Daftar isi:
Apa yang dimaksud dengan margin proyek yang direncanakan?
Margin proyek yang direncanakan adalah selisih yang Anda perhitungkan sejak menyusun estimasi biaya proyek (dalam bahasa Rusia). Dalam artikel ini, istilah tersebut berarti jumlah yang diharapkan tersisa bagi perusahaan dari nilai kontrak setelah pekerjaan selesai dan seluruh biaya langsung proyek dibayar.
Rumusnya: margin proyek yang direncanakan = pendapatan kontrak yang direncanakan − biaya langsung proyek yang direncanakan. Pendapatan adalah jumlah yang harus dibayarkan pelanggan berdasarkan estimasi atau penawaran. Biaya langsung meliputi pengeluaran yang dapat dibebankan langsung pada proyek tersebut, seperti upah tenaga kerja dan subkontraktor, bahan, pengiriman, serta sewa peralatan. Untuk meninjau kembali pengertian pendapatan, baca artikel apa itu pendapatan (dalam bahasa Rusia).
Masih ada pengeluaran perusahaan yang perlu diperhitungkan setelah itu. Biaya kantor, pembukuan, pemasaran, dan pajak harus dibayar sebelum memperoleh laba bersih pemilik. Karena itu, margin proyek yang direncanakan menunjukkan sumber dana yang diharapkan tersedia dari proyek untuk menanggung kebutuhan tersebut dan menghasilkan laba.
Sebagai contoh, Anda menawarkan pekerjaan renovasi senilai 2.000.000 RUB. Biaya langsung untuk tenaga kerja, bahan, dan subkontraktor diperkirakan mencapai 1.400.000 RUB. Margin proyek yang direncanakan adalah 600.000 RUB. Dari jumlah ini, perusahaan masih harus menutup biaya tetap lainnya dan menyisakan laba bersih. Angka dalam rubel Rusia ini dipertahankan sebagai ilustrasi dari artikel sumber, bukan sebagai penawaran harga setempat.
Bagi pengelola usaha, angka ini membantu merencanakan kondisi keuangan proyek sebelum pekerjaan dimulai. Anda dapat menilai apakah persyaratan yang ditawarkan kepada pelanggan memberikan hasil yang layak bagi perusahaan.
Kebutuhan yang harus ditanggung margin proyek
Dalam konstruksi, desain, konsultasi, dan usaha berbasis proyek lainnya, margin rencana memiliki beberapa fungsi. Komponen tersebut mungkin tidak ditampilkan sebagai baris terpisah dalam estimasi, tetapi membedakannya secara internal membantu Anda menilai kecukupan margin.
Komponen pertama adalah pendanaan pengelolaan dan operasional pendukung: pemilik, manajer proyek, kantor, administrator, dan tenaga pembukuan. Pekerjaan mereka memungkinkan perusahaan menangani beberapa proyek, bernegosiasi, menyelesaikan perselisihan, dan mengawasi mutu. Sediakan dana untuk bagian biaya tersebut yang belum dimasukkan ke dalam biaya langsung proyek agar tidak dihitung dua kali.
Komponen kedua adalah cadangan risiko. Kebutuhan pelanggan dapat bertambah, harga bahan dapat naik, dan jadwal dapat bergeser. Tanpa cadangan, penyimpangan biaya bisa segera menghabiskan margin yang diharapkan. Cadangan memberi perusahaan ruang untuk menghadapi perubahan tersebut.
Komponen ketiga adalah laba bersih bagi pemilik dan mitra setelah seluruh pengeluaran yang relevan diperhitungkan. Imbal hasil inilah yang mendukung tujuan membangun perusahaan, mengambil tanggung jawab, dan mengembangkan proses kerja melampaui pekerjaan pribadi sebagai tenaga mandiri.
Sebagian perusahaan juga merencanakan dana bonus untuk tenaga penjualan, desainer, atau manajer proyek. Bonus yang dikaitkan dengan laba dapat mendorong tim menjaga margin, alih-alih sekadar mengejar omzet. Ini merupakan pilihan kebijakan insentif perusahaan: sepakati dasar perhitungannya, perlakukan biaya imbalan secara konsisten, dan hindari pengurangan pembayaran yang sama dua kali.
Setelah memahami kebutuhan yang harus ditanggung margin tersebut, Anda dapat menetapkan batas minimum dalam persentase pendapatan maupun nilai uang. Proyek dengan margin di bawah batas ini mungkin tidak memberikan hasil yang dibutuhkan perusahaan.
Perbedaan margin rencana, laba aktual, dan margin kontribusi
Margin proyek yang direncanakan selalu merupakan perkiraan. Sebelum pekerjaan dimulai, Anda memperkirakan kebutuhan waktu, bahan, dan subkontraktor. Pelaksanaan sering mengubah angka tersebut: sebagian biaya meningkat, sebagian dapat dihemat, dan pekerjaan tambahan mungkin disepakati.
Laba aktual proyek dihitung dari pendapatan yang tercatat dan biaya yang dimasukkan ke dalam perhitungan. Untuk menilai hasil akhir, perhitungkan seluruh pendapatan dan pengeluaran proyek yang relevan; biaya umum perusahaan yang belum dialokasikan tetap perlu diperhitungkan secara terpisah. Di 101, laporan laba dan profitabilitas proyek dapat dilihat melalui Analitik (artikel dalam bahasa Rusia).
Ukuran lainnya adalah margin kontribusi, yaitu pendapatan dikurangi biaya variabel. Penjelasan lebih lengkap tersedia dalam artikel rumus dan rasio margin kontribusi. Angka ini menunjukkan jumlah yang tersedia untuk menutup biaya tetap dan menghasilkan laba. Biaya langsung dan biaya variabel merupakan dua klasifikasi berbeda: biaya dapat dibebankan langsung pada suatu proyek tanpa berubah mengikuti volume pekerjaan.
Bandingkan rencana dan realisasi dengan cakupan pendapatan dan biaya yang sama. Pendapatan rencana dikurangi biaya langsung rencana harus dibandingkan dengan pendapatan aktual dikurangi biaya langsung aktual. Jika membandingkan margin kontribusi, gunakan biaya variabel pada kedua sisi. Selisihnya dapat membantu menelusuri dampak diskon, kesalahan estimasi, pemborosan bahan, masalah pengelolaan, atau lemahnya pengawasan uang muka dan bukti pengeluaran.
Meninjau hasil proyek dengan dasar perbandingan yang konsisten membantu memperbaiki estimasi berikutnya. Pemantauan margin kontribusi aktual juga berguna selama definisi biayanya tetap sama. Dengan demikian, hasil keuangan proyek berikutnya dapat diperkirakan dengan lebih baik.
Menggunakan margin rencana untuk mengelola proyek
Margin proyek yang direncanakan menjadi alat pengelolaan ketika digunakan untuk memutuskan proyek yang akan diterima, diskon yang dapat diberikan, cara memberi insentif kepada tim, dan tingkat keuntungan yang diharapkan.
Pertama, gunakan margin untuk menyeleksi proyek. Tentukan batas minimum berupa persentase pendapatan atau jumlah uang tertentu. Jika margin perkiraan berada di bawah batas itu, Anda dapat menaikkan harga, mengurangi lingkup pekerjaan, atau menolak proyek. Langkah ini membantu menghindari pekerjaan yang hanya menambah omzet tanpa menghasilkan keuntungan yang memadai.
Kedua, gunakan margin untuk menentukan batas diskon. Jika lingkup pekerjaan dan biaya tidak berubah, penurunan harga mengurangi margin rencana dengan jumlah yang sama. Sebelum memberikan diskon, hitung sisa margin dan nilai apakah pekerjaan masih memberikan hasil yang layak. Dengan demikian, konsekuensi keuangan dari potongan harga menjadi jelas.
Ketiga, margin rencana dapat menjadi acuan insentif. Berdasarkan kebijakan yang disepakati, bonus manajer proyek, tenaga penjualan, atau desainer dapat dikaitkan dengan laba proyek. Tetapkan ukuran laba yang digunakan, pengaruh hasil aktual terhadap pembayaran, dan perlakuan biaya bonus itu sendiri. Tim pun memiliki alasan untuk menjaga biaya sesuai estimasi dan menghindari konsesi yang mengikis keuntungan.
Terakhir, gunakan estimasi sebagai dasar analisis. Setelah proyek selesai, bandingkan rencana dan realisasi pada dasar yang sama untuk mengetahui penyimpangannya. Bersama analisis kategori pengeluaran yang dijelaskan dalam artikel kategori pengeluaran di 101 (dalam bahasa Rusia), perbandingan ini membantu menilai jenis pekerjaan dan proyek yang memberikan keuntungan terbesar serta yang menimbulkan beban berlebihan.
Cara 101 membantu memantau margin proyek
Di banyak perusahaan, margin yang diharapkan hanya tersimpan dalam ingatan pemilik atau berkas Excel yang terpisah. Perbandingan rencana dan realisasi menjadi sulit ketika angka proyek tersebar di percakapan, lembar kerja, dan mutasi rekening. 101 membantu menyatukan catatan proyek agar dapat digunakan untuk peninjauan tersebut.
Di 101, estimasi disusun sebagai perhitungan awal: pelaksana menyiapkan perhitungan pekerjaan masing-masing, lalu manajer proyek menggabungkannya dalam dokumen untuk pelanggan. Pada tahap ini, Anda dapat meninjau tambahan harga di atas biaya dan laba proyek yang direncanakan. Pendekatan ini dijelaskan dalam artikel perhitungan keuangan proyek melalui margin kontribusi serta materi tentang perhitungan awal.
Selanjutnya, pencatatan harian menyediakan angka realisasi. Pelaksana dan subkontraktor mencatat pekerjaan yang selesai, bukti pembelian bahan, uang muka, dan penyelesaian pembayaran. Kategori pengeluaran membantu Anda meninjau biaya yang tercatat per kategori bersama angka perhitungan dan laba proyek. Contohnya dibahas dalam artikel pengelompokan pengeluaran di 101 (dalam bahasa Rusia).
Paket PRO+ menyediakan analitik yang lebih luas (artikel dalam bahasa Rusia), termasuk margin proyek, dana perusahaan, dan pendapatan manajer proyek. Gunakan hasil yang tercatat bersama estimasi awal untuk menelusuri proyek yang mencapai margin rencana dan proyek yang mengalami penurunan margin.
Dengan cara ini, margin rencana dapat digunakan sepanjang pelaksanaan proyek. Anda meninjau hasil yang diharapkan dalam perhitungan awal, mencatat kegiatan proyek di satu tempat, dan mengevaluasi hasilnya setelah selesai. Hitung margin rencana dan aktual dengan dasar biaya yang sama, kemudian perhitungkan pengurangan tambahan yang diperlukan untuk memperoleh laba bersih.
Untuk melihat penerapannya pada usaha Anda, jadwalkan demonstrasi gratis Aplikasi 101. Seorang ahli akan menunjukkan contoh pencatatan laba berdasarkan estimasi dan analisis proyek.