Una desviación del presupuesto indica en qué medida las cantidades ejecutadas o los gastos reales se apartan de lo previsto. Para encontrar la causa, compare los mismos trabajos, en el mismo periodo, con las mismas unidades y para el mismo concepto de coste. Compare las fechas con el calendario de obra. Si cambia el precio pactado, formalice ese cambio por separado según lo previsto en el contrato.
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Cómo calcular y registrar la desviación
Reste el valor previsto del valor real. Si la diferencia en los gastos es positiva, se ha gastado de más. Si es negativa, se ha gastado menos de lo previsto.
En este ejemplo didáctico de una reforma de oficina, se presupuestaron 1 200 000 ₽ de gastos internos y se gastaron 1 500 000 ₽ en el mismo conjunto de trabajos. La desviación fue de +300 000 ₽. Estas cifras permiten estimar el sobrecoste de la empresa. Para comprobar el precio contractual para el cliente, consulte el contrato y los cambios acordados.
Anote la fecha, la versión original del presupuesto, la partida, la unidad de medida, el valor previsto, el valor real y la diferencia. Para cada partida modificada, indique el motivo y en qué se basa, por ejemplo, una nueva medición, una oferta de un proveedor o una actualización del encargo. Registre por separado qué cambios en el alcance, el precio y los plazos se acordaron, quién los aceptó, cuándo y en qué documento constan.
Por qué el presupuesto difiere de los datos reales
- Se ajustaron las cantidades. Compare el cálculo inicial con las nuevas mediciones y anote la diferencia en las partidas correspondientes.
- Cambiaron los precios. Compare las tarifas presupuestadas con las ofertas de los proveedores en la fecha de compra.
- Cambió el encargo. Anote qué trabajos o materiales se añadieron, se sustituyeron o se eliminaron, y calcule su efecto sobre el importe y los plazos.
- Se descubrieron trabajos ocultos. Documente qué se encontró al abrir la zona afectada y valore por separado los trabajos necesarios.
- Se detectó un error de cálculo. Revise las unidades, los coeficientes y las partidas duplicadas. Recalcule el total con las partidas corregidas.
Antes de acordar el presupuesto, compruebe las cantidades, si los precios siguen vigentes y qué trabajos requieren una inspección para poder valorarlos. Para esos trabajos, indique qué se sabe y cuándo habrá datos para precisar el cálculo.
Qué hacer si hay una desviación
Entregue al cliente la lista de partidas modificadas, el motivo y el importe recalculado. Indique qué plazos cambian. Consulte el contrato para comprobar cómo se ha determinado el precio y cómo se acuerdan las modificaciones. Si trabaja con presupuestos por fases, compruebe por separado si cambia el importe total acordado. Si el cálculo se basa en las cantidades ejecutadas, compruebe qué versión de la lista de precios se aplica, qué unidades se usan y cómo se aceptan esas cantidades.
Reglas aplicables a los contratos en Rusia
Según el artículo 709 del Código Civil ruso (en ruso), el presupuesto elaborado por el contratista pasa a formar parte del contrato de obra cuando el cliente lo confirma, si los trabajos se ejecutan conforme a ese presupuesto. Si la necesidad de realizar trabajos adicionales obliga a superar sustancialmente el precio aproximado, el contratista debe avisar al cliente a tiempo. El mismo artículo recoge los supuestos en que puede modificarse el precio fijo.
En los contratos de obra de construcción se aplica el artículo 743 del Código Civil ruso (en ruso). Si el contratista descubre que es necesario realizar trabajos adicionales que no figuran en la documentación técnica y que aumentan el importe presupuestado, debe informar al cliente. Si el cliente no responde al aviso en un plazo de diez días, por regla general, el contratista debe suspender los trabajos afectados. La ley o el contrato pueden establecer un plazo distinto.
Para los contratos de consumo relativos a trabajos o servicios, el artículo 33 de la ley rusa de protección de los consumidores (en ruso) distingue entre presupuestos fijos y aproximados. Es obligatorio elaborar el presupuesto si lo solicita el consumidor o quien realiza el trabajo o presta el servicio. Si la necesidad de realizar trabajos adicionales obliga a superar sustancialmente el presupuesto aproximado, quien realiza el trabajo o presta el servicio debe avisar al consumidor a tiempo.
Cómo comparar lo previsto con los datos reales en 101
- En el presupuesto de la fase (en ruso), indique los trabajos previstos, sus cantidades y su coste. Si añade partidas desde un archivo mediante IA (en ruso), compruebe los nombres, las unidades y las cantidades con el documento de origen antes de guardar. Compruebe cada campo visible, sea el del precio para el cliente o el del coste interno.
- En el informe de trabajos realizados (en ruso), indique las cantidades ejecutadas para las partidas del presupuesto. Revise por separado los campos visibles de precio para el cliente y coste interno. Registre el pago en una operación aparte.
- En la versión web, abra el proyecto, vaya a la pestaña del diagrama de Gantt y abra el gráfico adicional de comparación entre lo previsto y los datos reales (en ruso). La vista de coste compara por fechas el precio para el cliente que figura en los presupuestos y en los informes del proyecto. La vista de beneficio muestra el beneficio con el recargo incluido. Compruebe el coste interno en los campos que pueda ver de cada documento y los plazos a partir de las fechas de los eventos.
