परियोजना प्रबंधन के उपकरण

परियोजना प्रबंधन के उपकरण क्या हैं और आपको इनकी ज़रूरत क्यों है?

परियोजना प्रबंधन के उपकरण ऐसे साधनों और नियमों का समूह हैं, जो किसी कार्यस्थल पर समय, पैसे, गुणवत्ता और संचार को संभालने में मदद करते हैं। निर्माण और नवीनीकरण में इसके व्यावहारिक सवाल हैं: नवीनतम ड्रॉइंग कहाँ रखी हैं, अतिरिक्त काम को किसने मंज़ूरी दी, लागत अनुमान क्यों बदला और कर्मचारियों को खर्च के लिए दी गई राशि कहाँ गई।

प्रबंधक आम तौर पर उपकरण ढूँढ़ना तब शुरू करते हैं, जब कंपनी एक से अधिक कार्यस्थलों पर काम करने लगती है। चैट बढ़ती जाती हैं, दस्तावेज़ अलग-अलग फ़ोल्डरों में पड़े रहते हैं और टाइलों से जुड़ा अहम निर्णय दो सप्ताह पुरानी बातचीत में दबा मिलता है। ऐसे में एक साझा प्रबंधन व्यवस्था की ज़रूरत साफ़ हो जाती है।

अच्छी बात यह है कि परियोजना को संभालने के लिए किसी एक «सुपर सेवा» की ज़रूरत कम ही पड़ती है। अक्सर कई उपकरणों का मेल काम करता है: समय के लिए योजना, निर्णयों के लिए संचार, संस्करणों के लिए दस्तावेज़ और पैसे के नियंत्रण के लिए वित्तीय उपकरण। इस सोच से आपके काम करने के तरीके के अनुरूप व्यवस्था बनाना आसान होता है। क्या आप चाहते हैं कि हर उपकरण की अपनी स्पष्ट भूमिका हो और दूसरे का काम दोहराया न जाए?

समय की योजना बनाने के उपकरण: कार्यसूची, चरण और बदलावों का नियंत्रण

निर्माण में योजना कम ही पूरी साइट के लिए एक आदर्श गैंट चार्ट के रूप में काम करती है। सरल आधार उपयोगी होते हैं: काम के चरण, नियंत्रण की तारीखें और निर्भरताएँ, जैसे स्क्रीड बिछाने से पहले प्लंबिंग तथा फ़र्श की अंतिम परत लगाने से पहले स्क्रीड। ज़्यादातर नवीनीकरण कंपनियों के लिए सबसे व्यावहारिक रूप कैलेंडर आधारित कार्यसूची है।

कार्यसूची के बिना टीम अतिरिक्त घंटे काम करके «समय पूरा करने» लगती है, जबकि ग्राहक को लगातार बदलती तारीखों वाली तनावपूर्ण परियोजना मिलती है। इस दस्तावेज़ को उपयोगी बनाए रखने और औपचारिकता बनने से बचाने का तरीका हमने निर्माण कार्य की कैलेंडर आधारित कार्यसूची बनाने के लेख में बताया है।

योजना बनाने के उपकरण आम तौर पर तीन स्तरों पर इस्तेमाल होते हैं:

• कैलेंडर आधारित कार्यसूची में चरण और तारीखें: स्प्रेडशीट या एमएस प्रोजेक्ट, प्रिमावेरा जैसे विशेष योजना उपकरणों में;
• साइट पर्यवेक्षकों और कारीगरों के लिए कानबान कार्य बोर्ड: सरल कार्य-ट्रैकर में या कागज़ पर भी;
• बदलावों की सूची: ग्राहक ने क्या बदला और आपने समय तथा लागत अनुमान की दोबारा गणना कब की।

कानबान और नवीनीकरण परियोजनाओं में उसके उपयोग को समझने के लिए निर्माण में एजाइल पर लेख (रूसी में) उपयोगी है। मुख्य विचार यह है कि बदलाव होंगे; सवाल है कि क्या आप उन्हें दर्ज करते हैं और उनके परिणामों के अनुसार फिर से गणना करते हैं।

योजना का सबसे बड़ा लाभ यह है कि ग्राहक अपने निर्णय बदलें, तब भी प्रबंधक परियोजना के आगे के काम का अनुमान लगा सकते हैं। आपके पास तय चरण और बदलाव करने का स्पष्ट तरीका होता है। क्या परियोजना प्रबंधन से आप इसी नियंत्रण की अपेक्षा करते हैं?

संचार के उपकरण: सहमतियों को दर्ज कैसे करें

कार्यस्थल की कई समस्याएँ इसलिए आती हैं, क्योंकि लोग सहमतियों को अलग-अलग तरह से याद रखते हैं। साइट पर्यवेक्षक ने «कुछ और सुना», ग्राहक का «मतलब कुछ और था» और डिज़ाइनर ने «संशोधन भेजे थे»। संचार के उपकरण सहमति को दर्ज किए गए निर्णय में बदलने में मदद करते हैं।

बुनियादी व्यवस्था में कार्यस्थल की साझा चैट, टीम की अलग चैट, सप्ताह में एक बार होने वाली कॉल का संक्षिप्त विवरण और काम सौंपने का एक समान प्रारूप शामिल हैं। आपके पास एक «विश्वसनीय साझा स्रोत» होना चाहिए: अंतिम निर्णय कहाँ रखा है, एक महीने बाद उसे कहाँ ढूँढ़ेंगे और उसकी पुष्टि किसने की थी।

यदि आप ग्राहकों से बातचीत के लिए टेलीग्राम का सक्रिय उपयोग करते हैं, तो टेलीग्राम की सुविधाओं पर लेख (रूसी में) मदद करेगा। इसमें बातचीत को इस तरह व्यवस्थित करने के तरीके हैं कि संदेश बढ़ने पर भी उसे समझना और ज़रूरी बात ढूँढ़ना आसान रहे।

यहाँ एक सरल तरीका प्रभावी है: हर निर्णय का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और अगली कार्रवाई तय होनी चाहिए। तब बातचीत परियोजना को आगे बढ़ाती है और केवल बातचीत करते रहने की आदत कम होती है। क्या आपने देखा है कि एक ही विषय पर बार-बार चर्चा करने में कितना समय चला जाता है?

दस्तावेज़ों के उपकरण: फ़ाइलों और उनके संस्करणों को व्यवस्थित रखना

नवीनीकरण के दस्तावेज़ों में अनुबंध, डिज़ाइन, विनिर्देश, सामग्री और उपकरणों के चयन की सूचियाँ, छिप जाने वाले काम के निरीक्षण रिकॉर्ड, काम से पहले और बाद की तस्वीरें, सामग्री पर हुई बातचीत तथा आपूर्तिकर्ताओं के बिल शामिल हैं। फ़ाइलें अलग-अलग लोगों के पास रहने से समय बर्बाद होता है और संस्करणों की गलतियाँ होती हैं।

दो उपकरण मदद करते हैं: साझा फ़ाइल भंडारण और नाम रखने के समान नियम। टीम की सुविधा के अनुसार गूगल ड्राइव, यांडेक्स डिस्क, ड्रॉपबॉक्स या कंपनी का अपना समाधान चुनें। सरल नियम से शुरुआत करें: हर कार्यस्थल का एक फ़ोल्डर और उसके अंदर «डिज़ाइन», «लागत अनुमान», «निरीक्षण रिकॉर्ड», «फ़ोटो» और «सामग्री» के उपफ़ोल्डर।

यदि आप लिंक, जाँच-सूचियाँ, नमूने और प्रक्रियाएँ एक ज्ञान-संग्रह में रखना पसंद करते हैं, तो नोशन पर लेख (रूसी में) देखें। ऐसा उपकरण बार-बार काम आने वाले समाधान पास रखता है, जैसे काम की आवश्यकताओं का नमूना और निर्माण के सामान्य जोड़ व विवरणों की सूची।

व्यवस्थित दस्तावेज़ परियोजना को अधिक शांति से संभालने में मदद करते हैं: सवाल कम होते हैं, अर्थ को लेकर विवाद कम होते हैं और खोजने में कम समय लगता है। क्या आप ऐसी व्यवस्था पसंद करेंगे, जिसमें ज़रूरी फ़ाइल आधे मिनट में मिल जाए?

परियोजना के वित्तीय नियंत्रण के उपकरण: पैसा, कर्मचारियों को जारी राशि और रिपोर्ट

परियोजनाओं पर आधारित व्यवसाय में समय संभालने के लिए पैसे को भी संभालना ज़रूरी है। कार्यसूची पर टिके रहने के बावजूद खरीद, कारीगरों को दिए अग्रिम और ग्राहक के देर से भुगतान के कारण नकदी प्रवाह में कमी आ सकती है। कारण समझने के लिए निर्माण कंपनी में नकदी प्रवाह की कमी पर लेख से शुरुआत करें।

परियोजना के वित्तीय प्रबंधन के उपकरण चार सवालों का जवाब देते हैं: कार्यस्थल के लिए कितना पैसा आया, कितना खर्च हो चुका है, आगे कौन-से भुगतान बाकी हैं और अंत में मार्जिन कितना है। इन्हीं से उपकरणों की सूची बनती है: आय और खर्च का रिकॉर्ड, खर्चों को श्रेणियों में बाँटना, कर्मचारियों को खर्च के लिए जारी राशि का नियंत्रण और ग्राहक को नियमित रिपोर्ट।

यदि आपके कर्मचारी खर्च के लिए दिए गए कार्ड और नकदी इस्तेमाल करते हैं, तो इस विषय को अलग से संभालें: कर्मचारियों को खर्च के लिए दी गई राशि का हिसाब कैसे रखें (रूसी में)। सभी कार्यस्थलों पर खर्चों की एक जैसी संरचना के लिए खर्चों को श्रेणियों में बाँटने पर लेख (रूसी में) और निर्माण में खर्च की श्रेणियों पर सामग्री (रूसी में) उपयोगी हैं।

इसके बाद रिपोर्टिंग का सवाल आता है। व्यवसाय के मालिक को परियोजना तीन बुनियादी रिपोर्टों से देखनी चाहिए: नकदी प्रवाह विवरण, लाभ-हानि विवरण और बैलेंस शीट (रूसी में)। लाभप्रदता को समझने वाले एक उपयोगी संकेतक पर हमने योगदान मार्जिन पर लेख में चर्चा की है।

वित्तीय व्यवस्था परियोजना प्रबंधन में अनुशासन लाती है: आपके सामने दर्ज तथ्य होते हैं और धारणाओं पर निर्भरता कम होती है। पैसा नियंत्रण में रहने पर समय, ठेकेदारों और अतिरिक्त काम से जुड़े निर्णय आसान होते हैं। क्या आपने अपने कार्यस्थलों पर यह महसूस किया है?

ग्राहक के लिए पारदर्शिता के उपकरण: रिपोर्ट, फ़ोटो और वीडियो निगरानी

पारदर्शिता परियोजना में तनाव कम करने का तरीका है। ग्राहक तब चिंतित होते हैं, जब काम की प्रगति नहीं दिखती या समझ नहीं आता कि पैसा कहाँ जा रहा है। प्रबंधक तब परेशान होते हैं, जब हर सप्ताह उन्हीं सवालों का जवाब देना पड़ता है। पारदर्शिता के उपकरण बहस बढ़ने से पहले इस टकराव को कम करने में मदद करते हैं।

पहला स्तर खर्चों और काम की स्पष्ट रिपोर्ट है। दूसरा स्तर काम के चरणों और निर्माण के विवरणों की फ़ोटो का रिकॉर्ड है। तीसरा स्तर वीडियो निगरानी है, जब ग्राहक नियमित रूप से कार्यस्थल देखना चाहते हों या आप कई कार्यस्थलों को एक साथ संभालते हों।

यदि आप कैमरे जोड़कर ग्राहक को लाइव दृश्य देखने की सुविधा देना चाहते हैं, तो वीडियो निगरानी कैमरे को फ़ोन से जोड़ने पर लेख (रूसी में) देखें। व्यवहार में यह एक और प्रबंधन उपकरण बन सकता है: गुणवत्ता पर विवादित बातों को स्पष्ट करना और काम की वास्तविक प्रगति देखना आसान होता है।

पारदर्शिता से समस्याओं के बीच भी दोनों पक्ष अधिक शांत रहते हैं। ग्राहक को जितना कम अनुमान लगाना पड़ेगा, आपके पास प्रबंधन के लिए उतना अधिक समय होगा। क्या आप सहमत हैं?

कंपनी में परियोजना प्रबंधन के उपकरण कैसे चुनें और लागू करें?

चुनाव की शुरुआत समस्या पहचानने से होती है। यदि कंपनी समय संभालने में कठिनाई महसूस करती है, तो केवल वित्तीय उपकरण लागू करने से हल नहीं मिलेगा। यदि समय पर काम हो रहा है, लेकिन कर्मचारियों को जारी राशि और अतिरिक्त काम के ज़रिए पैसा हाथ से निकल रहा है, तो कार्य-ट्रैकर उस कमी को दूर नहीं करेगा। सबसे पहले बाधा पर काम करें, फिर व्यवस्था को आगे बढ़ाएँ।

लागू करने की प्रक्रिया को सरल रखें और उसकी गति बनाए रखें, ताकि व्यवस्था एक सप्ताह बाद बिखर न जाए। एक कार्यस्थल पर नियमों का एक छोटा सेट आज़माएँ, फिर बाकी परियोजनाओं तक बढ़ाएँ। टीम को फायदा दिखना ज़रूरी है, वरना उपकरण केवल औपचारिकता बनकर रह जाएँगे।

चरण 1. तय करें कि हर सप्ताह आपको किन निर्णयों के लिए जानकारी चाहिए: चरणों की स्थिति, जोखिमों की सूची, परियोजना का शेष, बकाया रकम और मंज़ूरी की प्रतीक्षा कर रहा अतिरिक्त काम।

चरण 2. हर क्षेत्र का ज़िम्मेदार व्यक्ति तय करें: कार्यसूची कौन रखता है, निर्णय कौन दर्ज करता है, दस्तावेज़ों का ज़िम्मेदार कौन है और वित्त कौन संभालता है।

चरण 3. खर्चों और रिपोर्टों का साझा मानक लागू करें। प्रबंधन लेखांकन पर लेख के बुनियादी सिद्धांत इसमें उपयोगी होंगे।

चरण 4. दोहराव दूर करें: निर्णयों के लिए एक माध्यम, फ़ाइलों के लिए एक भंडारण और वित्तीय तथ्यों के लिए एक उपकरण।

चरण 5. नियमों को एक पन्ने की संक्षिप्त प्रक्रिया में लिखें और एक महीने बाद दोबारा देखें: क्या काम कर रहा है और क्या सुधार चाहिए।

जब व्यवस्था टीम पर ज़्यादा बोझ डाले बिना लागू होती है, तो लोग उसे काम करने का मानक मानते हैं और «नई नौकरशाही» जैसा अनुभव कम होता है। क्या आप चाहते हैं कि उपकरण कमाई में मदद करें और विवादों की संख्या घटाएँ?

101 ऐप वित्त के ज़रिए परियोजना प्रबंधन में कैसे मदद करता है?

निर्माण और नवीनीकरण परियोजनाओं में वित्त प्रबंधन के लिए केंद्रीय भूमिका निभाता है। 101 ऐप परियोजना के वित्तीय काम संभालता है: प्राप्त रकम, खर्च, कर्मचारियों को खर्च के लिए जारी राशि, रिपोर्टिंग और विश्लेषण। टीम कुछ काम सीधे स्मार्टफ़ोन से कर सकती है। यह कार्यस्थल पर, कार्यालय से दूर काम करने वाले लोगों के लिए खास तौर पर उपयोगी है। अधिक जानकारी के लिए मोबाइल ऐप के फायदों पर लेख (रूसी में) देखें।

एक और व्यावहारिक क्षेत्र लागत अनुमान और गणना है। प्रबंधक जब अलग-अलग हिस्सों को जोड़कर गणना बनाते हैं, तो विशेषज्ञों का अपना हिस्सा एक साझा प्रारूप में तैयार करना उपयोगी होता है। लागत अनुमान जल्दी बनाने पर सामग्री (रूसी में) में इसका तरीका देखें। यदि आप अक्सर फ़ोन से गणना करते हैं, तो स्मार्टफ़ोन से सीधे लागत अनुमान बनाने पर लेख उपयोगी होगा।

कंपनी बढ़ने पर प्रबंधन का दूसरा स्तर आता है: साझा खर्च, कंपनी का फ़ंड और वित्तीय परिणाम का बँटवारा। इसके लिए हमारे पास PRO+ है। उपयोगकर्ता बंद समुदाय में कैसे शामिल होते हैं और वहाँ किस विषय पर चर्चा होती है, यह समझने के लिए PRO+ चैनल पर लेख (रूसी में) देखें।

यदि आप परियोजना प्रबंधन के उपकरणों का अपना मेल बनाना और उसमें 101 ऐप की भूमिका समझना चाहते हैं, तो विशेषज्ञ के साथ 101 ऐप का डेमो बुक करें। हम आपके काम करने के तरीके के अनुरूप लागू करने के विकल्प दिखाएँगे और बाधाओं की पहचान करने में मदद करेंगे।