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¿Qué es un cronograma de obra?
Un cronograma de obra es un documento que organiza por fases todos los trabajos de construcción o reforma e indica sus fechas de inicio y finalización. Permite tener una visión global del proyecto, planificar los recursos y controlar la ejecución de las tareas en cada etapa.
El contenido del documento, sus secciones obligatorias y un ejemplo de construcción se explican por separado en el artículo «Cronograma de obra en construcción: contenido y ejemplo». Esta guía se centra en la planificación general de las fases, los plazos y los recursos.
Diagrama de Gantt de un proyecto de prueba en 101: fases planificadas por fechas. La interfaz está en ruso.
Un cronograma va más allá de un calendario. Puede presentarse en varios formatos:
- Tablas, por ejemplo en Excel;
- diagramas de Gantt, disponibles en 101 o Gectaro;
- tableros kanban, por ejemplo en Trello o Jira: sin fechas muestran los estados de las tareas; para la planificación temporal, añada fechas de inicio y finalización y una escala de tiempo;
- calendarios interactivos: Google ofrece esta opción, aunque nos parece una solución bastante compleja para una obra.
¿Cuándo necesita un cronograma el responsable de obra y cuándo puede seguir con los métodos tradicionales?
En las empresas que todavía trabajan con métodos tradicionales, la costumbre y la necesidad de formar al personal en nuevas herramientas pueden dificultar la adopción de un registro digital.
El paso a nuevas herramientas requiere determinadas condiciones:
- que el personal esté dispuesto a registrar y controlar los trabajos de forma sistemática, sin improvisar;
- que todos los participantes tengan la capacidad técnica necesaria para comprender el programa elegido;
- disponer de tiempo para introducir los datos y comprobarlos.
Mantener tablas exige esfuerzo, pero merece la pena si tiene previsto desarrollar su empresa. Un cronograma interactivo bien elaborado permite resolver muchos problemas desde la oficina, sin estar en la obra.
El responsable de obra necesita un cronograma para:
- organizar la obra;
- planificar el trabajo de las cuadrillas y los recursos, como la maquinaria y los materiales;
- acordar los plazos con el cliente; el cronograma puede servir para responder a sus preguntas;
- evaluar los retrasos o adelantos respecto a los plazos previstos;
- simplificar los informes.
Sin un cronograma surge el caos: los trabajos se solapan, el personal queda inactivo y los materiales se compran demasiado pronto o demasiado tarde. Con un cronograma, cada participante sabe qué debe hacer y cuándo.
Principios básicos para elaborar un cronograma
Para que el cronograma sea una herramienta útil de gestión, siga estos principios básicos:
1. Divida los trabajos en fases lógicas
Divida el proyecto en grandes bloques:
- trabajos preparatorios;
- movimiento de tierras;
- cimentación;
- ejecución de estructuras;
- instalaciones;
- acabados y otros trabajos.
Para facilitar la planificación, puede describir estas fases de antemano y dividirlas en trabajos, y guardar la relación de trabajos habituales en una lista de precios de 101. Desde esa lista puede seleccionar las partidas del presupuesto; el presupuesto de la fase aparecerá en el diagrama de Gantt.
Lista de precios del proyecto de prueba en 101: relación de trabajos de instalación eléctrica. La interfaz está en ruso.
2. Indique las dependencias entre las tareas
Por ejemplo, la instalación eléctrica no puede comenzar hasta que estén levantados los muros. Indique esta dependencia para evitar conflictos e incompatibilidades entre trabajos simultáneos. En 101, refleje el orden mediante fechas en el diagrama y anote en la descripción de la tarea la condición para iniciar el siguiente trabajo. Esta anotación no crea un bloqueo automático ni modifica automáticamente los plazos.
El orden de las fases en la escala temporal de 101 está definido por las fechas. La interfaz está en ruso.
3. Asigne responsables
Cada tarea debe tener una persona encargada de ejecutarla. Incluso si el cronograma se crea para uso propio, es importante saber quién se responsabiliza de cada trabajo.
Ficha de una tarea: plazo, persona asignada, proyecto y descripción. La interfaz está en ruso.
4. Añada márgenes de tiempo
Reserve tiempo para riesgos meteorológicos, retrasos en los suministros y otros imprevistos. Por ejemplo, en un cronograma didáctico puede reservar un 5–10% de la duración de una fase. En un proyecto real, el tamaño del margen depende de los riesgos y las condiciones de los trabajos. En el proyecto de prueba de 101, la conexión de los equipos de cocina termina el 27 de agosto y la puesta en marcha comienza el 30 de agosto: los días 28 y 29 de agosto quedan libres entre ambos trabajos. Es un intervalo definido por las fechas; no corresponde a una función automática específica para añadir márgenes.
Los días 28 y 29 de agosto quedan libres entre la conexión de los equipos y la puesta en marcha. La interfaz está en ruso.
5. Actualice el cronograma con regularidad
Un cronograma fijo queda obsoleto con rapidez. Incorpore los cambios a medida que avancen los trabajos para que siga siendo una herramienta útil de gestión.
Ejemplo de elaboración de un cronograma de obra en 101
Tomemos como ejemplo un proyecto de prueba en 101. En el diagrama de Gantt, el trabajo planificado se muestra mediante presupuestos y el trabajo realizado, mediante informes de gastos. Asigne por separado las tareas con sus fechas y las personas encargadas de ejecutarlas. A continuación se presenta un ejemplo didáctico de configuración de este cronograma.
El procedimiento básico para mantener un cronograma de obra es el siguiente:
1. Cree una línea de tiempo en la que situar los trabajos. En 101, abra el proyecto y la sección «Diagrama de Gantt».
Seleccione la escala «Semana» o «Mes». Para planificar una fase, cree un presupuesto en el diagrama: una fase corresponde a un presupuesto; sus partidas se pueden añadir desde la lista de precios.
Diagrama de Gantt con la escala «Semana». La interfaz está en ruso; el nombre de la escala que aparece en ella es «Неделя».
2. Añada la primera tarea
Abra la sección «Tareas» del proyecto correspondiente, introduzca un título en la línea de creación rápida y pulse Intro. Después, abra la tarea e indique el plazo y la persona encargada de ejecutarla. La captura muestra los campos de la ficha sobre el diagrama de Gantt del proyecto de prueba; el formulario se ha dejado vacío y no se ha guardado. Encontrará más detalles en la guía para crear una tarea (en ruso).
Nueva tarea en el proyecto de prueba: el formulario está abierto, pero no se ha guardado. La interfaz está en ruso.
Para facilitar el trabajo, puede preparar de antemano una lista de precios con trabajos habituales y utilizar sus partidas al elaborar presupuestos para distintos proyectos.
Partidas de la lista de precios del proyecto de prueba: trabajos de ventilación. La interfaz está en ruso.
3. Indique los plazos de las tareas y las personas responsables de ejecutarlas
En la ficha de una tarea de 101 se muestran el período seleccionado, la persona asignada y el proyecto. En la tarea de prueba, la recepción de los equipos de cocina está asignada a Anna Orlova del 20 de agosto al 1 de septiembre.
Recepción de los equipos: plazo, persona asignada y descripción en la ficha de la tarea. La interfaz está en ruso.
4. Controle el estado de las tareas y mantenga actualizada la línea de tiempo
Consejo: configure filtros y criterios de ordenación para mostrar, por ejemplo, solo la semana actual o únicamente las tareas pendientes. En 101, la escala «Semana» o «Mes» del diagrama cambia la vista temporal, mientras que la ficha de una tarea permite comprobar su estado y su plazo.
Para reproducir este ejemplo en 101, vincule una lista de precios al proyecto, cree un presupuesto para la primera fase en el diagrama de Gantt y asigne las tareas a las personas encargadas de ejecutarlas.
A medida que se realicen los trabajos, compare los plazos y los estados de las tareas con el plan y registre las partidas ejecutadas mediante informes de gastos.
