CRM или сначала учёт?

Вопрос «Нужна ли CRM?» обычно звучит в момент, когда заявок стало больше, переписки расползлись по мессенджерам, а часть обращений теряется. Это нормальная точка роста.

Только есть ловушка: CRM наводит порядок в продажах, при этом она не показывает, что происходит с деньгами внутри проектов. Если управленческий учёт не выстроен, вы рискуете ускорить продажи и параллельно усилить кассовые разрывы.

Дальше разберём, когда CRM можно отложить, почему учёт первичнее, и как быстро поставить финансовую дисциплину через Приложение 101.

Что решает CRM, а что не решает

CRM нужна для управления продажами: хранить контакты, фиксировать договорённости, вести сделки по этапам, считать конверсию, контролировать работу менеджеров.

При этом CRM не приносит лиды сама по себе. Заявки даёт маркетинг и партнёрские каналы, CRM помогает их обработать без потерь.

В стройке и отделке чаще всего всплывает простая боль: собственник занят объектами и снабжением, входящие идут в личный телефон, часть сообщений остаётся без ответа, а позже уже невозможно восстановить историю. В такой ситуации CRM правда разгружает голову.

Почему CRM до учёта часто даёт слабый эффект

Внедрение CRM почти всегда требует времени: настроить этапы, роли, регламенты, интеграции, научить людей работать в одной логике. На фоне текущих задач это забирает ресурс у собственника и команды.

Если в этот момент у вас проседает финансовая дисциплина, вы начинаете тушить пожары. Команда работает «по ощущениям», а решения принимаются без фактов: сколько денег уже съел объект, какая рентабельность по работам, кому выдали под отчёт, когда следующий платёж по материалам.

Частая картина: вы вкладываетесь в продажи, нанимаете людей, платите за внедрение, а к концу месяца выясняется, что денег не хватает до зарплат и авансов по объектам. В таком сценарии CRM добавляет напряжение, потому что она не закрывает главный вопрос: где деньги и что приносит прибыль.

Какой учёт нужен до CRM

До обсуждения CRM вам нужен управленческий учёт. Его задача — показать состояние бизнеса «сегодня» и дать вам рычаги управления: прибыль, расходы, движение денег, эффективность проектов.

В проектном бизнесе это почти всегда строится вокруг объектов (проектов) и фактов по ним: поступления, расходы, долги, остаток, результат. Хороший разбор структуры учёта есть в материале «Как организовать управленческий учёт в проектном бизнесе».

Минимальный набор, который стоит поставить до CRM:

• Баланс по каждому объекту: сколько пришло от заказчика, сколько потрачено, что осталось, какая прибыль.
• Учёт подотчётных средств: кому выдали, чем закрыто, что нужно вернуть или отчитаться.
• План и факт по ключевым статьям: материалы, работы, доставка, аренда, подрядчики.
• Регулярный ритм контроля: короткая проверка раз в неделю и сводный итог по месяцу.
• Порядок с первичкой в цифре: чеки, акты, договоры, отчёты по объекту.

Как внедрить учёт в Приложении 101: короткий план

Приложение 101 помогает собрать управленческий учёт «с поля»: фиксировать события по объектам, сканировать чеки по QR-коду, хранить документы и смотреть аналитику по проектам.

Логика внедрения простая: сначала ставите структуру, затем вводите правило «факт попадает в систему в день операции», потом закрепляете ритм контроля.

1. Шаг 1. Определите, что у вас считается проектом (объект, договор, заказ) и заведите проекты в системе.
2. Шаг 2. Назначьте ответственных по проектам и добавьте участников, которые тратят деньги и отчитываются (прораб, снабженец, мастер).
3. Шаг 3. Зафиксируйте статьи расходов, которые вам нужны для управленческих решений. Начните с 10–15 статей, затем детализируйте.
4. Шаг 4. Введите правило: расходы заносятся сразу, чек прикладывается через QR-код или фото, событие привязывается к объекту.
5. Шаг 5. Настройте подотчёт: выдача, закрытие, контроль «хвостов» по каждому человеку.
6. Шаг 6. Раз в неделю смотрите баланс по объектам и список «вопросов к команде», раз в месяц фиксируйте итог по прибыли и рентабельности.

Если хотите быстро понять, как учёт ляжет на ваши процессы, приходите на бесплатную презентацию: покажем, где в Приложении 101 живут расходы, прибыль по объектам и отчёты для собственника.

Когда возвращаться к CRM: признаки готовности

К вопросу «Нужна ли CRM?» полезно вернуться, когда учёт работает стабильно и вы видите экономику проектов без ручного свода таблиц. Тогда CRM станет усилителем, а не отдельным проектом ради галочки.

Проверьте себя по признакам:

• Вы видите прибыльность по каждому объекту и понимаете, за счёт чего она складывается.
• Подотчётные деньги не висят месяцами, долги понятны, решения принимаются по фактам.
• Поток обращений уже не помещается в «память и мессенджеры»: несколько каналов, несколько людей в обработке.
• Есть выделенная роль, кто отвечает за продажи и качество обработки входящих.
• Вы готовы ввести единые правила: что считается лидом, когда сделка считается проигранной, какой срок ответа допустим.

Как жить с CRM и учётом без дубляжа

Хорошая связка выглядит так: CRM ведёт клиента и сделку до договора, Приложение 101 ведёт проект после договора и собирает факты по деньгам и исполнению. Тогда у каждой системы своя зона ответственности.

Чтобы не плодить двойной ввод, заранее решите, где у вас «истина» по каждому типу данных. Контакты и история общения живут в CRM, финансовые события и документы по объекту живут в учёте. С этого же начинается адекватный выбор CRM по критериям — в блоге есть подробный разбор как выбрать CRM для строительной или отделочной компании.

Если вы сомневаетесь, стоит ли трогать CRM прямо сейчас, загляните в материал «Нужна ли вам CRM: причины отложить внедрение». Он помогает снять чувство, что без CRM бизнес «отстаёт».