माण स्थल हैं, कारीगर पूछ रहा है कि कौन-सा मिश्रण लेना है, खरीद विभाग दुकान जा रहा है और आप साथ में ग्राहक से बदलावों पर सहमति ले रहे हैं। कार्ड वाला बोर्ड अधूरे कामों को नज़र में रखने और रुकावट जल्दी पहचानने में मदद करता है।

Trello की कार्ड व्यवस्था एक नज़र में समझ आती है, इसलिए टीम के लिए इसे अपनाना आसान है। यदि आप सरल कानबान से शुरू करना चाहते हैं, तो यह उपयोगी विकल्प हो सकता है, बशर्ते सेवा आपकी टीम के लिए उपलब्ध हो। रूस और बेलारूस में Trello नए खाते बनाने पर रोक लगाता है (अंग्रेज़ी में); इन क्षेत्रों के डिजिटल स्टोर से उसके ऐप भी हटाए गए हैं।

Asana

Asana में आप समय-सीमाओं और ज़िम्मेदार व्यक्तियों के साथ कार्य संभाल सकते हैं तथा निर्भर कामों को जोड़ सकते हैं। समयरेखा पर योजना और कार्यों की निर्भरताओं का प्रबंधन (अंग्रेज़ी में) Starter और उससे ऊँची योजनाओं में उपलब्ध हैं; अपनाने से पहले अपनी योजना की सुविधाएँ जाँचें।

निर्माण में यह उस प्रोजेक्ट प्रबंधक की मदद करता है जो कई साइट संभालता है और बार-बार ध्यान बदलता है। सुबह वह देखता है कि आज क्या तत्काल करना है, दिन में कॉल के बाद नए काम दर्ज करता है और शाम को अगले दिन की सूची बनाता है।

Asana प्रोजेक्ट के कार्यालय संबंधी कामों का नियंत्रण केंद्र बन सकता है। यदि आपकी प्रबंधन व्यवस्था मज़बूत है और कार्य स्वीकृति प्रक्रिया से गुज़रते हैं, तो यह उपकरण उस ढाँचे में उपयोगी है।

ClickUp

ClickUp में आप कार्य, जाँच-सूचियाँ और टेम्पलेट (अंग्रेज़ी में), साथ ही ज्ञान का साझा संग्रह (अंग्रेज़ी में) रख सकते हैं। यदि आपकी अपनी कार्य-पद्धति है और आप उसे एक ही इंटरफ़ेस में लाना चाहते हैं, तो यह उपयोगी है।

उदाहरण के लिए, आपके पास नवीनीकरण की मानक प्रक्रिया है, लेकिन हर ग्राहक बदलाव लाता है। ClickUp में आप प्रोजेक्ट टेम्पलेट रख सकते हैं और व्यक्तिगत ज़रूरतों के लिए अलग शाखाएँ जोड़ सकते हैं, ताकि सब कुछ चैट की अव्यवस्था में न बदल जाए।

यदि आप एक बार ढाँचा तैयार करके नए निर्माण स्थलों पर उसका उपयोग बढ़ाने को तैयार हैं, तो ClickUp कार्यों और आंतरिक प्रक्रियाओं का मुख्य उपकरण बन सकता है, बशर्ते वह आपकी टीम के लिए उपलब्ध हो। ClickUp के नियमों (अंग्रेज़ी में) के अनुसार, रूस में उपयोगकर्ताओं की पहुँच 12 सितंबर 2024 से बंद कर दी गई है।

Jira

Jira में स्थितियों और उनके बीच बदलावों वाले कार्यप्रवाह (अंग्रेज़ी में) बनाए जा सकते हैं। जटिल कार्यप्रवाह बनाने के लिए संबंधित प्रशासकीय अधिकार और सेटअप का समय चाहिए।

निर्माण टीम के लिए ऐसा कार्यप्रवाह नियम तय कर सकता है: कार्य कब सौंपा माना जाएगा, कब स्वीकार किया जाएगा, समय-सीमाएँ कौन बदल सकता है और बदलावों को कौन मंज़ूरी देता है। यह कार्य प्रबंधन प्रक्रिया में गुणवत्ता नियंत्रण जैसा है।

यदि आपके प्रोजेक्ट को सख़्त नियमों की ज़रूरत है और आप संगठन में उन्हें लागू रखने को तैयार हैं, तो Jira उपयुक्त है। टीम में अनुशासन न हो, तो लाभ कम होगा। रूस और बेलारूस की कंपनियों के लिए विकल्प सीमित है: Atlassian ने इन देशों में 31 अक्टूबर 2022 से कारोबार समेटना शुरू करने की घोषणा की थी (अंग्रेज़ी में)।

Notion

Notion में प्रोजेक्ट के पृष्ठ और उनसे जुड़े कार्य (अंग्रेज़ी में) दस्तावेज़ों तथा नोट्स के साथ रखे जा सकते हैं। जब जानकारी और दस्तावेज़ अलग-अलग फ़ोल्डर, चैट और निजी नोट्स में बिखरे हों, तो यह उपयोगी हो सकता है।

एक परिचित स्थिति: साइट पर किसी निर्माण विवरण का निर्णय बदलता है, तस्वीर साझा चैट में भेजी जाती है और एक हफ़्ते बाद वह किसी को नहीं मिलती। Notion प्रोजेक्ट का पृष्ठ बनाने, सामग्री रखने, निर्णय दर्ज करने और पास ही कार्य-सूची रखने में मदद करता है।

यदि आप प्रोजेक्ट के दस्तावेज़ और प्रबंधन संबंधी नोट्स कार्यों के साथ रखना चाहते हैं, तो सेवा उपलब्ध होने पर Notion उपयुक्त हो सकता है। Notion के नियमों (अंग्रेज़ी में) के अनुसार, 9 सितंबर 2024 से रूस में उपयोगकर्ता प्लेटफ़ॉर्म तक नहीं पहुँच सकते; जिन कार्यस्थानों की वर्तमान या पिछली बिलिंग जानकारी रूस से जुड़ी है, उन्हें बंद किया जाता है।

Bitrix24

Bitrix24 कार्यों और प्रोजेक्ट (रूसी में) को संचार, फ़ाइलों और कैलेंडर के साथ जोड़ता है। कार्यों को कानबान और गैंट चार्ट सहित अलग-अलग रूपों में देखा जा सकता है, इसलिए सेवा चरण आधारित प्रबंधन और कैलेंडर आधारित योजना दोनों के लिए उपयोगी है।

निर्माण कंपनी में इसका उदाहरण यह हो सकता है: प्रबंधक संभावित ग्राहकों को संभालता है, प्रोजेक्ट प्रबंधक कार्य सौंपता है, खरीद विभाग निर्देशों पर काम करता है और लेखा विभाग साझा व्यवस्था में दस्तावेज़ रखता है। जब कुछ प्रक्रियाएँ पहले से Bitrix24 में चल रही हों, तो प्रोजेक्ट प्रबंधन को वहीं लाना स्वाभाविक है।

यदि आप प्रोजेक्ट प्रबंधन को कंपनी की अन्य प्रबंधन प्रक्रियाओं के साथ एक ही व्यवस्था में रखना चाहते हैं, तो Bitrix24 को आधारभूत समाधान के रूप में देख सकते हैं।

YouGile

YouGile बोर्ड और बदली जा सकने वाली उपयोगकर्ता भूमिकाओं (रूसी में) वाली कार्य तथा प्रोजेक्ट संचार सेवा है।

जब टीम में उपठेकेदार और पर्यवेक्षक हों, तो यह उपयोगी है: अलग से तय की गई भूमिका वाला उपयोगकर्ता केवल अनुमत कार्य देखता है; पर्यवेक्षक कार्य देख सकता है और चैट में लिख सकता है, लेकिन कार्य या प्रोजेक्ट की संरचना संपादित नहीं करता। मानक भूमिकाएँ अपने आप दृश्यता को केवल उपयोगकर्ता के अपने कार्यों तक सीमित नहीं करतीं। इससे अनजाने बदलावों का जोखिम और स्क्रीनशॉट भेजने में लगने वाला समय घटता है।

यदि आप निर्माण स्थलों के लिए कानबान आधारित संवाद अपनाना चाहते हैं और साथ में पहुँच के अधिकार नियंत्रित करना चाहते हैं, तो YouGile पर विचार करें।

सिर्फ़ कार्य प्रबंधन से पूरे प्रोजेक्ट का प्रबंधन क्यों नहीं हो पाता?

कार्य-सूची कामों को व्यवस्थित करती है, लेकिन निर्माण प्रोजेक्ट का समापन धन से भी जुड़ा होता है: अग्रिम भुगतान, खर्च के हिसाब के साथ समायोजित किए जाने वाले अग्रिम, खरीद, कारीगरों को भुगतान और ग्राहक को दी जाने वाली रिपोर्टें। कार्य प्रबंधन उपकरण चुन लेने के बाद अक्सर पता चलता है कि प्रबंधक के पास वित्त की पूरी तस्वीर अब भी नहीं है।

एक आम छूटा हुआ क्षेत्र खर्च के लिए दिए गए ऐसे अग्रिम हैं जिनका हिसाब देना होता है। खरीद के कार्य दर्ज हैं, रसीदें भेजी जाती हैं, लेकिन हर साइट का कुल हिसाब हाथ से तैयार होता है। हमने इस विषय पर अलग से लिखा है: निर्माण या नवीनीकरण में हिसाब देने योग्य अग्रिमों का रिकॉर्ड कैसे रखें (रूसी में)।

काम व्यवस्थित करने का एक तरीका कार्य प्रबंधन को अलग वित्तीय लेखे से जोड़ना है। लेकिन दूसरी सेवा की ज़रूरत चुनी हुई व्यवस्था की सुविधाओं पर निर्भर करती है: पहले जाँचें कि वह किन कार्यों और वित्तीय लेनदेन को पहले ही संभालती है। निर्माण क्षेत्र में इसके लिए 101 ऐप का उपयोग होता है: हर साइट को प्रोजेक्ट के रूप में रखा जाता है, भागीदार लेनदेन की रिपोर्ट देते हैं और प्रबंधक शेष राशि तथा खर्चों का विवरण देखता है। 101 में कार्य और गैंट चार्ट भी हैं, इसलिए पहले जाँचें कि आपकी टीम को अलग कार्य प्रबंधन उपकरण चाहिए या नहीं।

यदि आप अभी व्यवस्था चुन रहे हैं और अलग तरीकों की तुलना करना चाहते हैं, तो हमारे विश्लेषण देखें: Gectaro और 101 ऐप (रूसी में) तथा Smetter और 101 ऐप (रूसी में)। ये कार्य प्रबंधन और प्रबंधकीय लेखांकन के बीच का अंतर समझने में मदद करते हैं।

वित्त से जुड़ने पर गणनाएँ संभालना भी आसान होता है: जल्दी लागत अनुमान बनाने (रूसी में) और ऑनलाइन लागत अनुमान की गणना (रूसी में) पर सामग्री उपयोगी होगी। 101 ऐप में घटनाओं की पुष्टि भागीदारों की कार्रवाइयों और सहमतियों को दर्ज करने में मदद करती है। शर्तों और सीमाओं के लिए लेख देखें: लिखित स्वीकृति प्रमाण के बिना काम की स्वीकृति: विवाद में डिजिटल पुष्टियाँ कैसे मदद करती हैं (रूसी में)।

यदि आप देखना चाहते हैं कि 101 ऐप में प्रोजेक्ट का वित्तीय प्रबंधन कैसे होता है और उसे टीम के कार्यों से कैसे जोड़ा जाए, तो उत्पाद की प्रस्तुति में शामिल हों।

यदि आप निर्माण और नवीनीकरण के प्रबंधन तरीकों में रुचि रखते हैं, तो हमारे Telegram चैनल से जुड़ें। वहाँ हम प्रक्रियाओं के विश्लेषण, उदाहरण और अनुभव साझा करते हैं।