Содержание:
Сметная прибыль: простое определение
Сметная прибыль в этой статье — плановая маржа, которую вы закладываете в смету проекта: сумма, которая должна остаться у компании после выполнения работ и вычета всех прямых затрат по проекту.
Если опираться на базовую логику финансов, сметную прибыль можно записать так: Сметная прибыль = плановая выручка по договору − плановые прямые затраты по проекту. Под выручкой здесь — сумма, которую заказчик должен заплатить по смете (или коммерческому предложению). Под прямыми затратами — всё, что нужно потратить ради выполнения именно этого проекта: работа мастеров и подрядчиков, материалы, доставка, аренда техники и так далее. Если вам полезно освежить само понятие выручки, загляните в статью что такое выручка.
Из этой суммы затем покрываются офис, бухгалтерия, налоги, маркетинг и другие расходы, которые ещё не включены в прямые затраты проекта. После их вычета остаётся чистый заработок собственников. Поэтому сметная прибыль показывает ресурс, который проект приносит компании для покрытия этих расходов и получения чистой прибыли.
Пример. Вы продаёте ремонт по смете на 2 000 000 ₽. По вашим расчётам прямые затраты на работы, материалы и подрядчиков составят 1 400 000 ₽. Значит, сметная прибыль — 600 000 ₽. Именно из этих 600 000 ₽ вы будете закрывать постоянные расходы и формировать чистую прибыль.
Если говорить с позиции управленца, сметная прибыль помогает заранее спланировать экономику проекта и понять, стоит ли вообще браться за него на озвученных заказчику условиях.
Из чего складывается сметная прибыль в проектном бизнесе?
В строительстве, дизайне, консалтинге и других проектных нишах сметная прибыль складывается сразу из нескольких смысловых частей. Эти части редко прописывают отдельными строками, но внутри компании полезно их разделять хотя бы для себя.
Первая часть — оплата управленческой работы: собственника, руководителя проектов, офиса, администраторов, бухгалтера. Она нужна, чтобы вести несколько объектов, договариваться, решать конфликты и контролировать качество. В экономике проекта должен быть предусмотрен источник её финансирования. Если какие-то из этих расходов уже включены в прямые затраты, повторно вычитать их из маржи не нужно.
Вторая часть — резерв под риски. Проектный бизнес живёт в условиях изменений: заказчик может расширить задачи, материалы подорожать, сроки сдвинуться. Если в смете нет запаса, любое отклонение мгновенно съест экономику объекта. Резерв в сметной прибыли даёт вам воздух для таких ситуаций.
Третья часть — собственно чистая прибыль собственников и партнёров. Это уже то, ради чего вы вообще строите компанию, берёте ответственность и развиваете процессы, выходя за пределы работы индивидуального специалиста.
Иногда компания также закладывает фонд премий: процент для продажника, дизайнера, руководителя проекта. Привязка премии к прибыли — один из вариантов политики мотивации. Заранее определите базу расчёта и условия выплаты, одинаково учитывайте премии в плане и факте. Если премия уже включена в прямые затраты, повторно вычитать её из прибыли нельзя. Понятные правила могут мотивировать команду защищать маржу проекта.
Когда вы понимаете, какие именно задачи должна решать сметная прибыль, проще задать минимальный уровень: и в процентах от выручки, и в рублях. Ниже этого уровня проект просто не имеет смысла для бизнеса.
Чем сметная прибыль отличается от фактической и маржинальной?
Сметная прибыль — это всегда прогноз. Вы считаете её до старта работ, опираясь на предположения: сколько уйдёт времени, материалов, подрядчиков. Реальная жизнь почти всегда вносит корректировки: часть затрат вырастает, часть удаётся оптимизировать, появляются допработы.
Фактическая прибыль определяется после завершения проекта по реальным доходам и расходам. Важно уточнять состав вычтенных затрат: маржа после прямых затрат и чистая прибыль после всех относящихся к результату расходов — разные показатели. В Приложении 101 результат удобно анализировать через отчёты по прибыли и рентабельности проектов в разделе «Аналитика».
Есть ещё один ключевой показатель — маржинальная прибыль. Подробно мы разбираем его в отдельном материале про маржинальную прибыль: это разница между выручкой и переменными затратами, которая остаётся на покрытие постоянных расходов и получение чистой прибыли. Прямые затраты выделяют по связи с конкретным проектом, а переменные — по изменению при изменении объёма работ. Эти группы не всегда совпадают.
План и факт нужно сравнивать на одинаковой базе. Если в смете из выручки вычтены прямые затраты, в фактическом расчёте вычитайте затраты того же состава. Разница может показать влияние скидок, ошибок сметы, перерасхода материалов, ошибок в управлении или слабого контроля подотчёта.
Чтобы бизнес рос устойчиво, регулярно сверяйте плановую и фактическую маржу при одинаковом составе затрат. Если сравниваете маржинальную прибыль, используйте переменные затраты и в плане, и в факте. Тогда каждая следующая смета становится точнее, а проекты — предсказуемее по деньгам.
Как применять сметную прибыль в управлении проектами?
Сметная прибыль превращается в мощный управленческий инструмент, когда вы начинаете осознанно опираться на неё при принятии решений: кого брать в работу, какие скидки давать, как мотивировать команду и что считать нормой по доходности.
Во-первых, сметная прибыль помогает фильтровать проекты. Задайте для себя минимальный порог: например, не меньше определённого процента от выручки или фиксированной суммы в рублях. Если расчёт показывает прибыль ниже этого порога, у вас есть выбор: увеличить цену, упростить объём работ или отказаться. Такой подход защищает компанию от проектов, которые создают только оборот без достаточного заработка.
Во-вторых, сметная прибыль даёт рамки по скидкам. При неизменных затратах любая уступка по цене уменьшает плановую маржу. Перед тем как снижать стоимость, полезно увидеть, сколько маржи останется после скидки и не придётся ли потом выполнять работы практически «в ноль». Так вы сохраните баланс между продажей и устойчивостью финансов.
В-третьих, сметную прибыль можно использовать как основу для мотивации. Компания может привязать премию руководителя проекта, продажника или дизайнера к согласованному показателю прибыли по проекту. При понятных правилах расчёта это может стимулировать команду удерживать расходы в рамках сметы и сохранять маржу при обсуждении уступок заказчику.
Наконец, сметная прибыль — это точка отсчёта для анализа. После завершения проекта вы сравниваете план и факт при одинаковом составе затрат и видите, где именно возникли отклонения. В связке с аналитикой по статьям расходов, о которой мы подробно рассказываем в статье про статьи расходов в Приложении 101, это помогает понять, какие типы работ и проектов приносят наибольшую прибыль, а какие создают лишнюю нагрузку.
Как Приложение 101 помогает работать с прибылью по смете?
Во многих компаниях сметная прибыль существует только в голове у собственника или в разрозненных Excel‑файлах. Пока учет устроен таким образом, сравнивать план и факт сложно: цифры по объекту разбросаны по чатам, таблицам и банковским выпискам. Приложение 101 как раз решает эту задачу.
В 101 смету можно оформить в виде предварительного расчёта: каждый мастер делает свой расчёт работ, руководитель проекта объединяет их в общий документ и показывает клиенту. На этом этапе вы уже видите плановую наценку и прибыль по проекту. Экономический смысл показателя разобран в материале о том, как считать экономику проекта через маржинальную прибыль, а порядок работы — в статьях о предварительном расчёте.
Дальше подключается ежедневный учёт. Мастера и подрядчики фиксируют выполненные работы, чеки по материалам, авансы и расчёты. В разделе «Статьи расходов» можно проследить направления затрат; суммы предварительных расчётов, наценка и прибыль показывают финансовый план проекта. Пример такого экрана мы подробно разбираем в статье про распределение расходов по статьям.
На тарифе PRO+ открывается расширенная аналитика. Данные о прибыли и рентабельности проектов, доходах руководителей проектов и фондах компании помогают оценивать результаты. Сопоставляя отчёты за одинаковый период и при одинаковом составе затрат, вы можете проверить, где сметная прибыль реализуется, а где уменьшается.
В результате сметная прибыль становится управляемым показателем. Вы видите плановую маржу в предварительном расчёте, фиксируете события по объекту в одном месте и по итогам проекта сопоставляете план с фактическим результатом. Для правильного чтения цифр сохраняйте различие между маржой после прямых затрат, маржинальной прибылью после переменных затрат и чистой прибылью после всех относящихся к результату расходов.
Если вы хотите на практике увидеть, как устроен такой учёт и как он может помочь именно вашему бизнесу, запишитесь на бесплатную презентацию Приложения 101. На встрече эксперт покажет живые примеры учёта прибыли по смете и аналитики по проектам.