В ивент-бизнесе деньги проходят через десятки рук: площадки, подрядчики, логистика, артисты, закупки, прокат, технические команды. Пока идёт подготовка, кажется, что всё под контролем. После мероприятия остаются «хвосты»: кто-то ждёт доплату, кто-то не прислал закрывающие, часть расходов всплывает позже.
Финансовый учёт для событий решает практичную задачу: показать экономику каждого мероприятия и собрать картину по компании. Чтобы вы видели прибыль по проекту, долги, перерасходы и точки, где бюджет «проседает».
Проще всего строить учёт по проектной логике: одно мероприятие = один проект со своими доходами, расходами, документами и участниками. Тогда свадьба, выставка, корпоратив или гастрольный выезд перестают смешиваться в один поток.
Что считать финучётом в ивентах
В ивент-агентстве «финучёт» почти всегда означает управленческий учёт: контроль денег и обязательств так, чтобы принимать решения по проектам. Бухгалтерия закрывает налоги и регламентированные отчёты. Управленческий контур отвечает на вопросы руководителя: сколько заработали на событии, кому должны, кто должен вам, хватает ли денег на ближайшие выплаты.
Практика показывает, что в ивентах чаще всего ломается три места: авансы и постоплаты (кто кому и когда должен), подотчёт (траты команды на площадке), «расходы после события» (доп. часы, штрафы, порча, возвраты, доставка «вдогонку»).
Какие отчёты держат бизнес в руках
Минимальный набор отчётности для собственника один и тот же почти в любом проектном бизнесе: ОПиУ, ДДС и баланс. Этот набор полезен и для ивент-агентства, и для продакшна декораций, и для технического подрядчика.
ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) показывает доходы и расходы за период и помогает сравнивать направления: выставки, свадьбы, корпоративы, аренда оборудования, сервис декора.
ДДС (движение денежных средств) фиксирует реальные поступления и выплаты. В ивентах это особенно важно из‑за кассовых разрывов: прибыль по договору есть, денег на оплату подрядчикам сегодня нет.
Баланс нужен, когда проектов много и у вас есть «активы» в виде склада декора, собственного света/звука, оборотки, а также обязательства: долги поставщикам, депозиты площадкам, авансы подрядчикам.
Если хотите разложить тему отчётов по полкам, держите опорный материал: ДДС, ОПиУ и баланс для собственника.
Как устроить учёт по каждому мероприятию
Для мероприятия важно заранее договориться о «правилах денег»: что считаем доходом проекта, что относим в расход, как фиксируем скидки, возвраты, агентские комиссии, наценку, гонорары.
Дальше вы строите один «контур проекта».
- Один проект на одно мероприятие (или на серию однотипных выездов, если заказчик один и логика одинаковая).
- Единый список статей: площадка, декор, техобеспечение, кейтеринг, персонал, логистика, продакшн, артисты, прочее.
- Ответственные за траты: кто может тратить, в каком лимите, с какой отчётностью.
- Документы и подтверждения: договоры, счета, акты, ТЗ, схемы, спецификации, фото по факту поставки.
Отдельная точка, которая часто спасает маржу: разделяйте «себестоимость» и «вашу часть» (наценка, агентское вознаграждение, управление). Тогда вы управляете рентабельностью, а не оборотом. Полезно сверяться с логикой маржинальной прибыли: что считать маржей и зачем она нужна.
Подотчётные деньги команды лучше фиксировать как правило, а не как подвиг бухгалтера раз в месяц. По теме есть отдельный разбор: как держать подотчёт под контролем.
Нюансы по направлениям: выставки, свадьбы, кейтеринг, прокат
У всех перечисленных направлений единая база: проект, смета, подрядчики, отчётность. Разница в «болезненных статьях» и документах, которые стоит собирать сразу.
| Направление | Где чаще теряются деньги | Что фиксировать в учёте |
|---|---|---|
| Ивент-агентство (под ключ) | Подрядчики и доп.работы | Авансы/постоплаты, акты, переписки по изменениям |
| Выставки | Аренды, монтаж/демонтаж, партнёры | Смета по зонам, календарь платежей площадке, штрафы, пропуска |
| Свадьбы | Мелкие закупки и сверхурочные | Лимиты подотчёта, доп.тайм, возвраты/перезаказы |
| Корпоративы | Согласования, переносы дат | Версии смет, условия переносов, предоплаты, удержания |
| Кейтеринг | Закупки и списания | Закуп по позициям, брак/потери, транспорт/термобоксы |
| Прокат и техобеспечение | Простой, порча, логистика | Депозиты, акты приёма-передачи, трекинг перевозок |
Ивент-агентство — отчётность по каждому мероприятию. У вас много внешних исполнителей, поэтому критично видеть: кто уже получил оплату, кто должен отчитаться, какие расходы подтверждены. В проектной модели это решается через учёт расходов и отчётность подрядчиков с прикреплёнными файлами и комментариями.
Организация выставок — сметы, партнёры, аренды. Разделяйте бюджет на «площадку» и «контент». По площадке фиксируйте депозиты, график платежей, услуги (электричество, охрана, клининг), монтаж/демонтаж, пропуска. По партнёрам держите отдельную аналитику: что они компенсируют деньгами, что закрывают бартером, кто отвечает за какой участок.
Организация свадеб — контроль расходов и подрядчиков. Здесь чаще всего «утекают» мелкие закупки в последние дни и доплаты за срочность. Ставьте лимиты на подотчёт и правило: каждая трата фиксируется в день оплаты. Отдельно держите возвраты: отменённые букеты, неиспользованные позиции, корректировки по гостям.
Организация корпоративов — бюджетирование и отчётность. Корпоративы живут согласованиями. Выигрывает тот, кто умеет хранить версии сметы и быстро показать заказчику, как изменение программы влияет на бюджет. По этой логике полезно выстроить процесс смет и объединения расчётов команды: как быстрее собирать расчёт.
Кейтеринг (кулинарные проекты) — учёт закупок и выездов. Удерживайте связь «закупка → мероприятие → списание». Тогда вы видите себестоимость по выезду, а также понимаете, какие позиции регулярно дают перерасход (доставка, лёд, одноразовая посуда, упаковка). Если команда закупает по чекам, важно, чтобы в учёте был реальный получатель денег и подтверждение покупки.
Сервис декора мероприятий — материалы, подрядчики и логистика. Разделите «производство» и «монтаж». Производство тянет материалы и работу мастерской. Монтаж тянет транспорт, грузчиков, расходники, возврат тары, утилизацию. Если у вас есть склад, фиксируйте перемещения материалов между проектами отдельными операциями, чтобы себестоимость не «прыгала».
Прокат оборудования — учёт аренды и проектов. Помимо денег, важны обязательства: что, кому, на какие даты, под какой депозит. Финансовая часть обычно ломается на простое и ремонтах. Договоритесь, как вы фиксируете порчу, кто подтверждает состояние, как выставляете удержания. Если оборудование передаётся между командами, помогает формализованный процесс передачи.
Продакшн декораций — контроль закупок и сборки. Здесь работает производственная логика: материалы, расходники, аренда цеха, оплата сборки, покраска, упаковка, тестовая сборка. Полезно заранее решить, какие затраты «общие» (мастерская, инструмент) и как вы их распределяете между проектами, чтобы видеть честную рентабельность.
Техническое обеспечение событий — управление ресурсами. Техника и люди идут комплектом: звук, свет, сцена, инженеры, монтажники. Фиксируйте в проекте не только счета подрядчиков, но и внутренние ресурсы: транспорт, склад, ремонты, расходники. Так вы видите стоимость каждого выезда и можете корректно считать ставки.
Агентство шоу-проектов — расчёт бюджета и гонораров. Деньги «уплывают» в гонорары, агентские и райдеры: билеты, проживание, трансферы, суточные, костюмы. Удобно разделять оплату артисту и сопутствующие расходы, плюс фиксировать агентское вознаграждение отдельно.
Регламент: как внедрить учёт без перегруза команды
Учёт в ивентах часто «сыпется» не из‑за лени, а из‑за отсутствия ритма: сегодня аврал, завтра разбор, послезавтра новый проект. Нужен короткий регламент, который повторяется из мероприятия в мероприятие.
Шаг 1. Определите список статей расходов и один формат комментария к трате (что купили, для какого участка мероприятия, кто согласовал).
Шаг 2. Назначьте ответственных: кто согласует бюджет, кто платит, кто принимает услуги, кто закрывает документы.
Шаг 3. Введите правило «день оплаты = день фиксации». Подотчёт, переводы подрядчикам, оплаты площадке должны попадать в систему в тот же день.
Шаг 4. Раз в неделю делайте короткую сверку по проектам: долги заказчиков, долги вам, незакрытые авансы подрядчиков, ожидаемые платежи на следующей неделе.
Шаг 5. После мероприятия проведите закрытие проекта: собрать акты, подтвердить расходы, зафиксировать возвраты, посчитать итоговую прибыль.
Если вы управляете проектным бизнесом и хотите посмотреть на управленческий контур шире, пригодится материал: как управлять проектным бизнесом.
Как собрать это в Приложение 101
В Приложение 101 логика «мероприятие = проект» ложится естественно: вы создаёте отдельный проект под событие, учитываете поступления от заказчика и все расходы, подключаете подрядчиков и принимаете их отчётность. По итогам видите прибыль или перерасход по мероприятию.
Чтобы дисциплина работала, важны три привычки: фиксировать фактического получателя денег, прикладывать подтверждения и подтверждать события, чтобы менялись балансы проекта и контрагентов.
Для кейтеринга и декора полезен раздел «Прайс‑лист»: вы можете держать услуги и позиции в структурированном виде и использовать их в расчётах.
Если у вас партнёрская структура, несколько продюсеров или доли в прибыли, в PRO+ подходит «Фонд компании» — он помогает учитывать общие расходы и распределение результата между участниками.
Что проверить после мероприятия
Закрытие проекта — момент, когда вы превращаете «мы отработали» в понятную финансовую цифру. В ивентах это особенно важно, потому что часть расходов приходит после: логистика, доп.смены, ремонты, возвраты, штрафы.
- Все ли оплаты и поступления привязаны к проекту мероприятия, нет ли «висящих» переводов без назначения.
- У всех подрядчиков закрыты авансы, собраны подтверждения и договорённости по доп.работам.
- Собраны документы (счета, акты), а также подтверждения фактических поставок (фото, накладные, спецификации).
- Зафиксированы возвраты и корректировки: отмены позиций, перерасход, компенсации, удержания.
- Посчитан итог проекта: прибыль, маржа, ключевые статьи, которые дали отклонение от сметы.