La pregunta «¿Necesita un CRM?» suele surgir cuando aumenta el número de consultas, las conversaciones se dispersan entre aplicaciones de mensajería y algunas solicitudes se pierden. Es una etapa normal del crecimiento.
Si la empresa todavía no cuenta con una contabilidad de gestión sólida, ordenar las ventas puede no ser suficiente: también necesita ver qué ocurre con el dinero dentro de los proyectos. Si la contabilidad de gestión no está organizada, corre el riesgo de acelerar las ventas y, al mismo tiempo, agravar los desfases de tesorería.
A continuación, analizaremos un escenario en el que primero se organiza la contabilidad y después se decide sobre el CRM, y veremos cómo llevar ese control con la Aplicación 101.
Contenido:
- ¿Qué resuelve un CRM y qué no resuelve?
- ¿Por qué un CRM suele aportar poco antes de organizar la contabilidad?
- ¿Qué contabilidad necesita antes de implantar un CRM?
- Cómo implantar la contabilidad en la Aplicación 101: un plan breve
- ¿Cuándo retomar la elección de un CRM? Señales de preparación
- Cómo combinar CRM y contabilidad sin duplicar registros
¿Qué resuelve un CRM y qué no resuelve?
Un CRM sirve para gestionar las ventas: guardar contactos, registrar acuerdos, hacer avanzar las oportunidades comerciales por sus etapas, calcular la conversión y supervisar el trabajo de los responsables de ventas.
Un CRM no genera clientes potenciales por sí solo. Las consultas llegan a través del marketing y de los canales de colaboradores; el CRM ayuda a atenderlas sin que se pierdan.
En construcción y reformas suele aparecer un problema sencillo: el propietario está ocupado con las obras y el suministro de materiales, las consultas llegan a su teléfono personal, algunos mensajes quedan sin respuesta y después resulta imposible reconstruir el historial. En esa situación, un CRM sí reduce la carga mental.
¿Por qué un CRM suele aportar poco antes de organizar la contabilidad?
Implantar un CRM casi siempre requiere tiempo: configurar etapas, roles, procedimientos e integraciones, y enseñar al equipo a trabajar con un criterio común. Todo ello consume recursos del propietario y del equipo que también necesitan para las tareas en curso.
Si en ese momento falla la disciplina financiera, acaba apagando incendios. El equipo trabaja «por intuición» y las decisiones se toman sin datos: cuánto dinero ha absorbido ya una obra, cuál es la rentabilidad de los trabajos, a quién se han entregado fondos a justificar o cuándo vence el próximo pago de materiales.
Es frecuente invertir en ventas, contratar personal y pagar la implantación para descubrir al final del mes que el dinero no alcanza para las nóminas y los anticipos de las obras. En ese escenario, implantar un CRM por sí solo no basta: para responder a las preguntas sobre dinero y beneficio hacen falta datos de contabilidad de gestión.
¿Qué contabilidad necesita antes de implantar un CRM?
Si todavía no ha organizado la contabilidad de gestión, empiece por definir los datos que necesita para tomar decisiones. Su función es mostrar la situación del negocio «hoy» y darle herramientas de control: beneficio, gastos, movimientos de dinero y eficiencia de los proyectos.
En una empresa que trabaja por proyectos, este control casi siempre se organiza en torno a las obras o proyectos y a los datos reales de cada uno: cobros, gastos, deudas, saldo y resultado. Encontrará una explicación detallada de esta estructura en «Contabilidad de gestión en empresas por proyectos: cómo organizarla».
Este es el conjunto mínimo que conviene establecer antes del CRM:
- Saldo de cada obra: cobros menos gastos registrados. Evalúe el beneficio del proyecto por separado, comparando el precio para el cliente con el coste.
- Control de los fondos a justificar: a quién se entregaron, con qué se han justificado y qué importes deben devolverse o justificarse.
- Comparación entre lo previsto y lo real en las partidas principales: materiales, trabajos, transporte, alquileres y contratistas.
- Un ritmo periódico de control: una revisión breve cada semana y un resumen al cierre de cada mes.
- Documentación justificativa digital ordenada: recibos, actas, contratos e informes de la obra.
Cómo implantar la contabilidad en la Aplicación 101: un plan breve
La Aplicación 101 ayuda a recopilar los datos de contabilidad de gestión directamente desde la obra: registrar eventos por proyecto, escanear los códigos QR de los recibos, guardar documentos y consultar el análisis de los proyectos.
La lógica de implantación es sencilla: primero establezca la estructura, después introduzca la regla de que los datos reales se registran en el sistema el mismo día de la operación y, por último, consolide el ritmo de control.
- Paso 1. Defina qué considera un proyecto —una obra, un contrato o un pedido— y cree los proyectos en el sistema.
- Paso 2. Asigne responsables a los proyectos y añada a los participantes que gastan dinero y rinden cuentas, como el jefe de obra, el responsable de suministros o el encargado.
- Paso 3. Defina las partidas de gasto que necesita para tomar decisiones de gestión. Empiece con 10–15 partidas y después añada más detalle.
- Paso 4. Establezca esta regla: los gastos se registran de inmediato, el recibo se adjunta mediante un código QR o una fotografía y el evento se vincula a la obra.
- Paso 5. Configure la gestión de fondos a justificar: entrega, liquidación y seguimiento de los importes pendientes de cada persona.
- Paso 6. Revise cada semana el saldo de las obras y la lista de «preguntas para el equipo»; registre cada mes el resultado de beneficio y rentabilidad.
Si desea entender rápidamente cómo encaja este control con sus procesos, asista a una presentación gratuita: le mostraremos dónde encontrar en la Aplicación 101 los gastos, el beneficio por obra y los informes para el propietario.
¿Cuándo retomar la elección de un CRM? Señales de preparación
Conviene volver a la pregunta «¿Necesita un CRM?» cuando la contabilidad funcione de manera estable y pueda ver la situación económica de los proyectos sin consolidar hojas de cálculo manualmente. En ese momento, el CRM potenciará el trabajo y evitará convertirse en un proyecto que se implanta solo por cumplir.
Evalúe su situación según estas señales:
- Ve la rentabilidad de cada obra y comprende de qué depende.
- Los fondos a justificar no quedan pendientes durante meses, las deudas están claras y las decisiones se basan en datos.
- El volumen de consultas ya supera lo que puede gestionar con la memoria y las aplicaciones de mensajería: hay varios canales y varias personas atendiéndolas.
- Existe una función específica responsable de las ventas y de la calidad con la que se atienden las consultas.
- Está preparado para introducir reglas comunes: qué se considera un cliente potencial, cuándo se da por perdida una oportunidad comercial y qué plazo de respuesta es aceptable.
Cómo combinar CRM y contabilidad sin duplicar registros
Una posible forma de organizar el trabajo es gestionar al cliente y la oportunidad comercial en el CRM hasta la firma del contrato, y llevar en la Aplicación 101 el proyecto posterior al contrato y los datos reales de dinero y ejecución. La Aplicación 101 cuenta con sus propias oportunidades comerciales y embudos de ventas. Esta distribución del trabajo es una de las opciones; al elegir, tenga en cuenta las funciones y la configuración de sus sistemas.
Para evitar duplicar la introducción de datos, decida de antemano cuál será la fuente de referencia para cada tipo de información. Los contactos y el historial de comunicación se mantienen en el CRM; los eventos financieros y los documentos de la obra, en el sistema de contabilidad. Este es también el punto de partida para elegir un CRM con criterios claros: el blog ofrece una explicación detallada de cómo elegir un CRM para una empresa constructora o de reformas (en ruso).
Si duda de si conviene abordar el CRM ahora, consulte «¿Necesita un CRM? Motivos para posponer su implantación» (en ruso). Le ayudará a dejar atrás la sensación de que su negocio «se queda rezagado» por no tener un CRM.
