Что такое себестоимость услуги простыми словами
Себестоимость услуги — это все затраты компании, которые нужны, чтобы эту услугу оказать: оплатить работу людей, купить материалы, доехать до объекта, заплатить налоги и удержать офис, из которого всем управляют. Если упростить до формулы:
Себестоимость услуги = прямые затраты + доля накладных расходов.
В строительстве и ремонте прямые затраты обычно понятны: оплата мастеров, черновые и расходные материалы, аренда техники, логистика. К ним добавляется часть общих расходов компании — офис, администраторы, реклама, софт, обучение, налоги. Эта часть и есть доля накладных расходов на услугу.
Важно отделять себестоимость от рыночных цен. Рынок поднимает или опускает цену из-за курса валют, дефицита мастеров, ситуации с материалами и региона, где вы работаете. Всё это влияет на то, сколько готовы платить заказчики. Себестоимость показывает, во сколько вам реально обходится услуга внутри бизнеса.
Себестоимость, цена, наценка и прибыль: в чём разница
Чтобы уверенно считать деньги, нужно развести четыре понятия:
Себестоимость — сколько компания тратит на оказание услуги. Включает оплату труда, материалы, логистику, долю накладных и другие прямые и переменные расходы.
Цена — сколько платит заказчик. Это то, что он видит в прайсе или в договоре.
Наценка — процент или сумма, которую вы добавляете поверх себестоимости за организацию процесса, сервис, гарантию, развитие компании. В открытой системе ценообразования себестоимость и цена в прайс-листе совпадают, а наценка задаётся отдельно как процент по статье расходов проекта. Тогда заказчик видит, сколько получает мастер и сколько вы зарабатываете за управление.
Прибыль — что остаётся после того, как из выручки вычтена себестоимость. Для одного проекта это:
Прибыль проекта = Выручка по проекту − Себестоимость проекта.
Дальше из этой суммы покрываются постоянные расходы бизнеса (офис, зарплаты администрации, маркетинг) и формируется чистая прибыль собственника.
Простой пример. Мастеру за работу по договорённости платите 700 ₽ за единицу, заказчик платит 1120 ₽:
Себестоимость единицы — 700 ₽. Цена для заказчика — 1120 ₽. Разница 420 ₽ — ваш заработок за организацию. Если посмотреть в процентах, это наценка 60% к себестоимости, но только 37,5% от цены для заказчика. Именно такие нюансы часто запутывают предпринимателей, когда те оценивают «на глаз», сколько они зарабатывают на работах.
Из чего складывается себестоимость услуги
Разберём состав себестоимости на примере строительной компании, оказывающей услуги ремонта. Но та же логика подойдёт для дизайна, консалтинга, образования и других проектных услуг.
1. Прямые затраты
Это то, что легко привязать к конкретной услуге или проекту:
— оплата труда мастеров и руководителя проекта по этому объекту;
— материалы, если вы закупаете их сами;
— аренда техники и инструмента под конкретный проект;
— логистика: доставка материалов, выезды на объект;
— субподрядчики и самозанятые, если они закрывают часть работ.
2. Переменные расходы
Это расходы, которые растут вместе с объёмом работ, но не всегда их удобно привязывать к конкретной позиции прайса. Примеры: дополнительная уборка объектов, гарантийные выезды, расходники для мастеров, часть связи и коммуникаций по проекту.
Часто их закладывают в процентах к прямым затратам или к ставке мастера. Например, плюс 10–15% на непредвиденные мелочи, которые вы регулярно оплачиваете в каждом проекте.
3. Накладные (постоянные) расходы
Это то, что тратится, даже когда в конкретный день нет ни одного объекта:
— аренда и содержание офиса;
— фиксированные зарплаты офисных сотрудников;
— подписки на сервисы и программы (включая такие инструменты, как Приложение 101);
— маркетинг, бренд, сайт;
— налоги и взносы;
— обучение персонала.
Эти расходы нельзя напрямую прикрепить к одной услуге. Их распределяют между всеми продаваемыми услугами и проектами по понятному принципу: по выручке, по объёму работ, по трудозатратам.
Если этого не делать, легко попасть в ловушку: услуги кажутся прибыльными, а компания в целом еле выходит в ноль из‑за тяжёлых накладных расходов.
Пошаговая инструкция: как рассчитать себестоимость услуги
Дальше — практический алгоритм. Для наглядности возьмём услугу «Поклейка обоев, м²», но вы можете подставить любой вид работ или услуг.
Шаг 1. Выберите единицу измерения услуги
Это может быть квадратный метр, погонный метр, час работы, выезд, целый проект. Важно привязать себестоимость к измеримой единице, с которой удобно работать в прайсе и в отчётах.
Шаг 2. Посчитайте прямые затраты на единицу
1) Оплата труда. Например, вы платите мастеру 250 ₽ за м² поклейки.
2) Материалы. Предположим, обои и клей закупает заказчик, тогда в себестоимость услуги попадает только работа. Если материалы ваши, посчитайте расход на м² и цену закупки.
3) Прямые поездки и доставка. Если по этой услуге есть отдельные выезды или доставка, заложите их в расчёт.
На этом шаге вы получаете прямую себестоимость единицы услуги, например 250 ₽ за м².
Шаг 3. Добавьте переменные расходы
Проанализируйте несколько выполненных объектов: сколько в среднем тратите на мелкие расходники, гарантийные выезды, переделки, которые идут в нагрузку к этим работам. Удобнее всего задать их как процент от прямых затрат. Допустим, решили заложить 10%.
Тогда переменные расходы по услуге — ещё 25 ₽ на каждый м².
Шаг 4. Разделите накладные расходы на объём услуг
Возьмите все постоянные расходы за месяц: аренда, офис, администраторы, реклама, подписки, налоги. Сложите их и разделите на фактический объём оказанных услуг за месяц. При работе с ремонтами удобно считать по общей площади, которую вы закрываете за месяц по всем объектам.
Например, накладные расходы компании — 300 000 ₽ в месяц. За месяц выполняете работы в сумме 1 000 м² по разным объектам. Тогда:
Накладные на 1 м² = 300 000 ₽ ÷ 1 000 м² = 300 ₽.
Эта цифра грубая, но она показывает порядок. Дальше её можно уточнять по видам работ, по типам проектов или через аналитику в управленческом учёте.
Шаг 5. Сложите всё и получите себестоимость
В нашем примере:
Прямые затраты: 250 ₽ (оплата мастеру).
Переменные расходы: 25 ₽ (10% от прямых).
Накладные: 300 ₽.
Итого себестоимость 1 м² поклейки обоев = 250 + 25 + 300 = 575 ₽.
Если вы хотите зарабатывать на такой услуге, а не просто перекладывать деньги через счёт, цена должна быть выше 575 ₽. Например, при открытой системе ценообразования можно задать наценку 60% к себестоимости и получить цену около 920 ₽ за м². Тогда вы чётко видите, какая часть чека покрывает затраты, а какая превращается в прибыль.
Как считать себестоимость проектных услуг
Не все услуги легко привязать к квадратному метру или штуке. Дизайн-проект, авторский надзор, юридическое сопровождение, обучение, консалтинг — здесь проще считать по трудозатратам команды.
Подход будет таким.
1. Разбейте проект на роли и этапы
Например, дизайн-проект включает: выезд и обмеры, планировочные решения, визуализацию, рабочую документацию, комплектацию, авторский надзор. У проекта есть ведущий дизайнер, помощник, руководитель проекта, возможно, визуализатор и комплектатор.
2. Задайте внутреннюю часовую ставку для каждой роли
Часовая ставка должна покрывать зарплату специалиста, налоги, отпуск, рабочее место и дать компании прибыль. То есть ставка часа — это не только «голая» зарплата, а полный экономический расчёт.
3. Оцените трудозатраты по этапам
Сколько часов тратит дизайнер на 1 м² проекта, сколько времени уходит на встречу, на внесение правок, на комплектацию и сопровождение. Здесь пригодится статистика по уже завершённым проектам и отчёты по времени.
4. Посчитайте себестоимость проекта
Умножьте часы по каждой роли на её ставку и сложите прямые затраты (аренда зала, техника, субподрядчики, полиграфия, командировки). Добавьте долю накладных расходов в такой же логике, как для строительных работ.
Так вы получаете реальную себестоимость проекта. Сравнив её с рыночными ценами, проще принять решение: где нужно поднять прайс, где скорректировать состав услуги, а где вовсе отказаться от формата, который постоянно уходит в минус.
Как оптимизировать себестоимость без падения качества
Оптимизация себестоимости — это не про «урезать всё подряд». Цель — сделать услугу устойчивой и управляемой: убрать потери, сократить переделки, выстроить процессы, которые дают предсказуемый результат.
1. Стандартизируйте услуги и процессы
Чётко описанные составы работ, технологические карты и спецификации снижают хаос на объектах. Если в прайс-листе по каждой позиции есть понятное описание и ссылка на инструкцию, мастера меньше импровизируют, а заказчики реже спорят, «что было обещано». Это автоматически уменьшает количество переделок и бесплатных доработок.
2. Контролируйте время и производительность
Когда мастера и руководители проектов ведут отчёты по объектам, можно сравнить плановые нормы с фактом. Становится видно, кто стабильно укладывается в норму, а где есть провалы из‑за плохой организации, логистики или просто неправильной ставки.
3. Работайте с закупками и логистикой
Даже небольшой пересмотр схемы закупок даёт заметный эффект. Долгосрочные договорённости с поставщиками, оптовые закупки по ключевым позициям, контроль остатков и потерь сокращают себестоимость материалов без вреда для качества. То же касается логистики: продуманное планирование выездов экономит топливо и время.
4. Увеличивайте выработку на постоянные расходы
Чем больше полезной выручки проходит через компанию при тех же накладных расходах, тем меньше доля накладных в себестоимости каждой отдельной услуги. Иногда выгоднее отдать часть функций на аутсорс, чем держать много офисных сотрудников с невысокой загрузкой.
5. Откажитесь от убыточных услуг и клиентов
Аналитика по рентабельности показывает, какие услуги стабильно «тянутся в хвосте», а какие проекты системно забирают много ресурсов и почти не оставляют прибыли. Иногда достаточно исключить несколько таких форматов или пересобрать их наполнение, чтобы общий результат компании стал заметно лучше.
Как Приложение 101 помогает держать себестоимость под контролем
В ручном учёте себестоимость легко «растворяется» в таблицах и чатах. Кто‑то забыл отправить чек, кто‑то внёс не ту сумму, кто‑то не передал информацию по субподрядчику. Через пару месяцев уже сложно восстановить реальную картину.
Приложение 101 создано как управленческий учёт для проектного бизнеса. В нём удобно видеть, сколько реально стоит каждый объект и каждая услуга.
Ключевые моменты, которые помогают с себестоимостью:
— В прайс-листе по каждой позиции можно задать себестоимость за единицу (сколько платите мастеру или подрядчику) и цену за единицу для заказчика. Это создаёт прозрачную основу для расчётов и наценки.
— Готовый прайс-лист от 101 содержит сотни позиций с прописанной себестоимостью и ценой, собранных по средним данным по России. Его можно взять как основу и адаптировать под свою компанию.
— Все события по проекту фиксируются: поступления от заказчика, выплаты мастерам и подрядчикам, закупки материалов, прочие траты. По сути вы собираете себестоимость проекта прямо по ходу работы.
— На тарифе PRO+ доступна расширенная аналитика: видно рентабельность проектов, сравнение план/факт и структуру расходов по статьям. Это помогает искать точки оптимизации уже по реальным данным, а не по ощущениям.
Итоги: с чего начать уже сейчас
Себестоимость услуги — это не абстрактная бухгалтерская величина, а инструмент принятия решений владельца бизнеса. Когда вы видите, сколько реально стоит каждый вид работ, проще аргументированно поднимать цены, выбирать клиентов и управлять командой.
Если резюмировать пошагово, с чего можно начать в ближайшие дни:
— Составьте перечень основных услуг и проектов, которые вы продаёте.
— Для каждой услуги определите единицу измерения: м², час, проект, выезд.
— Посчитайте прямые затраты на единицу: оплату труда, материалы, логистику, субподряд.
— Прикиньте долю накладных расходов, которую разумно отнести на каждую единицу услуги.
— Сложите всё и сравните с текущими ценами. Если где‑то цена близка к себестоимости, это сигнал пересмотреть формат услуги или её прайс.
— Зафиксируйте новые цифры в прайс-листе и договоритесь с командой, что отныне опираетесь именно на них.
Дальше имеет смысл перенести этот учёт в удобный инструмент. Приложение 101 помогает не заниматься постоянным сводом таблиц, а видеть баланс по каждому объекту и по всей компании в целом. Это тот случай, когда один раз настроенный учёт даёт десятки управленческих решений вперёд.
Если хочется посмотреть, как это устроено на практике, приходите на бесплатную презентацию сервиса на сайте 101. Эксперт покажет, где в приложении живут себестоимость, наценка и прибыль, и как связать их с вашими текущими услугами.