Почему IT-компаниям нужен отдельный финансовый учет проектов
У IT-компаний почти вся выручка завязана на человеко-часах: команда пишет код, сопровождает инфраструктуру, проектирует интерфейсы, а клиент платит за время экспертов. При этом сами расходы разъезжаются по зарплатным ведомостям, лицензиям, фрилансерам, сервисам для управления задачами. Руководителю тяжело быстро сказать, какой проект приносит прибыль, а какой давно забирает деньги и время.
Типичный сценарий: аутсорсинговая студия берёт несколько контрактов на поддержку и разработку. Часы команды фиксируются в Jira, деньги приходят на расчётный счёт, дополнительные расходы по подпискам и подрядчикам записываются в отдельные файлы. Проходит три месяца, и основатель видит общий оборот, но реальную прибыль по каждому контракту приходится высчитывать вручную.
Здесь и нужен отдельный управленческий учёт: налоговая смотрит на одни отчёты, владельцу бизнеса требуются другие. Такой учёт показывает, сколько денег зашло по проекту, сколько уже потрачено на разработчиков и сервисы, какая маржа осталась и на каких этапах возникают просадки. Подробно про это есть отдельный материал про финансовый учёт доходов и расходов, для IT действует тот же принцип: без проекта как финансовой сущности любые часы остаются набором цифр.
Когда у каждого проекта есть свой финансовый контур, IT-компания меньше зависит от ощущения «кажется, этот заказ выгодный» и опирается на конкретные данные по выручке, расходам и прибыли.
Как Приложение 101 помогает IT-бизнесу
Приложение 101 изначально создавалось для строителей, но фактически выросло в универсальный инструмент для любого проектного бизнеса. В IT-компаниях, студиях разработки игр и приложений ключевая сложность та же: учёт денег по множеству проектов, подрядчиков и клиентов. 101 позволяет видеть финансовый результат по каждому заказу: сколько клиент оплатил, какие расходы уже прошли, какая прибыль осталась и кому из исполнителей нужно перевести оплату.
Для IT-бизнеса удобно воспринимать 101 как финансовый слой поверх уже привычных Jira, Trello, YouTrack или Notion. Задачи и спринты живут там, деньги — в 101. Каждый клиентский проект заводится как отдельный объект с собственным балансом: видно все поступления, выплаты разработчикам, оплату лицензий и сервисов, гонорары подрядчиков.
В одном экране руководитель видит:
- список проектов с текущей прибылью;
- задолженности клиентов;
- долги перед подрядчиками и сотрудниками;
- сколько денег выведено из проекта в фонд компании.
Например, компания, которая внедряет CRM-системы, ведёт в 101 по каждому клиенту отдельный проект. Все платежи от заказчика разносятся туда же. Когда разработчики и интеграторы отчитываются по работам, руководитель в реальном времени видит, где проект идёт с запасом по марже, а где бюджет уже на грани.
В результате 101 превращается в простой финансовый центр учёта: без CRM-функций, календарей и системы задач, только деньги, участники проектов и понятные отчёты.
Как разработчики вносят отработанные часы в 101
101 не конкурирует с тайм-трекерами и таск-менеджментом. Его задача — превратить часы в деньги и показать, сколько каждая роль стоит проекту. Поэтому базовый сценарий для IT-компании выглядит так.
Шаг 1. Создайте в 101 отдельные проекты под каждого клиента или продукт. Для аутсорсинга логично выделять проект под контракт, для продуктовой разработки — под крупные эпики или направления.
Шаг 2. Добавьте разработчиков, тестировщиков, дизайнеров, тимлидов и других участников как контрагентов. Для каждого зафиксируйте роль и финансовые условия: почасовая ставка, фикс за спринт или оплата по этапам.
Шаг 3. Договоритесь о формате отчёта. Например: один раз в день или по завершении задачи разработчик создаёт в 101 событие «Работы» в нужном проекте. В описании указывает ID задачи из Jira или другого трекера, количество часов, лаконичный комментарий и сумму по своей ставке. При желании можно прикрепить ссылку на pull request или скрин задачи.
Шаг 4. Тимлид или менеджер проекта периодически просматривает новые события и подтверждает их. После подтверждения запись попадает в общий баланс проекта и в баланс конкретного исполнителя. Руководитель компании видит, сколько денег уже начислено каждому участнику и сколько ещё осталось в бюджете.
По сути разработчики заполняют привычные отчёты по задачам, только сразу в привязке к деньгам. Вопросы «где отчёт по прошлой неделе?» уходят, потому что все события фиксируются в одном месте вместо разрозненных чатов и электронных таблиц. Это снижает уровень ручного контроля со стороны руководителя и помогает уйти от жёсткого микроменеджмента и освободить время на развитие команды.
В результате каждый час разработки превращается в конкретное событие с суммой и контрагентом. Эти данные больше не растворяются в общей истории задач и формируют понятный финансовый баланс проекта.
Прозрачная модель оплаты и прибыли
Когда в одном месте собраны все поступления от клиента и все расходы на команду, лицензии и подрядчиков, прибыль по проекту перестаёт быть догадкой. Приложение 101 показывает баланс по каждому проекту: сколько денег уже пришло, какие суммы зарезервированы под работы и сколько можно вывести как прибыль владельца или направить в фонд компании.
Представьте: у вас есть контракт на разработку мобильного приложения на 3 000 000 ₽. В 101 вы видите, что по проекту уже пришло 2 400 000 ₽, 1 600 000 ₽ начислено разработчикам и тестировщикам, 200 000 ₽ ушли на подписки, облако и дополнительные сервисы. Остаток и запланированные работы видно заранее, поэтому вы можете корректировать загрузку, ставки и условия с клиентом до того, как бюджет станет проблемой.
Прозрачность важна и для самой команды. Разработчики видят собственный баланс и подтверждённые работы, тимлиды ясно видят, какие задачи приносят наибольший вклад в прибыль, у руководителя становится меньше поводов сомневаться в объёме отработанных часов. Если компания готова раскрывать экономику глубже, можно показывать сотрудникам общую прибыль проекта и долю, которую они формируют своим участием.
Подобный подход хорошо дополняет общую систему управленческого учёта. Если вы уже внедряете инструменты по типу управленческого учёта в Приложении 101 или разбираетесь с маржинальностью проектов, прозрачные цифры по часам и оплатам в IT помогают принимать решения быстрее: завершать спорные задачи, усиливать прибыльные направления, пересматривать ценообразование.
Чёткая связка «часы — деньги — прибыль» снижает количество споров с клиентами и внутри команды и дополняет привычный контроль по срокам и задачам финансовой картиной.
Сценарий внедрения 101 в IT-компании
Чтобы 101 заработало в IT-компании без сопротивления со стороны команды, важно внедрять его по шагам и не усложнять регламенты. Один из рабочих сценариев выглядит так.
Шаг 1. Разберитесь, откуда сейчас берутся данные о часах и деньгах. Какие системы используются для задач, где сотрудники ведут трекинг времени, кто отвечает за выставление счетов и кто контролирует расчёты с подрядчиками. Это помогает заранее решить, какие данные вы перенесёте в 101, а какие оставите в существующих инструментах.
Шаг 2. Настройте структуру в Приложении 101: создайте проекты под ключевые контракты и продукты, добавьте контрагентов, задайте роли и ставки. На этом этапе полезно посмотреть примеры из кейсов по росту прибыли с 101 и адаптировать логику под свою модель.
Шаг 3. Введите простой регламент для команды. Например: каждый разработчик вносит события по работам не реже одного раза в день, в описании пишет дату, ссылку на задачу, количество часов и лаконичный комментарий. Тимлиды следят, чтобы в конце недели все задачи были отражены в 101, и сверяют цифры с трекером времени.
Шаг 4. Начните фиксировать все платежи от клиентов в 101: авансы, промежуточные и финальные оплаты. Привязывайте их к соответствующим проектам. Через пару недель у вас уже будет первая версия финансовой картины по каждому контракту.
Шаг 5. Через месяц соберите команду и вместе посмотрите цифры по проектам. Покажите, какие заказы оказались самыми прибыльными, где бюджет почти исчерпан, а где есть запас. На основе этих данных можно корректировать ставки, нагрузку и приоритизацию задач. Такой разбор подкрепляет доверие к системе: люди видят, что отчёты по часам реально влияют на решения и выплаты.
Если хотите посмотреть, как эта схема ляжет на ваши проекты, запросите онлайн-презентацию Приложения 101. Эксперт покажет на живых примерах, как настроить проекты, ставки и отчёты именно под IT-компанию.
Пошаговое внедрение позволяет комфортно связать уже существующие процессы в IT-компании с финансовым учётом в 101 и получить первую полезную аналитику уже в первый месяц.
Когда IT-компании стоит перейти на PRO+
Базовый тариф PRO закрывает основную задачу — учёт денег по проектам и контрагентам. Для многих небольших IT-компаний этого достаточно на первом этапе. Когда проектов становится больше, появляются партнёры и несколько команд, становятся важны детали: аналитика по направлениям, фонды компании, брендированные документы, автоматическое распределение прибыли.
Тариф PRO+ в Приложении 101 добавляет как раз эти возможности: расширенные отчёты, фонды компании для учёта общих расходов и распределения прибыли между партнёрами, брендирование актов и счётов логотипом студии, экспорт истории событий. Для IT-бизнеса это особенно полезно, когда нужно делить прибыль между партнёрами, тимлидами и ключевыми разработчиками без сложных таблиц.
Допустим, у вас есть студия на 25 человек, несколько партнёров и две продуктовые команды помимо аутсорсинга. Через PRO+ можно завести отдельные фонды под каждое направление, накапливать там часть прибыли с проектов и прозрачно распределять эти деньги: на премии, развитие продукта, маркетинг. Руководитель видит, насколько каждое направление устойчиво, а команда ясно представляет, как её работа влияет на общий результат.
Если вы уже ведёте проекты в 101 и чувствуете, что стало не хватать аналитики по направлениям и фонда, имеет смысл рассмотреть переход на PRO+ и выжать максимум из управленческого учёта.
PRO+ особенно ценен для IT-компаний, которые растут из режима «команда на проект» в полноценную студию с несколькими направлениями и хотят закрепить прозрачные правила распределения прибыли.
Как совместить 101 и Jira?
Оставьте Jira или другой трекер источником задач и статусов, а 101 сделайте единой точкой для денег. В описании событий по работам достаточно указывать ID задач и ссылки, чтобы при разборе проекта быстро переходить от цифр к конкретным задачам.
Что делать с проектами на фиксированной цене?
По фиксированным контрактам имеет смысл всё равно учитывать часы в 101, чтобы видеть реальную себестоимость и маржу. Это помогает переоценивать ставки, предлагать клиентам поддержку по постоплате и строить более точные коммерческие предложения.
Как объяснить команде, зачем им финучёт?
Покажите на одном-двух проектах, как прозрачный учёт часов и выплат защищает сотрудников: ускоряет расчёты, убирает споры по оплате и даёт основания обсуждать повышение ставок. Когда разработчики видят, что отчёты напрямую связаны с деньгами, мотивация заполнять события в 101 растёт.