В свадебном агентстве деньги движутся по проектам: у каждой пары свой бюджет, свои подрядчики, свои авансы и сроки. Из-за этого «общая касса» быстро перестаёт отвечать на главный вопрос руководителя: сколько агентство заработало на конкретной свадьбе.
Типовой сценарий выглядит так: клиент оплатил часть бюджета, вы уже оплатили площадку и декор, фотограф ждёт перевод, ещё на одной свадьбе идёт закупка материалов. В итоге деньги одного проекта закрывают счета другого, а прибыль превращается в ощущение.
Рабочая схема держится на трёх опорах: проектный учёт по каждой свадьбе, контроль денег «здесь и сейчас» (ДДС) и понятные правила по авансам, задаткам и расчётам с подрядчиками.
- Что считать в финансах свадебного агентства
- Проектный учёт: одна свадьба = один финансовый проект
- Доходы: этапы оплат, авансы, задатки, агентская схема
- Расходы и подрядчики: подотчёт, документы, закрытие
- Отчёты руководителя: прибыль, ДДС, долги
- Автоматизация: таблицы или Приложение 101
- Как внедрить учёт за 7 дней
Что считать в финансах свадебного агентства
Вам нужно разделить финансы на два контура. Первый контур — деньги свадьбы: всё, что оплачивает пара, и всё, что вы тратите ради этого события. Второй контур — деньги агентства: зарплаты, офис, реклама, налоги, обучение, развитие.
Если эти контуры смешиваются, вы теряете управляемость: свадьба выглядит прибыльной, пока не посчитали комиссию эквайринга, бонус менеджеру и расходы на привлечение. Обратная ситуация тоже встречается: проект вроде «в нуле», хотя часть затрат относится к постоянным расходам компании.
Проектный учёт: одна свадьба = один финансовый проект
В проектной модели вы заводите отдельную карточку свадьбы и ведёте её как самостоятельный мини-бизнес: доходы, расходы, подрядчики, долги, документы. Такой подход особенно удобен для ивент-команд и свадебных организаторов, где каждый проект живёт по своим правилам и срокам.
Начните со структуры сметы. Для управленческого учёта достаточно 10–20 статей, если они дают вам решения. К примеру: площадка, декор, флористика, фото/видео, ведущий, звук/свет, транспорт, полиграфия, координаторы, прочие расходы, комиссия агентства.
Дальше фиксируйте два значения по каждой статье: план и факт. План нужен, чтобы согласовать бюджет с парой и понять ожидаемую маржинальность. Факт нужен, чтобы увидеть отклонения и вовремя остановиться, пока перерасход не стал привычкой.
Если вы хотите глубже разобраться, какие метрики считать «прибылью», полезно отдельно понять логику маржинальности: маржинальная прибыль — что это и зачем считать.
Доходы: этапы оплат, авансы, задатки, агентская схема
На стороне доходов важны три вещи: график платежей, юридическая природа платежа (аванс или задаток), корректная фиксация того, кому принадлежат деньги.
Если вы принимаете предоплаты от физлиц за услуги, чаще всего возникает обязанность применять ККТ и формировать кассовые чеки при получении предоплаты, её зачёте или возврате; детали зависят от ситуации и способа расчёта. Проверьте ваши сценарии с бухгалтером и кассой, опираясь на нормы 54‑ФЗ и разъяснения по чекам при предоплате.
В договорах со свадебными парами важно называть вещи своими именами. Аванс обычно считается предварительной оплатой и по общему правилу возвращается, если обязательство не исполнено. Задаток выполняет обеспечительную функцию и в ряде случаев ведёт к удержанию суммы или возврату в двойном размере — это уже другой уровень ответственности сторон.
Отдельный блок — агентская схема. В свадебном бизнесе это встречается, когда вы действуете как агент (получаете деньги от пары и перечисляете подрядчикам), а вашим доходом считается вознаграждение. Для УСН есть позиция, что при соблюдении условий агент учитывает в доходах именно вознаграждение, а не транзитные суммы.
Это удобно для управленческого учёта: вы видите «чужие» деньги проекта отдельно от денег агентства и перестаёте спорить внутри команды, где прибыль, а где оборот.
Расходы и подрядчики: подотчёт, документы, закрытие
Расходы в свадебном агентстве редко выглядят как один платёж. Чаще это цепочка: аванс подрядчику, доплата после согласования, мелкие закупки через координатора, возвраты, доработки. В учёте важно сохранить связность: каждая трата должна быть привязана к свадьбе и статье сметы.
Если вы выдаёте деньги координатору, декоратору, менеджеру закупок, это превращается в подотчёт. Вам нужно видеть: кому выдали, на что потратил, чем подтвердил, сколько осталось. В блоге 101 есть отдельный разбор логики подотчётных средств: как вести учёт подотчётных средств.
Документы тоже стоит собирать по проекту. Минимальный набор: договор с парой, договоры и счета подрядчиков, акты/закрывающие документы, чеки по закупкам, переписка по изменениям бюджета. Когда всё лежит рядом с финансовыми операциями, разбор спорных ситуаций занимает часы, не недели.
В Приложении 101 подрядчики и участники проекта могут прикладывать фото, чеки и комментарии прямо к расходам, а руководитель видит общий баланс свадьбы и то, кто ещё не отчитался.
Отчёты руководителя: прибыль, ДДС, долги
Есть три отчёта, которые реально помогают управлять свадебным агентством. Они простые по смыслу, сложность только в дисциплине данных.
| Отчёт | Вопрос, на который отвечает | Что нужно фиксировать |
|---|---|---|
| P&L по свадьбам (прибыль и убыток) | Сколько заработали на каждом проекте | Доходы/расходы по статьям, комиссия агентства, план/факт |
| ДДС (движение денег) | Хватит ли денег на ближайшие платежи | Даты поступлений и оплат, авансы, возвраты |
| Долги (дебиторка/кредиторка) | Кто должен вам и кому должны вы | Счета, сроки, частичные оплаты |
Чтобы эта тройка работала, перестаньте оценивать проект по переписке и «ощущениям». Прибыль видна только после того, как расходы подтверждены и разнесены по статьям, а доходы привязаны к этапам оплат.
Для ориентира полезно почитать, как устроен базовый финансовый учёт доходов и расходов, даже если статья написана под другую сферу: финансовый учёт доходов и расходов организации.
Автоматизация: таблицы или Приложение 101
Таблицы подходят, пока проектов мало и все платежи проходят через одного человека. Как только в цепочке появляются координаторы, подрядчики и частые изменения сметы, таблица начинает требовать отдельного администратора.
Если вы остаётесь в Excel, используйте принцип: один файл = одна свадьба, плюс сводный файл по агентству. И заранее договоритесь, кто и когда вносит факт. В блоге 101 есть материал и про учёт расходов, и про Excel-подход: как правильно вести учёт расходов и как вести учёт расходов в Excel.
Когда хочется уйти от ручного контроля, помогает сервис с проектной логикой. Приложение 101 позволяет вести отдельный проект под каждое мероприятие, учитывать поступления от заказчика и все расходы, контролировать авансы и задолженности, собирать отчётность подрядчиков с чеками и файлами.
Если у агентства есть постоянные расходы, удобно выделить их в отдельный контур: в PRO+ есть «Фонд компании», через который учитывают общие затраты и распределение прибыли между партнёрами.
Как внедрить учёт за 7 дней
Смысл внедрения в том, чтобы правила были легче, чем их обход. Тогда учёт становится частью работы, а не задачей «на потом».
- Опишите финансовую модель: что продаёт агентство (услуга организации), что относится к бюджету свадьбы, где ваша комиссия и как вы её фиксируете.
- Соберите шаблон сметы со статьями и заведите правило план/факт.
- Настройте график платежей от пары: даты, суммы, условия возвратов, что считается авансом, что считается задатком (если используете задаток).
- Определите, кто может тратить деньги проекта, как выдаются подотчётные суммы, какой срок сдачи чеков и закрывающих документов.
- Заведите реестр подрядчиков и единый порядок оплат: аванс, доплата, подтверждение оказания услуг.
- Выберите инструмент (Excel или сервис) и начните с двух ближайших свадеб, чтобы отладить логику на практике.
- Раз в неделю снимайте управленческий «срез»: P&L по свадьбам, ДДС на 2–4 недели вперёд, список долгов с датами.