Herramientas de gestión de proyectos

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos y por qué las necesita?

Las herramientas de gestión de proyectos son un conjunto de instrumentos y reglas que ayudan a dirigir una obra en sus plazos, dinero, calidad y comunicaciones. En construcción y reformas, esto se traduce en preguntas concretas: dónde están los planos vigentes, quién aprobó los trabajos adicionales, por qué cambió el presupuesto y en qué se gastaron los fondos entregados al personal.

El responsable suele empezar a buscar herramientas cuando la empresa tiene más de una obra. Los chats se multiplican, los documentos están en carpetas distintas y una decisión importante sobre los azulejos aparece en una conversación de hace dos semanas. En ese momento queda clara la necesidad de un sistema de gestión común.

La buena noticia es que gestionar un proyecto rara vez exige un único «superservicio». A menudo funciona una combinación de herramientas: planificación para los plazos, comunicación para las decisiones, documentos para las versiones y finanzas para controlar el dinero. Con esta lógica resulta más sencillo construir un sistema adecuado a su forma de trabajar. ¿Desea que cada herramienta cumpla su función sin duplicar la de otra?

Herramientas de planificación: cronograma, etapas y control de cambios

La planificación de una obra rara vez adopta la forma de un Gantt perfecto para todo el proyecto. Funcionan puntos de referencia sencillos: etapas, fechas de control y dependencias, como la fontanería antes del recrecido y el recrecido antes de los revestimientos del suelo. Para la mayoría de las empresas de reformas, el formato más práctico es un cronograma de trabajos.

Sin cronograma, el equipo empieza a «recuperar plazos» haciendo horas extra y el cliente vive una obra tensa con fechas cambiantes. Explicamos cómo abordar este documento y darle utilidad real en nuestro artículo sobre cómo elaborar un cronograma de obra.

Las herramientas de planificación suelen organizarse en tres niveles:

• un cronograma con etapas y fechas, en una hoja de cálculo o en planificadores especializados como MS Project, Primavera y otras opciones;
• un tablero de tareas Kanban para encargados y profesionales, en un gestor de tareas sencillo o incluso en papel;
• un registro de cambios que recoja qué modificó el cliente y cuándo usted recalculó los plazos y el presupuesto.

Nuestro artículo sobre Agile en construcción (en ruso) amplía la explicación de Kanban y su aplicación a las reformas. La idea clave es que habrá cambios; la cuestión es si usted los registra y recalcula sus consecuencias.

La planificación aporta un beneficio principal al responsable: la obra se vuelve más previsible, incluso cuando el cliente cambia sus decisiones. Cuenta con etapas definidas y una manera clara de introducir ajustes. ¿Es este el control que espera de la gestión de proyectos?

Herramientas de comunicación: cómo dejar constancia de los acuerdos

Muchos problemas en una obra nacen de que las personas recuerdan los acuerdos de forma distinta. El encargado «oyó una cosa», el cliente «quería decir otra» y el diseñador «envió correcciones». Las herramientas de comunicación ayudan a convertir el acuerdo en una decisión registrada.

El conjunto básico incluye un chat común de la obra, otro del equipo, un breve registro de la llamada semanal y un formato común para asignar tareas. Es importante disponer de una única «fuente de verdad»: dónde se guarda la decisión definitiva, cómo encontrarla un mes después y quién la confirmó.

Si utiliza Telegram habitualmente para hablar con el cliente, le resultará útil nuestro artículo sobre las funciones de Telegram (en ruso). Ayuda a organizar las conversaciones para orientarse mejor cuando se acumulan los mensajes.

El principio es sencillo: cada decisión debe tener un responsable y una siguiente acción. Así, la comunicación hace avanzar el proyecto y se reducen las conversaciones sin resultado. ¿Ha observado cuánto tiempo consumen las discusiones repetidas sobre un mismo asunto?

Herramientas documentales: orden en los archivos y las versiones

Los documentos de una reforma incluyen el contrato, el proyecto, las especificaciones, las selecciones de materiales, las actas de inspección de trabajos ocultos, las fotos de antes y después, la correspondencia sobre materiales y las facturas de proveedores. Si cada persona guarda archivos diferentes, aparecen pérdidas de tiempo y errores de versión.

Dos herramientas ayudan: un almacenamiento común y reglas comunes para nombrar archivos. Elija el almacenamiento que resulte cómodo al equipo, como Google Drive, Yandex Disk, Dropbox o una solución corporativa. Empiece con reglas sencillas: una carpeta por obra con las subcarpetas «Proyecto», «Presupuesto», «Actas», «Fotos» y «Materiales».

Si prefiere reunir enlaces, listas de comprobación, plantillas y procedimientos en una base de conocimientos, consulte nuestro artículo sobre Notion (en ruso). Una herramienta así permite tener a mano soluciones repetibles, desde una plantilla de especificaciones del encargo hasta una lista de detalles constructivos habituales.

El orden documental ayuda a gestionar el proyecto con más tranquilidad: menos preguntas, menos interpretaciones discutibles y menos tiempo buscando archivos. ¿Prefiere un sistema donde encuentre el documento necesario en medio minuto?

Herramientas de control financiero: dinero, anticipos al personal e informes

En un negocio por proyectos, gestionar los plazos exige gestionar también el dinero. Puede cumplir el cronograma y sufrir un desfase de tesorería por las compras, los anticipos a los profesionales y los pagos tardíos del cliente. Para entender las causas, empiece con nuestro artículo sobre el desfase de tesorería en una empresa constructora.

Las herramientas financieras de gestión responden a cuatro preguntas: cuánto dinero ha entrado en la obra, cuánto se ha gastado, qué obligaciones quedan y cuál es el margen final. De ahí surge el conjunto de instrumentos: registro de ingresos y gastos, distribución de gastos por categorías, control de fondos entregados al personal e informes periódicos al cliente.

Si en el proyecto hay empleados que utilizan tarjetas y efectivo entregados para gastos, trate este asunto por separado: cómo registrar los fondos entregados al personal (en ruso). Para mantener una estructura de gastos común en todas las obras, consulte nuestro artículo sobre la distribución de gastos por categorías (en ruso) y el artículo sobre las categorías de gastos en construcción (en ruso).

El siguiente asunto son los informes. Al propietario le conviene observar el proyecto mediante tres informes básicos: el estado de flujos de efectivo, la cuenta de resultados y el balance (en ruso). Analizamos un indicador útil de rentabilidad en nuestro artículo sobre el margen de contribución.

El sistema financiero aporta disciplina a la gestión: usted ve datos registrados y depende menos de las impresiones. Cuando el dinero está controlado, resulta más sencillo decidir sobre plazos, contratistas y trabajos adicionales. ¿Ha percibido ese efecto en sus obras?

Herramientas de transparencia para el cliente: informes, fotos y videovigilancia

La transparencia ayuda a reducir la tensión del proyecto. El cliente se preocupa cuando no ve avanzar los trabajos ni entiende en qué se gasta el dinero. El responsable se preocupa cuando responde cada semana a las mismas preguntas. Las herramientas de transparencia ayudan a resolver este conflicto antes de que termine en una discusión.

El primer nivel son informes comprensibles sobre gastos y trabajos. El segundo es el registro fotográfico de etapas y detalles constructivos. El tercero es la videovigilancia, cuando el cliente necesita ver la obra con frecuencia o cuando usted dirige varias obras a la vez.

Si desea conectar cámaras y dar al cliente acceso a la transmisión, consulte nuestro artículo sobre cómo conectar una cámara de vigilancia al teléfono (en ruso). En la práctica, suele convertirse en otra herramienta de gestión: facilita aclarar dudas sobre la calidad y observar el avance real de los trabajos.

La transparencia aporta tranquilidad a ambas partes, aunque el proyecto tenga dificultades. Cuantos menos vacíos tenga que llenar el cliente con suposiciones, más tiempo tendrá usted para gestionar. ¿Está de acuerdo?

¿Cómo elegir e implantar herramientas de gestión de proyectos en la empresa?

La elección comienza con un diagnóstico. Si la empresa tiene problemas de plazos, una herramienta financiera por sí sola no los resolverá. Si cumple los plazos, pero pierde dinero mediante anticipos al personal y trabajos adicionales, un gestor de tareas no cerrará esa brecha. Empiece por el cuello de botella y complete después el sistema.

Para que la implantación no se deshaga al cabo de una semana, mantenga el ritmo y la sencillez. Pruebe un conjunto de reglas en una obra y extiéndalo después a los demás proyectos. El equipo debe apreciar su utilidad; de lo contrario, las herramientas quedarán como una formalidad.

Paso 1. Describa qué decisiones desea tomar cada semana: estado de las etapas, lista de riesgos, saldo del proyecto, deudas y trabajos adicionales pendientes de aprobación.

Paso 2. Asigne responsables a cada área: quién mantiene el cronograma, quién registra decisiones, quién se ocupa de los documentos y quién lleva las finanzas.

Paso 3. Introduzca un estándar común para los gastos y los informes. Le servirán los principios básicos de nuestro artículo sobre contabilidad de gestión.

Paso 4. Elimine duplicidades: un canal para las decisiones, un almacenamiento para los archivos y una herramienta para los datos financieros.

Paso 5. Recoja las reglas en un procedimiento breve de una página y revíselo al cabo de un mes: qué funciona y qué requiere ajustes.

Cuando el sistema se implanta sin sobrecargar al equipo, se acepta como una norma de trabajo y pierde la apariencia de «nueva burocracia». ¿Desea que las herramientas ayuden a ganar dinero y a reducir las situaciones de conflicto?

¿Cómo ayuda la aplicación 101 a gestionar proyectos mediante las finanzas?

En construcción y reformas, las finanzas son una parte central de la gestión. La aplicación 101 cubre las operaciones financieras del proyecto: entradas de dinero, gastos, fondos entregados al personal, informes y análisis. El equipo puede realizar algunas acciones directamente desde el teléfono, algo especialmente útil para quienes trabajan en la obra en lugar de la oficina. Encontrará más detalles en nuestro artículo sobre las ventajas de las aplicaciones móviles (en ruso).

Otra área práctica son los presupuestos y los cálculos. Cuando el responsable reúne un cálculo compuesto por varias partes, conviene que los especialistas preparen su aportación en un formato común. Consulte nuestro artículo sobre cómo preparar un presupuesto rápidamente (en ruso) y, si suele calcular desde el teléfono, nuestro artículo sobre cómo elaborar presupuestos directamente desde el móvil.

Cuando la empresa crece, aparece un segundo nivel de gestión: gastos generales, el fondo de la empresa y la distribución del resultado financiero. Para ello ofrecemos PRO+. Si desea saber cómo acceden los usuarios a la comunidad privada y qué temas tratan, consulte nuestro artículo sobre el canal PRO+ (en ruso).

Si desea reunir sus herramientas de gestión y comprender qué lugar ocupa la aplicación 101, reserve una demostración de la aplicación 101 con un experto. Le mostraremos escenarios de implantación adaptados a su forma de trabajar y señalaremos los cuellos de botella.