Как создать смету и из чего складывается её сумма

Смета показывает предварительную стоимость работ и сама по себе не меняет баланс проекта. Для расчёта подготовьте объёмы и прайс.

Как связаны проект, этап и смета

Размер этапа выбирайте под свой порядок работы: крупный этап оформите сметой с большим количеством позиций, небольшой или короткий этап — сметой с несколькими позициями. В графике Ганта создавайте отдельную смету для каждого этапа. Количество позиций меняется, принцип остаётся тем же: одна смета — один этап. Статьи расходов обозначают типы работ и затрат и не создают этапы.

Событие «Смета» — это расчёт отдельного этапа или участка работ, а не готовая смета всего проекта. Проект объединяет объект. Если вы привыкли вести один файл Excel со всеми работами, представьте, что в 101 каждая такая часть файла становится отдельным событием «Смета», а общий результат собирается в сводный сметный расчёт. Не переносите все позиции проекта в одно событие.

Разделите работу так, чтобы по каждому участку было понятно, что предстоит сделать и кто за него отвечает: по этапам, видам работ или участкам разных бригад и подрядчиков. Например, создайте отдельные события «Смета» для штукатурных работ, возведения перегородок и монтажных работ. Размер участка выбирайте под свою работу: в одном событии может быть много или несколько позиций. При необходимости поручите каждый участок профильному специалисту и согласуйте его расчёт отдельно.

Статья расходов — другое поле. Она показывает тип работ или затрат внутри события, например «Работы» или «Дополнительные расходы», но сама не создаёт этап. Название конкретного этапа напишите в описании события «Смета».

Смета содержит плановый состав, объёмы и стоимость работ и материалов своего этапа. Указывайте понятное название этапа в описании сметы. По мере выполнения отражайте факт отчётами с позициями из этой сметы, а не повторным вводом тех же позиций без связи с планом.

Для общего расчёта по объекту отдельные сметы этапов собирают в сводный сметный документ. Общий документ объединяет расчёты, но не отменяет поэтапный учёт по исходным сметам.

Статья расходов — это тип работ или затрат, а не этап. Например: «Работы», «Материалы», «Инженерные работы», «Малярные работы». Она определяет, к какому типу относится учётная запись и какие правила к ней применяются. Этап оформляется отдельной сметой, а тег служит дополнительной меткой для поиска. Даже если названия статьи расходов и сметы совпадают, это разные сущности. Принцип «один этап — одна смета» описывает организацию работы в 101, а не универсальное определение этапа строительства.

В приложении на телефоне

1. На главном экране нажмите «+» и выберите «Смета».
2. Выберите заказчика и нужный проект. Если отображается выбор контекста, используйте «В проекте».
3. Выберите подходящую статью расходов, например «Работы».
4. В поле «Позиции» нажмите «Выбрать», откройте «Прайс-лист» и отметьте работы.
5. Укажите объёмы и нажмите «Готово».
6. В поле «Описание» напишите название этапа, например «Штукатурные работы».
7. Проверьте расчёт и нажмите «Сохранить».

Дальнейшее подтверждение зависит от ваших полномочий: смета может быть отправлена руководителю проекта на рассмотрение. Не считайте сохранение подтверждением.

Для каждого этапа создавайте отдельную смету. Выполненные работы отражайте отчётами с позициями из сметы соответствующего этапа. Сметы этапов можно собрать в сводный документ.

Сводный сметный расчёт · Отчёт по смете

На компьютере в веб-версии

Создайте событие типа «Смета», чтобы собрать плановый состав работ и материалов и проверить стоимость до начала выполнения.

1. Откройте «События» нужного проекта, нажмите «+ Событие» и выберите «Смета». Проверьте проект и статью расходов, например «Работы», и заполните доступные поля участников.
2. Нажмите «Добавить позицию», чтобы открыть окно «Позиции в смете». Для самостоятельного ввода используйте «Новая позиция», если действие доступно. В нижнем блоке отображается прайс проекта; в показанном учебном проекте он не привязан.
3. Проверьте название, количество, единицу измерения, себестоимость и цену каждой позиции, затем оба итога — по себестоимости и по цене заказчику.
4. Нажмите «Сохранить» в окне «Позиции в смете», чтобы вернуться к основной форме. Укажите название этапа в описании, проверьте дату, проект, статью расходов, получателя и обе суммы. Нажмите отдельную кнопку «Сохранить» в форме сметы. Затем откройте сохранённую карточку и сверьте позиции, количества, себестоимость, цену и статус. В учебном примере смета имеет статус «Ожидает подтверждения»: сохранение не означает подтверждение.

Учебная ручная позиция: 10 м² × 100 ₽ = 1 000 ₽ себестоимости; 10 м² × 150 ₽ = 1 500 ₽ цены. «Сохранить» закрывает окно позиций.

Позиции уже перенесены в форму: получатель 1 000 ₽, заказчик 1 500 ₽. Отдельная кнопка «Сохранить» ещё не нажата.

Та же учебная смета после сохранения и повторного открытия: позиции и суммы 1 000/1 500 ₽ сохранены, статус «Ожидает подтверждения».

Доступные источники позиций зависят от правил категории: прайс, смета и ручные позиции могут разрешаться отдельно.

Если на телефоне в браузере не видны источники при добавлении позиций, выполните подбор на компьютере. После сохранения смету можно открыть с телефона. Сравните суммы в строках и сохранённой карточке: итоговое поле формы может отличаться от расчёта позиций.