В споре «CRM или учёт» часто теряется смысл. Это разные инструменты. CRM помогает управлять продажами. Управленческий учёт помогает управлять деньгами и решениями руководителя.
Ещё важнее другое. Когда вам с ходу заявляют: «учёт вам не нужен, он у вас уже есть», при этом не задают вопросов и не проверяют цифры, это тревожный сигнал. Учёт либо выстроен и даёт ответы в отчётах, либо его нет и бизнес работает на ощущениях. Промежуточные формулировки обычно маскируют дыру в управлении.
Ниже разложу по полочкам: что такое CRM, что такое управленческий учёт, где в этом месте Приложение 101, и как за час проверить, есть ли у вас управленческий учёт в реальности.
- Почему CRM и управленческий учёт путают
- Что такое CRM
- Что такое управленческий учёт
- Где здесь Приложение 101
- Как проверить учёт за 60 минут
- Как связать CRM и учёт в один контур
Почему CRM и управленческий учёт путают
Путаница начинается с простого: и CRM, и учёт работают с цифрами. В CRM считают конверсию и скорость прохождения сделки. В управленческом учёте считают маржинальность, денежный поток, прибыль, обязательства, резервы. Числа похожи по виду, смысл разный.
Вторая причина путает сильнее. Руководитель часто ждёт от одной системы ответов на все вопросы. Так не бывает: продажи и деньги живут по разным законам. Даже если CRM показывает «сделка выиграна», управленческий учёт позже фиксирует, сколько прибыли принесла эта сделка после зарплат, материалов, субподряда и накладных.
CRM отвечает за путь клиента до договора и повторной покупки. Управленческий учёт отвечает за путь денег: от поступления до прибыли и резервов.
| Критерий | CRM | Управленческий учёт |
|---|---|---|
| Главная цель | Управлять продажами и процессом сделки | Управлять прибылью и устойчивостью бизнеса |
| Ключевые вопросы | Сколько лидов? Где теряем? Кто обрабатывает? Какая конверсия? | Сколько заработали? Где потери? Хватит ли денег на выплаты? Какая маржа по проектам? |
| Главные сущности | Лид, контакт, сделка, этап, задача | Доход, расход, проект, фонд, отчёт, план-факт |
| Кому нужно каждый день | Отделу продаж и руководителю продаж | Руководителю, финансовому ответственному, проектным руководителям по своим статьям |
Есть ещё один маркер, который в практике встречается постоянно: «у нас учёт есть, бухгалтерия же ведётся». Бухгалтерский учёт решает задачу отчётности и налогов. Управленческий учёт решает задачу управления компанией по цифрам внутри периода. Это разные контуры.
Что такое CRM
CRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимодействием с клиентами. В прикладном смысле CRM фиксирует обращения, структурирует этапы сделки, помогает не терять лидов и держать под контролем загрузку менеджеров.
Важная оговорка, которую часто пропускают: CRM не создаёт лиды. Лиды приносит маркетинг, партнёры, рекомендации, наружка, площадки. CRM приводит в порядок уже имеющийся поток, чтобы вы меньше теряли на рутине и забывчивости.
«Контакты в телефоне» могут выглядеть как база, пока заявок мало. Дальше начинается типичная ситуация: сообщения в мессенджерах, звонки, сметы, фото, договорённости, переносы сроков. Без единого места, где хранится история касаний, часть заявок проседает без ответа.
CRM полезна, когда у вас уже есть поток обращений и понятный продукт: вы понимаете, что продаёте, по какой цене, какие этапы до договора, кто отвечает за касания. Тогда CRM делает процесс управляемым и измеримым.
Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт — система планирования и контроля деятельности компании через показатели: прибыль, расходы, оборот, движение денежных средств и другие управленческие метрики. Он нужен, чтобы принимать решения не по ощущениям, а по фактам.
Управленческий учёт отвечает на вопросы, которые руководитель вынужден задавать регулярно: какие проекты дают прибыль, где уходит маржа, где возникает кассовый разрыв, сколько можно вывести собственнику, сколько оставить в резерве.
В строительстве и ремонтах управленческий учёт особенно важен из-за особенностей денег: авансы и поэтапные оплаты, материалы «вперёд», зарплаты и субподряд по графику, параллельные объекты. При внешне высоком обороте компания может испытывать нехватку денег на выплаты, потому что денежный поток и прибыль — разные вещи.
Если CRM отвечает на «сколько сделок закрыли», управленческий учёт отвечает на «сколько заработали после всех расходов» и «сколько денег доступно для выплат в конкретную дату».
Если вы хотите углубиться в базу и терминологию, в блоге 101 есть отдельный материал «Как организовать управленческий учет в строительной компании?».
Где здесь Приложение 101
Приложение 101 — инструмент для финансового и управленческого учёта: фиксации доходов и расходов по проектам, аналитики, отчётности, работы с сметами и документами. Внутри продукта есть функции, которые помогают собрать первичку с полей: события по объекту, сканирование чеков по QR-коду, отчёты, аналитика.
Практический смысл Приложения 101 в том, что управленческий учёт перестаёт жить в «таблице, которую ведёт один человек по вечерам». Руководитель видит цифры по проектам, понимает структуру расходов, может смотреть отчёты и принимать решения быстрее.
Для расширенной аналитики в продукте предусмотрен тариф PRO+. Его берут, когда базовая дисциплина уже собрана и вы хотите глубже смотреть показатели, фонды и управленческие отчёты.
Как проверить учёт за 60 минут
Фраза «учёт у нас есть» звучит уверенно, пока не появляются три вопроса: «по каким правилам», «кто отвечает», «какой отчёт смотрим по понедельникам». Ниже — быстрая проверка, которая показывает, есть ли управленческий учёт как система.
Шаг 1. Назовите отчёт, по которому вы принимаете решения. Если ответа нет, учёт в лучшем случае существует как набор разрозненных цифр. В строительной практике удобная опора — движение денег и прибыльность проектов.
Шаг 2. Проверьте разрез «по проектам». Учёт становится управленческим, когда вы видите деньги по каждому договору или объекту: доходы, расходы, маржу, фонды.
Шаг 3. Уточните регламент внесения данных. Кто и когда фиксирует расходы, кто прикладывает чеки, как быстро информация попадает в систему. Без регламента цифры будут опаздывать, управлять по ним не получится.
Шаг 4. Сверьте «прибыль» и «деньги на счетах». Если прибыль положительная, а денег постоянно не хватает, значит вы не разделяете прибыль и денежный поток, либо не ведёте планирование поступлений и выплат.
Шаг 5. Найдите ответственного за цифры. Управленческий учёт держится на владельце процесса. В маленькой компании это часто собственник, в растущей — финансово ответственный. Без владельца учёт становится эпизодом.
Если вы прошли шаги и у вас остались отчёты, правила и ответственный, управленческий учёт существует как система. Если остались файлы, чаты и память, вы управляете вслепую, даже при наличии CRM.
Как связать CRM и учёт
Сильная связка выглядит так: CRM держит входящий поток и дисциплину касаний, управленческий учёт фиксирует экономику проектов. Тогда руководитель видит всю цепочку: лид → сделка → договор → деньги → прибыль.
Полезно начать с границы ответственности. CRM отвечает за то, чтобы у каждой сделки был следующий шаг и владелец. Управленческий учёт отвечает за то, чтобы у каждого проекта была финансовая картина, которая обновляется по правилам.
Если вы внедряете CRM раньше учёта, есть риск получить «идеальные продажи на бумаге» и регулярные кассовые разрывы в реальности. В блоге 101 этот перекос разобран в статье «Управленческий учет финансов или CRM-система?».
Если вы хотите подтянуть именно продажи, сохраните в закладки материалы про воронку и работу с лидами: «Воронка продаж…» и разбор причин, почему теряются лиды: «Как правильно сохранять контакты в телефоне?».
CRM и управленческий учёт усиливают друг друга, когда вы разделили задачи и настроили дисциплину. Тогда продажи перестают зависеть от памяти, прибыль перестаёт быть догадкой.
"