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¿Qué es la contabilidad de gestión?
La contabilidad de gestión es un sistema de recopilación de información financiera dentro de una empresa que permite analizar la situación del negocio y evaluar formas de aumentar el beneficio. Es decir, registra ingresos, gastos y otros indicadores que ayudan a ajustar la estrategia de trabajo.
¿En qué situaciones puede ayudar la contabilidad de gestión? Estos son algunos ejemplos en los que permite evitar decisiones precipitadas y salir del estancamiento:
- El responsable quiere ganar más, pero no sabe cómo hacerlo: subir precios, aceptar más proyectos u optar por otra vía.
- El responsable ha aceptado más proyectos de lo habitual, pero el beneficio no crece e incluso disminuye.
- El responsable no siente que controla su negocio porque desconoce cuánto dinero genera.
- El responsable teme que lo engañen y empieza a desconfiar, pero esa desconfianza no ayuda a que el negocio crezca.
- El responsable quiere subir los precios, pero no sabe cómo calcular el nuevo recargo sobre el coste.
La contabilidad de gestión ayuda a examinar estos problemas mediante datos. Para obtener resultados también hacen falta decisiones del responsable y su ejecución.
¿Cuáles son los objetivos y las tareas de la contabilidad de gestión? Su objetivo principal es proporcionar al responsable datos para planificar, controlar costes y tomar decisiones. Esto ayuda a reducir la incertidumbre. Sobre todo al comienzo del desarrollo de una empresa, el día a día del responsable puede ser caótico: llamadas constantes desde las obras, facturas perdidas, informes atrasados, profesionales que se han quedado dormidos y mensajes enfadados de los clientes. Muchos responsables de constructoras conocen esta situación. La contabilidad ayuda a estructurar la gestión del negocio después de analizar cuidadosamente lo que ocurre a partir de datos actualizados sobre los indicadores de rendimiento del negocio.
Principales tareas que aborda la contabilidad de gestión:
- Distribuir la responsabilidad financiera entre todos los participantes en una operación.
- Encontrar una forma cómoda de registrar los eventos.
- Analizar los indicadores importantes.
- Desarrollar una nueva estrategia empresarial a partir de datos actualizados.
Puede utilizar estas tareas como una secuencia de acciones: distribuir responsabilidades, organizar el registro de eventos, analizar los indicadores y ajustar la estrategia.
Contabilidad de gestión y contabilidad financiera: ¿en qué se diferencian?
Estos dos conceptos se confunden a menudo y, en efecto, están relacionados. Sin embargo, sus objetivos son distintos. Veamos las diferencias.
En Rusia, la contabilidad financiera y la contabilidad fiscal están relacionadas, pero cumplen funciones diferentes. La contabilidad financiera está regulada por la Ley Federal n.º 402-FZ; la fiscal, por el Código Tributario ruso y las normas del régimen elegido. Las declaraciones tributarias, el libro de ingresos y gastos denominado KUDiR y el cálculo del impuesto sobre la renta personal 6-NDFL pertenecen al ámbito fiscal. Los empresarios individuales que cumplen las condiciones del artículo 6 de la Ley n.º 402-FZ pueden quedar exentos de llevar contabilidad financiera. Este ejemplo se refiere a Rusia; en otros países se aplican sus propias normas de contabilidad financiera y fiscal.
La contabilidad financiera refleja las operaciones realizadas y la situación financiera de la organización. Estos datos también son necesarios para el control continuo. La contabilidad de gestión los complementa con indicadores internos, planes y previsiones que el responsable elige para fundamentar sus decisiones.
La contabilidad de gestión permite analizar los indicadores pasados y actuales de la empresa y utilizarlos para planificar. Incluye el análisis de ingresos, gastos, beneficio neto y su efecto sobre el negocio.
Entre los documentos principales de la contabilidad de gestión están el estado de flujos de efectivo, el informe detallado del balance del proyecto, los desgloses de gastos por categorías y el balance de gestión de activos y pasivos. A partir de ellos se elaboran gráficos que ayudan a seguir la eficacia de determinadas acciones.
Principios de la contabilidad de gestión
Veamos algunas reglas básicas sobre las que se organiza la contabilidad en la aplicación 101:
Periodicidad
Es importante recopilar y analizar los datos con una periodicidad que permita detectar patrones. Por ejemplo, son útiles los informes mensuales y las actualizaciones periódicas de la información de los proyectos: cuánto se ha gastado, cuánto queda y qué trabajos faltan por realizar con ese dinero.
Rapidez
La información desactualizada no refleja la situación actual de la empresa. Mantenga los datos al día.
Información completa
Es importante conocer las fuentes de ingresos, como el recargo sobre el coste de los trabajos comunicado al cliente y otras entradas. El beneficio se calcula teniendo en cuenta los gastos correspondientes; el importe de los ingresos por sí solo no lo muestra. La ilustración siguiente presenta los indicadores «Recargo», «Beneficio» e «Importe de las facturas». Tienen significados diferentes; esta captura no permite determinar el importe del beneficio neto.
Confidencialidad
La información sobre los ingresos de la empresa puede tener importancia comercial. Conceda acceso solo a los participantes que necesiten esos datos para su trabajo, teniendo en cuenta sus funciones y facultades.
Claridad
Las fórmulas y los conceptos complejos que solo entienden los directores financieros pueden confundir a los responsables del negocio. Utilice gráficos e informes claros para que los participantes puedan aplicarlos en su trabajo diario.
Comodidad
Para mantener actualizada la información y obtener informes fiables, todos los participantes en una operación necesitan una forma cómoda de introducir datos en el sistema. La aplicación 101 permite trabajar desde un teléfono y un ordenador. Desde el teléfono puede escanear recibos compatibles mediante su código QR, informar de trabajos realizados y adjuntar materiales justificativos. En Rusia, la obtención de la lista de productos depende de datos externos del Servicio Federal de Impuestos. Si el recibo no se reconoce, introduzca los datos manualmente y adjunte una foto del recibo.
¿Cómo organizar la contabilidad de gestión en una constructora?
Una situación habitual en las empresas de construcción o acabados es llevar los registros de forma caótica y gestionar la empresa del mismo modo. Todo se hace «por confianza» o con la idea de que «nos conocemos; ya arreglaremos las cuentas», entre montones de recibos e informes atrasados que da vergüenza mostrar al cliente. Las empresas pueden encontrarse en esta situación cuando sus participantes registran gastos y resultados de los trabajos con reglas diferentes.
Puede organizar la gestión de la empresa de otra manera. Empiece por llevar registros financieros correctos, analizar con rigor lo que ocurre y encontrar una herramienta cómoda para todas las personas que participan en la construcción o reforma.
Descargue la aplicación 101 para implantar la contabilidad de gestión en su empresa y comprender adónde va el dinero del negocio y cómo aumentarlo:
- Introduzca datos de trabajos y gastos desde el teléfono y compruebe los eventos guardados.
- Escanee recibos compatibles mediante su código QR; si los datos no se cargan, rellene el informe manualmente.
- Analice los indicadores importantes con las herramientas de análisis ampliado de PRO+ (guía en ruso).
- Registre los fondos asignados a la empresa en el Fondo de la empresa (guía en ruso) y concilie las asignaciones con las transferencias efectivas.
- Conceda al cliente acceso a la información del proyecto y los materiales justificativos que necesita (guía en ruso) dentro de los límites de sus permisos.
