المحتويات:
ما الجدول الزمني لتنفيذ الأعمال؟
الجدول الزمني لتنفيذ الأعمال وثيقة توضّح جميع عمليات البناء أو الترميم مرحلةً بمرحلة، مع تحديد مواعيد بدايتها ونهايتها. ويتيح هذا الجدول رؤية الصورة العامة للمشروع، وتخطيط الموارد، ومتابعة تنفيذ المهام في كل مرحلة.
تتناول المقالة التالية بالتفصيل محتوى الوثيقة وأقسامها الإلزامية ونموذجًا لأعمال البناء: «الجدول الزمني لتنفيذ أعمال البناء: المحتوى والنموذج». ونركّز هنا على التخطيط الزمني العام للمراحل والمواعيد والموارد.
مخطط غانت لمشروع تجريبي في 101: المراحل المخططة بحسب التواريخ. الواجهة باللغة الروسية.
يتجاوز مفهوم الجدول الزمني التقويم وحده. ويمكن عرضه بأشكال مختلفة:
- الجداول، مثل جداول Excel؛
- مخططات غانت، وهي متاحة في 101 أو Gectaro؛
- لوحات كانبان، مثل اللوحات في Trello أو Jira: من دون تواريخ، تعرض حالات المهام؛ وللتخطيط الزمني، أضيفوا إلى المهام تواريخ البداية والنهاية ومقياسًا زمنيًا؛
- التقويم التفاعلي: تقدّم Google أداة من هذا النوع، لكننا نراها حلًا معقدًا إلى حدّ كبير لأعمال البناء.
متى يحتاج مشرف الموقع إلى هذا الجدول، ومتى يمكنه الاستمرار بالأساليب التقليدية؟
في الشركات التي ما زالت تعمل بالأساليب التقليدية، قد تعيق العادات والحاجة إلى تدريب الموظفين على الأدوات الجديدة الانتقال إلى التسجيل الرقمي.
والانتقال إلى أدوات جديدة يتطلب بالفعل توافر شروط معينة:
- استعداد الموظفين لتسجيل الأعمال ومتابعتها بصورة منظمة، بعيدًا عن الأساليب المرتجلة؛
- توافر الإمكانية التقنية لجميع المشاركين لفهم البرنامج المستخدم؛
- تخصيص وقت لإدخال البيانات والتحقق منها.
نعم، إن متابعة الجداول ليست بهذه السهولة! لكن هذا الجهد يستحق العناء إذا كنتم تخططون لتطوير شركتكم. فجدول الأعمال التفاعلي المُعدّ بعناية يتيح حل مشكلات كثيرة من المكتب، من دون الحاجة إلى الوجود في موقع البناء.
يحتاج مشرف الموقع إلى الجدول الزمني من أجل:
- تنظيم موقع البناء؛
- تخطيط عمل فرق التنفيذ والموارد، مثل المعدات والمواد؛
- الاتفاق على المواعيد مع العميل؛ إذ يمكن أن يساعد الجدول في الإجابة عن أسئلته؛
- تقييم التأخر عن المواعيد أو التقدم عليها؛
- تبسيط إعداد التقارير.
من دون جدول، تسود الفوضى: تتداخل الأعمال، ويبقى العاملون بلا عمل، وتُشترى المواد مبكرًا جدًا أو متأخرًا جدًا. ومع وجود جدول، يمكن أن يتغير الوضع: يعرف كل مشارك ما المطلوب منه ومتى ينبغي تنفيذه.
المبادئ الأساسية لإعداد الجدول الزمني
كي يكون الجدول مفيدًا ولا يتحول إلى مجرد إجراء شكلي، التزموا ببضعة مبادئ أساسية:
1. قسّموا الأعمال إلى مراحل منطقية
قسّموا المشروع إلى مجموعات رئيسية:
- الأعمال التحضيرية؛
- الأعمال الترابية؛
- الأساسات؛
- تشييد الهياكل؛
- شبكات المرافق؛
- التشطيبات وغيرها من الأعمال.
لتسهيل العمل، يمكنكم وصف هذه المراحل مسبقًا وتقسيمها إلى أعمال، وحفظ قائمة بالأعمال المعتادة في قائمة الأسعار داخل 101. ويمكن اختيار بنود تقدير التكلفة من قائمة الأسعار؛ وسيظهر تقدير تكلفة المرحلة على مخطط غانت.
قائمة الأسعار في المشروع التجريبي داخل 101: قائمة أعمال التركيبات الكهربائية. الواجهة باللغة الروسية.
2. دوّنوا العلاقات الاعتمادية بين المهام
مثلًا، لا يمكن البدء بالأعمال الكهربائية قبل تشييد الجدران. وضّحوا ذلك لتجنب التعارض وعدم التوافق بين الأعمال المتزامنة. في 101، حدّدوا الترتيب بالتواريخ على المخطط، وسجّلوا شرط بدء العمل التالي في وصف المهمة. هذا التسجيل لا ينشئ حظرًا تلقائيًا ولا ينقل المواعيد تلقائيًا.
تُحدّد التواريخ ترتيب المراحل على المقياس الزمني في 101. الواجهة باللغة الروسية.
3. عيّنوا المسؤولين
يجب أن يكون لكل مهمة منفّذ. وحتى إذا كنتم تعدّون الجدول لاستخدامكم الخاص، فمن المهم معرفة من يتحمل مسؤولية كل عمل.
بطاقة المهمة: الموعد، والمنفّذ، والمشروع، والوصف. الواجهة باللغة الروسية.
4. أضيفوا احتياطيات زمنية
اتركوا احتياطيًا زمنيًا لمخاطر الطقس وتأخر التوريد وغير ذلك من الظروف غير المتوقعة. مثلًا، في جدول تدريبي، يمكن تخصيص 5–10% من مدة المرحلة لهذا الاحتياطي. وفي المشروع الفعلي، يعتمد حجم الاحتياطي على المخاطر وظروف العمل. في المشروع التجريبي داخل 101، ينتهي توصيل معدات المطبخ في 27 أغسطس، ويبدأ التشغيل والضبط في 30 أغسطس: ويبقى يوما 28 و29 أغسطس خاليين بين هذين العملين. هذه فترة تحدّدها التواريخ؛ وليست وظيفة تلقائية مستقلة لإضافة احتياطي زمني.
تُرك يوما 28 و29 أغسطس خاليين بين توصيل المعدات وأعمال التشغيل والضبط. الواجهة باللغة الروسية.
5. حدّثوا الجدول بانتظام
يفقد الجدول الثابت صلاحيته بسرعة. أدخلوا التغييرات المستجدة أثناء سير الأعمال، كي يظل أداة مفيدة للإدارة.
مثال على إعداد جدول تنفيذ الأعمال في 101
لنأخذ مشروعًا تجريبيًا في 101 مثالًا. على مخطط غانت، تُعرض خطة الأعمال من خلال تقديرات التكلفة، ويُعرض التنفيذ الفعلي من خلال تقارير المصروفات. وعيّنوا المهام بصورة منفصلة، مع تحديد التواريخ والمنفّذين. وفيما يلي مثال تدريبي على إعداد هذا الجدول.
المبدأ الأساسي لمتابعة الجدول الزمني لتنفيذ الأعمال:
1. أنشئوا خطًا زمنيًا تضعون عليه الأعمال. في 101، افتحوا المشروع وقسم «График Ганта» (مخطط غانت).
اختاروا المقياس «Неделя» (أسبوع) أو «Месяц» (شهر). ولتخطيط مرحلة، أنشئوا تقدير تكلفة على المخطط: مرحلة واحدة تقابل تقدير تكلفة واحدًا؛ ويمكن إضافة بنوده من قائمة الأسعار. أسماء عناصر الواجهة هنا باللغة الروسية.
مخطط غانت بالمقياس «Неделя» (أسبوع). الواجهة باللغة الروسية.
2. أضيفوا المهمة الأولى
افتحوا قسم «Задачи» (المهام) في المشروع المطلوب، وأدخلوا اسم المهمة في سطر الإنشاء السريع، ثم اضغطوا Enter. بعد ذلك، افتحوا المهمة وحدّدوا موعدها والمنفّذ. تعرض لقطة الشاشة حقول البطاقة فوق مخطط غانت للمشروع التجريبي؛ وقد تُرك النموذج فارغًا ولم يُحفظ. الواجهة باللغة الروسية. للمزيد من التفاصيل، راجعوا دليل إنشاء مهمة (باللغة الروسية).
مهمة جديدة في المشروع التجريبي: النموذج مفتوح، لكنه لم يُحفظ. الواجهة باللغة الروسية.
لتسهيل العمل، يمكنكم إعداد قائمة أسعار تضم الأعمال المعتادة مسبقًا، واستخدام بنودها عند إعداد تقديرات التكلفة لمشروعات مختلفة.
بنود قائمة الأسعار في المشروع التجريبي: أعمال التهوية. الواجهة باللغة الروسية.
3. حدّدوا مواعيد تنفيذ المهام والمسؤولين عن تنفيذها
تُظهر بطاقة المهمة في 101 الفترة المحددة والمنفّذ والمشروع. في مثال المهمة التجريبية، أُسند استلام معدات المطبخ إلى آنا أورلوفا (Anna Orlova) للفترة من 20 أغسطس إلى 1 سبتمبر.
استلام المعدات: الموعد والمنفّذ والوصف في بطاقة المهمة. الواجهة باللغة الروسية.
4. تابعوا حالات المهام وحدّثوا الخط الزمني
نصيحة: اضبطوا عوامل التصفية والترتيب لعرض الأسبوع الحالي فقط أو المهام غير المكتملة فقط، مثلًا. في 101، يغيّر مقياس المخطط «Неделя» (أسبوع) أو «Месяц» (شهر) شكل العرض الزمني، وتساعد بطاقة المهمة على التحقق من حالتها وموعدها.
لتكرار هذا المثال في 101، اربطوا قائمة الأسعار بالمشروع، وأنشئوا تقدير تكلفة للمرحلة الأولى على مخطط غانت، وعيّنوا المهام للمنفّذين.
مع تقدم الأعمال، قارنوا مواعيد المهام وحالاتها بالخطة، وسجّلوا البنود المنفّذة في تقارير المصروفات.
