Зачем маркетинговому агентству проектный учёт
У маркетинговых и рекламных агентств деньги ходят по проектной логике: под каждого клиента и кампанию есть свой бюджет, свои подрядчики и свои условия оплаты. Если фиксировать всё в одной общей таблице, финансы разных проектов начинают смешиваться, а картина по прибыли и кассовым остаткам искажается.
Типичная ситуация: один клиент платит авансами вперёд, второй задерживает оплату, по третьему вы уже закупили медийное размещение и оплатили продакшн. На руках есть оборот, внутри проектов кипит работа, при этом сложно быстро ответить, какой проект даёт прибыль, а какой съедает деньги агентства.
Проектный учёт в Приложении 101 решает эту задачу. Каждый клиентский кейс — это отдельный проект со своим балансом: видно, сколько зашло денег от заказчика, какие расходы понесены, какие авансы выданы подрядчикам и какая прибыль уже сформировалась. Такой подход превращает финансовый учёт из постфактум-отчётности в инструмент управления.
Если нужна теоретическая база по управленческому учёту, можно заглянуть в материал о финансовом учёте доходов и расходов и опираться на него, выстраивая свои процессы в агентстве.
Итог этого блока простой: пока маркетинговая компания не разделила деньги по проектам, реальные результаты по клиентам и подрядчикам остаются размытыми.
Как устроен учёт по проектам в Приложении 101 для маркетинговой компании
В Приложении 101 каждая рекламная кампания, бренд или клиентский договор заводится отдельным проектом. Проект живёт от первого аванса до финального акта и закрытия всех расчётов. Внутри проекта фиксируются все денежные события: поступления от заказчика, оплаты подрядчикам, внутренние переводы и распределение прибыли.
Структура проекта для маркетинговой компании обычно выглядит так:
- доходы от клиента — аванс, промежуточные этапы, финальные выплаты;
- производственные расходы — креатив, стратегия, дизайн, копирайт;
- медия и трафик — таргетинг, контекст, медиабаинг, блогеры и инфлюенсеры;
- подряды — фрилансеры, небольшие агентства, подрядчики по продакшну;
- прочие затраты — сервисы, подписки, командировки на съёмку.
Каждая операция — это отдельное событие с суммой, датой, категорией и участником. Деньги клиента и деньги подрядчиков не перемешиваются в общей массе: у проекта есть своя «коробочка» с понятным входом и выходом.
Участники проекта — заказчик, сама компания и подрядчики — тоже имеют свои балансы. Видно, кому вы уже перечислили аванс, кто отчитался, а кто должен предоставить закрывающие документы или вернуть остаток.
В результате руководитель агентства видит живую экономику по каждому проекту: есть ли запас по бюджету, куда ушли деньги заказчика, сколько прибыли уже зафиксировано и на какой стадии расчёты с подрядчиками.
Учёт подрядчиков и медиаразмещений внутри проекта
В маркетинге и рекламе львиная доля бюджета уходит во внешнюю среду: закупка трафика, медийные размещения, блогеры, студии, фрилансеры. Если эти траты не связаны с конкретными проектами, число «себестоимость услуг» превращается в нерасшифрованную статью.
В Приложении 101 вы добавляете каждого подрядчика как участника проекта. Например, таргетолога, который ведёт рекламный кабинет, видеопродакшн, блогера, дизайнера на аутсорсе. Для каждого участника фиксируются авансы, отчёты о расходах и финальные выплаты.
Сценарий для подрядчика по трафику может выглядеть так. Вы заводите в проекте событие «Аванс подрядчику за ведение рекламного кабинета». Затем подрядчик из Приложения 101 или по вашим данным вносит расходы: пополнение рекламного кабинета, оплата сервисов, дополнительные услуги. К каждому событию можно прикрепить чек, скриншот из рекламного кабинета или медиаплана.
Итоговая сумма по подрядчику считается автоматически. Видно, сколько денег он уже израсходовал, какой остаток по авансу и сколько вы должны доплатить по договорённостям. То же самое касается продакшна, блогеров и любых других исполнителей.
За счёт такой схемы вы видите не общий «маркетинговый бюджет», а конкретные суммы по каждому подрядчику в рамках каждой отдельной кампании.
Прозрачность для заказчика и согласование работ
Для маркетингового агентства прозрачность перед заказчиком — конкурентное преимущество. Клиенту важно видеть, куда уходят деньги кампании, как расходуется медиабюджет и какую долю занимает комиссия агентства.
В Приложении 101 вы можете выстраивать прозрачное взаимодействие по нескольким линиям. Во‑первых, все расходы, связанные с проектом, уже структурированы по категориям и участникам. Отчёт для клиента формируется на основе этих данных, а не руками из разрозненных файлов.
Во‑вторых, на PRO‑тарифах доступно согласование событий с заказчиком и отправка документов прямо из приложения. Вы фиксируете оплату подрядчику или перераспределение бюджета, а затем отправляете заказчику понятный отчёт с расшифровкой. По желанию можно использовать брендированные документы компании, чтобы отчёт выглядел как часть вашей системы, а не как технический выгруз.
В‑третьих, разные уровни доступа позволяют показывать заказчику только нужную ему детализацию. Руководитель агентства видит все внутренние движения, а заказчик получает прозрачную картину по своему бюджету и результату, не заглядывая во внутреннюю кухню компании.
Такой формат взаимодействия снижает число вопросов по оплатам и перераспределениям бюджета и повышает доверие к агентству.
Какие финансовые показатели видит маркетинговая компания в Приложении 101
Как только вы начинаете вести учёт по проектам, в Приложении 101 открывается аналитика по ключевым показателям бизнеса, а не только по обороту.
Во‑первых, рентабельность проектов. По каждому клиенту видно, сколько денег зашло, какая часть ушла подрядчикам и в медийные бюджеты и сколько осталось агентству. В отдельной статье про маржинальную прибыль подробно разбирается, почему это главный показатель для оценки реальной эффективности проектов.
Во‑вторых, баланс проектов. У каждого проекта в 101 есть свой баланс: текущая прибыль, долги заказчика, авансы подрядчикам, незакрытые расходы. Можно быстро увидеть, какие кампании стабильно приносят деньги, а какие тянут оборот вниз.
В‑третьих, доходы руководителей проектов. Если в агентстве несколько аккаунт‑менеджеров или project‑менеджеров, в Приложении 101 видно, сколько заработал каждый из них по своим проектам. Это база для прозрачной мотивации и обсуждения загрузки.
В‑четвёртых, общий финансовый результат компании. Когда проекты закрываются, прибыль может переводиться в Фонд компании (функция PRO+). В этой «копилке» виден баланс бизнеса в целом: сколько денег доступно на зарплаты, аренду, развитие и собственников.
Такая аналитика помогает руководителю агентства принимать решения на уровне «какие типы проектов развивать и каких клиентов выбирать», а не только считать количество заявок и стоимость лида.
Как запустить проектный учёт в Приложении 101 для маркетинговой компании
Перевод агентства на проектный учёт в 101 можно реализовать поэтапно, без резких движений. Важно, чтобы команда и подрядчики быстро встроились в новый режим.
Шаг 1. Опишите типовую структуру маркетингового проекта. Выпишите основные статьи расходов: медиабюджеты, креатив, продакшн, фриланс, сервисы. Эти статьи будут основой аналитики в 101.
Шаг 2. Создайте компанию и проекты в Приложении 101. Для каждого действующего клиента заведите отдельный проект: «Клиент А — performance», «Клиент B — продвижение бренда», «Клиент C — PR и спецпроекты».
Шаг 3. Добавьте участников. Укажите свою компанию, ключевых подрядчиков и сотрудников, которых хотите видеть в учёте: руководителей проектов, аккаунтов, финансового менеджера.
Шаг 4. Начните фиксировать все денежные события. Поступил аванс от клиента — заводите доход в соответствующий проект. Оплатили медиабюджет или блогера — отражаете расход с привязкой к статье и подрядчику. Чем меньше операций остаётся «за бортом», тем точнее аналитика.
Шаг 5. Настройте регулярные отчёты. Решите, как часто вы смотрите на цифры: раз в неделю по всем проектам или чаще по ключевым клиентам. Отчёты в 101 собирают данные автоматически, поэтому задача руководителя — смотреть на картину и принимать решения.
Шаг 6. Подключите заказчиков к прозрачной отчётности. Для крупного клиента можно выработать формат отчёта по шаблону из 101: структуру бюджета, расходы по статьям, фактическую прибыль агентства. Это снимает многие вопросы на ежемесячных встречах.
Если хочется пройти этот путь быстрее, удобно воспользоваться бесплатной презентацией сервиса на сайте Приложения 101 и разобрать настройки под своё агентство вместе с экспертом.
Ключевой критерий успеха — чтобы учёт по проектам в 101 стал частью ежедневной работы, а не отдельной задачей «заполнить таблицу вечером».
Когда подключать PRO+ и Фонд компании маркетингового агентства
Базового функционала Приложения 101 достаточно, чтобы видеть прибыль по каждому проекту и контролировать расчёты с подрядчиками и заказчиками. Когда агентство растёт, появляется новый уровень задач: распределение прибыли между партнёрами, учёт общих расходов компании и планирование инвестиций в развитие.
Подписка PRO+ и Фонд компании закрывают этот слой финансового учёта. Прибыль с закрытых проектов можно переводить во внутренний фонд и уже оттуда оплачивать офис, зарплаты команды, налоги, своё собственное продвижение. Внутри Фонда видны балансы всех участников и общий результат бизнеса.
Для маркетинговой компании это особенно важно, когда проектов много и они разного масштаба. Фонд компании позволяет не «проедать» прибыль от успешных кампаний в операционке, а осознанно решать, какую долю направить на развитие, а какую вывести собственнику.
Хороший ориентир для подключения PRO+ — момент, когда вы уже уверенно ведёте учёт по каждому проекту и хотите так же прозрачно видеть экономику агентства в целом.
Маржинальность кампаний
Для маркетингового агентства важно отслеживать маржинальную прибыль по каждому проекту. Проще всего делать это в 101: все доходы и расходы уже собраны по проектам, остаётся анализировать, какие кампании дают наибольший вклад в общий результат.
Выбор формата работы с подрядчиками
Когда по каждому проекту видны расходы на подряды и медиабюджеты, становится проще решить, что выгодно держать внутри команды, а какие услуги лучше отдавать во внешнюю среду.
Формат отчётности для разных клиентов
Кому‑то достаточно сводного отчёта по статьям затрат, а кому‑то нужен детальный разбор каждого размещения. В 101 легко настроить несколько форматов отчётов и использовать нужный под конкретного заказчика.
Мотивация project‑менеджеров
Если вы видите доходы по каждому руководителю проектов, можно строить мотивацию не только на выручке, но и на рентабельности его портфеля клиентов.