Безотлагательность
Первое качество, которым должен обладать руководитель проекта, — это чувство безотлагательности. Расшифруем это понятие на примерах. В безотлагательность входит выполнение поставленных задач в сроки (ты не можешь требовать пунктуальности от других, если сам являешься антипримером), умение приоритизировать задач, которые требуют немедленного решения, инициативность и активность.
Также помимо умения решить возникающие проблемы, нужно иметь решать их в срочном порядке. В проектном бизнесе постоянно что-то горит — не привезли материал, подрядчик сорвал сроки, поставщик задерживает доставку, заказчик не оплатил счет вовремя — на все это руководитель должен уметь реагировать своевременно, спокойно и без лишней суеты. Да, приходится постоянно учиться отделять зерна от плевел — вникать в суть каждой задачи, определять ее срочность, браться за горящее и не забывать про «несрочное». Это и есть безотлагательность, умение делать здесь и сейчас, но не бездумно, а системно.
Безотлагательность в делах обеспечивает бесперебойную работу на производстве, а это влияет на сроки и реализацию проекта в срок. Безотлагательность увеличивает личный авторитет руководителя, сотрудники при этом могут быть уверены что их просьбы будут скоро выполнены и не отложены на дальние полки. Также безотлагательность влияет на качество жизни так как, быстро завершённые дела освобождают время для общения с семьей и близкими.
Ответственность
Второе качество, которым должен обладать руководитель проекта, — это ответственность. Именно руководитель в конечном счете несет ответственность за то, чтобы проект был завершен в срок, оставался в рамках бюджета и соответствовал стандартам качества. Он отвечает «головой» за успех или неудачу проекта.
При этом, данное утверждение не значит, что руководитель делает все сам. Ответственный управленец способен эффективно делегировать полномочия, гарантируя, что нужные люди будут назначены на правильные задачи и что каждый знает, чего от них ожидают.
Как правильно делегировать, чтобы не совершить типичные ошибки начинающего управленца, рассказали в статье про микроменеджмент.
Ответственность прежде всего — это умение признать ошибку и исправить её. Это переживание за итоговый результат, когда дела заказчика важнее собственных и значимость качества превыше всего. Все это достигается с помощью смелости и решимости.
Забота о людях
Третье качество, которым должен обладать руководитель проекта, — это забота о людях. Управление проектами, в конечном счете, заключается в управлении людьми, и руководителю проекта, который не заботится о членах своей команды, будет намного тяжелее достигнуть успеха.
Люди чувствуют, когда ими пользуются, но также они очень остро ощущают, когда они могут безнаказанно воспользоваться предоставленной свободой и получить больше за меньшее количество действий. Истинная забота не в бесконечном потакании слабостям, а в поддержании рабочей обстановке, в которой людям хочется развиваться, видя, что их вклад в компанию, влияет на личный заработок.
Это очень тонкая работа, она под силу не каждому руководителю. На пути к идеалу у каждого управленца будут свои перегибы — кто-то уйдет в излишнюю «демократию» и все сядут ему на шею, кто-то переборщит с тоталитаризмом и команда разбежится из-за непонятных правил, созданных ради правил.
В способности найти баланс между этими положениями и заключается истинная забота о команде. Это умение видеть человека в каждом сотруднике, отмечая его сильные стороны как члена команды. Менеджер проекта, который заботится о членах своей команды, сможет мотивировать их, вдохновлять и гарантировать, что у них есть ресурсы и поддержка, необходимые им для достижения наилучших результатов.
Когда мастеру не нужно беспокоиться о том, чтобы найти деньги для обеспечения своей семьи или жилья, или когда у него есть уверенность в получении своевременной оплаты и стабильности, и когда у него есть доступ к оборудованным местам для приема пищи и ему не нужно беспокоиться о том, где хранить одежду, или как получить доступ к электричеству и свету, они могут сосредоточить все свои мысли на обеспечении качественного выполнения своей задачи.
Что делать, если это пока не обо мне?
Вы только-только вступили в должность, вас пока не воспринимают как босса и вы сами не понимаете, что делать? Вот несколько советов, которые помогут вам начать:
1. Найдите время, чтобы понять цели проекта
Прежде чем погрузиться в какой-либо проект, убедитесь, что вы нашли время, чтобы выслушать команду и понять цели и задачи проекта. Например, под вашим руководством планируется ведение ремонта в двухкомнатной квартире. Разбейте эту большую задачу на маленькие этапы, подберите под каждый нужных сотрудников, заранее договоритесь с ними на нужные даты, обсудите планы со снабженцем. Конечно, все не будет работать как часы, однако, если разбираться исключительно «по ходу дела», то времени не будет ни на что. За время этой подготовительной работы вы также сможете понять свою истинную цель и увидеть, что вам требуется не просто сдать единичный проект, а выстроить систему, набрать команду, мотивировать сотрудников и оптимизировать расходы.
Сдав свой первый проект с осознанием своей миссии, вы получите более четкое представление о том, чего вам нужно достичь и как добиться успеха. Помните, что, не зная конечную цель, вы никогда к ней не придёте.
2. Учитесь расставлять приоритеты
Быть успешным руководителем — не значит выполнять все задачи. Значит выполнять все стратегически важные задачи, делегировать менее важные и отказываться от ненужных.
Учитесь расставлять приоритеты задач в зависимости от их уровня важности и срочности. В этом вам может помочь Матрица Эйзенхауэра. Это отличный инструмент, позволяющий не только грамотно планировать, но и оценивать результат своей работы. По этой матрице вы можете рассортировать задачи по 4-м категориям:
- срочно и важно
- срочно, но не важно
- не срочно и важно
- не срочно и не важно
Когда на вас с утра льется поток задач, научитесь распределять их по этому принципу. Например, вам предстоит доставить на объект стройматериалы, найти нового маляра, запросить у заказчика аванс. Первое — это что-то безусловно срочное, но такое ли важное, что за это должен браться руководитель? Возможно, это можно делегировать, но системно, а, значит, надо решить, обращаться ли в компанию-перевозчика, нанимать сотрудника с газелью на зарплату или кому-то из мастеров предложить подработку. Эти вопросы приведут к созданию новой не срочной, но важной задачи — решение проблем с доставкой стройматериалов. Еще больше примеров задач в таблице ниже:
3. Начните считать деньги и делить ответственность
Если вы до сих пор не знаете, сколько конкретно денег есть на счету каждого объекта, то вы живете в иллюзиях. «Перекроюсь с других объектов», «Возьму из личных, потом верну», «Все равно маржа у нас высокая» — все это не оправдания неумению вести управленческий учет.
Понимаем, что у настоящего боевого руководителя, не вылезающего из своих любимых объектов нет времени на табличке, он весь в контроле качества. Однако это не значит, что никакие технические решения не способны ему помочь. Приложение 101 создано как раз для тех, кто постоянно на объектах, на встречах или за рулем. Мобильное приложение позволяет:
- отслеживать балансы проектов и всегда видеть средства в подотчете у сотрудников;
- удобно отчитываться о потраченных средствах или выполненных работах;
- создавать сметы прямо с телефона.
Это уникальный инструмент, способный здорово изменить принцип работы компании. Если раньше руководитель проекта проводил ночи за составлением смет и подбиванием отчетов, то теперь ему достаточно заглянуть в приложение, собрать воедино отчеты от мастеров и предоставить их заказчику или за 10 минут набить смету с помощью готового прайс-листа.
О том, как это работает и чем Приложение 101 может быть полезно конкретно вашей компании, мы готовы рассказать на бесплатной консультации с экспертом 101. Это отличная возможность узнать о современном инструменте учета, внедрить его в работу всего за час-полтора, получить ответы на все вопросы и получить пул реальных рекомендаций по учету для вашей фирмы.
4. Регулярно общайтесь со своей командой
Убедитесь, что вы регулярно общаетесь со своей командой, информируя их о ходе реализации проекта, целях и любых изменениях, которые могут возникнуть. Да, кажется, что вы находитесь в одном офисе и встречаетесь на одних и тех же объектах, но, возможно, вы друг друга не слышите или просто не обсуждаете какие-то критические моменты.
Поощряйте открытое общение и сотрудничество и будьте готовы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у вашей команды. Будьте инициативны и сами задавайте вопросы, ибо не всегда люди готовы поделиться с вами первыми о своих проблемах, так как этому мешают внутренние блоки и стеснение которые вы как руководитель должны сломать.
5. Будьте гибкими
Наконец, важно быть гибким как руководитель проекта, всегда находить альтернативы и стараться договориться. Не всегда все идёт по плану, и важно уметь адаптироваться к изменениям и вносить коррективы по мере необходимости. Придерживайтесь установки на рост и будьте готовы учиться и совершенствовать свои навыки по ходу дела.